Assinatura eletrônica de férias
O módulo Painel de Gestão, que faz parte do Gestão de Pessoas | HCM senior X, possui uma solução completa de férias - uma das mais completas do mercado. O módulo tem rotinas e funcionalidades que abrangem desde:
- política de férias;
- agendamento;
- solicitação do colaborador;
- aprovação do gestor e RH;
- emissão e consulta do recibo;
- e, também, a assinatura eletrônica do recibo de férias.
Isso tudo otimiza quase 70% do trabalho do RH em relação às férias, trazendo mais produtividade e economizando no tempo gasto para emissão, impressão de recibos, envios etc. Além disso, também há a economia no custo com impressão, envios por malote, coleta ou, até mesmo, com ferramentas terceiras para assinatura.
O Painel de Gestão está sempre de olho no mercado e em suas mudanças, além de sempre visar inovação e atendimento das necessidades dos clientes. Com isso, uma das necessidades era atender a assinatura de documentos trabalhistas obrigatórios.
Assinatura do recibo de férias
A assinatura eletrônica de férias é um método inovador criado para assinar um documento de forma on-line. A assinatura eletrônica é feita de maneira fácil, segura e não tem necessidade de certificação digital. Para que a autenticidade e a integridade dos documentos sejam garantidos, são armazenadas algumas informações com o objetivo de comprovar a veracidade da assinatura, como: Nome, E-mail, IP e Data/hora.
Fluxo do processo
Como ativar esta funcionalidade
Para utilizar a funcionalidade de assinatura do recibo de férias, torna-se necessário habilitá-la. Para isso, o usuário administrador deve conceder permissão ao papel relacionado aos colaboradores.
Essa permissão é configurada em Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão de Papéis > Editar > Permissões, no serviço hcm / vacationmanagement:
- Colaboradores: liberar a permissão para realizar a assinatura do recibo de férias e consultar o recibo de férias já assinado. O colaborador deve ter a permissão de Visualizar o seguinte recurso: Usar a assinatura eletrônica de férias (res://senior.com.br/hcm/vacationmanagement/useVacationSignature).
Atenção
- Nos recursos do Painel de Gestão, há dois recursos com o nome parecido (conforme imagem abaixo), porém, o recurso correto para utilização do recibo de férias é o hcm / vacationmanagement. Com isso, atente-se ao recurso correto no momento de selecioná-lo.
- O papel HCM - Assinatura de férias é usado para controlar a permissão para as pastas/documentos do DOC Studio da Senior a nível de RH. Esse papel é criado diretamente na senior X Platform e não é um papel do HCM. Quem controla quem irá estar nesse papel é o próprio cliente. Caso o cliente queira que alguém tenha permissão para ver os documentos de férias, ele deverá incluir o usuário manualmente nesse papel. Caso o cliente deseje que a visualização desses documentos seja restrita a apenas uma empresa para um determinado usuário, a recomendação/solução é não adicionar esse usuário no papel HCM - Assinatura de férias e dar a permissão por pasta (na pasta de Empresa, por exemplo). O DOC Studio permite dar permissão para as pastas filhas automaticamente ao dar permissão a uma pasta com nível mais alto;
- O papel HCM - Assinatura de Férias - Colaboradores é usado para controlar a permissão para as pastas do DOC Studio da Senior, a nível de Colaborador. Esse papel é criado diretamente na senior X Platform e não é um papel do HCM. Quem controla quem irá estar nesse papel é o próprio cliente. Caso o cliente queira que alguém tenha permissão para ver as pastas de férias, ele deverá incluir o usuário manualmente nesse papel;
As pastas HCM, Empresa e Tipo do Colaborador recebem a permissão do papel HCM - Assinatura de Férias - Colaboradores, permitindo acesso aos colaboradores associados ao papel, com objetivo de percorrer pelas pastas "genéricas" até a pasta e documentos com as permissões específicas, que são atualizadas frequentemente.
Ressaltamos que as permissões nas pastas HCM, Empresa e Tipo do Colaborador devem ser atribuídas diretamente no papel HCM - Assinatura de Férias - Colaboradores - as permissões inseridas manualmente serão descartadas após validação/atualização da rotina (geralmente 24h). - Caso a empresa seja renomeada, será criada uma nova pasta no DOC Studio para os novos recibos de férias, ou seja, os novos arquivos que forem enviados irão para a nova pasta (exemplo: HCM/novo nome). Na pasta antiga (exemplo: HCM/matriz), por sua vez, irão permanecer os documentos existentes até o momento da criação da nova pasta, ou seja, os documentos não serão movidos.
