Checklist

Os checklists são utilizados como uma lista de controle, onde o operador deverá realizar a rotina baseada nos checklists dos pontos de controle no aplicativo Gestão de Rotinas.

No acesso desta página, será possível filtrar, editar e adicionar novos checklists, atrelados aos planos de rotina.

Como acessar e utilizar

Para acessar a página de Checklist, utilize a Senior X > Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Rotinas > Checklists.

Filtros

A seção de filtros é utilizada para pesquisar os checklists já adicionados. Use o ícone de adição para expandir a seção e busque pelo filtro desejado no campo Nome do Checklist, selecione um Status entre Ativo, Inativo ou Todos e em seguida, pressione o botão Filtrar para abrir o filtro de buscas.

Checklist

Os checklists já cadastrados são organizados nesta seção por colunas, separados por: Indicador, Nome do Checklist, Nome do Plano de Rotina, Status e Ações. O filtro padrão mostra apenas os checklists com o status Ativo, mas essa filtragem pode ser removida pelo usuário.

Na coluna de Ações, em cada checklist, é possível Visualizar, Editar, Duplicar, Associar Ocorrência ou Excluir um checklist já cadastrado através dos botões em formato de ícones: Visualizar, Editar, Duplicar e Excluir. Ao utilizar o botão Associar Ocorrência e um tipo de ocorrência, é possível selecionar de acordo com os seguintes graus:

• Ocorrência Crítica;
• Ocorrência Alta;
• Ocorrência Média;
• Ocorrência Baixa;
• Ocorrência Planejada.

Adicionar

Clique no botão para abrir uma nova página de Dados Gerais para a inclusão de um novo checklist.

• Nome do Checklist: informe no campo o nome a ser definido para o checklist;
• Plano de Rotina: atrele o checklist a planos de rotina já cadastrados. O checklist pode ser associado a um ou vários planos simultaneamente. Para pesquisar, informe o nome ou utilize o ícone de Lupa ;
• E-mail: permite informar o e-mail do gestor que será responsável por conferir a realização dos checklists no aplicativo Gestão de Rotinas. Quando um checklist estiver com o status de Não Conforme, o usuário cadastrado neste campo receberá uma notificação de e-mail com informações;
• Tipo de checklist: defina, obrigatoriamente, o tipo de checklist e escolha apenas uma opção entre:
  • Outros;
  • Ronda perimetral;
  • Manutenção de Ativos e Equipamentos;
  • Controle de Ativos;
  • Vistoria e Auditoria;
  • Sistemas de proteção e contra incêndio;
  • Auditoria de sistemas de segurança;
  • ISO;
  • PDCA;
  • Auditoria de Normas Técnicas (NRs);
  • Qualidade;
  • Estoque;
  • Certificação;
  • Entregas;
  • Veículos;
  • Carga/descarga;
  • Inspeção;
  • Recebimentos;
  • Expedição;
  • EPI (Equipamento de Proteção Individual);
  • Manutenção e limpeza.
• Status: indique se o checklist será considerado Ativo ou Inativo. Os inativos não serão listados ao associar um checklist a um ponto de controle, no plano de rotinas;
• Itens: descreva o item do checklist que deve ser feito pelo operador durante a ação de rotina. Exemplo: "Verificar se as janelas estão fechadas".

Adicionar item com IAssist: auxilia na inclusão de itens ao checklist, através de prompt com informações sobre quantos itens serão necessários e a funcionalidade de cada um. Para garantir um bom resultado gerado pela Inteligência Artificial, é importante que as informações sejam ricas em detalhes. Ao optar por gerar os itens do checklist com o IAssist, os dados gerados são enviados para a tabela de pré-visualização, onde é possível editar a descrição e a opção de respostas de cada item. Caso existam itens com baixa relevância, também é possível excluir ou reordená-los.

Importante

• Os itens gerados pela IAssist, com a opção de resposta do tipo "Nota", terão, por padrão, a Nota para "Não Conforme" = 5; "Configuração de anexo" e "Configuração da observação" como opcional. Para alterar é necessário editar o itens após adiciona-lo.

Ao adicionar um Item, uma janela abre pedindo suas informações. Após o preenchimento delas, o item aparece registrado na seção abaixo dos dados gerais. É possível então Editar, Associar Ocorrência ou Excluir utilizando o botão Ações.

Opções de Respostas dos Checklists

Defina o formato de opções que estarão disponíveis para os itens do checklist desta rotina:

• Conforme/Não conforme: para casos onde uma dessas opções deve necessariamente ser informada;
• Conforme/Não conforme/Não se aplica: além das duas opções acima, disponibiliza a opção neutra "Não se aplica" para casos diversos;
• Nota de 0 a 10: para quantificar o nível de conformidade em uma escala que vai de 0 a 10, onde quanto maior o valor, mais dentro da conformidade. Ao selecionar essa opção, defina também o campo Nota para "Não Conforme" a seguir.

Para a inserção de respostas sobre cada item dos checklists, dentro da Senior X, acesse Gestão de rotinas > Checklists.

Nota para Não Conforme

Esse campo é mostrado se a opção "Nota de 0 a 10" for selecionada no campo Nota para Não Conforme. Indique a nota que será considerada como não conforme, assim como todas as notas inferiores a ela. As notas maiores que esse valor serão consideradas como conforme.

Exemplo

Se o valor "5" for indicado nesse campo, essa nota será considerada como Não Conforme, assim como as notas 4, 3 e outros valores abaixo. O valor 6 será Considerado conforme, bem como os valores 7, 8 e superiores.

Lembrando que quanto menor o valor, menos conforme é o item, e quanto maior o valor, mais dentro da conformidade o item está.

Configuração de anexo e Configuração de observação

Define se o usuário precisa anexar alguma evidência ou informar uma observação, respectivamente, ao executar um checklist:

• Não obrigatório: a evidência/observação não é obrigatória, podendo ser inserida somente se for desejado;
• Não conforme: a evidência/observação é obrigatória somente para checklists marcados como não conforme. Em checklists conformes, ela é opcional;
• Todos: a evidência/observação é obrigatória em todos os checklists, independente da situação deles.

Duplicar Checklist

Clique no botão para abrir uma nova página de Dados Gerais para a inclusão de um novo checklist baseado em um já existente. Ao duplicar um checklist, apenas os itens associados já estarão preenchidos, o restante dos campos estará em branco.

Efeitos ao marcar item como Não Conforme

Ao conferir um checklist no aplicativo Gestão de Rotinas, o operador indica a situação dos itens (conforme, não conforme etc.) de acordo com o que foi adicionado nesta tela.

Se o checklist tem um Tipo de ocorrência associado a ele e o ponto de controle possui um local físico, quando um item do checklist foi marcado como Não Conforme , uma ocorrência do tipo definido é gerada automaticamente no Painel de Ocorrências.

Além disso, os gestores podem ser notificados por e-mail quando algum item estiver com o status de Não Conforme . Para cadastrar essa notificação, realize os passos a seguir:

1. Na tela de checklist, clique no botão Adicionar;
2. Preencha os campos em Dados Gerais;
3. Informe o contato eletrônico do gestor no campo E-mail;
4. Ao Salvar as informações, os responsáveis receberão por e-mail notificações referentes ao cumprimento de checklists durante a rotina.

Para informar o E-mail em um checklist já cadastrado, utilize o botão Ações na tela principal de Checklists e clique Editar. Em seguida, realize os passos 3 e 4.