El concepto de Integración Financiera se aplica a las empresas que realizan la gestión financiera a través de un sistema ERP y, en este caso, necesitan que los documentos de pago generados en Administración de Personal estén integrados en este sistema. En este proceso, abordaremos la integración financiera del módulo con el de Gestión Empresarial | ERP sénior.
Las cuestiones pendientes que se generen con el cálculo de nómina, vacaciones, bajas y pago a terceros, deberán contabilizarse en las cuentas por pagar (cuentas financieras) del ERP. Para ello es necesario parametrizar estas cuentas en los códigos de integración financiera (CIF) en Administración de Personal. El CIF alberga la información necesaria para generar la entrada en el ERP (código de transacción, cuenta contable, cuenta financiera, código de proveedor, tipo de duplicado, entre otros). Si es necesario, las cuestiones financieras también se pueden recrear en Administración de personal.
Cuando se paga una fianza antes de descontar los montos de la nómina de los empleados, los CIF no cubren las necesidades. En este caso se debe utilizar facturas, las cuales tienen el objetivo de crear un título antes de procesar la hoja y contabilizar los valores de cada empleado en el movimiento para su posterior integración en la hoja mensual. Como ejemplo del uso de facturas tenemos planes de salud, farmacias o convenios con tiendas y mercados. En estos ejemplos, la empresa realiza el pago del convenio antes de descontarlo del empleado. Usando el recurso, se ingresa el descuento para el empleado y se genera el título en las cuentas por pagar para el miembro.
Antes de iniciar el proceso de integración financiera, asegúrese de que todo lo necesarioparametrizaciones necesarias para la integración de Gestión de Personas con ERP. También asegúrese de haber establecido la conexión entre los sistemas, a través de la Integración ERP >Conectar ERP.
Importante
Antes de realizar la integración, es necesario verificar que todos los asuntos pendientes de eSocial fueron recibidos exitosamente por el Gobierno. Si la integración se realiza mientras hay diseños pendientes relacionados con pagos, por ejemplo, será necesario volver a hacerlo después de recibir estos diseños.
El estado de los asuntos pendientes se puede consultar a través de la pantalla de consultas pendientes de eSocial (FR350STA).
Flujo del Proceso
Lo que usted puede hacer:
Cada CIF es responsable de vincular los valores de la Administración de Personal y las cuentas de la Gestão Empresarial | ERP. Por tanto, es necesario configurar los CIF necesarios para la generación de pendientes y posterior integración entre los sistemas. Es muy importante evaluar la cantidad de CIF que se crearán, ya que un gran volumen puede afectar el rendimiento del cálculo de la hoja.
Los CIF son entradas únicas en la base de datos. Algunos tipos de CIF necesitan centros de costos, que están definidos por la empresa. En este caso, fue necesario informar el centro de costo estándar de cada empresa.
Durante el proceso dehoja de calculo ygeneración de impuestos, el sistema crea automáticamente asuntos financieros pendientes para los títulos generados.
En este caso, le corresponde al usuario validar los valores generados, para asegurarse de que todos los valores pendientes son correctos y que están integrados en el ERP. La validación se puede hacer a través de la pantalla en el sistema oa través de informes.
En Administración de Personal es posible indicar cómo se integrarán los datos con Gestão Empresarial | ERP y si esta integración será automática, o si el sistema emitirá un mensaje preguntando si se deben integrar los valores calculados.
La integración de asuntos pendientes de las tablas de Gestión de Personas debe luego integrarse con las tablas del ERP, en base a los asuntos pendientes para generar títulos abiertos en Cuentas por Pagar.
El sistema permite recrear asuntos pendientes para su posterior integración con el ERP. Esta tarea normalmente se realiza cuando se modifica manualmente un valor de nómina, vacaciones o terminación, es decir, luego de que el sistema calcula los valores de la rutina en cuestión. Sin embargo, las diferencias no pueden ser solo de montos, ya que puede haber cambios en algún código de transacción, naturaleza de los gastos o cualquier otra información financiera. En estos casos la información es divergente, obligando así a recrear la asignatura pendiente.
Hay algunos tipos de CIF que dependen de temas de terminación para que sus valores se calculen correctamente. El sistema no puede predecir esto si el usuario recrea primero los problemas de la hoja y luego los problemas de terminación. Por lo tanto, es necesario tener cuidado al seleccionar los elementos para recrear.
Una factura es, en general, una factura por algún beneficio que el departamento de Recursos Humanos ha contratado. Un ejemplo es el valor de la factura (NF) del plan de salud, cuyo valor fue pagado por la empresa antes de descontarlo del empleado.
Cada factura puede ser ingresada al sistema, permitiendo ingresar un valor financiero para integrar con el ERP y también ingresar los valores individuales a los colaboradores, conciliando el valor total de la factura con el total de valores ingresados a ser descontados/pagados en la nómina en el evento correspondiente.
La conciliación de estas facturas permite consultar sus valores, evento por evento, para cada empleado, después del cálculo de la hoja. Si existe inconsistencia en los valores generados, esto se puede ajustar en la transacción o directamente en el estado financiero. Esta conciliación se puede realizar a través de pantallas oa partir de informes.
Para utilizar el recurso de factura del sistema, primero es necesario definirlos, informando los parámetros y detalles que se utilizarán para cada tipo de factura que se contabilizará.
Una vez definidas las facturas, se debe realizar su ingreso. En este punto, se creará un título en las cuentas por pagar en Gestão Empresarial. Después de creado el título, los valores individuales de cada contribuyente se pueden incluir en el movimiento variable o movimiento fijo.
Después de realizar elcálculo de hoja mensual, estos valores estarán en el estado financiero, es decir, fueron considerados en el cálculo, estando disponibles para realizar la conciliación de las facturas. La conciliación demuestra, después del cálculo de la hoja, si los importes de las facturas contabilizados a los empleados y calculados en la hoja no se modificaron, que son correctos y que cierran con el importe total de la factura.
El sistema dispone de modelos específicos para la comprobación y conciliación de los importes pendientes de integración. Son ellos:
- Plantilla para presentar todos los lanzamientos que están pendientes de integración:
- Integración ERP > Integración Financiera > Facturas > Listado > Modelo 02 (Integración pendiente de conferencia).
- Plantilla para presentar un resumen de información que está pendiente de integración:
- Integración ERP > Integración Financiera > Facturas > Listado > Modelo 03 (Resumen de Pendientes).
- Plantilla para conciliar los montos generados en la nómina con el monto de la factura, presentando además el número de título generado:
- Integración ERP > Integración Financiera > Facturas > Listado > Modelo 05 (Informe de Conciliación de Facturas).
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