Informações importantes sobre a assinatura do recibo de férias:
- Para que seja possível usar a funcionalidade de assinatura do recibo de férias, torna-se necessário o colaborador possuir um e-mail cadastrado na empresa. Caso o colaborador não tenha um e-mail cadastrado, não será possível gerar a pendência de assinatura do recibo de férias, pois o DOC Studio da Senior exige;
Observação
Para que o e-mail de pendência de assinatura do recibo de férias seja enviado ao colaborador, o sistema verifica se o colaborador possui algum e-mail cadastrado na seguinte ordem:
- E-mail pessoal;
- E-mail profissional 1;
- E-mail profissional 2;
- E-mail do usuário na senior X Platform.
- Caso o colaborador tenha mais de usuário cadastro na empresa e não esteja sendo gerada pendência de assinatura para o usuário desejado, deverá ser removido um dos usuários e mantido apenas um que, por sua vez, irá acumular as permissões/papéis dos demais usuários;
- O usuário/colaborador dono do documento tem sua permissão concedida diretamente ao seu usuário às pastas/documentos do DOC Studio que lhe pertencem. O Gestor, por sua vez, não ganha acesso a nenhuma pasta/documento de seus liderados;
- Os eventos de assinatura do recibo de férias somente são gerados quando a data de início do recibo é maior que a data atual, ou seja, a funcionalidade de assinatura do recibo de férias não gera eventos para datas retroativas.
Como usar esta funcionalidade
Você pode realizar a assinatura do recibo de férias pendente e consultar o recibo de férias já assinado. Tanto para assinar quanto para consultar o recibo de férias, basta acessar a tela de Minhas férias.
Cálculo e publicação do recibo de férias
Para que a assinatura do recibo de férias fique disponível no Painel de Gestão, o recibo deve ser publicado através do relatório 008 - Publicação de Recibo de Férias (FPFE008.COL), da solução Gestão de Pessoas | HCM XT. Esse relatório publica os dados dos recibos de férias dos colaboradores nas tabelas do banco de dados da versão on-premise, integrando os dados dessa versão do sistema para a senior X Platform.
Atenção
- O recibo de férias gerado pelo Painel de Gestão possui modelo fixo e não pode ser customizado.
- O relatório 008 - Publicação de Recibo de Férias (FPFE008.COL) deve ser executado somente após as conferências e validação do cálculo de férias dos colaboradores.
- É possível automatizar a execução do relatório 008 - Publicação de Recibo de Férias (FPFE008.COL). Para mais informações sobre Processos Automáticos, consulte a documentação pertinente - no item Relatórios.
Assinar o recibo de férias
- Acesse o menu Gestão de Pessoas | HCM > Painel de gestão > Férias > Minhas férias;
- Na tela de Minhas férias, o recibo pendente de assinatura será apresentado na coluna Assinatura, com o status de Assinar;
- Clique no botão Assinar;
- Ao clicar no botão Assinar, a tela do DOC Studio será exibida e mostrará o PDF do recibo, informando dados como o início das férias, retorno ao trabalho, valor a receber etc.;
- No rodapé dessa tela, clique em Assinar documento;
- Ao clicar no botão de Assinar documento, o SignStudio processará e gravará a assinatura do documento automaticamente.
Observação
Para que seja possível utilizar a funcionalidade de assinatura do recibo de férias, torna-se necessário o colaborador possuir um e-mail cadastrado na empresa. Caso o colaborador não tenha um e-mail cadastrado, não será possível gerar a pendência de assinatura eletrônica de recibo de férias, pois o DOC Studio da Senior exige.
Para que o e-mail de pendência de assinatura do recibo de férias seja enviado ao colaborador, o sistema verifica se o colaborador possui algum e-mail cadastrado na seguinte ordem:
- E-mail pessoal;
- E-mail profissional 1;
- E-mail profissional 2;
- E-mail do usuário na senior X Platform.
Consultar o recibo de férias assinado
- Acesse o menu Gestão de Pessoas | HCM > Painel de gestão > Férias > Minhas férias;
- Na tela de Minhas férias, o recibo já assinado será apresentado na coluna Assinatura, com o status de Assinado;
- Clique no botão Assinado;
- Ao clicar no botão Assinado, será aberta uma tela com o PDF do recibo original.
Gerenciamento de assinaturas eletrônicas
Através da tela de Gerenciamento de assinaturas eletrônicas, o RH da empresa pode gerenciar e acompanhar os recibos de férias dos colaboradores, verificando se já foram assinados ou não. Essa tela pode ser acessada através do menu Gestão de Pessoas | HCM > Painel de gestão > Férias > Gerenciamento de assinaturas eletrônicas.
