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Estrutura de Organograma

A estrutura de organograma é responsável por determinar a quantidade de níveis hierárquicos e posições (divisões existentes em um mesmo nível) de uma estrutura de locais. Os locais são os setores, departamentos ou seções que a organização define como o lugar de trabalho do colaborador dentro da estrutura de organograma. São os locais que compõem a estrutura do organograma.

A seguir são detalhados como ambas as estruturas são formadas, tanto do organograma quanto dos locais, além da sua utilização, restrições e limitações.

Cadastrar uma estrutura de organograma

No Gestão de Pessoas | HCM, é possível cadastrar diversas estruturas de organogramas, porém uma empresa pode ter apenas uma estrutura ativa vinculada à ela. Cada estrutura é identificada por um código definido no momento do cadastro.

A figura abaixo mostra um exemplo de organograma de uma empresa:

Na emissão de relatórios, cálculos, programações coletivas, registros de históricos coletivos e definição de permissões de usuários a determinados locais, são utilizados os códigos/máscaras e descrições definidas na estrutura. Na demonstração acima, para listar colaboradores do departamento administrativo em um relatório, por exemplo, deve ser informado "1.1" na abrangência.

Deve ser definido também, previamente, se este organograma utilizará máscaras. Quando a estrutura utiliza máscaras, cada local novo sempre será identificado pelo código do local pai, e o organograma não poderá ser alterado, exigindo que seja duplicado para isso. Se não utilizar máscaras, o organograma pode ser alterado livremente. Segue o exemplo:

Neste caso, o código "01" corresponde ao local pai (Filial) do sub-local "1" (Depto Pessoal). Portanto, o código "1"corresponde ao apelido do sub-local. Para a estrutura que não utiliza a máscara cada sub-local inserido do organograma terá um código (apelido) independentemente do local pai.

A estrutura do organograma é cadastrada pelo menu Tabelas > Organogramas > Estruturas (FR016ORE). Nesta tela, primeiro você precisa atribuir um código à estrutura. Depois, informe se o organograma utilizará máscaras e qual o nível da estrutura de locais onde os colaboradores serão alocados. Se deseja que os colaboradores sejam cadastrados em qualquer nível, esta definição não precisa ser feita.

Algumas ressalvas sobre os níveis da estrutura:

Não é permitido alterar o nível de colaboradores quando existirem colaboradores cadastrados em locais de níveis diferentes. Esta verificação somente será feita para o organograma vigente e se o nível informado for diferente de zero.
O organograma é uma estrutura de gestão de recursos humanos na empresa, sendo sua definição muito importante para utilização do sistema, como emissão de relatórios e abrangências. Essa é uma estrutura "viva" que poderá ser reestruturada no decorrer do ciclo da empresa.

Depois que essa estrutura é definida no sistema, o código do organograma deve ser vinculado ao cadastro da empresa correspondente.

Quando a estrutura de uma empresa é alterada, no seu cadastro deve estipulado a partir de que data o novo organograma é válido.

Cadastrar e ordenar os locais

Na estrutura de locais a empresa poderá definir se utilizará máscara no organograma e se deseja que seus colaboradores sejam alocados num determinável nível da estrutura.

Os locais são apresentados em tela pelo sistema com uma visão em árvore (tree view), onde é possível alterar a hierarquia dos locais (quando definido para não utilizar máscaras), o código e a descrição de cada local.

Na estrutura do organograma o local também pode ser chamado de nó e é constituído de três partes totalmente independentes entre si:

Identificador: é usado apenas internamente pelo sistema. O nome deste campo nas tabelas do sistema é NumLoc. Uma vez que o valor do identificador (NumLoc) foi atribuído a um local, ele jamais será alterado. Ele sempre será usado para identificar o local.
Apelido: o apelido do local pode mudar sem que o identificador e a posição do local mudem. É definido pelo usuário e será utilizado em modelos de relatórios, consultas, na interface com o usuário, e em outros lugares. O nome deste campo nas tabelas é CodLoc.
Posição: como o nome sugere, é a posição hierárquica do nó. Pode mudar sem que o identificador e o apelido mudem. O nome deste campo é PosLoc e consta na tabela R016HIE.

A estrutura de locais do organograma possui duas limitações, conforme figura abaixo e explicado em seguida:

Níveis do organograma: cada local do organograma pode ter no máximo 12 níveis em sua hierarquia. Esta limitação pode ser vista na figura 1, sendo que o local "1. Matriz" poderá ter no máximo mais 7 níveis, pois o mesmo já possui 5 outros em sua estrutura.
Sub-locais do organograma: cada local do Organograma pode ter no máximo 1296 sub-locais (imediatamente abaixo deles, "filhos"), em sua estrutura. Esta limitação também pode ser vista na figura 1, sendo que o local "1. Matriz" poderá ter no máximo 1295 sub-locais, pois o mesmo já possui 1 sub-local em sua estrutura.
Máscara: ao definir os códigos, avalie a possibilidade futura de código de níveis para que, visualmente e em ordenação de relatórios, o sistema esteja preparado para futuras expansões, sem efetuar reestruturações.

