Pessoas

O cadastro de Pessoas no Sistema Gestão de Pessoas | HCM tem como objetivo principal reaproveitar as informações já cadastradas na base de dados ao incluir colaboradores, dependentes e candidatos, centralizando em um único cadastro os dados mais comuns destes registros. Este cadastro permite o usuário acessar todos os cadastrados vinculados.

O cadastro de Pessoas é opcional e quando habilitado será disponibilizado para todas as empresas permitindo definir a obrigatoriedade do vínculo com colaborador ou dependente. Este vínculo pode ser assinalado para todas as empresas ou para cada empresa individualmente.

A rotina de Pessoas é composta por:

• Cadastro das Pessoas e respectivos vínculos entre os colaboradores (empregados, terceiros, parceiros), dependentes e candidatos;
• Geração do cadastro de Pessoas a partir das informações contidas na base de dados;
• Rotina para a verificação da integridade dos dados, prevendo casos como pessoas com o mesmo CPF ou PIS, etc;
• Sincronização dos cadastros: a alteração dos dados do candidato vinculado faz a atualização do cadastro da pessoa, caso ainda não esteja associada a algum colaborador ativo.

Funcionamento

O Cadastro de Pessoas é opcional portanto, pode ser habilitado a qualquer momento. Para habilitar esta rotina é necessário acessar Diversos/Assinalamentos - pasta Pessoas e no campo 'Habilita Rotina de Pessoas' informar S-Sim. Na mesma pasta deve-se definir a obrigatoriedade dos vínculos entre o colaborador e a pessoa e entre o dependente e a pessoa quando ocorrer seu cadastramento. Essa definição pode valer para todas as empresas da base ou para cada empresa em cujo caso o assinalamento será no cadastro da própria empresa. Recomenda-se optar pela não obrigatoriedade do vínculo entre a pessoa e os colaboradores/dependentes até que a Geração das Pessoas seja executada.

Ao ativar o Cadastro de Pessoas, será disponibilizado no menu principal o item Pessoas com os seguintes sub-itens: Cadastro de Pessoas, Gerar Pessoas, Consistir Pessoas e Excluir Pessoas. No cadastro do empregado/terceiro/parceiro e dependentes será disponibilizado o campo Pessoa para identificar o vínculo.

Após ativado o Cadastro de Pessoas deve-se gerar uma pessoa para cada colaborador, dependente, candidato (opcional) pela rotina de Geração de Pessoas. Aconselha-se seguir esta ordem de geração, pois desta forma a numeração do cadastro ficará organizada. A geração de Pessoas não causará impacto nas tabelas do sistema, apenas a inclusão do código da pessoa nas tabelas relacionadas à pessoa e o código da pessoa no cadastro do colaborador, dependente e candidato caracterizando o vínculo. Ao efetivar um candidato a partir tela Empregado (FR034FUN) e vinculá-lo a um cadastro de Pessoa existente, o sistema irá atualizar este cadastro com as novas informações da efetivação.

É importante salientar que, no Cadastro de Pessoas, ao preencher a guia Dados Bancários com uma data futura, essa informação não é refletida no perfil do empregado ao consultar os dados da pessoa. Para ilustrar, ao acessar o menu Pessoas > Cadastro Pessoa e inserir uma data futura na guia Dados Bancários, essa data não é automaticamente transferida para o cadastro do empregado, que pode ser acessado através do menu Colaboradores > Ficha Cadastral > Empregados.

Considerações sobre a obrigatoriedade do vínculo

Quando o vínculo for obrigatório, ao cadastrar um colaborador ou dependente, logo após a informação do novo código uma tela será aberta para pesquisar as Pessoas disponíveis na base e proceder com a vinculação. Se não encontrar a pessoa correspondente, ao término do cadastramento a rotina gerará uma pessoa e a vinculará com este cadastro. No caso dos colaboradores/dependentes já existentes, ao fazer alguma alteração em seus cadastros será obrigatório vincular uma pessoa.

Quando o vínculo for opcional, ao cadastrar um novo colaborador/dependente, será apresentada a tela da Pesquisa de Pessoas para que se faça a vinculação caso já exista a pessoa. Se o vínculo não for feito, no término do cadastramento será apresentada uma mensagem com as opções criar/vincular ou não uma pessoa.

Após a Geração das Pessoas, recomenda-se verificar o resultado deste processo pela telaConsistir Pessoas, pois podem ocorrer casos de Cadastros de Pessoas com dados repetidos como, por exemplo, Nome, CPF, PIS e outros, ou dados diferentes entre os seus vínculos. O usuário poderá analisar cada situação para então fazer os ajustes necessários. Aconselha-se executar este processo logo após a geração de Pessoas para deixar as informações na base coerentes.

Na opção Excluir Pessoas, em caso de necessidade, o usuário poderá: excluir apenas os vínculos entre Pessoas e Colaboradores, Dependentes ou Candidatos; excluir a Pessoa e remover todos os vínculos.

O Cadastro de Pessoas depois de gerado e consistido não precisa ser mais alterado. As alterações que ocorrerem no cadastro do colaborador ou dependente serão atualizadas na respectiva pessoa vinculada.