Coleta de Assinatura

Sumário

1. Conceito

A coleta de assinatura é uma função dentro do GED que permite solicitar assinaturas em documentos de forma simples e rápida. Além disso, é possível acompanhar o andamento do processo, reenviar os links de assinatura e, se necessário, cancelar a solicitação.

Vale destacar que não é possível alterar os signatários ou modificar os prazos de assinatura diretamente nessa função. Para essas ações, é necessário utilizar a Gestão de Envelope.

2. Funcionalidades

2.1 Solicitar Assinatura

No menu de contexto, clique com o botão direito do mouse sobre um documento com o status Publicado. Em seguida, selecione a opção Coletar Assinaturas. Ao clicar, o sistema exibirá os campos de Assinantes, onde será possível preencher os dados dos signatários, como: e-mail, nome e telefone.

• E-mail: Único campo obrigatório, deve ser inserido o e-mail de um dos responsáveis por assinar o documento, após enviado não pode ser alterado, caso tenha algum erro de digitação, não será possível a assinatura do usuário.
• Nome: Campo opcional, onde o solicitante da assinatura nomeia o responsável pelo e-mail.
• Telefone: Campo opcional, pode ser preenchido com o telefone de contato do responsável pelo e-mail, porém não é utilizado como fator de confirmação.

Se for necessário adicionar mais assinantes, basta clicar no botão Novo Assinante, e o sistema criará uma nova linha para a inclusão dos dados dos próximos signatários.Além disso, é possível incluir um texto em Instruções, que será exibido a todos os signatários no momento da assinatura.

No processo de coleta de assinaturas, também é possível configurar se o solicitante deseja habilitar a coleta de dados de geolocalização dos signatários.Essa habilitação pode ser definida como:

• Opcional: permitindo que o signatário escolha se deseja registrar seus dados de geolocalização;
• Obrigatória: exigindo que o signatário concorde com a coleta de dados para prosseguir com a assinatura.

Ao finalizar o processo, o link para assinatura será enviado no e-mail vinculado de todos os assinantes.

2.2 Reenvio

O usuário pode reenviar documentos que ainda estiverem com assinaturas pendentes por meio das ações disponíveis.

2.3 Acompanhar Assinaturas

Com a coleta de assinatura em andamento, o usuário pode acompanhar o status na guia acompanhar assinaturas.

Para consultar o processo de fluxo de assinatura, clique aqui

2.4 Cancelamento de Assinatura de um Documento

Para cancelar processos de assinatura realizados via Coleta de Assinatura, é necessário que ainda existam assinaturas pendentes.

Para isso, acesse o menu de contexto na grade de documentos do GED, clique com o botão direito do mouse sobre um documento em processo de assinatura e selecione a opção Cancelar Assinatura.