Importante
Para que o RH tenha acesso à tela de Gerenciamento de assinaturas eletrônicas, o Administrador precisa dar permissão de Visualizar no seguinte recurso: Gerenciamento de assinaturas eletrônicas (res://senior.com.br/hcm/vacationmanagement/eletronicSignatureManagement). Essa permissão é configurada em Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão de Papéis > Editar > Permissões, no serviço hcm / vacationmanagement.
A tela de Gerenciamento de assinaturas eletrônicas disponibiliza alguns filtros, para que o RH busque os colaboradores conforme desejado:
- Status da assinatura: selecione os status desejados, sendo as opções: Aguardando assinatura, Assinado, Documento em processamento e Erro;
- Empresa: informe a empresa que os colaboradores serão filtrados para listagem dos documentos;
- Filial: onde é possível informar o nome ou CNPJ da filial para busca;
- Departamento: selecione o departamento (por exemplo: RH, marketing...);
- Colaborador: seja pelo nome do colaborador, seja pela matrícula;
- Início das férias: selecione data inicial e final para filtrar, dentro desse período, o início das férias;
- Exibir colaboradores demitidos: este campo dispõe das opções Sim e Não. Ao selecionar Sim, os colaboradores já demitidos serão exibidos pelo filtro.
Importante
- O filtro Filial depende do preenchimento do filtro Empresa - caso contrário, ficará desabilitado;
- Os filtros Status da assinatura e Início das férias são de preenchimento obrigatório para o funcionamento da pesquisa - ao acessar a tela de Gerenciamento de assinaturas eletrônicas, ambos já estarão automaticamente preenchidos, sendo possível alterar seus campos. Os demais filtros são opcionais, e podem ser combinados para refinar ainda mais o resultado de sua pesquisa.
- Caso o filtro Status da assinatura apresente a opção de Erro, é possível executar o relatório Registro de erro da assinatura para obter mais informações.
As informações exibidas são agrupadas por Colaborador (Nome Completo - Matrícula), e os colaboradores são ordenados por Matrícula.
Atenção
A tela de Gerenciamento de Assinaturas Eletrônicas possui uma maneira diferente de aplicar a abrangência: diferente das demais telas do RH, onde é configurada na tela de Administração de Papéis uma abrangência a nível de Empresa, a tela de Gerenciamento de Assinaturas Eletrônicas respeita a abrangência configurada no serviço pelo Administrador, onde é possível definir a abrangência por Empresa, Filial e Departamento/Local. Assim, é possível restringir o acesso do RH apenas às empresas, filiais ou departamentos que forem de sua responsabilidade.
Caso a configuração não seja realizada pelo Administrador, a tela não irá aplicar a abrangência, permitindo ao RH visualizar todas as informações.
Essa configuração deve ser feita pelo Administrador do sistema, na aba Filtros na tela de Gestão de Papéis da senior X Platform, para o serviço hcm / vacationmanagement.
DOC Studio da Senior
Quando você clica em Assinar documento, o documento é convertido para o formato .PDF. Depois, o documento é encaminhado para assinatura do Colaborador usando um serviço do DOC Studio.
Segurança da assinatura garantida
O Painel de Gestão usa o Sign Studio da Senior para viabilizar o processo de assinatura eletrônica, seguindo todas as diretrizes de segurança e de validação dos dados.
Se você tem dúvidas sobre a validade de assinaturas eletrônicas e quais mecanismos de segurança nós usamos, confira a documentação de validade jurídica do Sign Studio.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que é a Assinatura eletrônica no Painel de Gestão?
É a assinatura do colaborador, feita eletronicamente, de documentos gerados pelo processo de férias sem a necessidade de certificado digital.
Como funciona a Assinatura eletrônica?
Para validar a assinatura, é criada uma chave de verificação composta pela criptografia de dados do assinante, como e-mail, IP, código de acesso, nome completo, data, hora, dentre outros dados.
Quais documentos são possíveis assinar pelo Painel de Gestão?
Atualmente, está disponível a Assinatura eletrônica do recibo de férias.
Qual a relação da Assinatura eletrônica no Painel com o DOC Studio?
O Painel de Gestão utiliza os serviços do DOC Studio da Senior para viabilizar o processo de assinatura. O Painel de Gestão é o portal que direciona o usuário ao processo do DOC Studio e informa a situação da assinatura.
Qual a validade legal da Assinatura eletrônica?
A solução tem por objetivo assegurar que o fluxo de assinatura e/ou aprovações internas é válido, contudo, não tem a finalidade de assegurar a validade jurídica dos documentos.
Qual o fluxo de vida do processo de Assinatura eletrônica?
