Gestão de Propostas do Quadro

Nesta fase, a proposta de quadro é lançada no sistema assim que surge a necessidade da alteração. Por exemplo: um coordenador de uma área da empresa propõe um aumento ou a diminuição do quadro.

O lançamento pode ser feito de duas formas:

• através da liberação de um menu específico no sistema
• pela tela de Administração do Quadro de Vagas

Ao criar uma proposta de quadro, é gerado um roteiro de aprovação da alteração.

Requisitos para usar a rotina de propostas:

• Em Tabelas > Postos de Trabalho > Estrutura: deve haver um plano de vagas dentro do período informado;
• Em Tabelas > Postos de Trabalho > Estrutura: deve possuir os campos Hierarquia Criação Posto e Hierarquia Alteração Postos informados na definição do plano de vagas. Você pode criar hierarquias novas específicas para o processo, porém, sempre que possível, adeque o processo da empresa, para evitar a construção de muitas hierarquias que poderão gerar muitas manutenções no futuro;
• Em Diversos > Usuários > Associar Colaborador: os colaboradores ocupantes dos postos que estão na hierarquia da proposta precisam possuir usuário no sistema associado a sua matrícula e com e-mail comercial preenchido.

Fluxo do processo de aprovação:

1. Usuário (solicitante) efetua o cadastramento da nova proposta;
2. Usuários (aprovadores) que estão na hierarquia de posto acessam o sistema e efetuam as aprovações;
3. Usuários do RH e solicitante da proposta efetuam a efetivação da proposta do posto, se aprovada. Esta proposta pode ser uma alteração na quantidade de vagas (positivas ou negativas) ou a criação de um novo posto. Esse usuário tem que conhecer os conceitos de postos de trabalho e hierarquias de postos da empresa.

Efetuar uma proposta:

1. Lance a proposta de alteração em Lotação X Posto > Propostas > Efetuar (FR092PRO).
   
   O cadastramento é sempre efetuado por estrutura de postos e plano de vagas vigente no lançamento das propostas (normalmente o mais atual). O campo Sequência é sempre é próximo número válido, que pode ser gerado automaticamente através do botão Nova no canto superior direito.
2. Se a proposta for de alteração da quantidade de vagas, ao informar o posto, indique apenas a quantidade de vagas para alteração.
   
   Se a proposta for para a criação de um novo posto, as informações de característica do posto deverão ser informadas. A melhor forma é sempre utilizar o botão Características e selecionar um posto já existente, dessa forma o cadastro será somente complementado.

Na guia Roteiro de avaliação, o sistema mostra os colaboradores que estarão no roteiro de aprovação das propostas que é montado automaticamente através das hierarquias de posto indicadas no plano de vagas.

Na guia Históricos, o sistema mostra os registros de todas as aprovações/rejeições da proposta. Por fim, na guia Ocupantes, o sistema mostra os colaboradores ocupantes do posto da proposta, quando esta for do tipo "2 - Alteração de Posto".

A partir do momento da criação da proposta é possível encaminhar para aprovação. O sistema irá buscar os postos superiores através da hierarquia de postos definida no plano de vagas, então são localizados os colaboradores que estão alocados.

Por exemplo, após a elaboração da proposta de aumento ou diminuição do quadro pelo coordenador de uma área, nesta etapa seu gerente deverá analisar e autorizar ou reprovar a proposta.

A aprovação que resulta no aumento ou diminuição do quadro significa a contratação, demissão ou transferência de profissionais na empresa.

A avaliação das propostas é feita pelo menu Lotação X Posto > Propostas > Avaliar (FRAVLPRO). Este é o momento em que os gestores avaliam e decidem pela aprovação ou não das propostas de alteração do quadro de vagas ou de criação de postos.

A tela de avaliação, além de apresentar os dados da proposta, permite visualizar o detalhamento das propostas, as características do posto de trabalho, os seus ocupantes, o roteiro de avaliação e o histórico da proposta.

Nesta tela o usuário responsável poderá aprovar, recusar ou solicitar alteração nas propostas. Caso o usuário ativo não tenha propostas para avaliar, ao entrar na tela o sistema irá exibir a mensagem "No momento o usuário ativo não possui propostas para avaliar", e não apresentará nenhuma proposta.

