Gestão de Turmas

As definições gerais do módulo determinam como o módulo de Treinamento e Desenvolvimento será utilizado, aplicando configurações para as empresas cadastradas na base de dados.

Acesse o menu Treinamento > Definições (FR129DEF) e faça as seguintes parametrizações:

Na guia Reservas, configure os dados que servirão como a origem e o motivo padrão ao cadastrar uma reserva de treinamento.
Na guia Turmas informe se as turmas devem herdar automaticamente os testes, itens de avaliação e recursos instrucionais vinculados ao curso. Defina também se o colaborador deve ser excluído ou não da lista de espera quando for matriculado como participante na turma.
Se desejar, configure atalhos que ficarão disponíveis na tela de definição de turmas (FR134DTU). Esses atalhos facilitam o acesso às telas de lançamento de despesas por curso, centro de custo/local e participantes. Configure também se é permitido lançar valores zerados nas telas de despesas.
Defina se a carga horária do curso poderá ser recalculada no histórico do participante e se devem ser emitidas mensagens de alerta ao alterar a frequência ou notas dos participantes na avaliação da turma.
Se desejar, acesse a guia Turmas e configure botões de atalho que ficarão disponíveis na guia Participantes da tela de definição de turmas (FR134DTU). Esses atalhos facilitam a execução de relatórios nativos do sistema ou customizados. Defina também como será o comportamento do sistema quando ocorrer algum conflito de horários e salas nas turmas.
Na guia Documentos informe o colaborador responsável pela assinatura dos certificados emitidos pelas turmas.
Na guia Demitidos defina se será possível inserir colaboradores demitidos como participantes ou instrutores de turmas, e também se a turma deve aceitar participante ou instrutor em turmas com início antes da sua admissão.
Na guia Avaliar defina como será apresentado o formulário da avaliação de reação na versão web do módulo (TR Web). Por exemplo:
- Se as perguntas devem ser agrupadas por assunto
- Se os pesos devem ser exibidos
- Se as opções de notas/conceitos devem ser exibidas em formato de lista.
Defina também se as avaliações de reação devem ser liberadas automaticamente para os participantes após a sua geração, e se ao concluir a turma as respectivas avaliações de reação também devem ser concluídas.
Configure se o código das perguntas e respostas das avaliações de reação e eficácia devem ser mostrados no formulário no TR Web, e se as avaliações de eficácia e reação vencidas devem ser disponibilizadas ou não para o usuário responder.
Indique se a frequência dos participantes deve ser apurada ao consistir o participante ou a turma. Além disso, é possível disponibilizar botões de atalho para executar relatórios nativos do sistema ou customizados na tela de Avaliar Turma (FR140NPC).
Na guia Afastamentos, defina critérios para gerar os afastamentos dos colaboradores (instrutores ou participantes) quando informados nas turmas de treinamento.

Cadastrar tabelas de Treinamento

O cadastro das tabelas define como as informações de cursos e turmas serão tratadas no sistema. Portanto o cadastro das tabelas requer uma organização prévia desses dados.

Quando há integração com demais módulos da Senior, é importante definir quais serão os profissionais responsáveis pela manutenção destes dados. Essa definição será um dos fatores de sucesso da implantação, tendo em vista que essa organização permitirá a gestão das informações de maneira mais simples e organizada.

Os dados de cursos de aperfeiçoamento e de formação devem ser normalizados durante o cadastro (ou importação). A normalização dos cadastros:

evita informações duplicadas ou redundantes;
mantém a organização dos grupos de requisitos dos cursos ao vinculá-los nos históricos dos colaboradores e candidatos;
melhora a gestão das equivalências de cursos e formações.

Para os processos de avaliação das turmas é possível cadastrar uma tabela de notas e questionários para composição das avaliações de reação, eficácia e aprendizagem.

Veja a seguir como cadastrar no sistema as principais tabelas usadas pelo módulo de Treinamento e Desenvolvimento:

Cadastrar cursos de aperfeiçoamento

Os cursos de aperfeiçoamento são cadastrados em Tabelas > Cursos > Cursos Aperfeiçoamento (FR128CUA). Nessa tela inclua todos os cursos que serão utilizados pelo processo de gestão das turmas, ou que necessitam de registro no histórico do colaborador.

