Vacation management

Para executar o processo de Gestão de Férias, é necessário que os recursos de permissão estejam corretamente configurados na tela Gestão de Papéis, da plataforma senior X.

A configuração de permissões normalmente é feita apenas uma vez, no momento da implantação do módulo. Mas o administrador de sistema pode alterá-la a qualquer momento, se necessário.

Para saber como configurar as permissões na plataforma e ver a relação dos recursos que pertencem ao Painel de Gestão, clique aqui.

The Administrator is responsible for parameterizing the indications that define which features will be available/blocked for the Worker, Manager and HR roles.

Estes assinalamentos são configurados em: Painel de Gestão > Configurações > Configurações gerais > Férias.

O usuário administrador deve conceder permissões aos papéis relacionados ao RH e colaboradores, para estabelecer regras sobre os cadastros e solicitações de férias.

Estas permissões são configuradas em Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão de Papéis > Editar > Permissões, no serviço hcm / vacationmanagement:

• RH: liberar a permissão para configurar a política de férias e executar demais ações na gestão de férias. Para isso, os usuários que exercem função de RH devem ter permissões para Editar, Excluir, Incluir e Visualizar os seguintes recursos:
  • Empresa
  • Política de férias
• Colaboradores: liberar a permissão para fazer a solicitação das férias e executar demais ações essenciais. O colaborador deve ter a permissão de Visualizar o seguinte recurso:
  • Usar o cálculo de férias baseado na política

Na política de férias são definidas as regras levadas em consideração em cada filial para as solicitações de férias dos colaboradores.

O cadastro da política da férias pode ser feito por um usuário (Tenant) que exerça função de administrador ou RH, pelo menu: Painel de Gestão > Férias > Política de férias.

As regras definidas na política da filial são validadas no momento da solicitação das férias. Ou seja, não é possível registrar um pedido que não se encaixe na política vigente.

Todas as empresas possuem uma política padrão, predefinida e de abrangência total. Os cadastros de regras diferenciadas para a política de férias no sistema são opcionais. No entanto, a política padrão não pode ser excluída e possui regras de acordo com os assinalamentos descritos nos próximos itens dessa documentação.

• Fracionamento: esta regra permite utilizar o fracionamento de férias conforme previsto pela legislação trabalhista vigente. É possível selecionar as formas de fracionamento que serão consideradas pela empresa e validadas no momento da solicitação do colaborador. Na Política padrão, as opções Uma parte (30 dias), Duas partes e Três partes vem selecionadas por padrão.
  
  No fracionamento, os dias de férias são somados com os dias de abono.

• Solicitação de férias: esta regra deve ser usada obrigatoriamente por todas as empresas, informando os Dias de antecedência com os quais as férias devem ser solicitadas (mínimo de 30 dias).
• Alterar solicitação de férias: permite alterar uma solicitação de férias que já foi programada. É possível alterar qualquer informação da programação de férias, desde que respeitando os Dias de antecedência indicados na regra. Não é possível alterar uma programação de férias já calculada.
• Cancelar solicitação de férias: permite que o colaborador cancele uma solicitação de férias que já foi programada, desde que respeitando os Dias de antecedência indicados na regra. Além disso, é necessário que o Administrador habilite o campo Permitir que o colaborador cancele férias programadas, disponível ao acessar Painel de Gestão > Configurações > Configurações gerais. Não é possível cancelar uma programação de férias já calculada.

• Dobra, início e data de retorno: esta regra consiste a data de início da solicitação ou retorno de férias, considerando o período aquisitivo do colaborador e a data de vencimento do período concessivo. Nesta validação, a quantidade de meses do período concessivo a ser considerada é conforme o cadastro de Sindicatos do Administração de Pessoal. If the worker does not enjoy vacations until the end of the concession period, he or she has the right to receive double the vacations value.

• Período anterior quitado: esta regra verifica se o período concessivo anterior foi quitado, considerando os dias de férias já usufruídos pelo colaborador para realizar as próximas solicitações. São considerados todos os dias de férias quitados, agendados e solicitados.

Estas regras servem para validar a data de início das férias informada pelo colaborador. Quando estão ativas, estas configurações impedem a solicitação de férias cujo início se dá em datas não permitidas pela legislação trabalhista.

• Compensação: garante que os colaboradores não solicitem férias iniciando no mesmo dia de uma compensação de horas.
• Descanso Semanal Remunerado (DSR): garante que os colaboradores não solicitem férias iniciando em um DSR ou no período de dois dias que o antecede.
• Feriado: garante que os colaboradores não solicitem férias iniciando em um feriado ou no período de dois dias que o antecede.
• Folga: garante que os colaboradores não solicitem férias iniciando no mesmo dia de uma folga.

