Integração Contábil e Financeira Administração de Pessoal / Gestão Empresarial | ERP

Procedimentos

No Administração de Pessoal, quando solicitada a conexão com a Gestão Empresarial | ERP deverá ser informado na tela "Autorização de Usuário" o usuário cadastrado na base de dados da Gestão Empresarial | ERP. Este usuário não precisa existir na base de dados do Administração de Pessoal.

Integração Contábil

• Nas telas de assinalamento dos CLC's, o campo 'Conta Contábil' será substituído pelo campo 'Conta Reduzida'. Esse campo pertence à Gestão Empresarial | ERP e o Administração de Pessoal apenas demonstrará para assinalamento, as contas já cadastradas na Gestão Empresarial | ERP;
• O campo Histórico Padrão também será consistido com a base de dados da Gestão Empresarial | ERP, ou seja, os históricos devem, obrigatoriamente, existir na Gestão Empresarial | ERP;
• Para cada CLC haverá um complemento do histórico padrão (campo 'Complemento Histórico' em Empresas / Contábil / Cadastrar CLC) que servirá para complementar os dados a serem integrados com a Gestão Empresarial | ERP;
• Quando gerada a contabilização, o sistema guardará todos os lançamentos em uma tabela (R048CON) na base de dados do Administração de Pessoal para posterior integração com a Gestão Empresarial | ERP;
• No menu Cálculos / Relatórios / Integração Contábil, poderá ser feita a integração contábil. Os valores da base de dados do Administração de Pessoal serão transportados para as tabelas da Gestão Empresarial | ERP;
• A integração será feita em lotes (número sequencial). Havendo necessidade de uma reintegração, todos os lançamentos do lote serão cancelados e um novo lote de lançamentos será gerado;
• O lote está baseado na data de lançamento informada na tela de geração da integração contábil. A partir dessa data, será gerado um lote de lançamentos que serão integrados na Gestão Empresarial | ERP e gravados com a data de lançamento informada na integração.

Mensagens que podem ocorrer durante a Integração Contábil

"Data fora do período de exercício"

Verificar o período de exercício contábil informado no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP. Durante a Integração, houve um lote ou lançamento contábil com data fora deste período de exercício informado;

"Data do lançamento é menor que o período permitido" ou "Data do lançamento é maior que o período permitido"

Mesmo que a filial na Gestão Empresarial | ERP possua um determinado exercício contábil informado, existe um período contábil para lançamentos que deve estar entre este exercício informado. Caso acontecer esta mensagem, verifique este período no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP;

"Data informada está acima da quantidade de dias, após a data de hoje, aceita para lançamentos"

Dependendo dos critérios da empresa, os lançamentos contábeis podem ser gerados acima da data atual que está sendo executado o processo de Integração. Para isso, temos no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP, um parâmetro onde informa-se a quantidade de dias acima da data atual permitida para lançamentos;

"Nenhum conta contábil informada"

Durante a Integração, um lançamento não foi gerado por não apresentar conta contábil (nem a débito e nem a crédito). Para toda contabilização, é necessário no mínimo uma conta contábil do tipo analítica e que esteja ativa. Neste caso, é necessário verificar os movimentos que estão sendo preparados no Administração de Pessoal, onde foi apresentado possíveis lançamentos sem contas contábeis;

"Informe contas contábeis diferentes"

Durante a Integração, um lançamento não foi gerado por apresentar contas contábeis iguais. Todo e qualquer lançamento contábil deve possuir contas diferentes. Neste caso, é necessário verificar os movimentos que estão sendo preparados no Administração de Pessoal, onde foi apresentado possíveis lançamentos sem conta reduzida;

"Conta a débito não é analítica ou está inativa"

A conta contábil a débito recebida durante a integração deve ser do tipo analítica e estar ativa para contabilização. Para maiores detalhes sobre contas analíticas e situação ativa, verifique o manual da Gestão Empresarial | ERP;

"Conta a crédito não é analítica ou está inativa"

A conta contábil a crédito recebida durante a integração deve ser do tipo analítica e estar ativa para contabilização. Para maiores detalhes sobre contas analíticas e situação ativa, verifique o manual da Gestão Empresarial | ERP;

"Informe uma valor para o lançamento"

Todo lançamento contábil deve possuir um valor para contabilização. Verifique os movimentos que estão sendo preparados no Administração de Pessoal, onde foi apresentado possíveis lançamentos sem valores;

"Histórico padrão inválido ou inexistente"

Os Históricos Padrões para a Integração com o Administração de Pessoal devem ser do tipo "N" (Normal). Obs.: Os lançamentos contábeis não exigem que seja informado um código do histórico padrão;