Os cursos cadastrados nesta tela são utilizados em todas as rotinas do módulo de Treinamento e Desenvolvimento e em algumas rotinas de outros módulos, como Cargos e Salários, Recrutamento e Seleção e Segurança e Medicina.

Para iniciar o cadastro de um novo curso, clique no botão Novo Curso no rodapé da tela, informe os nomes completo e reduzido do curso, e selecione o respectivo assunto. No campo Módulo deve ser indicado se trata-se de um curso modular (composto por outros cursos) ou não.
Se o curso possui validade para quem o realiza, informe a sua validade em meses para que seja possível verificar se o curso do colaborador está válido ou vencido. Neste caso, é possível indicar o respectivo curso de reciclagem.
Informe a carga horária do curso, e, caso seja necessário controlar a frequência e/ou média dos participantes da turma, indique a frequência e/ou a média mínima para que o participante seja aprovado.
Para emitir o certificado dos participantes da turma, informe se ele é por "A – Aproveitamento" ou "P – Participação". Se desejar aplicar avaliação de eficácia e/ou de reação para o curso, preencha os campos de questionário da avaliação de eficácia e os prazos padrões para aplicação das avaliações.
Selecione o formato de realização do curso e o respectivo período de realização. São disponibilizados campos para descrever o conteúdo do curso, seu objetivo, metodologia e público alvo. O conteúdo, quando informado, é impresso no verso do certificado.
Se o curso deve ser inativado (ou seja, não será mais utilizado nas rotinas do módulo de Treinamento e Desenvolvimento), informe a data de expiração.
Se o curso estiver relacionado ao assunto indicado como SST, é obrigatório informar o respectivo Código eSocial, de acordo com a Tabela 29 do eSocial.

Após cadastrar o curso, podem ser informados os respectivos pré-requisitos de formação, aperfeiçoamento e exames, quando houver.

Também é possível vincular os recursos instrucionais necessários, horários, testes e itens para avaliação do curso e dos participantes. Quando o curso for modular, é necessário informar os cursos que representam as suas disciplinas ou módulos.

Definir calendário de treinamentos

A definição do calendário anual de treinamentos é uma etapa opcional que poderá ser adotada ou não pela empresa.

Se cadastrado previamente pelos profissionais de T&D, o calendário poderá ser usado na definição das turmas. Isto agiliza o processo dos treinamentos que já estão previamente determinados para ocorrer.

Caso não optar pela utilização, o processo será realizado diretamente pela rotina de gestão de turmas, descrita mais adiante.

Para definir um calendário de treinamentos, acesse o menu Treinamento > Calendário > Cadastro (FR134DCL). É possível planejar diferentes datas para um mesmo curso, indicando a carga horária, vagas previstas, tipo de realização, bem como direcionar a sala do treinamento e/ou entidade que o realizará.

Para cada curso previsto no calendário também é possível indicar os respectivos instrutores e horários. Também está disponível campo para anexar imagens do curso.

Após realizar os cadastros, você pode consultar o calendário anual de treinamentos através da consulta em Treinamento > Calendário > Consulta (FRCONCAL), ou utilizando os relatórios do menu Treinamento > Calendário > Listar.

Controlar salas de treinamento

O controle de salas consiste em cadastrar as salas de treinamento existentes na empresa e alocar vagas disponíveis, identificando seus formatos (auditório, sala de aula, sala EAD, etc.).

Ao alocar turmas nas salas, o sistema pode verificar a ocupação permitida e quantidade de vagas disponíveis. Se necessário, permite ainda fazer a gestão de ocupação extraordinária das salas.