Esta tela pode ser dividida em três principais partes (grades):

1. Propostas: são apresentadas apenas as propostas com situação "Em avaliação", e que o usuário ativo seja o usuário responsável (conforme roteiro de avaliação).
2. Resumo da Proposta: com o objetivo de facilitar o entendimento do usuário, neste painel é apresentado um resumo da proposta selecionada, com o colaborador que efetuou o cadastro, o período da proposta e a quantidade de vagas.
   
   No campo Observação do proponente ficam disponíveis para consulta as observações feitas pelo usuário que cadastrou a proposta. No campo Observações dos avaliadores ficam disponíveis para consulta as observações feitas pelos demais avaliadores da proposta.
3. Detalhes da Proposta: as informações desta grade referem-se aos detalhes da proposta selecionada. Estas guias estão disponíveis apenas para consulta:
   • Posto de Trabalho: informações sobre as características do posto de trabalho referente às propostas de alteração do quadro ou de criação de postos de trabalho.
   • Roteiro de Avaliação: apresenta todos os avaliadores da proposta selecionada, conforme roteiro de avaliação definido e sua respectiva situação.
   • Histórico: apresenta o histórico completo da proposta selecionada.
   • Ocupantes: apresenta (se houver) os colaboradores alocados no posto de trabalho da proposta de alteração do quadro.

Assim que é finalizado todo o roteiro, caso a proposta seja aprovada, o RH da empresa pode efetivá-la, liberando o novo posto ou vaga para atualização no sistema. Ou seja: assim que o RH efetiva a mudança proposta no quadro de lotação da empresa, a contratação, demissão ou transferência (dependendo da natureza da proposta) do colaborador poderá ser efetuada no sistema.

A rotina de efetivação é executada pelo menu Lotação X Posto > Propostas > Efetivar (FREFEPOS). Com ela, o usuário que cadastrou a proposta ou profissional do RH irá aplicar a alteração das vagas do posto ao quadro de vagas previsto, ou a criação de um novo posto de trabalho. Esta tela permite a efetivação das propostas de forma individual e coletiva.

Após selecionar a proposta e clicar no botão Efetivar, será aberta uma tela para que você possa inserir observações sobre a efetivação da proposta. Ao confirmar a operação, o sistema efetiva a atualização do quadro de vagas previsto, com base nas informações presentes na proposta, registra a efetivação no histórico da proposta e altera a situação da proposta para "Efetivada".

Após a efetivação da proposta, já é possível visualizar no quadro de vagas previsto a alteração da quantidade de vagas do posto, ou a criação do novo posto de trabalho com a respectiva quantidade de vagas.

Para efetivar as propostas de criação de postos de trabalho, deverá ser informado o código do posto. Esta informação:

• pode ser gerada automaticamente, se estiver parametrizado no campo Composição Posto Trabalho, em Diversos > Assinalamentos (FR000ASS), guia Posto Trabalho; ou
• pode ser informado pelo usuário no momento da efetivação.

Conforme a configuração do plano de vagas, poderá ser necessário informar em qual hierarquia esse novo posto será adicionado.

Roteiro de avaliação:

O roteiro de avaliação da proposta é gerado automaticamente ao efetuar o seu cadastro, caso os colaboradores avaliadores possuam usuário associado. Isto fica disponível no menu Lotação X Posto > Propostas > Roteiro de Avaliação (FR092PRO).

Caso o roteiro não seja gerado para a proposta, ou caso seja necessário efetuar alterações nos avaliadores do roteiro, é possível realizar as inclusões e alterações necessárias através desta tela. O roteiro de avaliação somente poderá ser alterado se a proposta estiver com situação "Em definição".

É possível também configurar o sistema para enviar e-mails alertando os usuários da necessidade de acessar o módulo para fazer a avaliação das propostas (pelo menu Lotação X Posto > Propostas > Avaliar). Para isso, use o processo automático com o relatório "04 - Propostas de alteração do Quadro de vagas".

Existe ainda a versão web do módulo Quadro de Vagas, que disponibiliza as funcionalidades de administração de quadro e de propostas. O acesso via web é útil para os casos de descentralização dessas informações e operações.

• Relatório de propostas de alteração do quadro de vagas
  • Lotação X Posto > Listar > Modelo 04 - Propostas de alteração do Quadro de vagas.