Integraciones con Gestión Empresarial | ERP
Concepto
Gestión de Personas | HCM permite la integración contable y financiera con el sistema de Gestión Empresarial | ERP Senior, para realizar la gestión integrada de valores, pendientes financieras, contabilidad y aplicación de técnicas para el control del patrimonio de las organizaciones.
La integración tiene como objetivo llevar los datos de nómina al ERP contable/financiero, generando asientos contables y cuentas por pagar, referentes a salarios de empleados, impuestos, pagos a terceros y convenios. La función incluye cuatro tipos de integración de datos:
- Proveedores
- Integración contable
- Integración financiera
- Integración de facturas
Parametrizas necesarias
Para la correcta integración entre los sistemas, inicialmente es necesario hacer algunas configuraciones en las pantallas de la Administración de Personal, en la Central de Configuración Senior y en la Gestión Empresarial | ERP, sólo entonces es posible seguir con los procesos de integración. Todos los procedimientos y parametrizaciones necesarias se detallan a continuación:
En el Centro de Configuración Senior:
La aplicación Centro de Configuración Senior es accedida por el ejecutable SeniorConfigCenter.exe, ubicado en el directorio de instalación del sistema, generalmente en C: \ Senior \ SeniorConfigCenter.exe.
Una vez que la integración con el ERP ocurre vía web service, posibilita la generación de un registro de procesamiento durante la integración. Para configurarlo correctamente, introduzca la ruta de acceso al archivo XML en la clave correspondiente.
Configurar las claves
Establezca la forma de autenticación (opcional)
Para autenticar la conexión entre la Administración de Personal y el ERP, es posible utilizar la autenticación NTLM o LDAP, donde la conexión se realiza a través de un token generado con base en el usuario activo de la Gestión de Personas | HCM.
Si la configuración se ha realizado correctamente, siempre que se accede al menú Integración ERP> Conectar ERP, los sistemas se conectarán sin solicitar la información de inicio de sesión del usuario.
Definiciones exclusivas para la integración financiera
En la Gestión Empresarial | ERP:
La figura del proveedor está representada por un código generado por la Administración de Personal con el objetivo de hacer los debidos pagos en el ERP. Un proveedor puede provenir del registro de Colaboradores, Terceros, Dependientes u otras empresas. Esta característica centraliza la inclusión de estos registros, permitiendo enviar varios a la vez y validar información en el momento en que se cargan los registros, disponiendo de varias opciones de filtro.
Pueden considerarse dos tipos de registro de proveedor:
- Personas Físicas: pueden ser marcados "Colaboradores" o sus "Dependientes" y aún "Terceros" o sus "Dependientes". Después de marcar cualquiera de estos, puede seleccionar la opción "Sólo activos", que considera el historial de expulsión en la fecha actual. Hay todavía el campo "Período de admisión", cuya finalidad es definir un intervalo para la fecha de admisión.
- Personas Jurídicas: se puede marcar la opción de "Otras Empresas" y, después de ella, "Sólo activos", para considerar el inicio y el final de la validez de acuerdo con la fecha actual. Para títulos de sindicato, la configuración se realiza en el CIF de integración.
Para que un registro de Gestión de Personas | HCM se convierte en un registro de proveedor en la Gestión Empresarial | ERP, es necesario registrar una condición de pago llamada "AV", pues los proveedores serán enviados con esa identificación y ella ya necesita ser conocida por el ERP.
Después, se deben hacer las debidas definiciones en la Administración de Personal, por la pantalla correspondiente, en Integración ERP> Generación Proveedor.
Es necesario conceder al ERP el permiso para cambiar lotes integrados en la Gestión de Personas | HCM, con el objetivo de permitir o no el mantenimiento de lotes integrados por la Administración de Personal. Para ello, el marcado Permitir cambio de lote de vectores debe estar como "Sí", para viabilizar el procesamiento de la Integración Contable vía web service.
También es necesario designar a un usuario los permisos de acceso a las rutinas de la Integración Financiera.
En la Administración de Personal:
Los siguientes ajustes se deben realizar en la Administración de personal, en tres ubicaciones:
- En el registro de la Empresa, guía Integración;
- En el registro de sucursal correspondiente y definiciones de integración, ubicados en el menú Integración ERP;
- En la ficha catastral de los colaboradores, dependientes y otras empresas.
Seleccione cómo se tratan las consistencias, si se deben realizar, integrar, o si sólo se generarán las pendencias. El concepto de pendiente se da por la existencia de valores preparados y pendientes para la efectiva integración con el ERP. La generación de pendencias es útil principalmente cuando se desea generar y alterarlas para integrarse con otro sistema ERP, a diferencia de la Gestión Empresarial | ERP de Senior.
