Antes de iniciar o processo de gestão de EPI, é preciso indicar ao sistema se a autenticação da sua entrega deve ser exigida durante a distribuição. Caso positivo, define-se como será tratada a autenticação, determinando se ela será impressa ou eletrônica. Também são feitas as configurações da entrega com ou sem instrução de uso e dos modelos de relatório para impressão de protocolo.

Faça estas configurações através da guia EPI da tela de Definições de Segurança por Empresa, no menu Segurança > Definições por Empresa (

FR086DEF

).

Faça o cadastro dos EPIs na tela correspondente, pelo menu Segurança > EPI > Cadastro (

FR096EPI

).

Devem ser cadastrados todos os EPIs da empresa, informando dados específicos de acordo com cada equipamento, como: tipo de EPI, quantidade de dias para revisão, prazo de validade após início de uso, fator de redução, se é descartável ou não, se necessita ser devolvido para a empresa quando não for mais utilizado pelo colaborador, valor de custo, número do Certificado de Aprovação, código do almoxarifado onde se encontra e se o seu estoque será controlado. O sistema também permite controlar os fornecedores de cada tipo de EPI, os quais devem estar devidamente cadastrados como Outras Empresas, junto com os dados de certificação (CA), validade e início/término do fornecimento e abrangência por empresa/filial.

Podemos indicar se o EPI necessita de treinamento utilizando os códigos de cursos de aperfeiçoamento. Assim, o sistema emite um alerta na tela de distribuição caso o EPI requeira treinamento.

É possível, ainda, cadastrar equivalências de EPIs, podendo registrar um grupo com os EPIs que são equivalentes entre si.

Tais grupos são cadastrados pelo menu Segurança > EPI > Equivalência (

FR096GRU

).

Acesse o menu Segurança > EPI > EPI por, para indicar como será prevista a distribuição dos EPIs. Os EPIs podem ser indicados como previstos por atividade, GHE ou colaborador. Efetuada essa parametrização, todo o processo de distribuição estará ajustado para localizar os EPIs correspondentes.

Para agilizar o processo, é possível ainda duplicar as definições efetuadas para os demais GHEs, atividades e colaboradores

, através do menu Segurança > EPI > EPI por > Duplicar (

FRDUPEPI

)

.

Faça a distribuição dos EPIs entre os colaboradores, registrando-a pelas telas do menu Segurança > EPI > Distribuição.

A tela é selecionada e a distribuição é feita de acordo com as necessidades específicas de cada empresa e de acordo com as exigências do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), podendo ser individual ou coletiva. Existem duas formas de distribuir coletivamente: diversos EPIs para um mesmo colaborador

(

FRCOLDIE

)

, ou um mesmo EPI para diversos colaboradores

(

FRDIECOL

)

.

No sistema, é possível ainda registrar as medidas dos EPIs de cada colaborador

, em Segurança > EPI > Medidas (

FR096MED

)

, desta forma a empresa pode previamente comprar/manter em seu estoque os EPIs de acordo com os tamanhos. Caso a numeração seja alterada durante uma nova distribuição, o cadastro é atualizado.

#### Distribuir individualmenteA partir do botão Consulta, apresenta os EPIs que o colaborador possui, o motivo de entrega, validade, como também os EPIs que o colaborador deveria ter, pelo local e risco no qual trabalha e que ainda não foram entregues.#### Distribuir coletivamente##### Por EPIDeverá ser indicado na tela (FRDIECOL) o EPI e os cadastros de colaboradores que receberão o EPI. Na tela de cadastro dos lançamentos foi disponibilizado o botão Consulta, onde poderemos consultar se já houve algum lançamento de EPI para o colaborador.Pelo botão Seleção, permite definir a abrangência de local, situação, cargo e turno. Quando for definido algum tipo de abrangência, apresentará na grade os colaboradores que se enquadram nesta definição. Também serão apresentados os colaboradores que já tenham recebido o EPI, independentemente se eles se enquadraram na abrangência. Se estes colaboradores já tiverem recebido EPI na data estipulada serão apresentados na cor vermelha caso contrário serão apresentados em azul. Se não for definido nenhuma abrangência, serão apresentados somente os colaboradores que já tenham recebido o EPI. Os colaboradores demitidos não serão considerados nas abrangências.O botão Salvar permite salvar o conteúdo dos campos: Instrução Uso, Assinou Protocolo, Motivo, Qtde, Situação (abrangência) e a marcação das caixas de seleção da tela para o usuário ativo no sistema. Ao entrar novamente na tela, as informações serão sugeridas automaticamente.No registro de distribuição de EPIs é possível utilizar as regras por processo 380 - Inserir Distribuição Individual de EPI, 381 - Alterar Distribuição Individual de EPI e 382 - Excluir Distribuição Individual de EPI.##### Por colaborador

1. Faça os filtros iniciais da tela

(

FRCOLDIE

)

para selecionar o empregado que irá receber os equipamentos e clique em Mostrar para exibir na grade os EPIs disponíveis.

