Rotinas de aprovação

A integração entre o aplicativo Gestor Senior e o sistema Gestão Empresarial é um recurso de decisão externo, ou seja, não retira do sistema a possibilidade de ações sobre o documento de aprovação (não impede ações ou seu estado de aprovação pelo sistema). Com esta integração, é possível realizar a aprovação ou reprovação de documentos a partir do seu dispositivo móvel, com a resposta recuperada e aplicada no documento do próprio sistema.

Ambos os controles de aprovação continuam funcionando tanto no sistema quanto no aplicativo, simultaneamente. Sendo que a prioridade definida pela resposta é de qual chegar primeiro. As ações no sistema refletem imediatamente no documento, enquanto que as do aplicativo aguardam até que o processo agendado de retorno ou envio seja disparado.

Rotinas de aprovação multinível

Envio e retorno das aprovações

Quando um documento entra no processo de aprovação multinível ou processo personalizado, o Gestão Empresarial cria uma pendência de integração com o Gestor Senior na base de dados. Essa pendência é processada através do processo agendado “114 - Integração de tarefas do Gestor Senior” e enviada ao serviço responsável pelos dados do aplicativo.

São geradas uma ou mais tarefas, de acordo com a quantidade de aprovadores e níveis de aprovação do documento. Cada aprovador recebe uma cópia da aprovação, respeitando os níveis configurados.

Se houver qualquer alteração no documento que exija uma nova aprovação no processo Multinível, uma nova pendência de integração será criada, além de uma pendência de expiração das tarefas enviadas anteriormente ao aplicativo.

Para receber as respostas do aplicativo, é utilizado o processo agendado “114 - Integração de tarefas do Gestor Senior”. Na recuperação das tarefas respondidas no aplicativo, o processo agendado verifica o estado do documento de origem da aprovação e pode concluir o processo com as seguintes situações:

• Aceitar a resposta do aprovador: nos casos de sucesso, o documento é aprovado por completo ou o nível de aprovação avança, gerando uma nova pendência para os próximos aprovadores. Caso o aprovador responda com “Reprovar” o documento, também é considerado como sucesso na operação e o documento é excluído ou cancelado conforme a regra de cada processo.
• Emitir um erro: caso exista alguma inconsistência entre a resposta do aprovador e a situação atual do documento no sistema, um erro é emitido e será repassado ao aplicativo do aprovador.

Caso haja mais de um aprovador no mesmo nível, e um dos aprovadores responder a tarefa, todos os demais aprovadores do nível terão suas tarefas marcadas como “Expiradas” e haverá uma mensagem avisando que foi aprovada por outra pessoa.

Essa integração com processos agendados permite que as ações no sistema não interfiram com a experiência do usuário durante a operação do documento no próprio sistema, delegando para outro momento e outro processo (o agendado) a execução da integração.

Emissão de tarefas para aprovação

De acordo com as configurações das rotinas e processos de aprovação que indicam a quantidade de usuários envolvidos na aprovação, e a sequência definida nessas configurações, o sistema emite tarefas para todos os envolvidos com a aprovação. Porém, como o processo de envio e recebimento não acontecem de forma instantânea, podem ocorrer várias ações diferentes durante esse período, como:

• as respostas podem ser efetuadas em tempos diferentes;
• dois usuários podem aprovar a mesma tarefa, caso tenham a mesma prioridade nas regras de nível;
• um documento no sistema ou o estado de seu processo de aprovação pode ser alterado.

O sistema avalia como proceder nesses casos e efetua alguma ação. Entre elas, as mais comuns são:

• Tarefas enviadas aos usuários e não respondidas são expiradas quando o documento ou seu estado de aprovação for afetado no sistema. Isso ocorre nos eventos em que o documento é alterado ou seu processo de aprovação muda de estado, seja pelo sistema ou por tarefas no aplicativo respondidas por outros usuários;
• Tarefas respondidas são recuperadas pelo sistema quando o documento ou estado de aprovação dele foram alterados:
  • O sistema informa com uma resposta de erro na ação, por uma ação anterior que já aprovou o nível, o documento como um todo ou cancelou o documento;
  • com sucesso se for uma resposta de cancelamento e o documento ainda está aprovado.

Reprovação de tarefas

Uma ação de reprovação através do aplicativo afeta o documento, independentemente dos níveis do controle de aprovação. Ou seja, essa reprovação não considera os estágios dos níveis na aprovação multinível.

Ao receber uma tarefa e reprová-la, no momento em que for processada a resposta, o documento é cancelado, independentemente das respostas já processadas dos demais usuários, porém, observando o estado do documento.

Em uma aprovação multinível de nota fiscal de entrada, não será cancelado ou excluído o documento. A rotina gera uma situação de reprovação na ação individual do usuário. Ou seja, o estado da aprovação individual do nível do usuário fica como Reprovada, e não poderá ficar fechada. Caso desejar modificar a situação de sua aprovação para Aprovada, é necessário utilizar a rotina de aprovação para a nota fiscal de entrada (F440APR).