O eSocial é um dos componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Sua função principal é formalizar digitalmente as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todos os empregados e empregadores, tanto da iniciativa privada quanto pública.
A implantação do eSocial não acarreta mudanças somente nos sistemas, mas também nos processos das empresas. No dia a dia, diversas áreas precisarão estar atentas aos dados que devem ser enviados e todos os envolvidos devem ser responsáveis por registrar as informações.
Isso envolve não somente o RH, mas também profissionais de outras áreas: SST (Serviço de Segurança e Saúde do Trabalho), jurídico, contábil, fiscal, financeiro, bem como as lideranças e também os colaboradores.
Quando ocorre o envio das informações relativas a estes processos, o governo cruza os dados com as informações que já constam em seu repositório (denominado RET - Registro de Eventos Trabalhistas), sejam elas da carga inicial ou ainda dos eventos não periódicos e periódicos. Somente eventos consistentes são aceitos.
Cenário proposto
O eSocial propõe a centralização das informações geradas pelos empregadores, com os principais objetivos de:
Estabelecer uma forma única para prestação das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais;
Substituir de forma gradual as obrigações como o CAGED, RAIS, SEFIP e DIRF;
Reduzir a redundância de informações;
Garantir os direitos dos Trabalhadores;
Simplificar o cumprimento das obrigações pelos Empregadores, reduzindo custo e a informalidade.
As entidades governamentais e os empregados terão acesso às informações geradas:
Alinhamento das áreas de SST com o RH será fundamental;
As informações decorrentes dos Ambientes de Risco precisarão ser atualizadas mensalmente no ambiente do eSocial;
Respeitar os prazos para não sofrer multas;
Cumprir a legislação para evitar a fiscalização, que será eletrônica e assertiva;
Garantir o envio das informações completas, pois retificações serão mais custosas. Por exemplo:
O esquecimento de uma alteração de cargo com direito a insalubridade no início do ano provocará a retificação de todas as folhas posteriores.
A reabertura de folhas fechadas em meses anteriores, por exemplo, provocará a retificação de todas as folhas enviadas até a data. Para evitar essa situação, é importante acompanhar a rotina de envio e de retornos de inconsistências dos arquivos enviados diária, semanal ou mensalmente.
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Principais processos da empresa afetados pelo eSocial
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