Veja como fazer:

O primeiro passo é cadastrar os tipos de salas, em Treinamento > Salas > Tipos Sala (FR140TSL). Nessa tela podem ser cadastrados tantos tipos de sala quanto forem necessários. Exemplos: laboratório de treinamento, sala de reuniões, auditório.
Para fazer o controle da quantidade de lugares disponíveis em cada sala, cadastre os tipos de disposição das salas, em Treinamento > Salas > Tipos Disposição Lugares (FR140DIS). Os tipos de disposição servem para indicar como os lugares disponíveis na sala (mesas e cadeiras) podem ser dispostos ou organizados, para cada tipo de treinamento ou evento. Exemplos: sala de aula, forma de U, em círculo.
Em seguida, cada uma das salas deve ser cadastrada, para que seja possível realizar o controle da sua ocupação. Este cadastro deve ser feito no menu Treinamento > Salas > Cadastro (FR140SLA). Nesta tela é possível indicar o tipo e a localização da sala, além de informações a respeito da sua identificação. Informe também a capacidade de ocupação da sala, conforme os diversos tipos de disposição de lugares, bem como os recursos instrucionais disponíveis na sala.

Após ter todas as salas cadastradas, você pode efetuar a consulta das ocupações, através do menu Treinamento > Salas > Consulta (FRCONSAL). Esta tela simula uma agenda de todas as salas de treinamento cadastradas no módulo de Treinamento e Desenvolvimento.

Para fazer o registro de ocupações extraordinárias das salas, ou seja, quando não estiver sendo utilizada por uma turma de treinamento, use as telas do menu Treinamento > Salas > Ocupação Extraordinária.

Definir itens de cursos

Nesta etapa são definidos itens complementares aos cursos, como os tipos de instrutores (internos ou externos) e de coffee break oferecidos nos treinamentos da empresa.

Também são cadastrados os horários dos cursos, que são armazenados em uma tabela separada da tabela de horários do Controle de Ponto e do Administração de Pessoal.

Veja como cadastrar cada item de curso:

Em Treinamento > Cursos > Coffee Break (FR133CBK) é possível cadastrar tipos de coffee break, com os itens que fazem parte do café a ser oferecido aos participantes dos cursos.
Os instrutores dos treinamentos podem ser cadastrados como pessoas ou como colaboradores. Para fazer esta definição é necessário acessar o menu Diversos > Assinalamentos (FR000ASS), e na guia Pessoas configurar o parâmetro Instrutores de Curso.
Após definir a origem dos instrutores, em Treinamento > Cursos > Tipos de Instrutores (FR128TIN) é possível cadastrar os tipos de instrutores que serão utilizados nas turmas. Tendo a pessoa ou colaborador cadastrado, é necessário identificá-lo como instrutor, através do cadastro de instrutores, em Treinamento > Cursos > Instrutores (FR128INS), e relacionar os cursos que o instrutor está apto a ministrar.
Em Treinamento > Cursos > Horários (FR133HCU) cadastre todos os horários que serão utilizados nas turmas de treinamento. Os horários são utilizados no controle de frequência dos participantes, e na reserva das salas para os treinamentos.
Caso haja necessidade de associar testes aos cursos, para que sejam aplicados aos respectivos participantes, cadastre os grupos de perguntas (testes) que poderão ser vinculados posteriormente aos cursos de aperfeiçoamento. Isso é necessário para que os instrutores saibam quais testes poderão ser aplicados durante ou após a realização do treinamento.

Faça este cadastro no menu Treinamento > Cursos > Testes (FR136TES). Na guia Perguntas devem ser cadastradas as perguntas do teste, e caso estas sejam objetivas, também devem ser cadastradas as respectivas alternativas de resposta.

Gerenciar reservas de participantes

Permite cadastrar e acompanhar as listas de reservas de participantes das turmas de treinamento. Essas listas podem ser montadas a partir de uma definição do módulo de T&D, ou, se foi adquirida a versão web do módulo (TR Web), elas podem ser disponibilizadas para os colaboradores.

As reservas podem ser realizadas por participante ou agrupadas por competência. Porém, recomendamos que as reservas sempre sejam feitas por participante:

Acesse o menu Diversos > Assinalamentos (FR000ASS), guia Cadastro e selecione a opção "1 - Por Participante" no campo Administração Reserva Curso. Isto irá habilitar os menus necessários no sistema.
Cadastre as reservas individuais por participante e curso em Treinamento > Reservas > Cadastro Individual (FR132RPA).
Ao realizar uma reserva, indique o curso, o participante, a data da reserva, sua origem e motivo. Também é possível indicar um colaborador responsável pela reserva e uma previsão de início e término para atendimento da reserva.
Ainda na reserva individual faça as demais definições, indicando se será solicitado auxílio, o período de realização do curso, a entidade, cidade, carga horária e formato de realização.

