Guias de recolhimento

As guias de recolhimento permitem recolher os impostos federais retidos na fonte. O recolhimento pode ser feito pelo regime de competência ou pelo regime de caixa, conforme a forma de apuração adotada pela empresa.

Quando a empresa compra produtos ou contrata serviços, parte dos impostos federais pode ser retida na fonte: a própria empresa pagadora separa o valor do imposto e assume a responsabilidade de repassá-lo ao governo. A guia de recolhimento é o documento que reúne esses valores retidos para que sejam recolhidos dentro do prazo exigido pela legislação.

A forma como as retenções são reunidas em cada guia depende do campo Controle de valor mínimo, configurado no Perfil Tributário (Cadastros > Impostos > Perfil tributário). Esse campo define o critério de agrupamento: as retenções são consolidadas em uma única guia ou separadas em guias distintas.

Impostos recolhidos por meio das guias

As guias de recolhimento tratam dos impostos federais retidos na fonte, entre eles:

Cada imposto possui suas próprias regras de prazo, forma de agrupamento e vencimento, que devem ser observadas no momento de gerar a guia.

Origem das guias

Saber a origem ajuda a entender de onde vieram os valores de cada guia e como ela foi gerada. As guias podem ter as seguintes origens:

Telas envolvidas

O critério de agrupamento das retenções não é definido na tela de Parametrizações, e sim pelo campo Controle de valor mínimo do perfil tributário.

Regime de competência e regime de caixa

O regime define o momento em que a retenção passa a ser considerada para o recolhimento.

A escolha do regime impacta diretamente em qual guia e em qual período a retenção será recolhida. Por isso, a empresa deve utilizar o regime coerente com a sua forma de apuração.

Pré-requisitos

Antes de gerar as guias de recolhimento, garanta que os cadastros abaixo estejam configurados. Com eles em dia, as retenções são calculadas corretamente nas notas e nos títulos, e não ocorrem erros na geração das guias.

Fluxo do processo

O recolhimento utiliza as retenções apuradas, a parametrização definida pela empresa e o critério de agrupamento do perfil tributário:

1. Parametrização — a empresa define, na tela de Parametrizações, as regras de geração das guias para cada imposto.
2. Identificação das retenções — o sistema identifica as retenções de acordo com o imposto e as regras parametrizadas.
3. Definição do período — conforme o regime definido, o sistema considera:
   • a data do fato gerador (competência); ou
   • a data do pagamento (caixa).
4. Agrupamento — as retenções são reunidas nas guias conforme o campo Controle de valor mínimo do perfil tributário, podendo ser consolidadas ou separadas.
5. Cálculo do valor a recolher — o valor total de cada guia é calculado a partir da soma das retenções que a compõem.
6. Acompanhamento — a guia fica disponível na tela de Guias de recolhimento para acompanhamento e para a geração do documento de arrecadação.

Como parametrizar as guias de recolhimento

Para preparar o recolhimento, acesse Cadastros > Impostos > Guias de recolhimento > Parametrizações e siga os passos abaixo:

1. Informe o imposto ao qual a parametrização se aplica.
2. Informe o fornecedor e, quando aplicável, a UF e a cidade.
3. Defina o regime de controle da retenção, escolhendo entre competência e caixa.
4. Defina as regras de vencimento, como o fato gerador do vencimento e a quantidade de dias para o vencimento.
5. Informe os dados financeiros necessários para a geração do título.
6. Salve a parametrização.

Com a parametrização salva, o sistema passa a utilizar essas regras para gerar as guias de recolhimento das retenções correspondentes.

Geração manual de guia

Além das guias geradas a partir das notas fiscais, é possível criar uma guia manualmente na tela de Guias de recolhimento, informando os dados necessários para o recolhimento.

Para impostos que dependem de estado, como DIFAL, FCP, ICMS ST e FCP ST, a informação da UF é obrigatória na guia manual. Se a UF não for informada, o sistema não permite salvar a guia.

Situação da guia

A situação indica em qual etapa do processo a guia se encontra, desde a geração até o pagamento ou o cancelamento.

As situações de erro indicam que a etapa não foi concluída e exigem ação do usuário para reprocessar ou retomar o processo.

Status de integração financeira

O status de integração financeira mostra a situação do título que a guia gera no módulo financeiro, permitindo acompanhar o andamento do recolhimento.

Ações disponíveis

Excluir

O botão Excluir remove uma guia de recolhimento. A disponibilidade depende do status de integração financeira, pois não é permitido excluir uma guia cujo recolhimento já esteja consolidado no financeiro.

