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Nova rotina de Contabilização e Provisão
A partir da versão 6.2.31 as rotinas antigas de provisão e contabilização foram descontinuadas, em função de uma reestruturação nas rotinas de Provisão e Contabilização visando melhorar e ampliar as possibilidades de cálculo de valores para Provisões e dos valores a serem contabilizados.
Na nova rotina, os cadastros do item Empresas > Contábil são os mesmos, assim como a apuração dos valores das provisões e da contabilização. O grande diferencial está em termos os valores da contabilização gravados em uma tabela nova, facilitando a emissão do relatório e arquivo de exportação contábil.
A partir da versão 6.2.31 as rotinas antigas e os menus listados abaixo não estão mais disponíveis no produto:
- Colaboradores > Provisões (Antiga)
- Cálculos > Relatórios > Provisões (Antiga) > Calcular
- Cálculos > Relatórios > Provisões (Antiga) > Listar
- Colaboradores > Férias > Listar > Contabilizar (Antiga)
- Colaboradores > Rescisões > Listar > Contabilizar (Antiga)
- Cálculos > Relatórios > Contabilizar (Antiga)
- Cálculos > Terceiros > Contabilizar (Antiga)
Para os clientes que utilizam a rotina antiga migrarem para a nova rotina é necessário definir os itens em Empresas > Provisões > Provisões e efetuar a conversão da provisão antiga para a nova no item Empresas > Provisões > Conversão.
Nota
Nas versões atuais NÃO há mais nenhum caminho com a rotina de provisão antiga.
Esta opção mostra os menus:
- Empresas > Provisões > Provisões
- Empresas > Provisões > Conversão (Antiga)
- Colaboradores > Provisões
- Cálculos > Provisões > Calcular
- Cálculos > Provisões > Listar
- Cálculos > Contabilização > Calcular (que pode ter desdobramentos quando a empresa contabiliza em separado: Férias, Rescisões, Terceiros, etc.) (Antiga)
- Cálculos > Contabilização > Consultar
- Cálculos > Contabilização > Excluir
- Cálculos > Contabilização > Listar
Vantagens da nova rotina
- Contabiliza e grava os valores por colaborador possibilitando consultar valores individualmente.
- Calcula e gera relatórios em separado, o que significa que é possível listar o relatório contábil quantas vezes forem necessárias sem precisar gerar novamente a contabilização, ou ainda calcular apenas um empregado que foi alterado.
- Permite a utilização da nova rotina de integração contábil.
- Permite a provisão e contabilização de IPE.
- Permite cadastrar, calcular e contabilizar outros tipos de provisões além das padrões de sistema (Férias e 13º Salário), identificada como Provisão Genérica.
Exemplo: Provisionar os valores a serem pagos na Participação nos Resultados – PPR. Provisionar a Reclamatória Trabalhista quando integrado ao módulo Jurídico, dentre outras.
- Concentra o Calcular e o Listar em um único menu: Cálculos > Contabilização > Calcular ou e Listar, quando assinalado para separar Férias, Rescisões, Pagtos Jurídica e Física no item das Definições contábeis, na rotina Antiga a listagem era feita no Listar Férias e Listar Rescisões.
- Trata itens novos na contabilização em virtude de empresas que não baixam valores provisionados no Adto 13º, como o FGTS 13º e o PIS Folha 13º.
- Ao calcular a folha de pagamento o sistema já sugere a geração das Provisões, mesmo nos recálculos dentro da ficha financeira.
- Arquivo texto: definir onde gerar e salvar o arquivo texto na tela de seleção no item Calcular da Contabilização Nova, com a diferença de que na nova rotina, dependendo do menu escolhido para efetuar a geração do arquivo texto, será acrescentado um número no nome do arquivo para que este não seja sobrescrito. Se o campo diretório arquivo texto estiver em branco, o arquivo será gravado no diretório do executável do Administração de Pessoal. Será gerado um arquivo texto por empresa.
- Arquivo texto: Possibilidade de utilizar palavras especiais no campo de entrada que serão substituídas por valores variáveis para que um arquivo não seja sobrescrito no caso da geração para um grupo de empresas. As palavras especiais são:
- %NUMEMP%: código da empresa na qual será gerado o arquivo texto (número com 4 posições);
- %ORICTB%: este código de 0 a 4 segue a mesma lógica da tabela acima;
- %CODUSU%: resto da divisão do código do usuário por 1000 (número com 3 posições). Na geração do nome padrão, esta será a extensão do arquivo texto.
Converter Provisões da Rotina Antiga para a Nova
Ao migrar para as novas rotinas, o cliente deve validar os resultados obtidos e revisar as possíveis customizações feitas em regras ou relatórios, visto que as tabelas utilizadas nas novas rotinas são diferentes da anterior.
A rotina de provisão nova não é compatível com a contabilização antiga, por isto, se for utilizar a provisão nova, a rotina de contabilização também deve ser a nova.
Definições para Rotina Nova de Provisões
As definições para utilizar as provisões novas devem ser configuradas em Empresas > Provisões > Provisões.
No item Conversão proceder a gravação dos valores gravados pela rotina antiga na tabela da nova rotina, garantindo que o passado seja preservado. O ideal é converter apenas os valores das provisões do ano atual.
O item Conversão auxiliará o usuário no processo de conversão dos valores da rotina atual de provisão para a nova rotina de provisão. Este processo poderá ser demorado, dependendo da quantidade de informações existentes na base de dados, por isto é recomendado converter apenas os valores das provisões do ano atual.
