Administração de Portarias

Na maioria das empresas, existe uma grande movimentação de visitantes, veículos de visitantes, caminhões de carga e descarga, entre outros. Por isso, desenvolvemos o módulo de Portarias, que tem por finalidade principal o gerenciamento do fluxo de visitantes.

Neste módulo, o visitante é a entidade principal, e todos os processos realizados na portaria devem estar relacionados obrigatoriamente a ele.

A seguir, algumas rotinas a serem utilizadas na movimentação de visitantes.

Controle dos EPIs na Entrada do Visitante

Devido à necessidade de proteção nas áreas de riscos das empresas e corporações, o mercado de Saúde Ocupacional criou os equipamentos de proteção individual, mais conhecido como EPIs. No módulo de portarias, é possível controlar a entrega e devolução destes equipamentos aos visitantes.

A opção de controle dos EPIs para o visitantes é determinada internamente nas definições de acesso dos visitantes, em Acesso > Definições > Gerais > Visitantes, através da pasta Visitantes no campo Controle de EPI para os Visitantes.

Após indicar se o EPI será controlado por local ou pelo tipo de visita, é possível sinalizar quais equipamentos serão sugeridos na entrada da portaria ao visitante. Esta definição pode ser feita através das telas de EPI por local ou tipo de visita.

Procedimentos na Entrada de Visitantes

Na portaria de uma determinada empresa, existem muitos casos em que é necessário seguir alguns procedimentos definidos pelo tipo de visita. Por exemplo, se a visita for apenas para o reconhecimento dos locais da empresa, seria importante para o visitante assistir ao vídeo institucional da corporação. Para esse controle, foi criada a rotina de procedimentos na entrada de visitantes, que define que atividades devem ser realizadas em sua entrada.

Esse controle é feito pelo tipo de visita, no qual se informa o procedimento previamente definido. Para mais informações sobre o funcionamento e quais procedimentos podem ser aplicados, consulte o ajuda on-line em Pessoas > Visitantes > Tipo Visita.

WorkFlow Agendamento Web

Com o objetivo de controlar passo a passo as solicitações de visitas e suas autorizações, o recurso WorkFlow de Agendamento de Visitas pelo Sistema Gestão de Acesso Web realiza o controle envolvendo solicitantes e autorizadores da visita.

Para habilitar este recurso, em Acesso > Definições > Gerais - guia Visitantes é necessário selecionar "S - Sim" no campo Utiliza WorkFlow Agendamento Web. Dessa forma, todos os agendamentos efetuados no ambiente Web terão o seguinte comportamento:

• Efetuado o agendamento pela Web, o sistema enviará um e-mail ao responsável por autorizar o agendamento (o autorizador);
• É necessário que o autorizador acesse o e-mail recebido e aprove ou reprove o agendamento. O acesso para o visitante permanecerá bloqueando na portaria enquanto não for aprovado. Se o agendamento for aprovado, o tipo de visita for informado e se houver configuração para utilizar o terminal de autoatendimento, o visitante será notificado, conforme a configuração (e-mail ou mensagem via celular).

Informações sobre o funcionamento completo desta rotina estão disponíveis na documentação do Ajuda On-line Acesso e Segurança Web que se encontra no diretório do aplicativo.

O Sistema oferece uma rotina para controlar as chaves do site para o módulo de Portaria. O controle de chaves é parecido com o de guarda-volumes. Mais informações a respeito do funcionamento desta rotina poderão ser encontradas em Ajuda On-line > Portaria > Chaves.

O objetivo deste controle é registrar a entrada e saída de materiais na portaria da empresa, bloqueando a saída de materiais não autorizados. Para consulta dos procedimentos a serem realizados via sistema, confira a página de cadastro de materiais e as outras páginas da mesma seção.

O recurso de guarda-volumes do sistema foi criado para atender à necessidade dos clientes de automatizar o processo de armazenar objetos de empregados, visitantes e empregados de outras unidades da empresa. As entidades de ensino também podem controlar objetos de alunos com ele.

A intenção é referenciar no sistema quais são os guarda-volumes (locais físicos para armazenamento) e, a partir dessa referência, controlar a sua movimentação e seu uso, descrevendo qual objeto está sendo guardado.

O registro de entrada e retirada do objeto do guarda-volumes pode ser realizado a partir do menu Portaria > Guarda-volumes.

Na movimentação de visitante, também existe a possibilidade de descrever quais objetos ele está portando que serão armazenados no guarda-volumes. No momento da saída do visitante, o sistema informa que há objetos seus no guarda-volumes.