Nota Fiscal Substituta

Após autorizada, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) não pode mais ser alterada. Porém, dependendo da necessidade, uma nota fiscal eletrônica pode ser cancelada ou substituída.

De forma geral, uma nota fiscal eletrônica será substituída quando houver a necessidade de complementação ou correção de dados, o que torna comum que a nova nota fiscal seja gerada com base na nota fiscal substituída e alguns itens sejam alterados (complementos/correções).

No caso específico de uma substituição, a nota substituída é cancelada automaticamente pela prefeitura quando a sua nota fiscal substituta for autorizada.

Exemplo

Emitida a NFS-e 10 com código de serviço 7.02. Após alguns dias o prestador identificou que o código do serviço estava incorreto, então emitiu a NFS-e 15 com o serviço 7.05, informando a NFS-e 10 como substituída. Após a autorização da NFS-e 15, a 10 foi cancelada.

O Documentos Eletrônicos, ao receber a autorização da substituta, faz a consulta da NFS-e 10, alterando seu status para Cancelada por substituição, e envia um retorno para o ERP de autorização da NFS-e 15 e outro retorno de cancelamento da NFS-e 10.

Nota Fiscal Substituta no ERP

Há duas maneiras de gerar uma nota fiscal substituta no ERP:

1. através da opção Via nota de saída da tela Preparação da Nota Fiscal de Saída (F140PRE). Por meio desta opção, o ERP cria apenas uma cópia da nota fiscal original. A nova nota fiscal pode ser alterada livremente. No entanto, essa rotina não cria qualquer vínculo entre as duas notas fiscais;
2. para que o ERP gere no .XML as informações da NFS-e que estão sendo substituídas, é obrigatório fazer o vínculo da NFS-e que está sendo substituída através do botão NF Substituída da tela Notas Fiscais de Origem (F140GNF). Utilizando esse botão é exibida a tela Composição/Substituição de Notas Fiscais (F140REN) para seleção da nota fiscal que será referenciada como relacionada a uma nota fiscal. A nota fiscal referenciada será a nota fiscal que estiver selecionada na tela F140GNF.

Fluxo de substituição

Considerando o exemplo de substituição acima, o fluxo de processo da nota fiscal substituta e da nota fiscal substituída será o seguinte, quando existir integração entre o ERP e o Documentos Eletrônicos (eDocs):

Fluxo da nota fiscal 27 que posteriormente será substituída:

1. a nota fiscal 27 é digitada e emitida no ERP;
2. o ERP gera o arquivo XML da nota fiscal 27;
3. o eDocs integra a nota fiscal de número 27;
4. o eDocs envia a nota fiscal 27 para a prefeitura do município;
5. a prefeitura autoriza a nota fiscal 27;
6. o eDocs verifica a autorização da nota fiscal 27;
7. o eDocs informa ao sistema ERP sobre a atualização do status da nota fiscal 27 para 3 - Autorizada;
8. o ERP recebe do eDocs a atualização de status da nota fiscal 27 para 3 - Autorizada;
9. o ERP realiza as consistências. Nestas consistências, podem ocorrer problemas no retorno caso tenham títulos baixados, integração com tributos e contabilidade;
10. o ERP processa a autorização da nota fiscal.

Fluxo da nota fiscal 28 substituta:

1. a nota fiscal 28 é digitada no ERP ou é gerada com base na nota fiscal de número 27 (nota a ser substituída);
2. cria o relacionamento de substituição entre a nota fiscal 27 e a nota fiscal 28;
3. a nota fiscal 28 é emitida no ERP;
4. o ERP gera o arquivo XML da nota fiscal 28, contendo a tag de substituição;
5. o eDocs integra a nota fiscal de número 28;
6. o eDocs envia a nota fiscal 28 para a prefeitura do município;
7. o sistema da prefeitura do município processa a nota fiscal 28 e identifica por meio da tag de substituição presente no arquivo XML, que a nota fiscal 28 indica a substituição da nota fiscal 27;
8. o sistema da prefeitura do município autoriza a nota fiscal 28 e cancela a nota fiscal 27. A autorização da nota substituta não garante que a nota substituída foi cancelada. A prefeitura pode autorizar a nota substituta e não cancelar a substituída;
9. o sistema eDocs verifica a autorização da nota fiscal 28;
10. o eDocs informa o ERP sobre a atualização do status da nota fiscal 28 para 3 - Autorizada;
11. o ERP recebe do eDocs a atualização de status da nota fiscal 28 para 3 - Autorizada;
12. o ERP realiza as consistências. Nestas consistências, podem ocorrer problemas no retorno caso tenham títulos baixados, integração com tributos e contabilidade;;
13. o ERP processa a autorização da nota fiscal;
14. o eDocs verifica o status da nota fiscal 27;
15. o eDocs informa o ERP sobre a atualização do status da nota fiscal 27 para 9 - Cancelada;
16. o ERP recebe do eDocs a atualização de status da nota fiscal 27 para 9 - Cancelada;
17. o ERP realiza as consistências;
18. o ERP processa o cancelamento da nota fiscal.

Configuração

No campo Integração NFS-e, da guia Documentos Eletrônicos na tela Parâmetros da Filial para Vendas (F070FVE), é informada a forma como de integração das notas fiscais eletrônicas de serviço, podendo ser Automática ou Manual.

Quando o retorno esteja parametrizado como manual, o cancelamento da nota substituída deve ser executado manualmente, após verificar se a nota foi realmente cancelada na prefeitura do município. A autorização e cancelamento manual são realizados por meio da tela F140CAN.

Caso esteja parametrizado para retorno automático, o cancelamento da nota substituída no ERP ocorre por meio de uma chamada do sistema Documentos Eletrônicos, através do web service com.senior.g5.co.int.eletronicos.documentos. Após a atualização por parte do Documentos Eletrônicos, a nota fiscal substituída fica com a situação 9 – Cancelada.