Esta validação ocorre no momento em que o colaborador abre uma solicitação de férias.

Por padrão, todas as opções acima ficam habilitadas. Se quiser que o sistema não faça alguma dessas verificações, basta desabilitar a opção correspondente.

Origem dos tipos de horário no sistema

As informações para validar cada tipo de horário (Compensação, DSR, Feriado e Folga) são obtidas a partir do Gestão de Pessoas | HCM - versão 6, nos locais abaixo:

• Compensação, DSR e Folga: cadastro de escalas (FR006ESC)
• Feriados: cadastro de feriados (FR002FER)

• Solicitação de abono: esta regra permite o abono de férias aos colaboradores, com a possibilidade de definir um período em meses para os quais ele pode ser solicitado. Caso não seja informado o período em meses, o abono poderá ser solicitado para qualquer momento do ano.
• Tipo de abono: ao utilizar a regra de abono de férias é obrigatório definir um Tipo de Abono para se aplicar à política. Considerando todos os abonos quitados, agendados e solicitados, não poderá ultrapassar o período de 10 dias.
  • Até 10 dias: este tipo de abono possibilita o fracionamento entre as solicitações de abono;
  • 10 dias fixos: neste tipo de abono, só pode ser feita uma única solicitação;
  • 1/3 sobre o n° de dias solicitados: o abono será aplicado sobre 1/3 dos dias da solicitação. Não é obrigatório utilizar este tipo de abono nas solicitações posteriores. Em casos nos quais o abono já era utilizado anteriormente, a política padrão apresenta este tipo de abono.

• Férias com início anterior ao período concessivo: esta regra permite que o colaborador programe o início de gozo das férias antes de completar o período aquisitivo total e iniciar o concessivo, ou seja, 12 meses completos que dão direito a 30 dias de férias. Se esta regra não for utilizada, a data de início das férias deverá ser posterior ao fim do período aquisitivo e o número de dias não poderá ultrapassar a projeção feita até o fim do período aquisitivo (considerando dias quitados, agendados e solicitados).
• Férias superiores ao saldo do período aquisitivo em curso: ao utilizar esta regra, será possível solicitar um número de dias de férias superior ao saldo do período aquisitivo selecionado. O limite de dias que podem ser solicitados é definido por um cálculo de projeção até a data de início das férias. Com esta regra habilitada, é possível que os colaboradores tenham um saldo de férias negativo.
• A programação de férias coletivas não impacta no saldo do período que é exibido no sistema. Ela é exibida no período mais antigo (desde que fique dentro do período aquisitivo ou concessivo) porém ela pode ser calculada em um período diferente de acordo com o saldo na hora do cálculo.

Funcionamento do cálculo de projeção da Política de Férias

Apesar do sistema apresentar um saldo de férias em tela, a Política de Férias realiza o cálculo da projeção de direito de férias. O objetivo desse cálculo é garantir que a solicitação de férias realizada pelo Painel de Gestão será executada corretamente na versão on-premise (versão 6) do Gestão de Pessoas | HCM.

O cálculo da projeção é realizado com base na data inicial e final do período aquisitivo. São avaliados os afastamentos que o tipo da situação possui o assinalamento Perde férias. Nesse caso, é somada a quantidade total de dias de faltas que, por sua vez, será utilizada na regra de direito de dias de férias, cadastrado no sindicato.

Também são considerados os que possuem o campo Perde direito de férias (configurado no tipo de situação do afastamento):

• interrompe e continua no retorno (Serviço militar);
• perde avo correspondente ao mês.

A Política de Férias respeita apenas as configurações de faltas x direito que estiverem cadastradas no sindicato quando o campo Mudou Direito (presente na guia Cadastro, da tela Sindicatos, da versão on-premise/versão 6 do Gestão de Pessoas | HCM) estiver igual a N - Não. Isso acontece, pois atualmente a política não tem suporte para o controle de faltas x direito com históricos de alteração.

Por padrão, a rotina busca o que estiver no sindicato, se não é utilizado o padrão da CLT (regra abaixo).

• se faltas < 6 então são 30 dias de direito a férias;
• se faltas < 15 então são 24 dias de direito a férias;
• se faltas < 24 então são 18 dias de direito a férias;
• se faltas < 33 então são 12 dias de direito a férias;
• senão são 0 dias de direito a férias.

