Gestão da CIPA

Antes de iniciar o processo, devem ser feitos assinalamentos para definir como será a gestão da CIPA por empresa e filial, o que altera a utilização de algumas telas do sistema. Essas alterações envolvem a participação e definições dos suplentes, restrição das funções que serão executadas pelos participantes e quais relatórios serão utilizados para listar as atas de eleição, posse, reunião e comprovante de candidatura.

Acesse a tela de definições por empresa, em Segurança > Definições por Empresa (FR086DEF) e na guia CIPA:

1. Indique se haverá participação do suplente durante o cadastro das reuniões da CIPA, pelo assinalamento Sugere Partic. Suplente. Defina também como será indicado um suplente (substituto) de um membro da CIPA/CIPATR que não tenha sido previamente cadastrado como tal.

2. Parametrize a geração de estabilidade para suplentes através do assinalamento Estab.Suplente. Esta opção possibilita gerar estabilidade para todos os suplentes cadastrados na função "5 - Suplente" também durante o mandato.
3. Restrinja o cadastro de funções para os membros da CIPA através do assinalamento Restringe Funções. Este campo permite definir o tratamento que será dado às funções dos membros da CIPA urbana, em relação a sua origem (eleito ou indicado pelo empregador). Informando "S - Sim", permanecerá o padrão de acordo com a NR-5, caso contrário as funções dos membros não serão consistidas.
   
   Por exemplo: se este campo for assinalado com "N - Não", poderá ser cadastrado um Presidente com origem Eleito, e um Vice-Presidente com origem Indicado, não respeitando o item 5.11 da NR-5. Esta restrição não será aplicada para a CIPATR (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio do Trabalho Rural) da NR-31.
4. Informe os relatórios que serão utilizados para listar as atas e comprovante de candidatura.

Faça o cadastro do mandato e registre a eleição da CIPA, através das guias correspondentes na tela Mandatos, localizada no menu Segurança > CIPA > Mandatos (FR100MAN). São registrados os períodos de gestão de cada mandato, o período de eleição, componentes da mesa receptora e apuradora dos votos da CIPA/CIPATR e os colaboradores participantes da posse. São informados, ainda, os dados referentes à quantidade de cipeiros que farão parte deste mandato, os suplentes e o tipo da CIPA (Urbana ou Rural).

É possível informar também uma data de extinção, utilizada quando as filiais são obras temporárias e tem seu término anterior ao fim do mandato de sua CIPA. Independentemente desta data, o período de estabilidade de candidatos e membros será de um ano após o término do mandato, como também informará no cadastro do candidato, no campo Situação o valor "4 - Excluído" e no campo Motivo Saída o valor "5 - Exclusão do Mandato". No cadastro do membro, o campo Motivo Saída recebe o valor "5 - Extinção do Mandato". Em ambas as telas, a data da saída corresponde à data de extinção do mandato.

Compete ao empregador convocar eleições para escolha dos representantes dos empregados na CIPA, no prazo mínimo de 60 dias antes do término do mandato em curso. A empresa estabelece os mecanismos para comunicar o início do processo eleitoral ao sindicato da categoria profissional.

No processo eleitoral, a empresa deverá proceder com a publicação e divulgação de edital, em locais de fácil acesso e visualização, no prazo mínimo de 45 dias antes do término do mandato em curso e a realização da eleição com antecedência mínima de 30 dias do término do mandato.

Prazos do processo eleitoral
Evento	60 dias	55 dias	45 dias	30 dias	0 dias
Convocação da eleição (pelo empregador)	x
Constituição da Comissão Eleitoral (CE)		x
Publicação e divulgação do edital			x
Inscrição de candidatos (período mínimo)			x	x
Eleições				x
Término do mandato e posse da nova CIPA					x

Acesse o menu Segurança > CIPA > Candidatos (FR100CAN) e, na tela Candidatos CIPA, informe os candidatos que participarão da eleição registrada na etapa anterior.

Devem ser cadastrados no sistema os candidatos à eleição para um determinado mandato, podendo informar a data de sua candidatura, o número de votos recebidos e o registro do curso de CIPA, caso o candidato já tenha realizado tal curso.

Informa-se no cadastro do candidato as informações referentes à filial a qual o mandato se refere, mandato que está participando da eleição e data da candidatura, sendo que essa data deve ser anterior ou igual à data da eleição. É possível informar também a situação do colaborador junto à sua candidatura.