"Nenhum complemento informado para o lançamento"

Caso não for informado um código para o Histórico Padrão no lançamento contábil, é necessário que seja informado um complemento. O código do HP não é obrigatório, mas o complemento deve existir;

"Este lote não possui lançamentos"

Durante a exclusão de um lote contábil, o mesmo pode não apresentar lançamentos contábeis. Esta mensagem é apenas um aviso de que o lote não possui lançamentos;

"Nenhum lançamento preparado (GeraLancamento)"

Antes de efetivar os lançamentos na Contabilidade da Gestão Empresarial | ERP, é verificado se foram recebidos via Integração, os respectivos lançamentos a serem contabilizados. Caso ocorrer esta mensagem, não foram recebidos lançamentos do Administração de Pessoal;

"Data do lançamento fora do período inicial"

Antes de efetivar as informações recebidas do Administração de Pessoal, uma data oficial para os lotes e lançamentos é recebida. Caso houver algum lançamento que esteja fora desta data oficial (inicial), os lançamentos não são efetivados na Gestão Empresarial | ERP. Neste caso verifique os movimentos que estão sendo preparados no Administração de Pessoal, onde foi apresentado um lançamento fora da data inicial recebida no lote;

"Total dos percentuais do rateio a débito diferem de 100%"
O rateio recebido para a conta de um determinado lançamento contábil apresentou rateio e o mesmo não fecha em 100%. Neste caso verifique os movimentos que estão sendo preparados no Administração de Pessoal ou verifique o rateio de uma conta contábil que está definido no Plano de Contas da Gestão Empresarial | ERP;

"Total dos valores do rateio a débito diferem do valor do lançamento" ou "Total dos valores do rateio a crédito diferem do valor do lançamento"

O total de cada item do rateio da conta débito ou crédito não fechou com o total do lançamento em questão. Neste caso verifique os movimentos que estão sendo preparados no Administração de Pessoal ou verifique o rateio de uma conta contábil que está definido no Plano de Contas da Gestão Empresarial | ERP;

"Conta contábil não informada (Adiciona Rateio)"

A conta contábil recebida no rateio de um determinado lançamento está em branco ou zerada;

"Conta contábil inválida ou inexistente (AdicionaRateio)"

A conta contábil recebida no rateio de um determinado lançamento está em branco, zerada ou não existe no Plano de Contas Contábil da Empresa;

"Centro de custos não informado (AdicionaRateio)"

O centro de custos recebido no rateio de um determinado lançamento está em branco, zerado ou não existe no Cadastro de Centros de Custos da Empresa;

"Percentual inválido para o rateio"

O percentual recebido em um rateio é maior que 100% ou menor ou igual a zero;

"Valor não informado para o rateio (AdicionaRateio)"

O valor do rateio recebido está zerado;

Integração Financeira

Procedimentos

• Tabelas / Integração Financeira / Assinalamentos -> através dessa opção, deverá ser informado ao sistema quais rotinas (Folha Normal, Férias , Rescisões e Vales) serão integrados com a Gestão Empresarial | ERP;
• Tabelas / Integração Financeira / Cadastro CIF -> a partir da integração financeira, foi incorporada ao sistema a "figura" do CIF - Código de Integração Financeira. Cada CIF fará a ligação entre os valores da base de dados do Administração de Pessoal e as tabelas da Gestão Empresarial | ERP. Os CIF's são definidos a partir do campo 'Tipo do Título' e será obrigatório informar o Tipo do Titulo, Tipo Título Gestão Empresarial | ERP e Tipo de Agrupamento para todos os CIF's;
• Quando calculada a folha normal, recibo de férias, rescisão ou vales, estando assinalado com 'S', os dados ficarão armazenados em uma tabela do Administração de Pessoal (R047PEN);
• No menu Cálculos / Relatórios / Integração Financeira, poderá ser feita a Integração Financeira que irá gerar títulos em aberto na base de dados da Gestão Empresarial | ERP;
• Depois de integrados, os títulos são armazenados em um histórico para que seja possível:

Saber se um título já foi integrado;
Saber o valor antigo do título caso ele esteja sendo reintegrado e
Buscar os títulos para efetuar as baixas.

