Apuração do Ponto

As definições de apuração abrangem configurações de impacto geral, relativas às marcações, programações, regras especiais e dias de expiração das pendências de ponto. Estas definições são feitas pelo módulo de Controle de Ponto e podem ser individualizadas por empresa.

Também são feitas as definições de situações, que são parametrizações específicas para a apuração. Entende-se por estas definições o cadastramento das informações da apuração determinadas pelo sindicato, indicando as situações de horas extras, saídas intermediárias e faltas que ocorrem em dias normais, compensados e Descanso Semanal Remunerado (DSR). As definições de situação podem ser indicadas por sindicato ou por filial, onde é respeitada essa ordem.

Faça as definições gerais

Faça as definições de situações

Através do módulo Controle de Ponto, no menu Cálculos > Apuração > Definições > Situações (FR060DSI):

1. Cadastre, na guia Gerais, os códigos das situações que serão utilizados pelo sistema para apurar o ponto e emitir relatórios com as situações trabalhando, adicional noturno, licença remuneradas, férias, entre outros.
2. Na guia Ausências, informe todos os códigos das situações que deverão ser apuradas quando ocorrer algum tipo de ausência por parte do colaborador. Por exemplo: faltas, atraso, saída intermediária e saída antecipada.
3. Na guia Extras, cadastre todos os códigos de situações que deverão ser apuradas, como:
   • Extras antes do horário, após o horário, em domingo, feriados;
   • Se deverá ou não ter um limite de extras por dia em um determinado percentual, e depois deve ser um percentual maior;
   • Se haverá separação de horas extras após a conversão das horas noturnas, através da verificação das horas que estão além do limite estabelecido;
   • Entre outras situações.

Estas definições consistem na parametrização do cálculo que será selecionado para efetuar a apuração e os acertos do ponto. Se o módulo de Administração de Pessoal constar na proprietária, estas definições devem ser efetuadas através dele, por concentrar uma quantidade maior de parâmetros. Caso contrário, isto é feito pelo módulo de Controle de Ponto. A seleção de um código de cálculo (competência) sempre será necessária para executar as operações no sistema. Todas as definições se encontram no menu Cálculos > Definir Cálculo (FR044CAL) do módulo Controle de Ponto.

Entre as definições de cálculo, estão o período de apuração, que é utilizado para impressão do cartão ponto (também chamado de "período do ponto"), além das integrações com o Administração de Pessoal (da Senior ou de terceiros).

Há também o período de acerto, responsável por liberar o ponto para correções (acertos), cujas quais devem estar dentro do período de apuração. Este recurso é usado principalmente em empresas onde o acerto de ponto é descentralizado.

Caso haja um período de apuração diferenciado (exceções), é possível habilitar este recurso por empresa, filial, local, centro de custo, tipo de salário, tipo de contrato, cargo e vínculo.

O cálculo da apuração do ponto dos colaboradores é realizado a partir da leitura do arquivo de marcações de ponto. As marcações são inseridas no sistema via arquivo (.AFD ou .TXT), digitadas, via aplicativo Marcação de Ponto ou pela solução Ronda Senior. Com isso, o sistema realiza a apuração considerando afastamentos, programações e demais parâmetros.

Durante o acerto individual do ponto, se necessário, o responsável pelas correções faz ajustes em situações ou marcações. Para que fiquem de acordo com o exigido pela Portaria 671 e, anteriormente pela Portaria 1510, os acertos de marcações devem ser acompanhados por um código de justificativa. É possível também recalcular completamente a apuração do ponto ou apenas dos dias que sofreram algum tipo de alteração (programação ou afastamento, por exemplo).

As situações de apuração são separadas por códigos diurnos e noturnos, conforme a alocação de horário. A faixa do horário noturno é definida por sindicato. Para poder fazer a leitura, é necessário que as marcações dos colaboradores já tenham sido coletadas nos relógios e armazenadas num arquivo.

Ao efetuar a apuração, o cálculo do banco de horas ocorre simultaneamente, apurando e gravando as informações no banco do colaborador.

Para determinar que o processo automático de cálculo deve ser executado somente pelo módulo Gestão do Ponto, informe "S - Sim" no campo Executado pelo módulo Gestão de Ponto da tela Processo Automático de Cálculo (FR300CAL). Quando informado "N - Não", o processo é executado apenas no Controle de Ponto e Refeitório.

Consulte mais detalhes sobre o banco de horas no documento do processo.

Caso tenha optado pelo uso do controle de incidentes, estes serão gerados após a apuração. Consulte mais detalhes sobre a rotina de incidentes na documentação do processo.

Depois dessas operações, é possível emitir os relatórios de apuração (ocorrências), auditorias de apuração, cartões ponto e relatórios fiscais relacionados às Portarias vigentes no período. Caso a empresa utilize Registradores Eletrônicos de Ponto e possua o mesmo PIS ou CPF (colaborador) ativo em mais de uma empresa, é possível atribuir as marcações ao colaborador específico desejado.

