LGPD - Consultar e excluir dados na aplicação

Com o perfil que possui permissão, faça uma pesquisa pelos registros de uma pessoa. A tela LGPD funciona como um filtro de busca de informações e permite informar diversos documentos, mas Nome e o CPF são de preenchimento obrigatório. O campo Nome é imprescindível, pois o que for informado nele será impresso na consulta. Isso é necessário pois a mesma pessoa pode ter variações do seu nome nos registros (como abreviações ou abstração de nomes do meio).

Já os campos de documentos são essenciais para a busca de todos os registros existentes no sistema, por isso, quanto mais documentos informados para pesquisa, melhor.

Após informar os dados, clique em Pesquisar para visualizar na grade todos os registros da base em que o titular tem cadastro. Considere que:

• diferentes registros podem utilizar diferentes documentos;
• podem ser encontradas inconsistências nos registros, como por exemplo, pessoas diferentes com o mesmo documento. Caso isso seja identificado, é necessário fazer a correção das informações;
• é possível filtrar a empresa onde os registros serão consultados, para o caso de multiempresa em uma mesma base de dados (uso de matriz e filiais).

Após a pesquisa e visualização das informações, se desejar, clique em Dossiê para gerar um relatório com os registros da pessoa.

Após pesquisar os registros e clicar em Dossiê, um relatório é gerado com os registros da pessoa. Nesse relatório serão impressos os dados do titular (pessoa que solicitou a consulta dos seus registros), conforme o que foi preenchido no campo Nome.

Por padrão, os sistemas conterão um modelo de relatório que traz as informações básicas como: Nome e CPF do Titular, Nome do dado e seu conteúdo (CPF = 999.999.999-99) e a classificação do dado (se é sensível, de obrigação legal ou ambos).

Se for necessário, crie modelos de relatórios customizados, através da função Editor de relatório.

Para a geração das consultas, sendo o relatório padrão ou customizado, os dados impressos são obtidos a partir das tabelas temporárias do banco de dados para a LGPD. A cada geração da consulta, essa tabela é populada com dados que são excluídos ao sair da tela ou realizar uma nova pesquisa. Por isso, o relatório customizado deve ser feito com base nessa tabela temporária.

Após pesquisar os registros na aplicação, caso o titular do dado solicite a exclusão de alguma informação no sistema, faça essa exclusão dos dados indicados, e conforme verificado na tela de mapeamento dos campos, a partir do botão Excluir. Desta forma, a aplicação irá excluir as informações marcadas para excluir.

Ao realizar esse processo, é importante considerar que:

• será excluído da base do sistema todo dado pessoal. Lembrando que, os dados indicados como obrigação legal pela Senior não serão excluídos, pois atendem à base legal de atendimento à legislação fiscal (cumprimento de obrigação legal). Os dados considerados pessoais de cada solução podem ser consultados na tela Customizar Mapeamento, da própria aplicação LGPD;
• não é possível selecionar e excluir apenas um registro do titular dos dados, portanto, todos os dados que se enquadram no cenário descrito acima serão excluídos;
• a exclusão irá refletir em todos os módulos que utiliza a informação;
• por questões de segurança, é gerado um log com o nome do usuário que executou a ação de exclusão (e da consulta) e com apenas o nome do titular informado no campo Nome da tela de pesquisa.

Os dados que não podem ser excluídos do sistema devem ser anonimizados. Nesses casos, a rotina de exclusão atribuirá um valor fictício para o campo em que ele se encontra, tornando oculto o dado desejado.

A anonimização dos dados é realizada em Configurações > Mapeamento dos Campos. Recomendamos a leitura da documentação Customizar mapeamento na aplicação LGPD.

Se preferir, utilize web services para buscar os dados pessoais do titular das informações, e o sistema retornará também a classificação dos dados como sensíveis e/ou legais. Por esse meio, também é possível indicar a exclusão da informação da base de dados ou anonimizar os dados pessoais do titular. Os web services disponíveis são: