La Consolidación de las Leyes Laborales (CLT) determina que las empresas con más de diez trabajadores están obligadas a llevar una nota de la hora de entrada y salida de los empleados, ya sea en registros manuales, mecánicos o electrónicos. El espejo de tiempo, también conocido como tarjeta de tiempo, le permite al empleado ver y firmar el informe completo de estos horarios. Si bien no existe la obligación de que el empleado firme estas notas, esta es una práctica recomendada para las empresas, con el fin de protegerse de posibles problemas futuros.
El proceso de Firma Electrónica de Espelho do Ponto tiene como principal objetivo posibilitar la gestión eficaz de las firmas point mirror de los empleados, a través de una visión actualizada del estado de cada firma, ya sea no enviada, pendiente, firmada, desaprobada o cancelada.
En este proceso, el empleado firma digitalmente el espejo de puntos, pudiendo consultar información detallada en el espejo antes de firmarlo. Si identifica una situación que debe abordarse, como la liberación de un certificado, por ejemplo, tiene la oportunidad de solicitar correcciones al gerente/RH y, solo después del ajuste, firmarlo.
Ante el desafío del alto costo y la dificultad de recolectar firmas de la hoja de tiempo para las empresas, Gestão do Ponto trae beneficios como reducción de costos en el proceso (impresión, papel, flete, etc.), gestión de procesos y garantía de recolección de información, además de constancia de firma en demandas laborales.
Flujo del Proceso
En este paso del proceso se definen los parámetros necesarios para gestionar las firmas espejo de puntos. Estos parámetros pueden ser utilizados por una o más empresas del sistema.
Entre las definiciones que aquí se hacen, se destacan: los días hábiles para la firma posteriores a la finalización del período de cómputo, el modelo a imprimir y si se deben bloquear los ajustes del mes para los empleados con firmas pendientes. También es posible definir una política de envío de correo electrónico e indicar si el espejo se puede cancelar durante el proceso.
El cálculo del cómputo del punto es donde se calculan las horas trabajadas por el trabajador, por lo que es necesario realizar este procedimiento para, luego del cierre, tener la información horaria para componer el espejo.
Las pendencias de firma del comprobante de registro de horas normalmente son generadas por el equipo de recursos humanos. Sin embargo, pueden también ser generadas por el propio gestor, después de la conclusión del cierre mensual del período de evaluación. Después de generadas, las pendencias son encaminadas para firma del empleado.
La generación podrá ser hecha de forma total (para todos los empleados) o de forma parcial, pudiendo ser por empresa, sucursal, local o centro de costo, entre otros filtros específicos.
En esta etapa también será posible obtener una visión de gerencia, con gráficos del estado de las firmas, para acompañamiento detallado o agrupado.
Después de generar las tareas pendientes, el espejo de puntos está disponible para que el empleado lo firme. En este punto, podrá elegir la vista espejo, donde se presenta el modelo definido en el paso de definiciones generales, y tendrá dos posibilidades: firmar o desaprobar. En ambos casos se registra la fecha, hora, usuario y dirección IP de la estación donde se realizó el trámite.
Si el espejo está firmado, el empleado todavía tiene la posibilidad de cancelar. Para suscripciones canceladas y réplicas desaprobadas, se debe generar un nuevo problema de suscripción.
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