• Adiantamento: esta regra permite que os colaboradores solicitem o adiantamento do 13º salário. É possível definir um período em meses para os quais o adiantamento pode ser solicitado, quando o período não for informado, o adiantamento pode ser solicitado para qualquer momento do ano.

O colaborador pode solicitar as próprias férias por meio da tela Minha programação de férias, em Férias > Minhas Férias.

Na tela de programação de férias é possível:

• Visualizar os períodos em aberto e quitados.
• Selecionar o período aquisitivo desejado.
• Solicitar as férias, que serão encaminhadas para aprovação de um usuário que exerce o papel de Gestor e posteriormente RH (se houver) dependendo da política da empresa.
• Pedir o adiantamento de décimo terceiro salário e abono de 1/3 do direito de férias, desde que a política da empresa permita.
• Anexar um documento (por exemplo: um e-mail do gestor onde foi aprovada uma situação particular sobre a solicitação). O anexo pode ter até 2Mb de tamanho.

Em relação ao período aquisitivo selecionado para fazer a solicitação de férias, deve-se considerar:

• É possível fazer mais de uma solicitação para o mesmo período aquisitivo;
• Não é possível fazer uma solicitação de férias se houver um período aquisitivo anterior ao selecionado que esteja em aberto. É necessário quitar o saldo desse período anterior antes de solicitar no período selecionado;
• If the Manager has already requested vacations for the period, the Worker is notified and cannot cancel the vacations that were scheduled by the Manager.
• Colaboradores que possuem o tipo de escala intermitente, geração automática ou definida na data de início das férias solicitadas, devem passar por uma validação relacionada ao início das férias, evitando inconsistências.

The request flowchart has the following situations:

• Accept: occurs when the Worker's request is approved by both the Manager and the HR department (if there is one). At this time, the Worker is notified about the approval.
• Reject: occurs when the Manager or HR department (if there is one) rejects the request, at this moment the Worker and/or Manager is notified.
• Return to requester: occurs when the Manager, HR department (if there is one), or the integration with Human Capital Management | HCM finds an error in the request and returns it for the Worker so he or she can change it and submit it again for approval. The Worker is notified at this time.

Ambas as ações – alterar ou cancelar férias – podem ser realizadas pelo próprio colaborador.

Para alterar a solicitação de férias, o colaborador deve acessar Minhas férias > Detalhar > Ajustar programação. Fazê-lo, porém, dependerá:

• da validação das condições impostas pela Política de férias, pelas quais a solicitação de alteração férias sempre passará;
• das opções Necessita aprovação do gestor e Necessita aprovação do RH estarem desabilitadas nas Configurações gerais - caso contrário, o colaborador não poderá alterar a solicitação de férias já realizada.

Já quando o colaborador deseja cancelar as férias que solicitou, é necessário acessar Minhas férias > Detalhar > Cancelar programação. E, assim como a alteração do pedido de férias, o cancelamento também possui suas observações:

• A existência de fluxos de aprovação. A tabela abaixo ilustra todos os cenários possíveis, de acordo com as Configurações gerais:
  • Cenário 1: opções Necessita aprovação do gestor e Necessita aprovação do RH estão ambas habilitadas;
  • Cenário 2: apenas a opção Necessita aprovação do gestor está habilitada;
  • Cenário 3: apenas a opção Necessita aprovação do RH está habilitada;
  • Cenário 4: opções Necessita aprovação do gestor e Necessita aprovação do RH estão ambas desabilitadas.

Colaborador cancelando uma solicitação de férias
Cenários de configuração do fluxo de aprovação	Request situation	Opções
		Permite o cancelamento?	Valida a política de férias?
1. Colaborador Gestor RH	Aguardando aprovação do Gestor	Sim	Não
	Retornado pelo Gestor para ajustes do colaborador	Sim	Não
	Aguardando revisão do RH	Sim	Sim
	Em análise com o RH	Não	-
	Retornado pelo RH para ajustes do solicitante	Sim	Sim
2. Colaborador Gestor	Aguardando aprovação do gestor	Sim	Não
	Retornado pelo gestor para ajustes do colaborador	Sim	Não
3. Colaborador RH	Aguardando revisão do RH	Sim	Não
	Em análise com o RH	Não	-
	Returned for adjustments	Sim	Não
4. Colaborador	Aguardando aprovação	Sim	Não

Integration with Senior's Personnel Management Solution

No caso de um eventual problema de integração do pedido de cancelamento com o módulo on-premise, será exibido o botão Excluir a solicitação de cancelamento, que permitirá fazer a exclusão desse pedido.

