Checklist Digitalização de Documentos
Sumário
1. Conceito
Este conteúdo é voltado para consultores de implantação e empresas interessadas no serviço de digitalização de documentos físicos.
Abordaremos a utilização do Checklist de Digitalização, destacando benefícios como a otimização do espaço físico e a garantia de segurança e disponibilidade dos documentos para consulta a qualquer momento.
| Item | Descrição | Informação do Projeto |
| 1 | Tenant do cliente | Tenant para importação dos documentos digitalizados. |
| 2 | Usuário de digitalização com permissão de administrador no GED | Crie um usuário dedicado exclusivamente para o processo de digitalização dos documentos. Esse usuário deverá permanecer ativo apenas durante o período em que a digitalização estiver em andamento, garantindo maior controle e segurança no acesso. |
| 3 | Senha do usuário de digitalização | Senha do usuário dedicado para a digitalização dos documentos |
| 4 | URL para acesso, produção: |
https://platform.senior.com.br/senior-x/#/ Se não for SeniorX, alterar. |
| 5 | Tipo de Documentos p/ digitalizar | Cada setor ou tipo de documento a ser digitalizado, dependendo das necessidades do projeto, deverá contar com uma seção específica. Nesta etapa, é essencial detalhar as informações necessárias para a inclusão dos documentos, conforme os critérios estabelecidos pela empresa. |
| 5.1 |
Estrutura árvore p/ inserção dos documentos (Taxonomia de pastas) Para mais informações, acesse a documentação Checklist Implantação |
\\root\{Setor}\{Filial}\{Ano}\{Nome Funcionario} Definir a estrutura da pasta no GED, conforme informações dos documentos físicos a digitalizar. |
| 5.2 | Campos base para indexação | |
| 5.2.1 | Nome documento | Definição dos nomes dos documentos |
| 5.2.2 | Descrição | Definição de informações para busca fácil dos documentos após a digitalização |
| 5.2.3 | Assunto | Definição do assunto do documento |
| 5.3 |
Permissões Consulte nossa documentação sobre Permissões para mais detalhes. |
|
| 5.3.1 | Papel Permissão local (Setor) | Definição do papel do setor que irá administrar os documentos |
| 5.3.2 | Papel Permissão local (Funcionários) | Definição do papel dos usuários que terão acesso aos documentos |
Importante
Para acessar o modelo de checklist em formato Excel, clique aqui.
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