Gestão de Refeitório

As definições gerais têm como objetivo parametrizar a utilização das marcações de refeitório e apuração das refeições. Entre estas definições estão o intervalo entre as marcações e sua alocação, início das refeições, direção que deve ser considerada para a reserva (entrada ou saída) e o consumo. O processo não calcula marcações de visitantes e seus acompanhantes, sendo estas válidas apenas para uso do Gerador de Relatórios.

Outra determinação que pode ser feita para as refeições é em relação ao seu subsídio. Por exemplo, se sua empresa estabelecer que cada colaborador poderá almoçar somente uma vez em cada dia, o sistema pode ser configurado para atribuir um valor integral para o segundo almoço.

1. Acesse o menu Refeitório > Definições (FR086DRF).
2. Faça as definições de intervalo entre as marcações de refeitório (se elas devem existir e quanto tempo devem durar em minutos).
3. Caso sua organização não subsidie refeições aos seus colaboradores, siga para o próximo passo. Já se a empresa fornece este subsídio faça o seguinte:
   

   3.1. indique o número de vezes ao dia em que o colaborador poderá consumir a refeição de forma subsidiada pela empresa. As refeições que ultrapassarem este número serão cobradas com valor integral.

   3.2. informe os valores na tela Valores Refeições (FR068VRF), para que o sistema possa calcular o subsídio corretamente.
   
   Estas definições valem para todas as refeições cadastradas, mas também podem ser determinadas por refeição, durante o cadastro individual de refeições.

4. Ainda na tela de definições, determine se as marcações devem ser alocadas pela jornada do colaborador, ou seja, pelo seu horário. Caso informe "N - Não", indique também o horário de início das refeições do dia.

5. Indique se as reservas e os consumos de refeição devem considerar a direção da marcação, isto é, serão feitas com base nas marcações de entrada e saída.

Os refeitórios devem ser cadastrados, podendo também agrupar os coletores para realização de estatísticas, através do Gerador de Relatórios e Gráficos. Isto é útil, por exemplo, quando a empresa possui mais de um refeitório e deseja saber em qual deles há o maior consumo de refeições.

Outro recurso do sistema é a possibilidade de definir um período quando todas as refeições de um determinado refeitório sejam gratuitas.

1. Acesse o menu Refeitório > Refeitórios (FR068RFT).
2. Informe um código para o novo refeitório e forneça uma descrição para identificá-lo.
3. Agrupe os relógios que devem ser associados ao refeitório, informando-os na grade Coletores.
4. Clique em Alterar ou Gravar para salvar as informações.

Neste cadastro são registradas as informações relativas às refeições, como: os horários de consumo e reservas das refeições, quais coletores e funções serão utilizadas para as marcações de cada refeição.

Outra determinação que pode ser feita para cada refeição é em relação ao seu subsídio. Por exemplo, se sua empresa estabelecer que cada colaborador poderá almoçar somente uma vez em cada dia, o sistema pode ser configurado para atribuir um valor integral para o segundo almoço.

As definições a seguir estão localizadas no menu Refeitório > Refeições (FR068TRF).

Definições gerais da refeição

1. Clique na guia Cadastro.
2. Informe a unidade que será usada para calcular os valores das refeições, podendo ser por quantidade ou peso (em quilos ou gramas).
3. Vincule um evento onde serão lançados os valores referentes ao consumo. Isto é imprescindível para a correta integração das refeições no cálculo da folha.
4. Se nas definições gerais você indicou que a organização não subsidia refeições aos seus funcionários, siga para o passo seguinte. Já se a empresa fornece este subsídio faça o seguinte:
   
   4.1. indique o número de vezes ao dia em que o colaborador poderá consumir a refeição de forma subsidiada pela empresa. As refeições que ultrapassarem este número serão cobradas com valor integral.
   
   4.2. informe os valores na tela Valores Refeições (FR068VRF), para que o sistema possa calcular o subsídio corretamente.
   
