Recepción de visitantes

1. en el mayor
   • para consultar un horario para una entrada específica, seleccione la entrada y la fecha de las visitas a consultar;
   • Para consultar un horario por visitante, escriba el nombre o documento de la persona en el
   campo de búsqueda de visitantes.
2. Después de localizar la programación, haga clic en Detallar.

Para agregar un visitante a una vista:

1. En la Plataforma X senior, acceda a Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de entradas > Recepción > pestaña Visitantes;
2. En Listado de visitantes, en la pestaña Previstas, localice al visitante y haga clic en Detallar;
3. Para agregar un visitante, en la Lista de participantes, en la pestaña Visitados, busque elNombre del visitante. Para ello, haga clic en el icono de la lupa, ubique el nombre deseado, haga clic enSeleccionar y luego enpara agregar. O busque escribiendo el nombre deseado directamente en el campoNombre del visitante y haga clicpara agregar. Se puede incluir más de una persona para auxiliar en la recepción del visitante, caso la persona visitada no esté disponible en el momento;
4. Aún en la pestaña Visitado, se muestran las siguientes columnas:
• Visitado: trae el nombre de la persona visitada, su foto y correo electrónico;
• Área/Posición: esta columna mostrará el área y posición de la persona. Es importante resaltar que el área corresponde a la Estructura Organizacional del tipo Organigrama, por lo tanto la información que allí se muestre será la registrada en pantalla.Estructura organizacional (Registro General > Personas);
• Teléfono y celular;
• Última ubicación: muestra la última ubicación a la que tuvo acceso la persona, seguida de la fecha y hora. Si la persona no está en la empresa, esta columna mostrará a la persona comoAusente.

Para eliminar un visitante, simplemente haga clic en el botónBorrar en la columna Acción.

Para consultar a los visitantes seguir los pasos 1 y 2.

Para agregar o eliminar visitantes de un recorrido:

1. En la Plataforma X senior, acceda a Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de entradas > Recepción > pestaña Visitantes;
2. En Listado de visitantes, en la pestaña Previstas, localice al visitante y haga clic en Detallar;
3. En la Lista de participantes, en la pestaña Visitantes, haga clic enpara agregar;
4. Introduce los datos del visitante rellenando los campos obligatorios:Tipo de documento,Documento ,Nombre. Opcionalmente, complete los camposCorreo electrónico,Teléfono Es Empresa;
5. Si lo prefieres haz clic en el botónDocumento adjunto. Mostrará las secciones Imágenes y Datos del documento del visitante en la parte inferior de la pantalla. Para obtener más información sobre ellos, consulte los pasos 7 y 8;
6. Si el visitante utiliza el parking de la empresa, en Datos del vehículo del visitante, cumplimente los camposLámina,Marca , Modelo EsColor.

Si es necesario, será posible deshacer la asociación de un visitante con un vehículo, utilizando el botónQuitar vehículo o borrar todos los datos del vehículo. Para volver atrás y realizar esta asociación nuevamente, espere un minuto;

Observación

No se podrán asociar a los visitantes los vehículos de uso gratuito o de uso común, sólo los de uso privado.

Los vehículos de uso particular, por su parte, no podrán asociarse a más de una persona. Al insertar un vehículo que ya está asociado a una persona, se mostrará un mensaje de error.

7. Si hiciste clic en el botónDocumento adjunto, rellene los campos relativos al documento de visitante:Fecha de emisión del documento, su Fecha de vencimiento , OhÓrgano emisor y elestado donde fue emitido. Estos campos son opcionales;
8. También tienes la opción de enviarImágenes anverso y/o reverso del documento. Para ello, haga clic en los botones en la parte inferior de las áreas correspondientes a las imágenes: el primer botón le permite capturar una foto del documento usando la cámara, y el segundo botón es enviar un archivo existente. Además, indique, en el cuadro de opciones debajo de la imagen, si corresponde al frente o al reverso;

Comentarios

• Los formatos de imagen admitidos para cargar son JPG, JPEG y PNG y el tamaño máximo de imagen es 5 MB.
• Al cargar una imagen, debe estar en orientación vertical.
• Si una imagen se envía incorrectamente, en orientación horizontal o se ha ingresado el lado equivocado (anverso/reverso), simplemente elimínela haciendo clic en el botónEliminar Imagen. Está disponible después de completar el registro del visitante utilizando los botones mencionados en el paso 9. Luego realice una nueva captura/envío.
9. clickea enpara agregar para cerrar el registro o Agregar y registrar otro visitante para registrar a otros visitantes más rápidamente.