O sistema preencherá o campo Data Término de acordo com as datas da eleição. Caso seja informada a situação "4 - Excluído", o usuário poderá informar a data de término da candidatura do colaborador e também o motivo da exclusão. Em outros casos, esta data poderá ser gerada automaticamente quando ocorrer transferência de filial ou empresa, onde a data de término neste caso será a data da transferência, ou ainda quando ocorrer a extinção do mandato. Este campo passa a receber também a data de extinção do mandato, além da data do término da candidatura, tomando como base as datas de eleição do mandato.

A partir do cadastro do candidato, será gerado o histórico de estabilidade para o módulo de Administração de Pessoal, com data de início a partir da data da candidatura aqui informada e término na data final da eleição.

Registre os dados referentes à posse na guia correspondente, da tela Mandatos (FR100MAN).

São incluídas as informações referentes à posse, sendo os participantes as pessoas que estiveram presentes na cerimônia, ou seja, os integrantes empossados para a nova gestão, os representantes da empresa e os integrantes da mesa organizadora e que fazem parte da gestão da CIPA atual, exceto quando se tratar da primeira eleição da CIPA na empresa.

Informe a data e a hora em que ocorreu a posse dos membros do mandato. Esta data deve ser posterior ou igual à data de início do mandato. Possibilita informar os locais que não estejam cadastrados na tabela de organograma. Também pode permanecer sem essa informação.

O botão Convidados possibilita informar nomes de outros convidados para a posse, que não sejam colaboradores. Estes serão apresentados no relatório de ata da posse da CIPA.

O cadastro dos membros eleitos da CIPA é necessário para administrar suas funções, as datas de entrada e saída e os seus suplentes (caso sejam titulares), ou os titulares (caso sejam suplentes). O cadastro apresenta também o número de votos obtidos dos membros e a respectiva situação. Ao contrário dos membros eleitos pelos colaboradores, aqueles que são indicados pela empresa não terão estabilidade. Acesse o menu Segurança > CIPA > Membros (FR100MEB) para fornecer essas informações. O colaborador informado nos campos referentes ao substituto deve estar previamente cadastrado nesta tela com a função "5 - Suplente".

Antes de cadastrar um colaborador como membro da CIPA com origem "E - Eleito", este deve estar cadastrado obrigatoriamente como candidato. Para o cadastro de membro é possível informar filial, mandato, função do membro da CIPA, data entrada do membro na CIPA. O sistema sugere a data da posse que está informada no cadastro do mandato. A data de saída é preenchida caso o membro da CIPA/CIPATR seja excluído por qualquer motivo. Quando informada a extinção do mandato em Segurança > CIPA > Mandatos (FR100MAN) a data de saída será automaticamente registrada.

Quando o candidato for excluído da CIPA por qualquer motivo é necessário informar o motivo da sua saída. A rotina terá o seguinte comportamento:

1. O motivo "2 - Falta Reuniões" será gerado automaticamente caso ocorrer número de faltas acima do permitido no cadastro de reuniões.
2. O motivo "5 - Extinção do mandato" será gerado automaticamente quando ocorrer a extinção do mandato da CIPA.
3. Ao informar os motivos "1 - Espontâneo" e "2 - Falta Reuniões", a data fim no histórico de estabilidade será alterada conforme a data de saída como membro.

Nos casos de transferência de filial ou empresa, o sistema obedecerá os seguintes critérios:

1. Se a data de saída estiver zerada e a data de transferência ocorrer entre o período do mandato, o motivo da saída será informado "3 – Rescisão" na mudança de filial com alteração de cadastro ou na mudança de empresa, com ou sem alteração de cadastro.
2. O motivo "4 - Outros" acontecerá quando o colaborador for transferido para outra filial sem mudança no cadastro do colaborador.
3. As estabilidades geradas não serão alteradas.

Ao ser eleito e dependendo do tipo da sua função como cipeiro, será gerado o histórico de estabilidade para o módulo de Administração de Pessoal, com data de início a partir da data de início do mandato, até um ano após o seu término.

Se ocorrer uma rescisão de colaborador com estabilidade, será apresentada uma mensagem de alerta.

A CIPA realiza reuniões de diversos tipos, sejam elas ordinárias, extraordinárias, ou para outros fins, durante o expediente normal da empresa e de acordo com o calendário preestabelecido. Todas as reuniões têm atas assinadas pelos presentes com encaminhamento de cópias para todos os membros. Esses registros devem ser feitos através do menu Segurança > CIPA > Reuniões (FR100REU).