   4.3. para indicar ao sistema quando outro subsídio deve ser considerado em uma mesma jornada, informe o horário no campo Intervalo Subsídio. a quantidade de horas de intervalo entre uma refeição em outra
   

5. Determine a faixa de horário em que os colaboradores podem realizar o consumo desta refeição. Se os colaboradores realizarem marcações de refeitório fora das faixas de consumo informadas, estas marcações serão desprezadas e listadas no relatório de divergências da leitura do arquivo de marcações. Se a refeição puder ser realizada em qualquer hora, não é preciso fazer esta definição.

Definições de consumo e reserva da refeição

1. Clique na guia Consumo ou Reserva, dependendo do que deseja configurar.
2. Na grade de cada guia, insira os códigos dos sites e relógios que podem ser usados para marcações de consumo ou reserva da refeição. Note que este relógio deverá estar devidamente cadastrado em Coletores > Cadastro (FR058RLG).
3. Informe o código da função que deverá ser utilizada para efetuar a marcação de consumo ou reserva desta refeição. Note que este código deverá estar devidamente cadastrado em Coletores > Funções (FR058FNC).
4. Para as reservas, determine a faixa de horário em que os colaboradores podem realizá-las. Se os colaboradores realizarem marcações de reserva fora das faixas informadas, estas marcações serão desprezadas e listadas no relatório de divergências da leitura do arquivo de marcações. Se a reserva puder ser realizada em qualquer hora, não é preciso fazer esta definição.
   

Cancelamento da reserva da refeição

Para viabilizar o cancelamento de reservas efetuadas, acesse a guia Cancelamento Reserva e cadastre as combinações de relógio e função que devem permitir que o colaborador cancele as reservas efetuadas para refeições.

Como funciona?

• As marcações efetuadas com o relógio e função informados nesta guia são gravadas na base com o uso "6 - Cancelamentos de Reservas".
• Quando o cálculo de refeitório encontrar uma marcação com este uso, irá verificar se existe na mesma data uma marcação com o uso "4 - Reserva".
• Se houver, o uso da primeira marcação será alterado para "7 - Reserva Cancelada" e o uso da segunda marcação será alterado para "8 - Cancelamento de Reserva Efetuado".

Os valores das refeições podem ser gerais, isto é, cada refeição tem seus valores que servem de base para todos os colaboradores. Os colaboradores podem ter valores diferenciados por um determinado período, ou as refeições podem ser gratuitas, também dentro de um período determinado.

Todos os tipos de valores são cadastrados pelas telas localizadas no menu Refeitório > Valores, com telas específicas para cada um:

Valores gerais (FR068VRF)

Use esta tela para fazer as definições dos valores gerais que devem ser lançados nos eventos de desconto das refeições, indicando ao sistema:

• Valores normais:
  • representam o valor integral da refeição, mesmo quando há subsídio
  • se a refeição for por peso, o valor deve corresponder à unidade (por quilo ou por grama)
• Valores para refeições sem reserva:
  • quando uma refeição é consumida, porém não houve reserva
• Valores para refeições com reserva sem consumo:
  • quando uma refeição é reservada, porém não foi consumida
• Valores subsidiados pela empresa:
  • valor que será subsidiado pela empresa, ou seja, descontado do valor integral
  • se a refeição for por peso, o valor deve corresponder à unidade (por quilo ou por grama)

Valores diferenciados - Individuais (FR068VDR) e Coletivos (FRVDRCOL)

Nestas telas, você pode determinar valores de refeição que serão diferenciados. A diferença é que na primeira você pode fazer isto para colaboradores específicos, enquanto na outra é possível diferenciar valores para um determinado grupo de colaboradores (agrupando por lote, local ou escala, por exemplo).

1. Selecione o colaborador ou uma seleção de filtros para identificar quem terá valores diferenciados de refeição.
2. Selecione o cadastro da refeição que será diferenciada (lanche ou almoço, por exemplo).
3. Indique se o valor diferenciado vale para todos os dias, somente dias úteis ou somente para dias de folga.
4. Determine o período de vigência dos valores e informe-os nos campos correspondentes.