1. Na coluna Seleção, marque os equipamentos que deseja distribuir. O sistema faz algumas consistências, apresentando mensagens de alerta caso haja alguma ressalva sobre a seleção do equipamento. Não é permitido selecionar um mesmo EPI de fornecedores diferentes, por exemplo.1. Na coluna Treinado, identifique se o colaborador está ou não treinado para usar o equipamento.1. Depois de selecionar os EPIs, clique em Alterar para efetivar a distribuição. As cores dos registros da grade serão modificados para indicar a situação do equipamento, se foi distribuído ou não. Para ver a legenda das cores, clique no botão Legenda.Dependendo do assinalamento do campo Autenticação padrão na Entrega do EPI, da tela Definições Segurança (FR086DEF), poderá ser apresentada uma mensagem de confirmação de autenticação da entrega. Se for este o caso, selecione entre as opções de autenticação eletrônica, impressa ou nenhuma. Caso alguma opção de autenticação seja selecionada, será apresentada a tela Autenticação Eletrônica (FRBIOSEN) ou o relatório para impressão, dependendo do tipo escolhido.

O controle do estoque é realizado conforme definição no cadastro do EPI. Esta definição indica se deve ocorrer o controle de estoque e, caso positivo, se o controle deve permitir a baixa manual de itens. As movimentações do estoque de cada EPI podem ser controladas por empresa ou de maneira mais detalhada por filial e/ou fornecedor.

Se precisar fazer a baixa manual de item, use a tela de Estoque, em Segurança > EPI > Estoque (FR096SLD). Tanto nesta tela quanto na de Distribuição de EPI (Segurança > EPI > Distribuição), sempre que ocorrer a baixa de um EPI, o sistema alerta se o estoque atual ficará abaixo do estoque mínimo. O sistema não permite movimentações que deixarão o estoque negativo.A consulta das movimentações do estoque pode ser realizada através da tela de Estoque ou através do modelo de relatório 08 (Estoque EPI).

Quando nas Definições por Empresa estiver configurado para perguntar ao usuário sobre a autenticação na entrega do EPI, ao gravar a distribuição, o sistema emite uma mensagem que permite ao usuário selecionar se a autenticação será feita através do protocolo eletrônico, protocolo impresso ou se não deve ocorrer a autenticação.

#### Protocolo impressoSe for selecionada a autenticação impressa, ao gravar a distribuição do EPI, o sistema emitirá o relatório contendo os dados do colaborador e as informações sobre o EPI distribuído, que deve ser impresso, de forma que o colaborador possa assinar o recebimento do EPI. Este comprovante deve ser guardado pela empresa.O protocolo impresso pode ser emitido através das telas de distribuição individual e distribuição coletiva. O modelo de relatório que será emitido neste momento deve estar configurado no campo Protocolo EPI em Segurança > Definições por Empresa, na guia EPI.

Para comprovar que o recebimento do EPI foi autenticado eletronicamente, por ocasião de uma fiscalização por exemplo, pode-se utilizar os modelos 004 - Protocolo Individual de Entrega de EPI (SMEP004.GER) e 005 - Distribuição de EPI (SMEP005.GER). Neste relatório é apresentado o campo Possui Aut. Eletrônica, que indica se a entrega foi autenticada eletronicamente, e se esta continua válida.

### Emitir relatórios

• Ficha de Controle de EPI
  • Segurança > EPI > Listar > Modelo 01.

Se desejar é possível utilizar a rotina de controle de documentos, que permite a geração de um código de barras nos relatórios para efetuar a baixa (registro da entrega) automaticamente através de uma leitora de código de barras.

• Protocolo Individual de Entrega de EPI

  • Segurança > EPI > Listar > Modelo 04.

• Distribuição de EPI

  • Segurança > EPI > Listar > Modelo 05.

• Medida dos colaboradores

  • Segurança > EPI > Listar > Modelo 06.

• Protocolo de Entrega de EPIs no Período
  • Segurança > EPI > Listar > Modelo 07.

• Estoque EPI
  • Segurança > EPI > Listar > Modelo 08.

• De acordo com a NR-06 - EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL - EPI, cabe à organização, quanto ao EPI, registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico.
• A criptografia de protocolo eletrônico da Senior sobre o sistema biométrico é um mecanismo de segurança do tipo antifraude, que protege a privacidade dos dados e garante a autenticidade das transações.

Processo de validação da autenticação eletrônica

A validação da autenticação eletrônica ocorre de seguinte maneira:

1. Com a identificação do colaborador por biometria ou por senha, sendo:

• Biometria: armazenada em banco de dados de acordo com a especificação técnica do fornecedor do dispositivo de leitura de biometria. Não é criptografada e, geralmente, é um código binário.
• Senha: única e intransferível, armazenada de forma criptografada cadastrada pelo colaborador de forma presente ou remota.