Importante

Caso informe el registro de un visitante que esté bloqueado, un mensaje será presentado comunicando la situación. En ese caso, siga los procedimientos descriptos en el mensaje de bloqueo.

10. Aún en la pestaña Visitantes, se muestran las siguientes columnas:
• Visitantes: trae el nombre, foto y correo electrónico del visitante;
• Documento: muestra el documento registrado;
• Contacto: traer el número de teléfono proporcionado por el visitante;
• Trámites: Muestra el número de trámites pendientes del visitante. Para más detalles, haga clic en el enlace en la palabra "trámite" y será redirigido a la pantallaProcedimientos de visita;
• Estado: muestra el estado del visitante:
  • Cuando el visitante tenga una visita programada, su estado seráEsperando el check-in y cuando hagas clic en él, el estado cambiará aEntregar credencial. Después de la entrega de la credencial, el estado cambia aEsperando pago;
  • Cuando el visitante no tenga una visita programada (la visita queda registrada en la pantalla de recepción), su estado seráEntregar credencial. Después de la entrega de la credencial, el estado cambia aEsperando pago.
• Comportamiento:
  • Verificar: acción que le permite finalizar la visita;
  • Trámites: para visitas que requieran la realización de trámites, esta opción permite realizarlos;
  • Actualizar datos de visitantes: permite editar los datos de los visitantes;
  • Entregar credencial: cuando existan trámites en la visita, esta acción solo estará disponible después de completarlos. Al hacer clic en la opción de entrega de credenciales, si la foto del visitante está vencida, se le pedirá que capture una nueva foto. si el campoCrear credencial facial deltipo de visita La foto seleccionada está habilitada, el sistema validará el soporte de reconocimiento facial para esta foto y se creará una credencial facial además de la credencial de la tarjeta.
  • Registrarse: disponible para visitantes con cita previa, esta acción permite iniciar la visita;
  • No asistirá: esta acción, también disponible para visitas programadas, permite indicar la inasistencia del visitante;
  • Para eliminar: solo estará disponible para los visitantes que aún no se hayan registrado.

Para realizar el procedimiento:

1. En la Plataforma X senior, acceda a Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de entradas > Recepción > pestaña Visitantes;
2. En Listado de visitantes, en la pestaña Previstas, localice al visitante y haga clic en Detallar;
3. En la Lista de participantes, en la pestaña Visitantes, haga clic en el enlace de la palabra "pendiente" o haga clic enComportamiento >Trámites;
4. En la columna Acción, haga clic enLograr. Si el trámite requiere recolectar información, complete los detalles del trámite en la ventana que se abrirá. Si existen trámites obligatorios asociados a la visita, el sistema bloqueará la entrega de la credencial hasta que se realicen.

Observación

Si el trámite quedó registrado como obligatorio en pantallaProcedimiento y la opciónRecopilar información ha sido seleccionado, al realizar este trámite en recepción, haciendo clic enLograr, deberás completar el campoDetalles, que se muestra en la pantalla que se abre, con información relativa al trámite (como número de documentos, informes u otras observaciones pertinentes) para continuar con el proceso.

Si el trámite ha sido registrado como obligatorio y facultativoNo recopila información ha sido seleccionado, puede hacer clicLograr sin necesidad de completar ningún detalle.

Si el trámite ha sido registrado como obligatorio y la opciónTiene un formulario de consentimiento ha sido seleccionado, se mostrará un mensaje con opciones de acuerdo a lo configurado en la pantalla de Consentimiento. Para obtener más información sobre estas configuraciones, consulte la documentación.Consentir.

1. Cuando el visitante llegue a la entrada, en la Plataforma X senior, acceda a Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de entrada > Recepción > pestaña Visitantes;
2. Haga clic en la opciónEsperando el check-in registrar la llegada del visitante al sistema;
3. En Listado de visitantes, en la pestaña Previstas, localice al visitante y haga clic en Detallar;
4. En la Lista de participantes, en la pestaña Visitantes, en la columna Estado, haga clic en el enlace sobre el estado del visitante;

