Assinatura Eletrônica do Espelho do Ponto

Nesta etapa do processo são definidos os parâmetros necessários para gerenciar as assinaturas do espelho do ponto. Estes parâmetros podem ser utilizados por uma ou mais empresas do sistema.

Entre as definições feitas aqui, destacam-se: os dias úteis para assinatura após o final do período de apuração, o modelo a ser impresso e se devem ser bloqueados os acertos do mês para os colaboradores com pendências de assinatura. Também é possível definir uma política de envio de e-mails e indicar se o espelho pode ser cancelado durante o processo.

No menu Espelhos do Ponto > Cadastros > Definições:

1. Defina a quantidade de dias úteis que o colaborador terá para assinar o espelho do ponto antes que um aviso seja enviado para o gestor.
2. Indique o modelo de relatório a ser utilizado para realizar a assinatura. A partir dele será gravada a imagem do espelho do ponto assinado.
3. Configure se há necessidade de bloquear acertos do mês atual com assinatura pendente, e se a opção de cancelar estará disponível para o colaborador. Caso use esta opção, defina também a quantidade de dias em que o cancelamento estará disponível após a assinatura.
4. Indique o formato do e-mail a ser enviado para os gestores, caso existam assinaturas vencidas dos seus liderados.
5. Para as seguintes situações, indique se serão enviados e-mails e o formato de notificações:
   • para colaboradores: pendências; confirmação de assinatura
   • para gestores: reprovação do espelho do ponto
6. Por fim, no menu Espelhos do Ponto > Cadastros > Justificativas, identifique e detalhe as justificativas de reprovação, através de código e descrição. Estas justificativas serão informadas pelo colaborador ao reprovar algum espelho do ponto.

O cálculo de apuração do ponto é onde são apuradas as horas trabalhadas do trabalhador, portanto é necessário realizar este procedimento para, após o fechamento, ter as informações de horários para compor o espelho.

As pendências de assinatura do espelho de ponto normalmente são geradas pela equipe de recursos humanos. Porém, podem também ser geradas pelo próprio gestor, após a conclusão do fechamento mensal do período de apuração. Depois de geradas, as pendências são encaminhadas para assinatura do colaborador.

A geração poderá ser feita de forma total (para todos os colaboradores) ou de forma parcial, podendo ser por empresa, filial, local ou centro de custo, entre outros filtros específicos.

Nesta etapa também será possível obter uma visão gerencial com gráficos do status das assinaturas, para acompanhamento detalhado ou agrupado.

Para gerar as pendências:

1. Acesse o menu Espelhos do Ponto > Gestão > Pendências de Assinatura.
2. Defina o período para geração e identifique a abrangência dos colaboradores e serem processados. A abrangência afeta diretamente o escopo de geração e visualização das pendências.
3. Gere as pendências de assinatura eletrônica, clicando em Enviar para Assinatura. Neste momento o sistema disponibilizará o espelho do ponto para assinatura dos colaboradores.
4. Visualize o status e detalhes de cada pendência. Uma pendência pode estar: assinada, pendente de assinatura, não enviada, reprovada ou cancelada.
5. Se necessário, emita os espelhos de ponto assinados clicando em Emitir Espelhos em Lote. É possível realizar a emissão em lote, em arquivo único ou por colaborador, com extensão .PDF. Defina também a forma de organização para geração do arquivo.

Após gerar as pendências, o espelho do ponto fica disponível para a assinatura do colaborador. Neste momento, ele poderá optar pela visualização do espelho, onde é apresentado o modelo definido na etapa de definições gerais, e terá duas possibilidades: assinar ou reprovar. Em ambos os casos são registrados a data, hora, usuário e endereço IP da estação onde foi realizado o procedimento.

Caso o espelho seja assinado, o colaborador ainda tem a possibilidade de efetuar o cancelamento. Para assinaturas canceladas e espelhos reprovados deverá ser gerada uma nova pendência para assinatura.

Para assinar, acesse o menu Apuração > Gestão > Colaboradores e identifique o status do espelho do ponto. Ele poderá estar pendente de assinatura, assinado, reprovado ou cancelado. Se for necessário reprová-lo, informe a justificativa de reprovação.