Exemplo: o código do local é 1.1-Local 1 (No segundo nível poderá ir do código 1 até 9), nessa situação avalie se existe a tendência de crescimento de níveis, onde o ideal será criar esse mesmo local com 1.01-Local 1 (No segundo nível poderá ir do código 01 até 99 – visualmente e em relatórios ficará correta a informação).

Para cadastrar e organizar os locais, acesse a tela Locais do Organograma, em Tabelas > Organogramas > Locais (FR016HIE).

Para criar um novo local, clique com o botão direito no nó do "local pai" do novo registro e selecione a opção "Novo sub-local..." e preencha as propriedades na janela que é apresentada.

De acordo com os parâmetros da escala e o turno de trabalho, o módulo de Controle de Ponto considera a tabela de feriados diurna ou noturna no cálculo de apuração.

Para organizar os registros, basta arrastá-los dentro da visão em árvore. É possível, por exemplo, mover todo um departamento com seus setores e seções para outro nível da estrutura. Demonstrando esse exemplo, seria feito da seguinte forma:

A empresa quer que o "Depto. Desenvolvimento" fique subordinado ao "Depto. RH". Para fazer esta alteração deve-se clicar no local D000DES - Desenvolvimento e movê-lo até o local R000RH - RH.

Depois da alteração a estrutura ficará assim:

Desta forma não será necessário alterar o histórico de local dos colaboradores, pois, eles não mudaram de local. O que mudou foi a sua posição na estrutura de locais, agora eles estão subordinados ao "Depto. RH".

Observações

Este procedimento somente é válido para estruturas de organograma que não utilizam máscara (exemplo acima).
No caso de usar máscara é necessário que o usuário duplique o organograma para fazer alterações no mesmo, ou então exclua e insira locais manualmente, não esquecendo de atualizar também manualmente (caso necessário) todas as tabelas que tem definições para o local excluído/criado.
Depois da estrutura ser criada, a definição do campo Usa Máscara não pode ser alterada. A única forma de alterá-la, neste caso, é criando um novo organograma.

Clicando com o botão direito em um nó, também é possível selecionar a opção "Propriedades...", para alterar as definições desse local, como apelido, descrição e rateio.

Nota

Um alerta é emitido, caso o período de validade (datas de criação e extinção) seja alterado e existam entidades do sistema utilizando estes locais fora novo período.

As entidades verificadas são:

Históricos de local (de colaboradores não demitidos);
Requisições;
Posto de trabalho;
Quadro de vagas por local;
Orçamento por local.

Após realizadas as inclusões e alterações na estrutura, clique em Alterar. Em cada alteração será mostrada uma tela para que seja informada a data da alteração, gravando um histórico baseado nas datas do período em que ela aconteceu. Através dos botões < < Anterior e Próximo > > é possível navegar entre os históricos, nesta mesma tela.

Nota

A posição hierárquica do local pode mudar sem que o identificador e o apelido mudem. O nome deste campo é PosLoc e consta na tabela R016HIE.

Controle da hierarquia

Estas são algumas informações adicionais sobre como o Gestão de Pessoas | HCM controla as hierarquias das estruturas.

Internamente, o sistema controla a hierarquia do organograma através do campo PosLoc, presente na tabela R016HIE.

O PosLoc identifica os níveis de hierarquia dos locais, sendo que cada nível tem dois caracteres, e cada caractere pode ter um algarismo ou uma letra em maiúsculo, totalizando 36 valores por caractere. Como cada nível tem dois caracteres, cada nível pode ter 36*36-1=1295 possibilidades (-1, pois '00' não conta). Isto significa que um local poderá ter no máximo 1295 locais-filhos diretos.

Cálculo do POSLOC

Cada dupla de valores de PosLoc é um número de base 37, sendo uma sequência de numeros e letras (10 números + 27 letras).

A a sequência deve ser de: "00" até "ZZ" sendo que os valores seguem a seguinte ordem:

"00" até "0Z" -> (00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 0A, 0B, 0C, ..., 0Z - Totalizando 37 algarismos)
"10" até "1Z"
...
"Z0" até "ZZ"

Conforme indicado acima:

Posloc: "09" + 1 = "0A"
Posloc: "0Z" + 1 = "10"
Posloc: "10" + 1 = "1A"
Posloc "1Z" + 1 = "20"
E assim sucessivamente.

Cada nível do POSLOC (entenda-se cada 2 caracteres), tem seu valor incrementado quando este é "irmão" de outro local, conforme exemplo anterior.
Quanto mais "irmãos" um determinado local possui, mais o valor de POSLOC deverá ser incrementado.

Duplicar um organograma

Pelo menu Tabelas > Organogramas > Duplicar (FRDUPORG) é possível duplicar um organograma existente. Para isso são utilizados todos os históricos de organograma.

O sistema incluirá, na guia Organograma do cadastro da Empresa, o novo organograma com a data de alteração indicada nesta tela de duplicação. Esta mesma data será utilizada na geração dos históricos de organograma correspondentes para os colaboradores.

