Horarios de visitantes

Registrar horarios de visitas y consultar visitas planificadas, en curso, completadas o no realizadas.

Para registrar el horario de un visitante:

1. En la plataforma X superior, acceda a Gestión de acceso y seguridad > Gestión de entradas > Programación de visitantes y haga clic en el botónpara agregar;
2. Obligatorio, rellenar los camposRazón de la visita,Tipo de visita ,Fecha de llegada ,Hora de llegada , Fecha de salida Es Hora de salida. El sistema completará automáticamente el campohora de salida con un valor que corresponde a una hora más que el valor descrito en el campo Hora de llegada, sin embargo, se puede editar según sea necesario;

Observación

SiTipo de visita tiene un procedimiento con un formulario de consentimiento, este término será enviado al correo electrónico del visitante cuando se guarde el horario.

3. Opcionalmente informar alLocal y elOrdenanzay haga clicAvance;

Importante

La visualización de opciones para algunos campos está restringida a lo configurado en elalcance registrado en roles senior de X Platform.

4. Informar a una o más personas para recibir visitas. Para encontrar el nombre del visitante, escríbalo en el campoNombre del visitante y luego enpara agregar, o haga clic en el botón de la lupa, seleccione uno visitado, haga clic enSeleccionar es en para agregar. La persona seleccionada debe tener al menos un rol activo durante el período de programación, y el rol debe estar configurado para recibir
   • visitas;Alternativamente, el visitante puede registrarse a través del Portal del Visitante. Esto se realiza a través de una invitación enviada por correo electrónico, con un enlace de acceso. Para obtener más información y detalles de configuración, consulte el elemento 9 a continuación y también elPortal de visitantes;
5. clickea enAvance;

Importante

Al reportar un registro de visitante que está bloqueado, se mostrará un mensaje comunicando la situación. Si esto ocurre, siga los procedimientos descritos en el mensaje de bloqueo.

6. Para agregar un visitante, haga clicpara agregar y complete los campos requeridos:Tipo de documento,Documento ,Nombre EsCorreo electrónico. Opcionalmente, complete los camposTeléfono EsEmpresa;
7. Opcionalmente, puede hacer clic en el icono de la cámara para agregar una foto al registro del visitante. Si se hace esto, si el campoCrear credencial facial deltipo de visita Si se activa la foto seleccionada, el sistema validará la compatibilidad con el reconocimiento facial de esta foto;
8. Si el visitante utiliza el parking de la empresa, en Datos del vehículo del visitante, cumplimente los camposLámina,Marca , Modelo EsColor;
9. Si desea enviar uninvitación por correo electrónico a un visitante, permitiendo obtener información y aceptar los términos de consentimiento a través del chatbot, complete su dirección de correo electrónicoCorreo electrónico en la pestaña Invitaciones. Al finalizar el registro para esta cita, se enviará un correo electrónico a cada dirección proporcionada, con un enlace para que el visitante acceda al chatbot y realice los trámites necesarios. La invitación por correo electrónico también se puede utilizar para registrarse en el Portal de visitantes, consulte el punto 4 anterior.

Si es necesario, será posible deshacer la asociación de un visitante con un vehículo, utilizando el botónQuitar vehículo o borrar todos los datos del vehículo. Para volver atrás y realizar esta asociación nuevamente, espere un minuto;

Observación

No se podrán asociar a los visitantes los vehículos de uso gratuito o de uso común, sólo los de uso privado.

Los vehículos de uso particular, por su parte, no podrán asociarse a más de una persona. Al insertar un vehículo que ya está asociado a una persona, se mostrará un mensaje de error.

10. clickea enpara agregar para cerrar el registro o Agregar y registrar otro visitante registrar a otros visitantes más rápidamente;
11. clickea enAhorrar para completar la cita;
12. Si existen recursos asociados al tipo de visita reportada, estos se pueden agregar al evento. Para hacer esto, al lado del nombre del visitante registrado, haga clic enDetalle y en la lista de participantes, pestaña Recursos, haga clic enAgregar recursos. Complete los campos y haga clicAhorrar.

Cuando se crea o edita un horario, el visitante recibirá un correo electrónico informándole los detalles de la visita, si así se ha configurado en el Tipo de Visita.

Al registrar un horario, los visitantes recibirán un correo electrónico con los detalles de la visita cuando el programador realice el registro.