Quando é gerada ou cadastrada uma reserva para um participante, ela é considerada como "Pendente". A reserva somente será considerada como "Atendida" quando na definição da turma de treinamento o participante for inserido através da reserva. Assim, no cadastro individual da reserva será gravado o código da turma que a atendeu.

Em Treinamento > Reservas > Excluir Reservas (FREXCRES) é possível excluir reservas individuais de forma coletiva. Para isso, é possível informar um ou mais cursos de aperfeiçoamento, o período das reservas que devem ser excluídas, uma ou mais origens e um ou mais motivos. Também pode-se indicar a situação das reservas que devem ser excluídas: Atendidas, Pendentes ou Todas.

Notas

As reservas individuais também podem ser geradas automaticamente através dos processos de Controle de Orçamento e LNT (Levantamento de Necessidades de Treinamento).
Também é possível gerar reservas individuais para vários participantes no mesmo curso, em Treinamento > Reservas > Geração Coletiva (FRCOLRES). Utilizando a geração coletiva de reservas é possível informar filtros através do botão Seleção, para sugerir na tela os colaboradores para os quais deseja-se gerar as reservas.
Caso seja utilizado o módulo TR Web, as reservas individuais podem ser cadastradas através do menu Treinamento > Reserva Individual, informando o curso, o colaborador e a data da reserva. Após clicar no botão Consultar é aberta a tela para dar continuidade no cadastro, que é semelhante à tela do módulo Treinamento e Desenvolvimento.

Gerenciar turmas

Uma turma pode ser definida no sistema para registrar treinamentos que já foram realizados ou para programar um treinamento futuro.

A turma sempre será composta por um curso de aperfeiçoamento e um código sequencial de turma.

O cadastro da turma usa todas as definições feitas nos passos anteriores deste processo, destacando-se:

A indicação de um curso de aperfeiçoamento.
Identificação do código da turma. Se o calendário de treinamentos for utilizado, podem ser usadas as informações pré-definidas.
Indicação de como será feito o controle de apuração da frequência dos participantes, carga horária, percentuais mínimos de frequência e notas.
Período de realização do curso, que permite checar se há sobreposição de informações.
Definição de quais avaliações serão aplicadas (eficácia, reação ou aprendizagem) e se é necessário disponibilizá-las no módulo TR Web.
Indicação dos instrutores do treinamento, os testes que serão aplicados e notas, recursos instrucionais e tipos de coffee break.
Para o cadastro dos participantes podem ser usados diversos filtros, listas de espera ou indicações manuais (inclusão, alteração e exclusão).
Anexo de documentos (.PDF e .DOC, por exemplo), informações de público alvo e informações gerais do curso.
Indicação das despesas de treinamento, permitindo integrá-las com o processo de Controle de Orçamento.
Avaliação dos participantes da turma, aplicando as notas e apurando a frequência, aprovações e reprovações.

