Personas
Alta de Personas en el Sistema de Gestión de Personas | El objetivo principal de HCM es reutilizar la información ya registrada en la base de datos mediante la inclusión de empleados, dependientes y candidatos, centralizando los datos más comunes de estos registros en un registro único.. Este registro permite al usuario acceso a todos los registrados interesados.
El registro de Personas es opcional y cuando este habilitado será disponible para todas las empresas lo que permite definir el vínculo obligatorio con un empleado o dependiente. Este vínculo puede ser indicado para todas las empresas o para cada empresa individualmente.
La rutina de Personas es compuesta por:
- Un registro de Personas y sus respectivos vínculos entre los empleados (empleados, terceros, aliados), dependientes y candidatos;
- Generación del registro de Personas a partir de las informaciones contenidas en la base de datos;
- Rutina para la verificación de la integridad de los datos, predecir casos como personas con el mismo CPF* o PIS*, etc;
- Sincronización de fichas: al cambiar los datos del candidato vinculado se actualiza la ficha de la persona, si aún no está asociada a un colaborador
Ejemplo:
En caso que la persona vinculada al colaborador posea grado de Instrucción "Superior Incompleto", el empleado es despedido, y luego de un tiempo el candidato altera su grado de instrucción de Superior Incompleto para Completo a través del Currículo Web, el sistema no puede simplemente alterar la persona alegando que el grado de instrucción de él no es mas Incompleto y si Completo, sin antes que RR.HH valide esta información, por ejemplo, exigiendo el certificado de conclusión del curso.
Por esta razón, el sistema no sincroniza los datos del solicitante con la persona.
Funcionamiento
El Registro de las Personas es opcional por lo que se puede habilitar a cualquier momento. Para habilitar esta rutina es necesario acceso Diversos > Indicación - carpeta de Personas en el campo 'Habilita Rutina de Personas' informar S-sí. En la misma carpeta debe definir la obligación de los vínculos entre el empleado y la persona entre el dependiente y la persona cuando ocurriera su registro. Esta definición puede valer para todas las empresas de la base para cada empresa en cuyo caso la indicación será en el registro de la propia empresa. Se recomienda optar por la obligación del vinculo entre la persona y los empleados/dependientes hasta que la Generación de las Personas sea ejecutada.
Al activar el Registro de Personas, se disponible en el menú principal el iten Personas con los siguientes sub-itens: Registros de Personas, Generar Personas, Consistir Personas y Excluir Personas. En el registro de empleados > tercero > aliado y dependientes se dispone el campo Personas para identificar el vínculo.
Después activado el Registro de Personas se debe generar una persona para cada empleado, dependiente, candidato (opcional) por la rutina de Generación de Personas. Es recomendable seguir este orden de generación, porque de esta forma la numeración del registro quedará organizada. La generación de Personas no tendrá impacto en las tablas del sistema, únicamente la inclusión del código de la persona en las tablas relativas a la persona y el código de la persona en el registro de empleados, dependientes y candidatos, caracterizando el vínculo.
Consideraciones sobre la obligación del vínculo
Cuando el vinculo fuera obligación, al registrar un empleado o un dependiente, luego la información del nuevo código una pantalla será abierta para buscar las Personas disponibles en la base y proceder con la vinculación. Si no encuentra a la persona correspondiente, al final del registro, la rutina generará una persona y la vinculará a este registro. En el caso de los empleados/dependientes existentes, al realizar cualquier cambio en sus registros, será obligatorio vincular a una persona.
Cuando el vinculo es opcional, al registrar un nuevo empleado/dependiente, se presentará la pantalla de Búsqueda de Personas para hacer el enlace, en caso ya exista la persona. Si el enlace no se hace, al final del registro se presentará un mensaje con las opciones crear/vincular o no a una persona.
Después de la Generación de Personas, se recomienda comprobar el resultado de este proceso en la pantallaconsisten en personas, ya que puede haber casos de Registro de Personas con datos repetidos, tales como Nombre, CPF, PIS y otros, o datos diferentes entre sus enlaces. El usuario será capaz de analizar cada situación para hacer los ajustes necesarios. Se recomienda realizar este proceso después de la generación de Personas para dejar las informaciones en la base consistente.
En la opciónEliminar personas, en su caso, el usuario podrá: suprimir únicamente los enlaces entre Personas y Colaboradores, Dependientes o Candidatos; elimine la Persona y elimine todos los enlaces.
El Registro de las Personas después de generado y consistido no será necesario alterarlo. Las alteraciones que ocurren en el registro del empleado o dependiente serán actualizadas en la respectiva persona vincula.
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