Quando a refeição tem valor diferenciado, não é calculado o consumo subsidiado, pois está definido no cadastro dos valores diferenciados o valor da primeira refeição, da segunda, terceira, demais refeições, e valores para refeição sem reserva e sem consumo.

Da mesma forma, caso o colaborador tenha feito a reserva e o consumo, o uso da refeição não será considerado subsidiado, mas sim um consumo normal.

Valores gratuitos (FR068GRA)

Se desejar, selecione um refeitório e determine um período quando todas as refeições serão gratuitas aos colaboradores, ou seja, não serão consideradas no cálculo do consumo e futuro desconto do colaborador. Você pode deixar a data de término em branco para que esta definição permaneça em vigência.

Para usar o recurso, é preciso que os refeitórios estejam devidamente cadastrados no sistema.

A apuração das marcações e o cálculo do refeitório podem ser realizados junto com o cálculo da apuração do ponto (clique para ver detalhes sobre o processo de apuração), evitando assim que o sejam realizados dois processamentos. Todavia, pode-se optar por realizar os processos de maneira individual — somente ponto e somente refeitório.

A apuração das marcações dos colaboradores é realizada a partir da leitura do arquivo de marcações de ponto. As marcações são inseridas no sistema via arquivo (.AFD ou .TXT), digitadas, via aplicativo Marcação de Ponto ou pela solução Ronda Senior.

Com isso, o sistema realiza a apuração considerando afastamentos, programações e demais parâmetros. Durante o acerto individual do ponto, se necessário, o responsável pelas correções faz ajustes em situações ou marcações. Para que fiquem de acordo com o exigido pela Portaria 671 e, anteriormente pela Portaria 1510, os acertos de marcações devem ser acompanhados por um código de justificativa. É possível também recalcular completamente a apuração ou apenas dos dias que sofreram alterações.

As situações de apuração são separadas por códigos diurnos e noturnos, conforme a alocação de horário. A faixa do horário noturno é definida por sindicato.

O procedimento correto é efetuar a leitura de marcações sempre após ter feito as programações e as alterações nas tabelas e nos cadastros. Para fazer a leitura é necessário que as marcações dos colaboradores já tenham sido coletadas nos relógios e armazenadas num arquivo.

Após a apuração, pode ser realizada a manutenção das refeições e das reservas efetuadas pelos colaboradores, ou seja, incluir, excluir ou alterar refeições.

A manutenção mostra as reservas e os consumos efetuados, data e hora, a quantidade ou peso, o valor da refeição, coletor, função e a origem da marcação de refeição.

1. Acesse o menu Refeitório > Manutenção (FRMNTREF).
2. Digite o nome, cadastro, apelido ou local do colaborador a ser selecionado, de acordo com a opção assinalada no campo Ordenação. Clique no botão Pesquisa ou dê um clique duplo para executar a seleção.
3. Selecione o colaborador na grade superior dando um clique duplo no seu nome. Na manutenção, as marcações são ordenadas cronologicamente.
4. Na grade inferior, forneça todas as informações das marcações de refeição desejadas, seja uma inclusão, alteração ou exclusão.
5. Clique em Gravar para finalizar.

Após o fechamento da apuração, inicia-se o processo de integração com a folha de pagamento. O foco da integração é gerar os eventos ligados às situações do módulo de Administração de Pessoal da Senior ou de um sistema terceiro.

Para garantir a integração correta das refeições, certifique-se de que cada refeição tenha um evento devidamente associado ao seu cadastro.

• Tabela de Refeições
  • Refeitório > Listar > Gerais > Modelo 02.

• Colaboradores Total Individual (Pela Jornada)
  • Refeitório > Listar > Gerais > Modelo 21.

• Gráfico de Consumo de Refeição
  • Refeitório > Listar > Gerais > Modelo 31.