Como fazer o cálculo da apuração

No módulo de Gestão do Ponto:

1. Acesse o menu Apuração > Processos > Cálculo.
2. Defina o período a ser processado, que pode ser considerando:
   • O dia anterior;
   • Somente o mês atual;
   • Desde o dia 1º até o dia atual;
   • Período de apuração conforme a competência do mês atual;
   • Período de apuração conforme a competência do mês anterior;
   • Período livre, onde você pode informar o período que desejar.
3. Defina se o sistema deve ou não considerar novamente as marcações de origem eletrônica que foram excluídas no acerto de ponto. Também indique se a tela de cálculo deve permanecer bloqueada até que o processo de cálculo de apuração seja finalizado.
4. Se necessário, realize a leitura do arquivo de marcações off-line, e selecione o arquivo na área de arquivos.

Como fazer o recálculo da apuração

O processo de recálculo é semelhante ao de cálculo da apuração. Porém, este é feito pelo menu Apuração > Processos > Recálculo.

Além disso, durante o recálculo é possível determinar se o sistema deve ou não:

• Recalcular somente os dias que sofreram alguma alteração de histórico ou programação após a apuração;
• Executar a alocação de marcações novamente ao reapurar;
• Desfazer os acertos que já foram efetuados;
• Se o recálculo da apuração será feito para todos os dias, somente os verificados ou os não verificados pelo gestor;
• Considerar colaboradores desligados no processo de recálculo da apuração.

Como realizar a leitura de marcações

1. Informe o período de para a leitura das marcações. Somente as marcações que estarão dentro desse período serão lidas.
2. Defina a abrangência para quais colaboradores será feita a leitura de marcações.
3. Em "Arquivos", selecione o arquivo que será lido.

Ao final do processo, o arquivo de marcações é renomeado, adicionando uma extensão numérica ao nome do arquivo.

Após calculada a apuração, o sistema irá gerar as pendências de acertos. Desta maneira será disponibilizado ao colaborador a possibilidade de correção do seu ponto. A nova interface do Gestão do Ponto controla as pendências através de status:

• Com o colaborador: acerto do ponto pendente ao colaborador e posteriormente ao gestor.
• Com o gestor: acerto do ponto realizado pelo colaborador e pendente ao gestor (aprovação).
• Expirado ou Expirar em: toda pendência possui um prazo de acerto para correção e, caso não tenha sido tratada, seu status fica como Expirado. No momento inicial da implantação, o recomendado é deixar um prazo maior até o período de adaptação dos colaboradores/gestores.

No menu Apuração > Gestão > Colaboradores:

1. Verifique os dados do colaborador no lado esquerdo da tela. Estas informações são importantes para verificar se a escala de trabalho, local, cálculo ativo (período) e totalizadores estão corretos.
2. Acesse os histórico e programações do período para o colaborador e verifique se são válidos. Caso seja necessário, realize o ajuste.
3. Visualize os dias apurados utilizando filtro por situações e por status (Pendente com colaborador, pendente com gestor, expirado, concluído, bloqueado, com incidente, com exceção, não verificado e sem pendência).
4. Visualize as marcações de acesso e ponto e realize os acertos necessários: incluindo, alterando, excluindo e movendo marcações. Utilize os recursos da tela para inserir marcações individuais e previstas.

5. Em Situações, visualize as situações de exceção do ponto na cor vermelha e realize os acertos necessários: incluindo, alterando, excluindo e fracionando situações.
6. Em um dia apurado: realize o cálculo de apuração do ponto, inclua ou visualize uma observação de acerto e visualize as informações dos usuários que realizaram alterações.
7. Faça os acertos com uso de ações de acerto. Por fim, na tela de acerto, salve as alterações realizadas ou utilize o recurso para desfazer ações.

Após o acerto do ponto, o colaborador pode também realizar as manutenções de históricos e de programações, conforme necessário:

Fazer manutenção de históricos

Os lançamentos feitos pelo processo de manutenção de históricos, sejam no Gestão do Ponto ou outro módulo do Gestão de Pessoas | HCM, impactam diretamente na apuração das situações. Por isso, é importante que haja o alinhamento entre as áreas de Administração de Pessoal, Medicina, Segurança do Trabalho e Treinamento, para que seja feita a apuração correta das horas.

Os históricos que sofrem maior influência pelo cálculo da apuração são:

• Históricos de Afastamentos
• Históricos de Apuração
• Históricos de Sindicato
• Históricos de Filial
• Históricos de Crachá

No menu Apuração > Gestão > Colaboradores, visualize os históricos do colaborador e verifique se são válidos, através do botão Históricos e programações. Inclua ou altere os históricos necessários: afastamento, anotação e escala.

Se tiver permissão de acesso, poderá também consultar os históricos através do menu Colaboradores > Históricos.

Para mais detalhes sobre a manutenção de históricos, consulte a documentação completa do processo.