• Não permitida quando o status é Título pago ou Título gerado e contabilizado. Ao tentar excluir, o sistema informa que a guia está integrada com o financeiro e não pode ser removida.
• Permitida nos demais status: Não integrado, Título gerado e Título cancelado.

Retomar geração do título

A ação Retomar geração do título, disponível no menu Ações, permite continuar a geração do título no financeiro quando esse processo ainda não foi concluído. É utilizada quando a guia está aguardando a geração do título e ainda não possui integração financeira.

Ao acionar a opção, o sistema dá continuidade à geração do título vinculado à guia, sem a necessidade de gerar a guia novamente.

A ação não fica disponível quando o título já foi cancelado ou quando a guia está em uma situação que não permite retomar a geração, como as situações de erro.

Visualizar GNRE

A ação Visualizar GNRE, disponível no menu Ações, permite consultar o documento GNRE gerado a partir da guia de recolhimento. A GNRE é o documento utilizado para o recolhimento de determinados impostos, e a opção facilita a conferência e o acompanhamento do documento.

A visualização fica disponível quando a guia já possui a GNRE gerada. Enquanto a GNRE não foi gerada, ou quando ocorreu erro na geração, não há documento a ser exibido.

Reprocessamento de guia com erro

Quando a geração de uma guia não é concluída, o sistema registra a guia como guia com erro e disponibiliza as ocorrências para que o usuário possa tentar novamente. Os tipos de erro mais comuns são:

Cada ocorrência indica se pode ser reprocessada. Quando a guia é reprocessável, o usuário pode acionar o reprocessamento para que o sistema tente gerar a guia novamente, após corrigir a causa do erro (por exemplo, ajustar a parametrização ou completar as informações do documento).

Cancelamento de guia

O cancelamento encerra uma guia que não será mais recolhida. Ao solicitar o cancelamento, a guia passa pelas situações de cancelamento até ser efetivada no financeiro e ficar como Cancelada.

• O cancelamento é permitido apenas para guias geradas a partir de nota fiscal de saída, nota fiscal de entrada ou movimento de baixa a pagar. Guias criadas manualmente não podem ser canceladas por esse processo.
• Uma guia que já está paga não pode ser cancelada.
• Para as guias que podem ser canceladas, é necessário que a transação de cancelamento esteja informada nos parâmetros financeiros da parametrização da guia do imposto. Sem essa transação, o sistema não permite concluir o cancelamento.

Estorno das guias de um documento

Quando um documento de origem é cancelado ou reabilitado, as guias relacionadas a ele precisam ser estornadas.

• As guias ainda não pagas do documento são removidas, pois deixam de ser devidas.
• As guias já pagas são mantidas, pois o recolhimento foi efetivado.

Antes de estornar, o sistema verifica se a operação é permitida e, quando não é, apresenta a mensagem explicando o motivo.

Alteração de valores da guia

Os valores de uma guia podem ser ajustados apenas em determinadas situações:

• A alteração é permitida somente para os impostos CSRF, IRRF e ISS.
• Não é possível alterar os valores quando a guia já está paga ou quando a GNRE está envolvida (aguardando geração, já gerada ou com erro). Nesses casos, o sistema bloqueia a modificação para preservar a integridade do recolhimento.

Exemplo de cálculo

Valores meramente ilustrativos para demonstrar a diferença entre os regimes.

Considere uma empresa que, no mês de referência, teve três notas fiscais de serviço com retenção de IRRF:

Exemplo 1 — Regime de competência

• Nota 1: 150,00 (emissão no mês de referência)
• Nota 2: 200,00 (emissão no mês de referência)
• Nota 3: 100,00 (emissão no mês de referência)
• Total no período: 150,00 + 200,00 + 100,00 = 450,00

As três retenções pertencem ao mês de emissão, independentemente de o pagamento já ter ocorrido.

Exemplo 2 — Regime de caixa

• Nota 1: 150,00 (paga no mês seguinte)
• Nota 2: 200,00 (paga no mês seguinte)
• Nota 3: 100,00 (ainda não paga — não entra no período)
• Total no mês seguinte: 150,00 + 200,00 = 350,00

Somente as retenções das notas já pagas entram no mês em que o pagamento aconteceu. A retenção de 100,00 da Nota 3 só será recolhida quando o pagamento for efetivado.

O exemplo mostra como o mesmo conjunto de retenções pode ser recolhido em períodos diferentes conforme o regime adotado.