Basta clicar no botão, regularizar a situação que impediu a integração e efetuar o pedido de cancelamento novamente.

O gestor de uma equipe pode programar férias para um ou mais colaboradores em:

• Férias da equipe > Programar férias ou em Férias da equipe > Em aberto > botão Programar férias.

Essa solicitação de férias pode ser realizada coletivamente, ou seja, incluindo vários colaboradores na mesma solicitação: que, obrigatoriamente, compartilharão uma única configuração de férias (com a mesma data de inicio, mesma quantidade de dias, mesmo abono etc), não sendo possível programar mais de um período de férias por colaborador nessa mesma ação.

É possível, porém, editar programações de férias individuais, fazendo-as em ações separadas com um colaborador de cada vez.

Além da solicitação de férias, é possível pedir o adiantamento de décimo terceiro salário e abono de 1/3 do direito de férias, desde que a política da empresa permita.

Caso a empresa possua a opção de aprovação do setor de RH (Configurações gerais) o fluxo possui as seguintes situações:

• Accept: occurs when the Manager's request is approved by the HR department. Neste momento o Gestor é notificado e a solicitação de férias passa de Aguardando aprovação para Programada.
• Reject: occurs when the HR department rejects the request, at this moment the Manager is notified with the reason for the rejection and a new vacation request process must be started.
• Return to requester: occurs when the HR department or the integration with Human Capital Management | HCM finds an error in the request and returns it for the Manager so he or she can change it and submit it again for approval. During this moment, the Manager is notified and the pendency becomes available for consultation at: Vacations > Awaiting approval > Pendencies Returned from the HR Department tab.

A vacation schedule can also be modified or canceled, as long as it is not calculated yet. When changing it, the schedule is canceled in the Personnel Management module and a new vacation request sequence is started in the Management Dashboard.

As férias dos liderados de um usuário que exerce função de gestor podem ser consultadas pelo calendário, em Férias > Férias da equipe > Calendário. It displays the following information:

• Percentage of workers on vacation on the period shown in the calendar;
• Schedules of vacations started from the current month onwards;
• Receipts of vacations started from the current month onwards;
• Vacation requests pending approval from the Manager;
• Vacation requests pending approval from the HR department.

Consultar os períodos de férias em aberto

O usuário com função de gestor pode acompanhar os períodos de férias dos seus liderados diretos e indiretos através do Analytics da equipe ou através da tela Férias > Férias da equipe > Em aberto.

Vacation schedules are listed for each vesting period, ordered by the concession period expiration date, split between accrued vacations, vacations expiring in the next 90 days and vacations expiring in 90 to 180 days.

Consult scheduled and calculated vacation

In the Scheduled Vacations and Calculated Vacations screens, the Manager can consult vacations that were approved by the HR department and the ones already calculated by the Personnel Management module of Human Capital Management | HCM.

O usuário que exerce a função de gestor de uma equipe avalia as solicitações de férias dos seus liderados, desde que a empresa determine, através da tela Aguardando aprovação de férias. It displays the following tabs:

• My pendencies, which lists the Worker's requests that were not yet evaluated by the Manager;
• Pending with the HR department, after the Manager's approval, requests are sent to the HR department for approval, if the company defined it;
• Pendencies returned from the Hr department, if the HR department returns them for the worker to make any adjusts.

A cada nova solicitação de algum colaborador o gestor é notificado, desde que as solicitações necessitem de sua aprovação.

After the Manager approves the worker's vacation requests, the approval goes to the HR department (if the company defined this option), which views it in the requests screen and validates whether the schedule is correct to issue the vacation notice.

O módulo Painel de Gestão disponibiliza a funcionalidade de Assinatura eletrônica de férias: onde o colaborador tem a possibilidade de realizar a assinatura do recibo de férias eletronicamente, e o RH pode fazer o acompanhamento dessas assinaturas para verificar quais colaboradores já assinaram os recibos. Para conhecer esse processo, consulte a documentação da Assinatura eletrônica de férias.

O aviso e o recibo de férias são emitidos pelo módulo Administração de Pessoal do Gestão de Pessoas | HCM (on-premise). Isto é feito pelas seguintes telas:

• Emitir o aviso: Colaboradores > Férias > Listar > Doctos. Férias > 002 - Aviso de Férias (FPFE002.COL)
  • Para que os colaboradores sejam notificados e acessem o aviso pelo Painel de Gestão, é necessário informar "Sim" no campo Enviar o aviso de férias para o HCM
• Emitir o recibo: Colaboradores > Férias > Listar > Doctos. Férias > 003 - Recibo de Férias (FPFE003.COL)
  • Para que os colaboradores sejam notificados e acessem o recibo pelo Painel de Gestão, é necessário informar "Sim" no campo Enviar o recibo de férias para o HCM
• Para ambos os documentos, também é necessário cadastrar a mensagem de orientação da notificação no campo Mensagem da notificação.

