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Controle de documentos
Muitas empresas, mesmo na era da informática e por mais estranho que possa parecer, ainda não compreenderam que seu maior patrimônio é o seu conhecimento. Muitas das informações sobre processos ou especificações de matérias primas ou produtos, estão “armazenados” nas cabeças de seus funcionários e não em documentos registrados e controlados pela empresa.
O controle de documentos da qualidade é parte vital para o SGQ. Este controle é que vai garantir que o SGQ sempre esteja utilizando informações atualizadas e aprovadas por todas as áreas envolvidas. Podemos definir os seguintes documentos principais:
- Normas internas (procedimento para execução de atividade específica);
- Processos de fabricação (processos detalhados com as operações para fabricação dos produtos);
- Normas externas (normas padronizadas e distribuídas por entidades técnicas);
- Planos de inspeção (procedimentos para realização de inspeções em produtos);
- Desenhos e especificações técnicas de projetos (quando a empresa projetar seus produtos);
- Quaisquer outros documentos referenciados no sistema da qualidade.
O Gestão Empresarial | ERP substitui (opcionalmente) o controle de aprovações tradicional (assinatura em documento impresso), pelo sistema de aprovação eletrônico, onde serão definidos usuários chaves de cada área, responsável pela aprovação do referido documento. Esta aprovação é efetuada de modo único, ou seja, somente um usuário pode efetuar a aprovação do documento.
- No Cadastro de Empresas (F070EMP), o campo Utiliza cont. Aprovações SGQ deve estar igual a "S - Sim".
- No Cadastro de Usuário (F099UQL), é necessário existir um usuário com poder para aprovar documentos SGQ.
Observação
Resultados de inspeções, auditorias, avaliação de fornecedores, etc., que são gerados diariamente, não sofrem controle de versões, e não são controlados pelo controle de documentos. Estes documentos são considerados evidências objetivas e são controlados apenas pelas suas respectivas normas.
O que você pode fazer:
Realizar o cadastro de documentos
- Acesse Qualidade > Gestão da Qualidade SGQ > Controle de Documentos > Cadastro (F100DOC);
- Informe no campo Área Revisão a área responsável do SGQ que revisou o documento antes da homologação.
- No campo Tipo Revisão é possível informar os seguintes valores:
- "N - Numérico (padrão)" para o sistema ira sugerir automaticamente os valores no campo Revisão Atual da guia Históricos.
- "A - Alfanumérico" para informar manualmente valores de revisões alfanuméricos no campo Revisão Atual da guia Históricos.
- Informe a data de Validade para o documento;
- No campo Prox. Rev.: será apresentada a data da próxima revisão do documento.
- Caso seja necessário, é possível incluir campos de usuário utilizando o botão Person.
- Se o campo Solicitar Aprovação estiver marcado quando as informações forem processadas, a rotina irá inativar o documento sendo necessária a aprovação a partir da tela Controle de Aprovação (F100APR).
- Na guia Observações é possível inserir informações complementares sobre o documento, tais como Observação do Documento, o Local de Arquivamento do Documento e o Local de Arquivamento do Modelo.
- Informe na guia Atalhos o local de arquivamento dos documentos (servidor, diretório, etc.), caso eles estejam disponíveis para consulta no computador utilizado. Ao clicar no botão Abrir o arquivo será consultado pelo sistema.
- Informe na guia Históricos os registros das revisões dos respectivos documentos. É necessário informar sempre a data e o número da revisão nesta tela.
- Na guia Cópias Físicas deve ser informado o caminho/local das cópias dos documentos que foram criados.
- Informe na guia Documentos Relacionados todos os documentos que possuem relação com o documento em questão dentro do SGQ. Estas informações servirão para detalhar os procedimentos, isto é, definir um padrão da empresa, descrevendo de que forma será executado este procedimento e estarão relacionados a diversos processos dentro da empresa.
- No campo Código Documento não devem ser utilizados caracteres especiais na composição do código, tais como Aspas dupla ("A"), aspas simples ('A'), percentual (A%), espaços (A A), pontos (A.A), ou qualquer outro símbolo ou sinal. A utilização destes caracteres provoca erro de sintaxe nos SQL's executados prejudicando o funcionamento normal das rotinas.
- Na guia Controle de Aprovação é possível aprovar ou reprovar os documentos para análise.
Controlar aprovações
Rotina destinada para definição de quais documentos serão aprovados ou reprovados.
- Acesse Qualidade > Gestão da Qualidade SGQ > Controle de Documentos > Controle de Aprovação (F100APR). Essa tela somente poderá ser acessada se o campo Aprova Docto. SGQ, da tela Parâmetros de Usuários para Qualidade (F099UQL), estiver marcado como "S - Sim";
- Selecione os registros apresentados na tela que serão aprovados;
- Altere as informações da coluna Sit. Apr. para "A - Aprovado";
- Clique no botão Processar para gravar as informações.
- Nesse momento:
- Os documentos que receberam a situação de aprovação A - Aprovado, terão seu cadastro alterado, mudando a situação para A - Ativo e a situação da aprovação para A - Aprovado.
- Os documentos que receberam a situação de aprovação R - Reprovado ficarão com a situação I - Inativo e a situação de aprovação R - Reprovado.
Ao consultar o documento reprovado na tela Controle de Documentos (F100DOC), a Situação estará como "I - Inativo" e a coluna Sit. Apr. como "R - Reprovado". Quando for marcada a caixa de seleção do campo Solicitar Aprovação e clicar em Processar, o documento irá novamente para o controle de aprovação.
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