O sistema permite que os acertos sejam feitos individualmente via tela, porém, ao fazê-lo através da manutenção da programação, são mantidos os históricos desses acertos. Portanto, o uso das programações garante mais segurança, caso seja necessário realizar um recálculo da apuração do ponto, onde pode ser preciso desfazer acertos anteriores.

No menu Apuração > Gestão > Colaboradores, visualize as programações do colaborador e verifique se são válidas, através do botão Históricos e programações. Inclua ou altere as programações necessárias: troca de horário, compensação, ponte, autorização de saída, autorização de hora extra, sobreaviso, troca de escala e projeção de horário.

Os lançamentos feitos através da manutenção de programações no Gestão do Ponto têm impacto direto no comportamento da apuração.

Se tiver permissão de acesso, poderá também consultar as programações através do menu Colaboradores > Programações.

Para mais detalhes sobre a manutenção de programações, consulte a documentação completa do processo.

Depois de resolvida a pendência de acerto por parte do colaborador, o gestor imediato pode validar estes ajustes. O gestor pode ser definido através de abrangências de usuário ou pela abrangência através de uma única hierarquia de posto de trabalho. Caso o colaborador não esteja de acordo com a validação, pode solicitar novamente ao gestor a sua correção.

O status de pendência nesta situação é "Com o gestor". É muito importante a definição das abrangências, para que cada gestor visualize corretamente a sua equipe.

O papel do RH neste processo deve ser focado em acompanhar os ajustes e trâmites de correção, e não como usuário que efetuará correções. Correções por parte do RH devem ser consideradas como uma exceção ao processo.

No menu Apuração > Gestão > Gestores:

1. Defina a empresa e período para a visualização da equipe.
2. Verifique os colaboradores e totalizadores. Se necessário, faça um filtro para visualizar apenas os colaboradores com status desejado (pendente com colaborador, pendente com gestor, expirado, concluído, bloqueado, com incidente, com exceção, não verificado e sem pendência).
3. Ao clicar sobre o nome do colaborador, acesse a tela de acerto do ponto do colaborador. Realize os acertos necessários e salve as operações.
4. Em "Gráficos e totalizadores", consulte os totais de horas no período de acordo com os totalizadores. Verifique a evolução do banco de horas mês a mês.

Para que as informações do ponto no mês de desligamento estejam de acordo e sem diferenças das horas pagas na rescisão, o bloqueio de acerto do ponto (inclusão, alteração e exclusão de marcações e situações) pode ser realizado em qualquer data posterior à data de desligamento dos colaboradores, dentro do período de cálculo. A definição é realizada através do campo Permite acerto de colaboradores demitidos, em Diversos > Usuários > Permissão Cálculos (FRRESCCA).

O acerto do ponto após o desligamento dos colaboradores é permitido considerando a quantidade de dias para os acertos (comparado à data atual) determinada no campo Quantidade de dias para realizar acertos, em Cálculos > Apuração > Definições > Gerais (FR060DAP).

Após o fechamento da apuração, inicia-se o processo de integração com a folha de pagamento. O foco da integração é gerar os eventos ligados às situações do módulo de Administração de Pessoal da Senior ou de um sistema terceiro. A ênfase é sempre voltada a enviar as exceções, tendo em vista que informações de horas trabalhadas já são tratadas pelo Administração de Pessoal.

Neste procedimento são integrados:

• Os eventos que possuem as situações de apuração associadas. Exemplo: na apuração foi gerada a situação "101 - Horas Extras 50%" que, por sua vez, está associada ao evento "034 - Horas Extras 50%". Portanto, o evento "034" será integrado à folha.
• Horas extras em DSR (Reflexo Horas Extras)
• Horas de perda em DSR (caso a empresa opte por descontar essas horas)
• Se necessário, as horas trabalhadas (diurnos/noturnos)

Para os eventos que o processo não atende por padrão, é possível usar regras especiais para incluí-los no cálculo.

No módulo Controle de Ponto:

1. Acesse o menu Cálculos > Integração > Calcular (FRGEREVE).
2. Indique o período para integração com a folha de pagamento.
3. Se houver projeção do ponto, identifique até que dia será projetado o cálculo das horas a serem pagas ou descontadas em folha.
4. Defina se deverá gerar até o término da última semana e qual será o comportamento quando há eventos lançados com origem diferente de "Gerado".
5. Defina a abrangência da operação e realize o processamento que poderá ser assíncrono ou agendado.

Os relatórios abaixo são todos emitidos pelo módulo de Controle de Ponto.

• Apuração dos colaboradores
  • Cálculos > Apuração > Listar > Modelo 01.

• Cartão ponto com totais dia/mês
  • Cálculos > Apuração > Listar > Modelo 02.

• Relatórios fiscais em formato .TXT definidos pela Portaria 1510
  • Cálculos > Apuração > Listar > Fiscais

• Lançamentos do banco de horas do colaborador
  • Cálculos > Banco de Horas > Listar > Modelo 01.