Controle de Orçamento

O módulo de Treinamento permite gerenciar o orçamento de treinamentos realizados, por local do organograma ou centro de custos.

Após lançar os valores orçados com treinamentos para o ano, é possível compará-los com os valores realizados. A comparação é feita por meio das despesas que são lançadas para as turmas de treinamento.

É possível fazer as seguintes definições por empresa:

• O controle de orçamento pode ser feito por local ou por centro de custo. Na opção por local é possível determinar se deseja centralizar em um local único ou conforme o local do colaborador.
• Os custos de orçamento serão definidos por curso de aperfeiçoamento e competência, permitindo indicar os itens que serão orçados, como por exemplo: matrícula, mensalidade, deslocamento e outros.

Veja como fazer as definições do processo:

1. Em Orçamento > Definições (FR129DEF_2) defina se o orçamento para os treinamentos será lançado por local do organograma ou por centro de custos. Esta definição é feita apenas uma vez, e após isso toda a rotina de orçamento respeitará esta parametrização. Se for utilizado o controle de orçamento por local, é possível definir um local único para os lançamentos do orçamento.
2. Caso os itens que serão utilizados no orçamento de despesas de treinamento não estejam cadastrados, acesse Tabelas > Cursos > Itens Custo (FR130TCU) e cadastre os itens, tais como: matrícula, mensalidade, material, coffee break. Os itens de custo que serão usados no processo de controle de orçamento devem ter o tipo "P – Participante".
3. Se for trabalhar com custos previstos por curso de aperfeiçoamento, use a tela em Orçamento > Previsões Custos (FR130CUS), para cadastrar valores de cursos por entidade ou fornecedora de treinamento, quando é feita uma pesquisa de preços.
4. Na tela de previsões de custos, informe o curso e a competência de início de vigência dos preços referentes a este curso. Também podem ser informadas a entidade, cidade e formato de realização do curso.
5. Na guia Itens Custo por Participante, informe os respectivos itens de custo e valores por participante. As informações lançadas nesta tela serão utilizadas posteriormente no orçamento do tipo previsto.
6. Nesta etapa será feito o cadastro do orçamento. Acesse o menu correspondente ao que foi configurado na tela de Definições (FR129DEF_2):
   • Orçamento por local do organograma: Orçamento > Orçamento por Local (FR130OLO)
   • Orçamento por centro de custo: Orçamento > Orçamento por Centro de Custo (FR138ORC)

   Acesse uma das telas acima e cadastre o orçamento para o ano base desejado. Mais adiante serão definidas as vagas disponíveis para cada mês do ano selecionado.

7. Na guia Cadastro, selecione o tipo do orçamento, que pode ser:
   • "1 – Informado": os valores orçados são informados pelo usuário diretamente nesta tela
   • "2 – Previsto": os valores orçados são calculados com base na previsão de custos, feita nos passos anteriores
8. Na guia Vagas, para cada mês do ano base, informe a quantidade de vagas disponíveis para participantes do centro de custo ou local informado. O valor de cada mês dependerá do tipo de orçamento que foi selecionado nas etapas anteriores:
   • "1 – Informado": é necessário informar o valor total disponível de orçamento para cada mês, no centro de custo ou local em questão
   • "2 – Previsto": não é necessário informar o valor, pois será calculado automaticamente pelo sistema após cadastrar os dados da guia Curso Participantes nas etapas seguintes

   Nota

   Antes de prosseguir você precisa finalizar o cadastro dos dados da guia Vagas e gravar. Em seguida, selecione o mês para o qual deseja cadastrar o detalhamento do orçamento e continue para o próximo passo.

9. Acesse a guia Curso Participantes e informe o curso para o qual deseja orçar os valores e a quantidade de vagas orçadas para o respectivo centro de custo ou local, mês e curso. Na grade Participantes do Curso, identifique os participantes orçados para o treinamento.

Quando o orçamento for do tipo "2 – Previsto", após lançar essas informações é possível verificar na guia Vagas o valor total orçado do mês para o centro de custo/local. Este valor é calculado com base nos dados informados no orçamento e valores da tela Previsões Custos (FR130CUS).

Depois de fazer as definições de orçamento é necessário associar os custos anuais aos lançamentos das despesas dos cursos/participantes, seja por local ou por centro de custos.

Isto é feito pelo processo de Gestão de Turmas, que é responsável pelo orçamento realizado e permitirá fazer o cruzamento das informações com os parâmetros definidos para o orçamento.

Se houver itens de custo definidos, eles podem ser usados para identificar as despesas dos participantes. Caso contrário, a quantidade de vagas e o valor podem ser informados a cada mês.

Após a realização da turma de treinamento, é possível lançar as respectivas despesas pelas telas do menu Treinamento > Turmas > Despesas. Estas despesas podem ser por curso, centro de custo ou local, participante ou rateadas. Acesse a documentação do processo de Gestão de Turmas para saber como fazer.

Estes são os principais modelos disponibilizados pela Senior para emitir relatórios referentes ao processo de controle de orçamento:

• Relação Orçamento Orçado X Realizado por Local
  • Orçamento > Listar > Modelo 05.

• Relação de Orçamento por Local
  • Orçamento > Listar > Modelo 02.

• Relação Orçamento Orçado X Realizado por Centro de Custo
  • Orçamento > Listar > Modelo 04.

• Relação das Previsões de Custos
  • Orçamento > Listar > Modelo 01.