Cadastrar históricos

Os históricos das reuniões da CIPA são cadastrados no sistema, identificando por um número, tipo e situação. Também devem ser registrados os assuntos que foram tratados, os colaboradores presentes e horários em que ocorreram. Caso a reunião seja do tipo "L - Eleição", cadastre-a sempre no mandato anterior, caso contrário, a ata de eleição não será listada.

No sistema, controla-se os históricos destas reuniões através dos assuntos tratados, integrantes presentes, horários, entre outras informações. Todas as reuniões da CIPA devem constar em ata, devidamente cadastradas para cada tipo de reunião, inclusive de eleição e posse. A ata aqui registrada poderá ser impressa, através dos botões correspondentes de Ata na parte inferior da tela de reuniões, e assinada pelos participantes da reunião para ser anexada ao livro oficial da CIPA, o qual deverá ser apresentado à DRT quando necessário.

Registrar atas e planejamento

É através das reuniões que os objetivos são traçados, que o planejamento é elaborado, implantado e acompanhado. Para registrar a reunião pode-se informar o número da reunião. Esta informação será gerada automaticamente, porém será permitido alteração. É possível informar também o tipo de reunião, a situação da reunião, local da CIPA.

Veja ao final deste tópico os principais modelos disponíveis no sistema para os relatórios das atas.

Registrar os participantes da reunião

Através deste processo, também poderá ser efetuado o controle dos membros da CIPA quanto à presença nas reuniões. Caso algum membro ultrapasse o limite de faltas permitidas às reuniões, este perderá automaticamente a estabilidade, sendo desligado da CIPA.

Os membros que não tiverem presença nem falta justificada serão considerados como faltantes e, com mais de quatro faltas, será gerada a perda do período de estabilidade automaticamente pela rotina.

1. Para cada tipo de reunião será disponibilizado um botão no rodapé da tela para a impressão da respectiva ata. Em relação às atas de reunião, antes de gerar o modelo, acesse a guia Participantes e clique em Inserir para gravar os participantes sugeridos, caso contrário o relatório não será listado. Ao acessar esta guia, são sugeridos os membros do mandato da CIPA/CIPATR onde permite informar a presença e comentários para cada participante.
2. Registre a frequência dos participantes. Nos casos em que o participante ultrapassar quatro faltas, automaticamente será registrado no cadastro do membro da CIPA/CIPATR a data da saída como sendo a data da reunião e o motivo "2 - Falta Reuniões".
3. Identifique se a presença do membro é necessária ou opcional.
4. Cadastre pessoas que foram convidadas para a reunião, se necessário. Na grade Convidados é possível informar colaboradores, e na grade Outros Convidados é possível informar pessoas externas.
5. Informe o plano de ação a ser tomado, se necessário. No rodapé da tela foi disponibilizado o botão Plano para acessar a tela de cadastramento dos planos de ação feito em Segurança > Plano de Ação > Cadastro. O registro será posicionado conforme o plano informado na grade.

Empresas que não são obrigadas a constituir uma CIPA tradicional (de acordo com o dimensionamento no Quadro I da Norma Regulamentadora 5 - NR-5), não precisam seguir o modelo convencional da Comissão, com membros eleitos e indicados. Nesse caso, conforme descrito no item 5.6.4 da NR-5, o estabelecimento deve designar responsáveis pelo cumprimento dos objetivos dessa norma.

Para isto o sistema conta com o recurso de Designados, no menu Segurança > CIPA > Designados (FR100DES), que possibilita o cadastro desses colaboradores.

O sistema também permite a importação de designados da CIPA de duas formas:

• Modelo de importação Designados CIPA (SMIM00084.SCF);
• Web service SM - Segurança - CIPA - Designados (com.senior.g5.rh.sm.designados).

As empresas que constituem a CIPA tradicional devem registrar os candidatos, membros, reuniões e mandatos nas respectivas telas do sistema, conforme descrito nos itens anteriores. Caso a organização trabalhe apenas com responsáveis designados não é necessário controlar as reuniões pelo sistema, mas isto também pode ser feito se desejar.

• Ata de eleição da CIPA
  • Segurança > CIPA > Listar > Modelo 07.

• Ata de posse da CIPA
  • Segurança > CIPA > Listar > Modelo 08.

• Ata de reunião da CIPA
  • Segurança > CIPA > Listar > Modelo 04.