Uma vez definidas todas as parametrizações e a conversão, a nova Provisão deve ser calculada mensalmente logo após o cálculo da Folha. Nos recálculos da folha, o sistema já sugere o cálculo da provisão Nova automaticamente.
Os valores calculados ficam armazenados e demonstrados no item Colaboradores > Provisões permitindo alterações e inclusões.
Nesta tela, as provisões de códigos de 01 a 03 (Férias, 13º salário e Reclamatória Trabalhista) já aparecem como Padrões do Sistema. A partir da numeração 4 poderá ser utilizada para definir Provisões Genéricas: PPR, Gratificações, etc.
Nas telas Provisão de Férias, 13º salário e Reclamatória Trabalhista devemos indicar quais Empresas serão calculadas e quais os Vínculos dos colaboradores que serão considerados para as provisões. Assim, se estagiários e diretores/sócios não serão provisionados, não indicar estes Vínculos nesta tela.
O Tipo de Provisão 03 – Reclamatória Trabalhista apenas constará se o módulo Jurídico estiver integrado ao Administração de Pessoal.
O botão Todos, no rodapé das guias Vínculos e Empresas, facilitará a inclusão de forma coletiva.
Ao cadastrar uma empresa nova este cadastro deverá ser atualizado.
As guias Cadastro, Valores, Baixas, Contabilização e Períodos serão obrigatórias somente para as Provisões Genéricas.
A guia Valores já apresenta os eventos e os encargos dos tipos 01 e 02 de provisões padrões: férias e 13º salário e não é preciso incluir ou alterar.
Se houver alguma regra especial nas provisões antigas, esta deve ser indicada no espaço destinado às regras (coluna Regra presente na grade). Algumas variáveis que estavam disponíveis para a rotina antiga de provisão ainda estão disponíveis na nova rotina. Outras informações, que antes eram disponibilizadas através de variáveis, agora estão disponíveis utilizando "Tabela.Campo".
Variáveis de Provisão
| Variáveis utilizadas pela nova rotina de provisão | |
|---|---|
| Variável | Descrição |
| BpvAdi | Adicionais da Base da Provisão |
| BpvMhe | Média de Horas Extras da Base da Provisão |
| BpvMvv | Média de Valores Variáveis da Base da Provisão |
| BpvSal | Salário da Base da Provisão |
| BpvTer | Base de 1/3 Férias |
| TipPrvAti | Tipo da Provisão (Nova) |
A tabela Provisão - Valores (R146PRV) está disponível para a regra, onde é possível consultar os valores dos campos chave e alterar o valor da base da provisão (BasPrv). Existe, ainda, a variável RotPrvCtbAti, que indica qual rotina está sendo utilizada no cálculo da provisão/contabilização (se está sendo realizado pela rotina antiga ou pela nova).
As variáveis BpvAdi, BpvMhe, BpvMvv, BpvSal e BpvTer servem apenas para consultar a composição da base. O valor considerado pela rotina é o que está contido em R146PRV.BasPrv.
Exemplo de manipulação da base:
@- Média de horas extras deve ser 50% do original -@
xNovaMediaHE = BpvMhe * 0.5;
R146PRV.BASPRV = R146PRV.BASPRV - BpvMhe;
R146PRV.BASPRV = R146PRV.BASPRV + xNovaMediaHE;
@- Desconsiderar base de adicionais -@
R146PRV.BASPRV = R146PRV.BASPRV - BpvAdi;
Migrar da Rotina Antiga para Nova - Conversão
Em Empresas > Provisões > Conversão... deve ser feito o processo de conversão dos valores da rotina atual de provisão para a nova rotina de provisão. Este processo poderá ser demorado, dependendo da quantidade de informações existentes na base de dados. Recomendado converter apenas o ano atual.
Nenhum dado da rotina atual será perdido na conversão, pois a nova rotina de provisão utiliza tabelas próprias.
Na conversão é possível gerar todos os anos ou somente o ano corrente. Se optar pelo o ano corrente, as informações contábeis dos anos anteriores não serão convertidas.
Guia Seleção: Marcar as empresas que o sistema deverá converter. Através do clique direito do mouse sobre a grade é possível marcar ou desmarcar todas as empresas ou inverter a seleção realizada.
Para dar continuidade utilizar a tecla Avançar no rodapé das próximas telas.
Início: Determina o início da conversão.
Conflitos: Nesta etapa é realizada uma verificação de registros já existentes na nova rotina de provisão que poderão ser perdidos caso os valores da rotina antiga sejam convertidos. Através do clique direito do mouse sobre a grade é possível assinalar quais registros em conflito devem ser convertidos e quais devem ser mantidos. Registros não exibidos nesta etapa serão convertidos automaticamente.
Confirmação
Clique em Avançar para confirmar o início do processo. Importante: após iniciado o processo, não é possível interrompê-lo.
Conversão
Os registros são convertidos para a nova rotina. Todas as informações da rotina antiga são consideradas nesta etapa, exceto campos de usuário.
Resultado
Exibição do resultado da conversão que pode ser uma Mensagem de Sucesso ou de Erro correspondente ao erro durante o processo.
Nota
Em caso de erros durante a conversão nenhuma informação será convertida.
Rotina de Contabilização
A nova rotina de contabilização utiliza as mesmas definições da rotina antiga, como as indicações da tela Definições Contabilização (FR048DEF), cadastro de CLCs e definição de contas contábeis. São consideradas também as informações contidas na tabela Contabilização - Nova (R048CTB).
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