Invitación a visitantes
La gestión de entradas permite enviar invitaciones a uno o más visitantes, por correo electrónico, al programar una visita. Existe la posibilidad de integración con un chatbot, que obtiene la información de la persona y presenta los términos de consentimiento, de forma automatizada.
Al ingresar la dirección de correo electrónico de la persona invitada, se enviará un correo electrónico a esta dirección, con información sobre la visita: nombre del conserje, fecha y hora de la visita y un enlace para acceder al bot.
Luego de hacer clic en este enlace, al iniciar la interacción con el bot, la persona podrá leer los términos de consentimiento de uso de datos y aceptarlos o rechazarlos. Debes aceptar los términos para proporcionar la información necesaria para registrar la visita: un documento (entre las opciones que te brinda el bot) y tu nombre completo. El sistema verificará a través del documento si la persona ya está registrada en el sistema. En caso contrario, se creará un nuevo registro.
Una vez confirmado el registro de la persona, ésta quedará registrada como visitante y podrá realizar el check-in en la recepción informada.
Qué puedes hacer:
Crear y configurar el bot para su uso.
El bot debe ser creado previamente en el Bot Factory de la Plataforma siguiendo el modelo proporcionado. Si se desea que el bot se utilice a través de WhatsApp se debe contratar un proveedor homologado y asociar el número proporcionado por ese proveedor al bot creado.
- Abra la pantalla Senior X Platform > Tecnología > Administración > Gestión de aplicaciones;
- Crear una aplicación con generación de Token "Generar un token diferente para cada sesión de la aplicación";
- Comprobar elLlave de acceso y elsecreto de esta aplicación, que será utilizada más adelante en el bot;
- Abra la pantalla Senior X Platform > Bot Factory;
- Haga clic en el botónNuevo;
- Seleccione la plantilla "Ronda de invitación a visitantes";
- Una vez creado, seleccione el bot "Ronda de invitación de visitantes" y haga clic enPara configurar;
- En la pestaña Respuesta del Bot, complete los campos a continuación para cada tema (de acuerdo con la información vista en el paso 3):
- llave de acceso: clave de acceso a la aplicación;
- secreto: secreto de aplicación;
- arrendatario : nombre del inquilino.
Importante
La aplicación debe estar asociada a un rol en la plataforma que tenga permisos para la actividad autorizadaSAMsenior - Bot de invitación de visitantes.
Observación
No cambie los demás parámetros para evitar afectar el buen funcionamiento del flujo de interacción.
Para obtener más información sobre la creación de bots, visiteDocumentación de fábrica de robots.
Realizar las configuraciones necesarias en el sistema.
Para utilizar la función de invitación de invitados, se requieren las siguientes configuraciones:
- En elregistro de ordenanzas, en el campoEnlace al robot, ingresa un número de WhatsApp o página web donde se pueda acceder al bot. Este enlace es obligatorio y será enviado por correo electrónico al visitante invitado;
- en el registro detipos de visita, seleccione la opciónPermite el autorregistro del visitante;
- Aún en esta pantalla, registre un trámite como "Tiene formulario de consentimiento" con un formulario de consentimiento asociado;
- En elregistro de programación de visitas, en el elemento Invitaciones, ingrese la dirección de correo electrónico de los visitantes que recibirán la invitación. En la lista de citas, estos correos electrónicos se pueden ver en la columnaInvitaciones;
- Registra este horario. Cuando se complete, se enviará un correo electrónico a cada dirección proporcionada en las invitaciones, con un enlace para acceder al bot.
Como resultado, en la lista de visitantes alpantalla de recepción, la pestaña Invitaciones muestra el estado de cada invitación. Además, en los detalles de la reserva, esta pestaña Invitaciones muestra la lista de invitados y la pestaña Visitantes indica si han confirmado sus datos a través del bot.
Envío de credenciales a visitantes a través de chatbot
El chatbot puede crear una credencial de acceso para los visitantes, siempre y cuando se cumplan algunas condiciones:
- El registro de tipos de visita para el horario en cuestión debe tener el campoPermite la entrega de credenciales vía bot marcado;
- El registro de la cita conserjería deberá tener registrada la tecnología tipo “Código de Barras”;
- La invitación debe haber sido aceptada y completarse el registro de los datos personales del visitante;
- La persona visitante no debe tener ningún trámite obligatorio a realizar en la fecha inicial de la visita.
La credencial estará en formato Código QR. Se mostrará en el bot después de confirmar la invitación y también se enviará al correo electrónico del visitante.