Registrar e configurar um treinamento

Para registrar um treinamento cadastre uma nova turma para o curso de aperfeiçoamento em questão, por meio do menu Treinamento > Turmas > Definir (FR134DTU). Para que o sistema gere o sequenciamento correto das turmas de um curso, após informá-lo, deve ser utilizado o botão Próxima Turma localizado no rodapé da tela.
Comece pela guia Definir e selecione o tipo de definição da turma, que pode ser:
- "1 - Confirmação": quando as vagas são preenchidas por local de organograma.
- "2 - Participante": quando os colaboradores são alocados diretamente à turma.
- "3 - Confirmação Provisória": quando as vagas são preenchidas por local de organograma, mas não são gerados os históricos de cursos de aperfeiçoamento para os participantes confirmados.
- "4 - Participante Provisória": quando os colaboradores são alocados diretamente à turma, mas não são gerados os históricos de cursos de aperfeiçoamento para os participantes.
Informe o período de realização da turma e o respectivo prazo para inscrições, se houver.
Nota
Alguns campos serão sugeridos automaticamente pelo sistema com base nas definições do cadastro do curso.
Informe a entidade de ensino ou fornecedora do treinamento, quando houver, e a quantidade de vagas disponíveis para a turma. O sistema não permitirá informar mais participantes do que a quantidade de vagas definida.
Indique se é permitido divulgar a turma na versão web do módulo (TR Web) e por meio dessa versão haverá avaliação de reação. Quando houver avaliação de reação, é possível assinalar se os identificadores gerados para a avaliação devem ser vinculados aos participantes, ou se o participante poderá optar por responder a avaliação de forma anônima.
Após definir a turma, indique na guia Instrutores um ou mais instrutores para a turma. O botão Pesquisa exibe os instrutores cadastrados como aptos a ministrar o curso, que podem ser selecionados para a tela. Se for utilizado o botão Instrutores, são apresentados todos os instrutores cadastrados no módulo de Treinamento e Desenvolvimento, que também podem ser selecionados para a tela.
Na guia Horários defina os horários da turma. Os horários são compostos pelos dias da semana e respectivos horários de início e término, e devem estar coerentes com a carga horária da turma.

Utilizando o botão Consulta Horários é possível consultar todos os horários cadastrados e fazer a sua seleção. O botão Consulta Salas permite consultar as salas que estão livres na data de início da turma, e fazer a sua seleção.
Na guia Testes indique testes ou avaliações que serão aplicados para os participantes da turma, pelo instrutor ou facilitador. Quando o teste estiver vinculado ao cadastro do curso, o sistema deve sugerir essa informação automaticamente na definição da turma, conforme os parâmetros das definições gerais do módulo.
Na guia Notas informe os itens de avaliação do curso (avaliação de reação) e os itens de avaliação dos participantes (avaliação de aprendizagem). Quando esses itens foram vinculados ao cadastro do curso, o sistema deve sugerir essas informações automaticamente na definição da turma, conforme os parâmetros das definições gerais do módulo.
Na guia Recursos informe os recursos instrucionais necessários ao treinamento. Quando esses itens foram vinculados ao cadastro do curso, o sistema deve sugerir essas informações automaticamente na definição da turma, conforme os parâmetros das definições gerais do módulo.
Se desejar, acesse a guia Vagas Local e faça a alocação das vagas aos locais de organograma, informando a empresa, código de local e quantidade de vagas distribuídas para cada local.
Nota
A guia Vagas Local pode ser acessada somente quando o tipo de definição da turma for "1 – Confirmação" ou "3 – Confirmação Provisória".
Na guia Participantes insira os participantes matriculados na turma. É possível realizar um lançamento manual dos participantes, digitando o código da empresa, tipo de colaborador e cadastro/matrícula. Com o botão Colaboradores é possível pesquisar os colaboradores da reserva de participantes, ou fazer filtros para seleção dos participantes para a turma.

Ao incluir um participante em uma turma o sistema faz uma série de consistências, tais como:
- Pré-requisitos: se o curso tiver pré-requisitos definidos (formação, aperfeiçoamento, exames) o sistema verifica se o participante atende o pré-requisito e em caso negativo emite um alerta.
- Histórico: quando o participante já fez o curso em questão e não está vencido.
- Afastamentos: quando o colaborador está afastado ou demitido. Quando o colaborador está afastado o sistema emite o alerta, mas permite incluir o participante. No caso dos colaboradores demitidos, o sistema pode somente alertar ou alertar e bloquear, isso depende da parametrização que foi feita nas definições gerais do módulo.
Na definição da turma também é possível gerenciar uma lista de espera. Para incluir colaboradores na lista de espera, lance-os manualmente diretamente no campo Lista de Espera, ou use o recurso de Público Alvo.

Caso opte pela segunda opção, acesse a guia Público Alvo e defina por meio de abrangências quem faz parte do público alvo da turma (por exemplo: colaboradores de determinados locais da empresa). Em seguida, posicione no campo Lista de Espera da guia Participantes e gere a lista de espera através do botão Público Alvo.