Após o cálculo dos recibos no HCM XT, um documento com o recibo é criado na estrutura de pastas do DOC Studio. O colaborador é, então, notificado. E pela tela Minhas Férias, pode clicar no botão Assinar. Esse botão direciona o colaborador para a tela de assinatura do DOC Studio, onde informando o código disponibilizado por e-mail, é feita a assinatura eletrônica.
É possível consultar recibos já assinados?
Sim. Na tela de Minhas férias, o recibo já assinado será apresentado na coluna Assinatura, com o status de Assinado.
É possível a customização e utilizar outros relatórios para a Assinatura eletrônica?
Não. Atualmente, a assinatura está disponibilizada apenas para o recibo de férias.
Quais são os requisitos para utilizar a Assinatura eletrônica?
Além de configurações para ativação no Painel de Gestão e do DOC Studio, é obrigatório que o colaborador possua um e-mail válido cadastrado no Painel de Gestão.
Há algum custo adicional para implantar a Assinatura eletrônica?
Não. A funcionalidade da Assinatura eletrônica já está liberada para você, nosso cliente, sem custo adicional.
É necessário comprar o DOC Studio para possuir a funcionalidade de Assinatura eletrônica?
Existe um volume de dados inicial e gratuito para armazenamento de documentos no DOC Studio da senior X Platform, portanto, não é necessário contratar qualquer serviço adicional para utilizar a funcionalidade de assinatura eletrônica de férias.
Porém, a assinatura de serviços do X Studio (que engloba o DOC Studio) é recomendada, para garantir o pleno funcionamento de nossa moderna e segura solução de armazenamento de documentos na cloud em todos os processos da empresa (por exemplo, além da assinatura eletrônica de férias: contratos de serviços com fornecedores externos, envio de contratos para clientes, uso jurídico interno, uso entre áreas etc).
Para acompanhar o volume de dados utilizados no DOC Studio e avaliar a necessidade de compra de um pacote maior, verifique o menu Tecnologia > Digital > Gestão X Platform.
Para mais informações sobre assinatura de pacotes de serviços, verifique a página sobre o Free Tier.
A assinatura eletrônica de férias utiliza DOC Studio e SIGN Studio. Qual a diferença entre eles?
O DOC Studio armazena os documentos que são fruto da assinatura eletrônica de férias, contabilizado pelo volume de dados.
Já o SIGN Studio visa a assinatura eletrônica em si, ou seja, contabiliza a quantidade de assinaturas realizadas.
Na prática, para garantir o funcionamento gratuito dessas soluções, é necessário respeitar seus limites descritos na documentação sobre o Free Tier.
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
É considerado uma assinatura eletrônica todo som, símbolo ou processo eletrônico anexado a um contrato, que é executado por uma pessoa com a intenção de assinar um registro.
Exemplos: Token, Digital, SMS e Voz, Geolocalização, Usuário + Senha, código de segurança, assinatura no papel digitalizada, assinatura digital, assinaturas de e-mail, aceite digital etc.
Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica no qual usa-se uma criptografia para associar o documento assinado ao usuário que assinou. É preciso ter um certificado digital homologado por uma instituição oficial. Essa opção de assinatura, além de garantir a autenticidade dos assinantes, ainda garante que o documento não será alterado após o acordo entre as partes ter sido firmado.
Qual a diferença entre os relatórios FPFE003 e FPFE008?
O relatório 003 - Recibo de Férias (FPFE003.COL) é responsável por emitir o recibo na versão on-premise (versão 6), além de enviar os dados do recibo para o Painel de Gestão.
Já o relatório 008 - Publicação de Recibo de Férias (FPFE008.COL) é responsável por disponibilizar o recibo previamente gerado pelo relatório 003 - Recibo de Férias (FPFE003.COL) para assinatura no Painel de Gestão.
Clientes que não utilizam a Assinatura eletrônica, mas desejam enviar os recibos para o Painel de Gestão, devem executar o relatório 003 - Recibo de Férias (FPFE003.COL). Aqueles que desejam ter a Assinatura eletrônica, devem executar os relatórios FPFE003 e FPFE008 em ordem.
O que fazer quando uma pendência de assinatura de férias não foi gerada / apresenta status de Erro?
Execute o relatório Registro de erro da assinatura para analisar, com mais detalhes, informações sobre o Erro em questão.
Lembre-se, também, de verificar se o colaborador que não teve sua pendência de assinatura gerada está na listagem.
Alternativamente, é possível refazer a programação de férias do colaborador e executar o relatório 008 - Publicação de Recibo de Férias (FPFE008.COL) novamente.
Caso o erro Todos os endereços de e-mail destinatários estão na lista de bloqueados. E-mails: [usuário@domínio.com.br]. tenha ocorrido, é necessário verificar se o e-mail em questão está bloqueado ou inativo na senior X Platform.
English
Español