Cabe também ao RH tratar determinadas exceções, como quando o colaborador possui um período de férias vencido, por exemplo. Neste caso, colaborador e gestor não conseguirão fazer a solicitação de férias, situação que deve ser tratada pelo RH através do Administração de Pessoal.

Calculate vacation receip

O cálculo do recibo de férias é efetuado de forma individual ou coletiva pelo módulo Administração de pessoal do Gestão de Pessoas | HCM em:

• Colaboradores > Férias > Recibos > Individual (FRFERIND)
• Colaboradores > Férias > Recibos > Coletivas (FRFERCOL)

Você pode consultar os recibos de férias e os avisos de períodos programados ou quitados. Os relatórios para consulta ficam disponíveis em Férias > Minhas férias > Período aquisitivo > Ações:

• Receipt
• Vacation notice
• Solicitação de abono de férias (se houver abono)

Caso a empresa utilize a funcionalidade da Assinatura eletrônica de férias, os colaboradores podem consultar seus recibos pendentes de assinatura e os já assinados. Para verificar o passo a passo de como fazê-lo, consulte a documentação de Assinatura eletrônica de férias .

Como os usuários recebem as notificações de férias

Todas as notificações do Painel de Gestão sempre são enviadas ao usuário em forma de notificação da plataforma senior X.

Para recebê-las no e-mail, é preciso que o usuário habilite a opção Receber notificação por e-mail em: Painel de Gestão > Configurações > Opções gerais.

Notificações enviadas pelo Painel de Gestão para o processo de férias

	Detalhes da notificação
Tipo de notificação	Quem recebe	Quando é enviada
Período concessivo de férias de um liderado está próximo do vencimento	Gestor	O gestor é notificado quando o período concessivo de férias de um liderado completa um ano e nove meses. Esta notificação é enviada mesmo que o colaborador já tenha uma programação de férias para o período.
Solicitação de férias	Colaborador	O colaborador é notificado quando: Uma solicitação de férias dele é aprovada ou rejeitada (pelo gestor ou pelo RH). Uma solicitação de férias dele apresenta algum problema e ela é retornada para ele fazer os ajustes.
	Gestor	O gestor é notificado quando: Ele recebe uma solicitação de férias de um liderado que precisa de sua aprovação. Uma solicitação de férias de um liderado é aprovada ou rejeitada pelo RH. Esta notificação é enviada somente se o Gestor fizer parte do fluxo de aprovação das férias.
Aviso de férias	Colaborador	O colaborador é notificado quando o aviso de férias está disponível para consulta (depois de a solicitação de férias ter sido aprovada). Esta notificação só é enviada quando o RH configurou o envio pelo campo Enviar notificação de aviso de férias para o HCM no Administração de Pessoal (tela de emissão do aviso de férias).
Recibo de férias	Colaborador	O colaborador é notificado quando o recibo de férias dele está disponível para consulta (depois de a solicitação de férias ter sido aprovada). Esta notificação só é enviada quando o RH configurou o envio pelo campo Enviar notificação de recibo de férias para o HCM no Administração de Pessoal (tela de emissão do aviso de férias). Para as empresas que utilizam a funcionalidade da Assinatura eletrônica de férias, o RH precisa gerar o relatório FPFE008.COL, após realizar a conferência das férias dos colaboradores. Depois desse processo, o recibo de férias é liberado na senior X Platform, e então é gerada para o colaborador a pendência de assinatura do recibo.
Período concessivo de férias de um liderado iniciou	Gestor	O Painel de Gestão verifica diariamente se há colaboradores iniciando o período concessivo. Quando há, o gestor é notificado sobre o início de um novo período concessivo de férias de seus liderados — diretos ou indiretos. Sempre é gerada uma única notificação, agrupando os liderados por gestor.

Atualmente, o Painel de Gestão não permite escolher quais dessas notificações os usuários vão receber.

Além dessas notificações, o Painel de Gestão também possui o Insight de Férias próximas, onde os gestores recebem uma notificação (via senior X Platform e por e-mail) de acompanhamento dos membros da equipe que estão saindo ou retornando de férias na semana seguinte.

Para mais informações sobre Insights, você pode consultar a página Insights.