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Primeiros passos
Em função do grande volume de informações solicitadas pelo programa do eSocial, é importante que as empresas se preparem para o momento de enviar os arquivos. Isso inclui:
- Qualificação cadastral, com os dados do governo;
- Atualização das informações cadastrais dos colaboradores;
- Revisão de processos;
- Busca de soluções complementares;
- Parametrização no sistema;
- Revisão da infraestrutura;
- Definição de sistema mensageiro para envio das informações.
- Para que a integração com o Governo ocorra, tanto em ambiente de teste como de produção, é necessária a instalação e configuração do eDocs.
- Recomendamos aos clientes que já utilizam o eDocs para o envio de outras obrigações legais, criarem um ambiente exclusivo para homologação do eSocial, devido a configuração do tipo ambiente "Produção" ou "Homologação" ser única no eDocs. Dessa forma, as configurações efetuadas para o ambiente de Homologação não influenciarão no ambiente de Produção.
Importante
Esta documentação apresenta as informações gerais sobre o funcionamento dos envios, e então irá guiá-lo através das operações e parametrizações necessárias no sistema.
Informações sobre a transmissão dos dados
Como as informações do eSocial são enviadas para o repositório do governo
O envio das informações do eSocial para o governo poderá ser feito de duas formas:
- No caso de empresas com até dois trabalhadores: através do portal eSocial, com a introdução manual dos dados.
- Para a maioria das empresas, que têm mais de dois colaboradores, e que usam as soluções Senior: o envio ocorrerá por meio de arquivos no formato XML, através de web services conectados aos softwares preparados para o eSocial.
Este é o fluxo de envio das informações para o eSocial:
A transmissão das informações geradas pelas soluções da Senior pode ser enviada para o ambiente do eSocial tanto através do módulo eSocial do eDocs, como também por uma solução de mensageria de terceiros.
Ambientes usados para envio de dados ao eSocial
- Produção é o ambiente das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos.
- Produção restrita (dados reais) é o ambiente para testes com dados reais para a base de homologação do eSocial, que serão validados, inclusive com os sistemas externos, sem efeitos jurídicos.
Preparando-se para os envios
Antes de começar a gerar e enviar os leiautes para o ambiente do Governo, alguns passos de preparo são necessários. O fluxo abaixo ajuda a garantir a consistência dos dados e evita o retorno de erros ao tentar enviar as informações.
Comparar CPF e NIS dos colaboradores com a Qualificação Cadastral
A Qualificação Cadastral é a etapa do eSocial que tem o objetivo de comparar os dados do Cadastro de Pessoa Física (CPF) e o número de Identificação Social – NIS (NIT/PIS/PASEP) do trabalhador. A Qualificação Cadastral é a primeira coisa a fazer, e pode ser realizada uma única vez.
Caso ainda não tenha realizado esta etapa, a Qualificação Cadastral é a primeira coisa a fazer, para certificar-se de que estas informações dos colaboradores estão consistentes.
Fazer definições iniciais para o eSocial no sistema
Estas definições indicam ao Gestão de Pessoas | HCM o início do uso do eSocial na empresa.
Estas são as principais configurações a fazer:
- No módulo Administração de Pessoal, acesse o menu Empresas > Definições do eSocial (FR030DES):
- Faça as definições da guia Cadastro. Ao selecionar uma empresa que ainda não está configurada (ou seja, irá configurá-la pela primeira vez), o sistema apresentará uma tela que o guiará durante as configurações necessárias.
Com base no tipo de ambiente e a fase em que sua empresa se encontra, as datas de início de envio dos leiautes serão preenchidas automaticamente, conforme faseamento do Governo. - Na guia Leiautes, para cada leiaute, informe se deseja que ele seja enviado ao módulo eSocial do eDocs de forma automática ou manual.
- Na guia Categorias opcionais do leiaute S-2300 constam as categorias de trabalhadores que não obrigatórias para envio ao eSocial neste leiaute. Você pode selecionar aquelas que deseja gerar e enviar no S-2300.
- Certifique-se de que as definições do Motor eSocial estão corretas, em Diversos > Definições Motor eSocial (FR000DME).
As orientações de preenchimento dos campos estão na documentação das telas, acessível pela tecla F1 e pelo botão Ajuda de cada uma.
Executar a ferramenta de Análise de Impacto do eSocial
A ferramenta de Análise de Impacto identifica eventuais inconsistências entre a base de dados e o esperado pelo eSocial, facilitando o saneamento das informações.
Execute a ferramenta e faça os tratamentos indicados por ela, para garantir a integridade da base.
Importante
Algumas atualizações do sistema criam, removem ou alteram as consistências e verificações realizadas pela Análise de Impacto.
Sempre que uma nova versão da Análise de Impacto é liberada, é preciso executá-la novamente. Isto é necessário para que o sistema verifique se há novas inconsistências para tratar.
Quando há alterações na Análise de Impacto, elas normalmente são comunicadas através do Notas da Versão.
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