Indique al sistema cómo se hará el control fiscal, si se llevarán valores a las tablas de la Gestión Empresarial | ERP en el momento en que se efectúe un pago de persona jurídica.
La información enviada a la Gestión Empresarial | ERP durante la generación de los campos de la tabla son:
- Código de la empresa (CodEmp)
- Código de la sucursal (CodFil)
- Código del proveedor de la factura de entrada (CodFor)
- Número inicial de la factura de entrada (NumNfi)
- Código de la serie de la factura de entrada (CodSnf)
- Código de la transacción de entrada (CodTns)
- Especie de documento con fines fiscales (CodEdc)
- Fecha de emisión de la factura de entrada (DatEmi)
- Fecha de entrada de la factura (DatEnt)
- Valor contable de la factura (VlrCtb)
Cuando hay integración entre la Administración de Personal y la Gestión Empresarial | ERP, los códigos de las empresas en cada uno de los sistemas pueden ser diferentes. Puede haber casos donde se han creado varias empresas en la Administración de Personal y éstas, en el ERP, representan sólo una empresa. O, además, el caso donde simplemente los códigos son diferentes (debido a la importación de otro sistema o una secuencia diferente de creación).
Otro punto importante es la diferencia de concepto entre los dos sistemas. En la Administración de Personal existe la "empresa activa" y la filial es apenas otra información del registro del colaborador; mientras que en la Gestión Empresarial | ERP existen los conceptos de "empresa activa" y "filial activa", existiendo varias definiciones por filial.
Para que la Administración de Personal sepa en qué empresa / filial debe integrar la información de hoja, tanto contable y financiera, informe a la Administración de Personal cuál es el código de las empresas y filiales correspondientes en la Gestión Empresarial | ERP.
En las definiciones de integración, se indican parámetros por competencia, lo que significa que pueden haber parámetros diferentes a partir de una determinada competencia. Estas definiciones incluyen información del proveedor, centro de coste, CIF y envío de un registro de informes de integración.
En el registro del colaborador debe ser informado cuál es el proveedor del ERP que recibirá los lanzamientos de los títulos referentes al colaborador. Hay dos formas de efectuar la generación de los títulos referentes al líquido de la hoja de los colaboradores:
- La primera es identificar a cada colaborador como un proveedor en la Gestión Empresarial | ERP. Entonces tendríamos en cada ficha básica un código de proveedor diferente.
- La segunda forma es definir un único proveedor, referente a la nómina, registrado en el CIF (es el procedimiento más común, pues mantiene el sigilo de los valores de la hoja junto al sector financiero).
Definiciones exclusivas para la integración contable
En la Gestión Empresarial | ERP:
Es necesario conceder al ERP el permiso para cambiar lotes integrados en la Gestión de Personas | HCM, con el objetivo de permitir o no el mantenimiento de lotes integrados por la Administración de Personal. Para ello, el marcado Permitir cambio de lote de vectores debe estar como "Sí", para viabilizar el procesamiento de la Integración Contable vía web service.
También es necesario designar a un usuario el permiso de acceso a las rutinas de la Contabilidad. Esto se hace por el parámetro Derecho Acceso Contabilidad, que debe ser informado como "C - Completo - Sin restricciones".
En la Administración de Personal:
Los siguientes ajustes se deben realizar en la Administración de personal, en dos ubicaciones:
- En el registro de la Empresa, guía Integración;
- En el registro de sucursal correspondiente y las definiciones de integración, ubicadas en el menú Integración ERP.
Parametrizar la filial correspondiente:
Cuando hay integración entre la Administración de Personal y la Gestión Empresarial | ERP, los códigos de las empresas en cada uno de los sistemas pueden ser diferentes. Puede haber casos donde se han creado varias empresas en la Administración de Personal y éstas, en el ERP, representan sólo una empresa. O, además, el caso donde simplemente los códigos son diferentes (debido a la importación de otro sistema o una secuencia diferente de creación).
Otro punto importante es la diferencia de concepto entre los dos sistemas. En la Administración de Personal existe la "empresa activa" y la filial es apenas otra información del registro del colaborador; mientras que en la Gestión Empresarial | ERP existen los conceptos de "empresa activa" y "filial activa", existiendo varias definiciones por filial.
Para que la Administración de Personal sepa en qué empresa / filial debe integrar la información de hoja, tanto contable y financiera, informe a la Administración de Personal cuál es el código de las empresas y filiales correspondientes en la Gestión Empresarial | ERP.
En las definiciones de integración, se indican parámetros por competencia, lo que significa que pueden haber parámetros diferentes a partir de una determinada competencia.
Después de realizar todos los ajustes anteriores, el sistema está listo para laIntegración Financiera ycontabilidad.
English
Español
