Gestão de Terceiros - Processos de Empresa Terceira

Inicialmente deve-se validar os dados da empresa, que foram cadastrados pelo administrador por contrato, e fazer quaisquer alterações necessárias. Depois disso e de anexar os documentos da empresa, estas informações devem ser enviadas para a validação do revisor de dados de contrato.

1. Após acessar a Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de terceiros > Cadastros;
2. Na guia Empresa, localize o cadastro da empresa na lista;
3. Clique no ícone de edição à direita do cadastro desejado;
4. Verifique se as informações que foram disponibilizados no cadastro estão corretas. Caso não estejam, entre em contato com o administrador por contrato que preencheu estes dados para que eles sejam ajustados;
5. Verifique os documentos exigidos na lista Documentos da Empresa. Informações diversas sobre estes documentos podem também ser verificadas, por exemplo: se eles são obrigatórios e o formato da sua validade;
6. Para incluir um documento, clique no ícone de adicionar à direita do cadastro desejado. Um novo painel será mostrado à direita da tela;
7. Informe os dados necessários nos campos deste painel. Caso o Tipo de Validade seja "Definida no documento", informe também a Data de Validade de acordo com o vencimento do documento;
8. Clique no botão Salvar. As opções de excluir o registro e de anexar arquivos ao documento se tornarão disponíveis;
9. Para adicionar documentos ao registro, clique em Anexar Arquivos e selecione o arquivo desejado;
10. Clique em Fechar para finalizar o cadastro do documento;
11. Para notificar o revisor de dados de contrato que este cadastro foi efetuado e solicitar sua verificação, clique no botão Enviar para Aprovação.

Outro procedimento que deve ser feito é validar os dados dos contratos que chegaram, ajustar neles o que for preciso e anexar os documentos relacionados a contratos. Estas informações devem então ser enviadas para o revisor de dados de contrato validar.

1. Após acessar a Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de terceiros > Cadastros;
2. Na guia Contratos, localize o cadastro do contrato na lista;
3. Clique no ícone de edição à direita do cadastro desejado;
4. Verifique se as informações que foram disponibilizados no cadastro estão corretas. Caso não estejam, entre em contato com o administrador por contrato que preencheu estes dados para que eles sejam ajustados;
5. Veja, na seção Responsáveis pelo Contrato, quem são as pessoas que têm esse contrato como sua responsabilidade. Caso haja mais de um responsável, as informações sobre eles serão listadas ali;
6. Verifique, na seção Documentos Exigidos, os documentos que devem ser adicionados a esse contrato. Informações diversas sobre eles podem também ser verificadas, por exemplo: se eles são obrigatórios e o formato da sua validade;
7. Para incluir um documento, clique no ícone de adicionar à direita do cadastro desejado. Um novo painel será mostrado à direita da tela;
8. Informe os dados necessários nos campos deste painel. Caso o Tipo de Validade seja "Definida no documento", informe também a Data de Validade de acordo com o vencimento do documento;
9. Clique no botão Salvar. As opções de excluir o registro e de anexar arquivos ao documento se tornarão disponíveis;
10. Para adicionar documentos ao registro, clique em Anexar Arquivos e selecione o arquivo desejado;
11. Clique em Fechar para finalizar o cadastro do documento;
12. Para notificar o revisor de dados de contrato que este cadastro foi efetuado e solicitar sua verificação, clique no botão Enviar para Aprovação.

A guia Colaboradores mostra uma lista de colaboradores ativos cadastrados pelo gestor, associando-os a um contrato. O próprio responsável por contrato pode também adicionar registros de colaboradores aqui.

1. Após acessar a Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de terceiros > Cadastros;
2. Na guia Colaboradores, clique no botão Adicionar da lista Colaboradores Ativos;
3. Selecione o Tipo de Documento que será utilizado para identificar a pessoa;
4. Preencha os dados gerais do cadastro e também, opcionalmente, o endereço do colaborador;
5. Clique no botão Salvar para registrar estes dados. Ao fazer isto, a seção Contratos Vinculados é mostrada;

6. Clique em Novo Vínculo. Um novo painel será mostrado à direita da tela;
7. Localize o cadastro do contrato em questão através do campo Contrato e preencha os demais dados. Em seguida, clique em Salvar;
8. Verifique os documentos exigidos na lista Documentos do Colaborador, que são baseados no contrato selecionado no passo anterior. Informações diversas sobre estes documentos podem também ser verificadas, por exemplo: se eles são obrigatórios e o formato da sua validade;
9. Para incluir um documento, clique no ícone de adicionar à direita do cadastro desejado. Um novo painel será mostrado à direita da tela;
10. Informe os dados necessários nos campos deste painel. Caso o Tipo de Validade seja "Definida no documento", informe também a Data de Validade de acordo com o vencimento do documento;
11. Clique no botão Salvar. As opções de excluir o registro e de anexar arquivos ao documento se tornarão disponíveis;
12. Para adicionar documentos ao registro, clique em Anexar Arquivos e selecione o arquivo desejado;
13. Clique em Fechar para finalizar o cadastro do documento;
14. Para notificar o revisor de dados de contrato que este cadastro foi efetuado e solicitar sua verificação, clique no botão Enviar para Aprovação.

Na guia Colaboradores, é possível adicionar colaboradores através de lotes, utilizando arquivos com as informações.