Antes de iniciar um procedimento de duplicação, leia as considerações abaixo:

Importante

Não é possível efetuar a duplicação para estruturas de organograma que não utilizam máscara. Isso ocorre porque a duplicação de organograma existe para suprir a necessidade de mudar a hierarquia dos locais do organograma que utilizam máscara. Para estruturas sem máscara, a hierarquia do locais pode ser alterada diretamente na tela de cadastro de locais, sendo dispensável a rotina de duplicação.
Lembre-se de fazer uma cópia de segurança, antes de duplicar o organograma.
Após a duplicação, não poderá ser excluído o organograma, por haver históricos de locais atrelados a essa estrutura.
Os Históricos de Locais serão gerados também para os colaboradores demitidos na data da Duplicação do Organograma. Este procedimento é feito pelo sistema, pois é necessário que os colaboradores demitidos estejam ligados a um local do novo organograma da empresa, para que continuem sendo considerados em relatórios, na pesquisa de colaboradores, e em possíveis rescisões complementares.
Locais que já foram ocupados por colaboradores e hoje estão inativos não poderão ser excluídos através da Duplicação do Organograma, ou após o processamento desta rotina. Para desativar locais que não existem mais na empresa sugerimos que no De-Para da Duplicação estes sejam alterados para "999999 - Inativo", e após isso seja alimentada a respectiva Data de Extinção, para que estes locais não sejam mais considerados nas rotinas do sistema a partir desta data.
Foram identificadas algumas tabelas críticas neste processo, que quando possuem muitos registros, tornam o mesmo muito lento. Para contornar esta situação, sugerimos criar índices antes de iniciar o processo, e excluí-los após o seu término. Estes índices não são criados como padrão, pois podem interferir de forma negativa em outras rotinas. Para saber quais os índices a serem criados temporariamente, clique aqui.
Quando o cliente possui o módulo Quadro de Lotação, há um procedimento que pode ser feito para acelerar o processo de duplicação, no entanto, não é obrigatório. Para mais informações, clique aqui.
O botão Gravar servirá para armazenar, na tabela Backup Duplicação Organograma (R016BKP), as informações da tela de entrada da duplicação e da tela de duplicação. Desta forma, se o usuário ainda não tiver processado a duplicação, poderá salvar as informações e sair da tela sem perde-las. Ao retornar para a duplicação, informando o código do Organograma em questão, o sistema irá buscar os registros da tabela de backup. Após processada a Duplicação do Organograma, os registros desta tabela serão excluídos.
Reflexos da duplicação no PCMSO e Periodicidade Vacinas (módulo Medicina Ocupacional).

Reestruturar um organograma

Para esta operação, acesse o seguinte menu: Tabelas > Organogramas > Reestruturar (FRREEORG).

Através dele, é possível reestruturar um organograma já existente, fazendo a conversão parcial ou total dos seus locais, sem precisar criar uma nova estrutura.

Esta rotina movimenta automaticamente Locais e Sub-locais, sendo necessário informar somente o Local Pai, para que sejam convertidos também os respectivos Locais Filhos. A Reestruturação do Organograma também permite o tratamento de Tabelas do Usuário que possuem Locais do Organograma, de forma automática ou através de Regra por Processo.

Antes de iniciar um procedimento de reestruturação, leia as considerações abaixo:

Importante

Lembre-se de fazer uma cópia de segurança antes de reestruturar o organograma.
Após a reestruturação, a mesma não poderá ser excluída.
Não é possível efetuar a reestruturação para estruturas de organograma que não utilizam máscara.
Foram identificadas algumas tabelas críticas neste processo, que quando possuem muitos registros, tornam o mesmo muito lento. Para contornar esta situação, sugerimos criar índices antes de iniciar o processo, e excluí-los após o seu término. Estes índices não são criados como padrão, pois podem interferir de forma negativa em outras rotinas. Para saber quais os índices a serem criados temporariamente, clique aqui.
Quando o cliente possui o módulo Quadro de Lotação, há um procedimento que pode ser feito para acelerar o processo de reestruturação, no entanto, não é obrigatório. Para mais informações, clique aqui.
Os Históricos de Locais serão gerados também para os colaboradores demitidos na data da Reestruturação do Organograma. Este procedimento é feito pelo sistema, pois é necessário que os colaboradores demitidos tenham um local válido - para que continuem sendo considerados em relatórios, na pesquisa de colaboradores, e em possíveis rescisões complementares.
Locais que já foram ocupados por colaboradores e hoje estão inativos não poderão ser excluídos através da Reestruturação do Organograma, ou após o processamento desta rotina. Para desativar locais que não existem mais na empresa sugerimos que no De-Para da Reestruturação estes sejam alterados para "999999 - Inativo", e após isso seja alimentada a respectiva Data de Extinção, para que estes locais não sejam mais considerados nas rotinas do sistema a partir desta data.
Reflexos da reestruturação no PCMSO