Realizar avaliações

Após as etapas de definição e encerramento das turmas, podem ser realizadas as avaliações com os participantes. O modelo das avaliações pode ser de reação, eficácia ou de aprendizagem, detalhados a seguir:

Avaliação de reação: a avaliação de reação é um instrumento utilizado para medir a satisfação dos participantes de um treinamento. Com ela é possível conhecer a percepção dos participantes com relação ao conteúdo que foi abordado e sua relevância para o seu desenvolvimento pessoal e/ou profissional. Também é medida a satisfação com relação ao instrutor/facilitador, e a sua experiência de aprendizagem de uma forma geral.

Para que seja possível aplicar a avaliação de reação ao término da turma de treinamento, é necessário definir os itens (perguntas) e vinculá-los aos cursos.
Avaliação de eficácia: a avaliação de eficácia permite avaliar o aumento da produtividade e do desempenho do colaborador após participar de um treinamento. Ou seja, seus objetivos são comprovar a eficácia do treinamento no dia a dia do colaborador no trabalho e monitorar os resultados obtidos com a aplicação do treinamento.

A avaliação de eficácia normalmente é aplicada a longo prazo após o término do treinamento, e é respondida pelo gestor do colaborador participante.

Para utilizar a avaliação de eficácia é necessário elaborar um questionário com as perguntas definidas pela empresa, e vincular este questionário aos cursos que terão a aplicação deste tipo de avaliação.
Avaliação de aprendizagem: a avaliação de aprendizagem tem por objetivo identificar se o treinamento gerou aprendizado, ou seja, se o conteúdo foi compreendido e absorvido pelos participantes. Esta avaliação pode ser feita através da aplicação de um teste escrito ou prático, por exemplo, ou até mesmo um estudo de caso.

Para otimizar o processo de respostas e dar agilidade ao time de T&D, pode ser usado o módulo TR Web (caso adquirido) ou a inclusão dos valores manualmente, a partir de respostas em formulários impressos.

Em Treinamento > Turmas > Avaliar (FR140NPC) é possível realizar as seguintes operações:

Controlar a frequência dos participantes
Lançar as notas para os participantes
Consistir os participantes
Gerar as avaliações de reação
Gerar as avaliações de eficácia
Concluir ou reabrir a turma

Veja como fazer cada uma dessas ações:

O controle da frequência dos participantes é realizado para apurar o percentual de frequência individual na turma. Para fazer esse controle use o botão Frequência, para marcar a presença dos participantes no treinamento e em seguida fazer a apuração.

Quando na turma foram definidos itens de avaliação do participante, através do botão Notas é possível atribuir notas aos participantes, para calcular a sua média para a avaliação de aprendizagem.

Após apurar a média e/ou a frequência dos participantes é possível consisti-los para que o sistema atribua automaticamente o histórico de cada participante. O histórico pode ser:

2 – Completo
3 – Desistente
5 – Reprovado média
6 – Reprovado frequência

Ao utilizar o botão Consistir (Turma), o histórico dos participantes da turma é atribuído automaticamente de acordo com os critérios de média mínima e percentual de frequência mínima.

Quando todos os participantes tiverem o histórico atribuído na tela de Avaliação da Turma, ao salvar as alterações feitas a turma é automaticamente concluída. A partir deste momento não é mais possível realizar nenhuma alteração na turma.

Para as turmas modulares, esse processo de fechamento da turma deve ser realizado para cada módulo. Ao fechar a turma correspondente ao último módulo, o sistema pedirá confirmação ao usuário para concluir a turma modular (principal).

TR Web

O módulo TR Web (caso tenha sido adquirido) permite descentralizar o lançamento e aplicação dos seguintes processos do módulo Treinamento e Desenvolvimento:

Avaliação de reação: permite que os colaboradores respondam avaliações de reações de treinamentos que tiveram sua participação, em Treinamento > Avaliação de Reação.
Avaliação de eficácia: permite que os colaboradores respondam avaliações de eficácia de treinamentos que tiveram participação dos seus liderados, em Treinamento > Avaliação de Eficácia.
Convite de treinamento: permite que os colaboradores confirmem convites de treinamento, em Treinamento > Convites.
Consultas e emissão de relatórios: é possível liberar consultas a turmas de treinamentos (em Treinamento > Turma) e emissão de relatórios pelo próprio colaborador (no menu Relatórios).