1. A partir da autenticação eletrônica validada, é selecionado um conjunto de dados da Entrega do EPI e, então, sobre esse conjunto de dados, é aplicada uma regra de criptografia de propriedade exclusiva da Senior. Esse conjunto de dados criptografados é armazenado em banco de dados, com leitura exclusiva pelo sistema Senior, para ser utilizado como referência para regra de validação da Autenticação Eletrônica. Os campos considerados para validação da autenticação são:
2. A indicação de Válida e Não Válida ocorre em tempo de execução; o estado não é gravado em banco de dados. Caso ocorra alguma alteração ou violação no conjunto de dados, o sistema passa exibir o estado como Não Válida.

Protocolo eletrônico

Caso seja selecionada a autenticação eletrônica nas Definições por Empresa, ao gravar a distribuição do EPI, o sistema abre a tela para efetuar a autenticação. Na tela de Autenticação Eletrônica é possível utilizar biometria ou senha para o colaborador registrar que recebeu o EPI.Caso opte por utilizar a biometria, é necessário:

• É necessário possuir uma leitora biométrica devidamente instalada e que esteja entre os dispositivos de biometria homologados com o Gestão de Pessoas | HCM.
• As definições da leitora biométrica devem estar preenchidas na tela de Definições de Segurança por Empresa (FR086DEF), guia EPI.
• Para usar a leitora biométrica em ambiente remoto (cloud), é necessário instalar o aplicativo SeniorReaders.

Depois de garantida a correta configuração da leitora, clique em Capturar Biometria. Nesse momento, o colaborador deverá posicionar o dedo sobre a leitora e o seu cadastro será identificado. Caso o colaborador não seja identificado ou ele ainda não possua a sua biometria cadastrada, cadastre-a através do botão Cadastrar Biometria.A autenticação eletrônica da entrega do EPI pode ser feita a qualquer momento, através do botão Protocolo Eletrônico disponível no rodapé da tela.Caso opte por utilizar senha, na primeira autenticação é necessário que o colaborador cadastre esta senha, que não é a mesma de acesso ao sistema. Para isso:

1. Acesse a guia Senha e clique em Nova Senha.
2. Forneça a senha nos campos Senha e Confirmação da senha.
3. Clique em Confirmar. Assim o sistema realiza a autenticação eletrônica da entrega do EPI através de senha. Caso o colaborador já tenha esta senha cadastrada, basta informar a senha no campo Senha e pressionar o botão Confirmar.

Na tela de Distribuição do EPI, no campo Assinou Protocolo o sistema gravará a opção “E – Sim – Autenticação Eletrônica”, e no canto superior direito da tela será demonstrado um campo identificando que a autenticação eletrônica está Válida, na cor verde.Quando o registro de distribuição de EPI for autenticado eletronicamente (seja por biometria ou por senha) o usuário não poderá mais alterar as informações da distribuição, com exceção das informações de devolução do EPI. Esse comportamento garante que as informações validadas pelo colaborador que recebeu o(s) EPI(s) sejam mantidas pelo sistema. Para saber se a autenticação eletrônica ainda está válida e o registro não foi alterado de alguma forma, existe o identificador Autenticação Eletrônica na tela, que demonstrará se esta é válida ou não.

Na rotina de distribuição de EPI, é possível consultar as informações de log/auditoria referentes ao cadastro de distribuição de EPI (tabela R096DIE), desde que essa consulta seja devidamente configurada no aplicativo VisLog. Para mais informações sobre o aplicativo, acesse o manual da Tecnologia, selecione sua respectiva versão do Gestão de Pessoas | HCM na seção Tecnologia | XT e, através do menu (na lateral esquerda), acesse Tecnologia > Ferramentas de Apoio > Visualizador de Eventos (VisLog.exe).

• Eventualmente, quando ocorre a solicitação de declaração (exemplo abaixo) por força de processo judicial/trabalhista, o jurídico da empresa do cliente deve avaliar as disposições do contrato atual com a Senior, onde já é citado que a Senior é produtora e legitima proprietária do Sistema de Gestão de Pessoas | HCM e que atende os requisitos legais estabelecidos em contrato.
• Não existe um documento, modelo ou termo emitido pela Senior que possa expressar garantias antifraude ou em relação ao nível de inviolabilidade de dados e segurança da informação sobre sistemas eletrônicos, ou de biometria, citados nas disposições da NR 06 -EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL – EPI; a exemplo do que ocorre com Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), considerando a Portaria Nº 1.510 de 21 de agosto de 2009.
• Em caso de dúvidas, ou situações mais específicas, pode ser aberto um chamado/ticket para avaliação da nossa área de Suporte.