1. Após acessar a Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de terceiros > Cadastros;
2. Na lista Colaboradores Ativos, dentro da guia Colaboradores, clique no botão Adicionar e selecione Adicionar em lote. O sistema abrirá a tela Adicionar Colaboradores;
3. Para baixar o modelo de arquivo, clique em Download da lista modelo na parte inferior da tela;
4. Caso já tenha o arquivo preenchido com as informações dos colaboradores, clique em Anexar arquivos;

   Importante

   Os nomes dos títulos das colunas do arquivo .CSV devem seguir a mesma ordem estabelecida na lista modelo. O preenchimento das informações em algumas colunas deve seguir as seguintes regras:

   • Escolha um dos tipos de documentos já cadastrados através do menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Cadastros Gerais > Tipos de documentos. Por exemplo: cadastre a opção CPF, na tela citada anteriormente, e informe essa mesma opção na coluna Tipo de documento do arquivo .CSV;
   • Caso o número do documento contenha zeros à esquerda, se o arquivo CSV for aberto pelo Excel, esse programa irá remover esses zeros. Isso fará com que o número do documento seja adicionado incorretamente no sistema. Então, caso use o Excel, configure-o para manter os zeros à esquerda antes da importação;
   • Na coluna ID de contrato deve ser preenchido apenas com números. A informação deve ser obtida no campo ID do Contrato, durante o cadastro de contrato na guia Contratos;
   • Ao preencher a data, deve seguir a formatação data/mês/ano. Por exemplo: 12/12/2023;
   • Ao preencher a coluna Sexo, opte por uma das opções: Feminino, Masculino, Desconhecido;
   • Os valores preenchidos nas colunas CEP e Telefone podem conter máscara. Por exemplo: (99) 99999-9999 ou 99999999999;
   • Informe o e-mail completo.
5. Verifique as informações importadas, garantindo que os valores de cada campo estão preenchidos corretamente;
6. Após verificar que está correto, clique no botão Salvar.

Na guia Colaboradores, o responsável por contrato pode visualizar os colaboradores registrados e deve então adicionar os documentos que foram solicitados nestes registros.

1. Após acessar a Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de terceiros > Cadastros;
2. Na guia Colaboradores, localize o cadastro do colaborador na lista;
3. Clique no ícone de edição à direita do cadastro desejado;
4. Verifique se as informações que foram preenchidas no cadastro estão corretas. Caso não estejam, efetue as alterações necessárias e em seguida clique no botão Salvar;
5. Verifique as informações de contrato na lista Contratos Vinculados;
   1. Se for necessário efetuar alterações, clique no ícone de edição à direita do cadastro desejado. Preencha as informações e clique em Salvar;
   2. Caso este contrato tenha sido associado por engano ou não deva estar relacionado por alguma outra razão, clique no ícone de desassociar à direita dele.
   3. Se for necessário adicionar um novo contrato, clique em Novo Vínculo. Um novo painel será mostrado à direita da tela. Localize o cadastro do contrato em questão através do campo Contrato e preencha os demais dados. Em seguida, clique em Salvar;
6. Verifique os documentos exigidos na lista Documentos do Colaborador. Informações diversas sobre estes documentos podem também ser verificadas, por exemplo: se eles são obrigatórios e o formato da sua validade;
7. Para incluir um documento, clique no ícone de adicionar à direita do cadastro desejado. Um novo painel será mostrado à direita da tela;
8. Informe os dados necessários nos campos deste painel. Caso o Tipo de Validade seja "Definida no documento", informe também a Data de Validade de acordo com o vencimento do documento;
9. Clique no botão Salvar. As opções de excluir o registro e de anexar arquivos ao documento se tornarão disponíveis;
10. Para adicionar documentos ao registro, clique em Anexar Arquivos e selecione o arquivo desejado;
11. Clique em Fechar para finalizar o cadastro do documento;
12. Para notificar o revisor de dados de contrato que este cadastro foi efetuado e solicitar sua verificação, clique no botão Enviar para Aprovação.

Após o revisor de dados de contrato avaliar os cadastros que foram enviados para aprovação, o resultado pode ser uma aprovação ou reprovação. Neste último caso, é responsabilidade do responsável por contrato efetuar quaisquer ajustes solicitados pelo revisor.

Esta pendência será notificada através da Senior X e/ou por e-mail, dependendo de definições por parte do Administrador por contrato.

Além disso, estas solicitações podem ser monitoradas através da tela Central de Tarefas do BPM. Nos passos abaixo, utilizaremos esta tela para fins de exemplo.

1. Após acessar a Senior X, abra o menu BPM > Central de Tarefas;
2. Localize as pendências de ajuste que devem ser tratadas;

3. Clique na pendência desejada. Uma tela será aberta contendo um formulário cujos campos variam de acordo com o que foi definido para este processo no BPM;
4. Verifique os dados recebidos e seus detalhes nos campos do formulário. Atente-se às solicitações de ajuste e observações enviadas pelo revisor;
5. Efetue as correções nos cadastros correspondentes acessando novamente as telas do Gestão de Terceiros;
6. Ao finalizar as modificações, verifique se o campo Enviar para da Central de Tarefas está definido como "Prosseguir" e o campo Responsável possui o usuário que revisou esta solicitação;
7. Clique no botão Enviar para enviar a pendência de volta ao revisor.

O revisor irá então receber uma notificação indicando que os ajustes foram concluídos e que este cadastro deve ser revisado novamente.