Mensagens que podem ocorrer durante a Integração Financeira

"Fornecedor Inativo"

O campo situação no cadastro do Fornecedor está igual a " I " - Inativo, para gerar um título é preciso que o fornecedor esteja Ativo;

"Transação Inativa"

O campo situação no cadastro da Transação está igual a " I " - Inativo, para gerar um título é preciso que a transação esteja Ativa;

"Módulo da Transação incompatível com Ctas a Pagar"

No cadastro da Transação, existe um atributo indicando a que módulo ela pertence, neste caso, a transação informada não pertence ao módulo "CPE" - Contas a Pagar Efetivo, nem ao "CPP" - Contas a Pagar Previsto, os dois únicos módulos que abrange a entrada de títulos no Contas a Pagar;

"Tipo de Título incompatível com tipo de Transação"

No cadastro do Tipo de Título, existe um atributo indicandoonde somar nos saldos dos fornecedores, pode ser: "D" - Duplicata, "O" - Outros ou "C" - Adiantamento/Pgto Indevido. Na transação, existe um atributo indicando se adiciona ou subtrai dos saldos, sendo as opções: "1" - Adiciona em Duplicata/Outros (o tipo de título definirá em qual deles), "2" - Adiciona em Adiantamento/Pgto Indevido, "3" - Subtrai em Duplicata/Outros (o tipo de título definirá em qual deles) ou "4" - Subtrai em Adiantamento/Pgto Indevido. Desta forma, na entrada de um título é preciso ter uma combinação entre este atributo do tipo de título e o da transação, pois é incompatível informar um tipo de título que indique somar em duplicata e uma transação indicando que deve ser adicionado em Adiantamento/Pgto Indevido. Os dois devem apontar para o mesmo tipo de saldo (Duplicatas, Outros ou Adiantamentos/Pgto Indevido);

"Data Entrada deve ser maior ou igual a Data Emissão"

A data de entrada informada para o título a ser gerado é maior que a data de emissão do mesmo;

"Data Entrada fora do período definido pela Filial"

A data de entrada informada para o título a ser gerado está fora do período informado para o Contas a Pagar, no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP;

"Data Emissão maior que Data atual"

A data de emissão informada para o título a ser gerado é maior que a data de hoje;

"Vencimento Original menor que Data Emissão"

A data do vencimento original informada para o título a ser gerado é menor que a data da emissão do mesmo;

"Data de Vcto e Data de Entrada incompatível com parâmetro da Filial"

Nas definições do usuário logado na Gestão Empresarial | ERP existe um atributo indicando que este não aceita vencimento menor que a quantidade de dias entre a data de entrada e o vencimento original, definida no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP. Desta forma, a quantidade de dias (definida na filial) somada a data de entrada, ultrapassa o vencimento original;

"Moeda não definida na Filial"

Código da moeda não informado no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP;

"Percentual Desconto inválido"

Percentual de desconto definido como padrão nas definições do fornecedor é menor que zero ou maior que cem %;

"Percentual Multa inválido"

Percentual de multa definido como padrão, ou nas definições do fornecedor ou no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP, é menor que zero ou maior que cem %;

"Percentual Juros inválido"

Percentual de juros definido como padrão, ou nas definições do fornecedor ou no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP, é menor que zero ou maior que cem %;

"Tipo de Juros não definido (Fornecedor/Filial)"

Tipo de Juros ("S"- Simples ou "C" - Composto) não foi informado nem nas definições do fornecedor nem no cadastro de filiais da Gestão Empresarial | ERP, sendo que existe um percentual de juros padrão maior que zero;

"Centro de custos não informado"

O centro de custos recebido no rateio de um determinado título está em branco;

"Valor não informado para o rateio"

O valor do rateio recebido está zerado;

"Total dos percentuais do rateio diferem de 100%"

Soma dos percentuais do rateio de um determinado título não fecha em 100%;

"Total dos valores do rateio diferem do valor do título"

Soma dos valores do rateio de um determinado título é diferente do valor original do mesmo título.

Faturas

Quando um título é pago antes dos valores serem descontados na folha de pagamento dos colaboradores, a rotina normal dos CIF's não atende as necessidades. Para isso, deverá ser utilizada a rotina de lançamentos de faturas, que tem por objetivo criar um título antes do processamento da folha e lançar os valores de cada colaborador no movimento para posterior integração na folha mensal.

Primeiro deverá ser feita a definição das faturas, onde serão informados os parâmetros e detalhes para cada tipo de fatura, utilizados no lançamento dessas.

Definidas as faturas, deve ser feito o lançamento. Nesse momento, será criado um título no contas a pagar na Gestão Empresarial | ERP. Após criado o título, poderão ser incluídos os valores individuais de cada colaborador no movimento variável ou movimento fixo através do botão 'Lançar'.

Quando for calculada a folha mensal, estes valores estarão na ficha financeira, ou seja, foram considerados no cálculo, portanto, já podem ser consultados na tela de 'Conciliação de Faturas'.