Importante

• Caso el tipo de visita esté configurado para enviar e-mail al visitado, él será notificado de la llegada del visitante por e-mail con informaciones de la programación;
• Si el visitante tiene una visita en curso en su registro, el sistema no le permitirá volver a registrarse hasta que haya realizado el check out en la visita anterior.
5. Caso existan procedimientos obligatorios, el sistema bloqueará el acceso hasta que ellos sean ejecutados. Verificar asuntos pendientes en el campoTrámites y realizarlos haciendo clic en el enlace en la palabra "pendiente", o haga clic enComportamiento > Trámites;
6. Para liberar el acceso del visitante, en el campo Estado, haga clic en Entregar credencial, informe el tipo de tecnología utilizada y haga clic en Generar. Si la portería no utiliza credencial, haga clic en Realizar entrada;

Importante

Al hacer clic en el botónEntregar credencial, el sistema realizará dos comprobaciones relacionadas con los roles activos y/o suspendidos registrados a Ronda senior X:

1. Si el visitante tiene un rol activo, el sistema mostrará un mensaje de alerta: "Persona tiene rol. ¿Desea continuar?". Si se selecciona la opciónNo, el sistema no continuará con la entrega de la credencial.
2. Si el visitante tiene un rol suspendido, el sistema mostrará el mensaje de alerta: "La persona tiene un rol suspendido. ¿Desea continuar?". Si se selecciona la opciónNo, el sistema no continuará con la entrega de la credencial.

En ambas comprobaciones, al seleccionar la opciónSí Luego del mensaje de alerta, el sistema continuará con el flujo de entrega de credenciales.

Si el visitante no tiene ningún rol activo sincronizado con Ronda senior X, no habrá ningún cambio en el movimiento de este flujo.

7. Después de entregar la credencial, el estado del visitante será actualizado para Aguardando check-out;
8. En cuanto salga el visitante, haga clic en Aguardando check-out para finalizar a visita.

Agregar credenciales provisionales para empleados de la empresa:

1. en el mayorpara agregar;
2. En el campoBuscar por nombre o documento, escriba el nombre o número de documento del colaborador o utilice el ícono de la lupa, ubicado a la derecha de este campo para ubicarlo;
3. Selecciona elTecnología de insignia e ingresa tuNúmero o haga clic en el botónLeer número de credencial. Si el ingreso seleccionado tiene registrada más de un tipo de tecnología de credencial (máximo tres: barras, proximidad o Tarjeta Inteligente), será posible asignar más de una tecnología a una misma persona;

Observación

Para usar el botónLeer número de credencial, SeniorReaders debe estar ejecutándose y el lector debe estar conectado.

Entonces, basta con acercar la tarjeta al lector y en el campo aparecerá el número de credencial del empleado.Número.

4. Selecciona elValidez de esta credencial, informando fecha y hora;
5. Si hay una ordenanza registrada, seleccione laOrdenanza en el que se utilizará la credencial;
6. clickea enpara agregar.

1. En la Plataforma X senior, acceda a Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de Entrada > Recepción > pestaña Credenciales Provisionales;
2. Encuentra a la persona en la sección Credenciales provisionales activas o utiliza los filtros (Nombre,Número,Tecnología de insignia EsFecha de validez);
3. En la sección Credenciales provisionales activas, haga clic en el botónComportamiento correspondiente al nombre del empleado cuya credencial tendrá su validez cambiada y luego haga clic enDetalle;
4. En el campoValidez, haz el cambio y haz clicAhorrar.

1. En la Plataforma X senior, acceda a Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de Entrada > Recepción > pestaña Credenciales Provisionales;
2. Encuentra a la persona en la sección Credenciales provisionales activas o utiliza los filtros (Nombre,Número,Tecnología de insignia EsFecha de validez);
3. En la sección Credenciales provisionales activas, haga clic en el botónComportamiento correspondiente al nombre del empleado cuya credencial se finalizará y luego haga clic enFinalizar credencial o haga clicDetalle y enseguida Finalizar credencial.

Para añadir un horario sin registro previo:

1. Haga clic en el botónpara agregar;
2. Complete los camposTipo de visita,Fecha de salida ,Hora de salida EsOrdenanza;
3. En la pestaña Visitado, informe a la persona que recibirá al visitante;
4. En la pestaña Visitantes, haga clic en el botón Agregar e informe los datos del visitante, confiriendo si no existen informaciones a ser actualizadas;
5. Con los datos completados, haga clic nuevamentepara agregar para cerrar el registro o Agregar y registrar otro visitante para continuar con el proceso de registro. Después de que el visitante sea registrado, su situación será actualizada para "check-in realizado";
6. Finalice la programación de la visita haciendo clic en Guardar.

Importante

La visualización de opciones para algunos campos está restringida a lo configurado en elalcance registrado en roles senior de X Platform.