Atividades exercidas

O recurso de atividades exercidas permite informar normas, registros, comprovações e outros documentos similares a fim de comprovar que o terceiro está apto a realizar as funções esperadas. O usuário pode definir exigências específicas para certas atividades, com isso requisitando que a pessoa alocada para tal serviço precise apresentar não apenas os documentos exigidos para o contrato, mas também para a atividade em questão.

O que você pode fazer:

Administrador por contrato: cadastrar e configurar uma atividade

Os usuários do tipo Administrador por contrato são responsáveis por criar novas atividades e definir o que é exigido para elas.

1. Abra a tela de cadastro de atividades no menu Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de terceiros > Atividades exercidas;
2. Uma lista com as atividades cadastradas e seus Filtros será mostrada. Para cadastrar uma nova, clique no botão Adicionar;
3. Na tela que se abre, informe o Nome da atividade;
4. Se esse cadastro for considerado Ativo, marque essa opção; caso contrário ele será considerado como inativo e não pode ser utilizado por novos terceiros;
5. Clique no botão Salvar para dar continuidade ao registro;
6. Na seção Exigências da atividade exercida, insira os documentos que são requeridos para a execução dessa atividade. Para fazer isso, clique no botão Adicionar dessa seção;
7. Informe os dados dessa exigência, começando por qual Documento será usado. Esse documento já deve estar cadastrado anteriormente;
8. Se houver necessidade de cadastrar obrigatoriamente um documento deste tipo para essa atividade, assinale o campo Documento Obrigatório. Caso contrário, o documento será opcional;
9. Indique, no campo Tipo de Validade, se a validade do documento será por um período (quantidade de dias, meses ou anos), definida no documento em si ou se não há prazo de validade. Caso a opção "Período" seja selecionada, novos campos serão mostrados para que a duração deste período seja definida;
10. Clique no botão Salvar. Você será retornado à tela anterior e a exigência registrada estará listada na seção Exigências da atividade exercida.

Após um documento ter sido cadastrado para uma certa atividade, quando o Responsável por contrato for cadastrar o vínculo da pessoa com o contrato, ele pode opcionalmente preencher os campos Atividade exercida e Observação da atividade exercida. É preciso também cadastrar os documentos do terceiro necessários para a atividade - a seção Documentos do colaborador mostra não apenas os documentos necessários para o contrato, mas também para a atividade informada no vínculo.

Para o Revisor de dados de contrato, as informações a respeito da atividade exercida e sua observação são mostradas no formulário do BPM, ao verificar os cadastros recebidos. Essas informações apoiam na validação dos documentos que devem ser revisados.

Quando uma atividade é alterada pelo revisor, ela é atualizada no vínculo. Se ela exigir novos documentos, a situação do vínculo é alterada para "Cadastro em andamento". Já quando uma atividade é removida pelo revisor, ela permanece no vínculo pois o sistema não diferencia se o valor do campo no BPM foi zerado ou se a variável não existe lá. Devido a isso, recomenda-se não remover a atividade exercida, apenas alterá-la. Caso seja necessário removê-la, contate o solicitante ou responsável por contrato para o ajuste.

Prioridade de contrato e atividade com mesma exigência

Caso um contrato e uma atividade exercida possuam a mesma exigência, a prioridade entre eles é definida por diversos fatores, listados a seguir (quanto menor o número, maior a prioridade):

Caso o documento não tenha sido cadastrado, a prioridade é:

1. A obrigatoriedade da exigência;
2. O tipo de vencimento por período;
3. O tipo de vencimento com data de vencimento definida no documento;
4. Sem validade.

Caso o documento já tenha sido cadastrado, a prioridade é:

1. A obrigatoriedade da exigência;
2. O que vencer antes;
3. O tipo de vencimento por período;
4. O tipo de vencimento com data de vencimento definida no documento;
5. Sem validade.