Auxílio Educação

As definições do auxílio educação permitem fazer parametrizações gerais do processo por empresa. Estas definições garantem que o processo seja executado conforme a política da empresa, mesmo que o lançamento de reembolsos seja feito de forma descentralizada.

Estas são as configurações que podem ser feitas por empresa:

• Checagem do valor de teto (máximo) para o reembolso de um auxílio. Pode ser definido por curso de formação ou aprendizagem.
• Permitir ou não a alteração do valor do reembolso calculado pelo sistema.
• Definição da quantidade de meses padrão para o reembolso, durante o cadastro do auxílio.

Para realizar essas e outras definições, acesse o menu Auxílio > Definições (FR166DEF).

Além de parametrizar os critérios acima, nessa tela também é possível definir dois botões de atalho para execução de modelo de relatório ou regra especial. Estes botões são disponibilizados na tela de Consulta de Auxílios e Lançamentos, em Auxílio > Consultas > Auxílios e Lançamentos (FRAUXLAN).

O sistema permite cadastrar itens de custo de auxílio educação conforme a política da empresa, como por exemplo: matrícula, mensalidades, despesas adicionais e outros.

Os itens que serão subsidiados pela empresa devem ser cadastrados em Tabelas > Cursos > Itens Custo (FR130TCU). Ao cadastrar um item de custo utilizado pelo processo de Auxílio Educação, no campo Tipo deve ser indicado "P – Participante".

Na guia Reembolso informe a empresa e o evento (rubrica) de provento que será utilizado para a integração do respectivo valor de reembolso para a folha de pagamento. Este evento deve estar previamente cadastrado no módulo Administração de Pessoal.

Os valores de custo e subsídios são definidos por:

• Cursos de Formação: a definição dos custos e subsídios aplicados pela empresa pode ser parametrizada das seguintes formas e nos seguintes locais:
  • Por Nível: Ensino Fundamental, Ensino Médio, Superior, Pós-graduação, outros - definido em: Auxílio > Custos Formação > Por Nível Formação (FR127NCU)
  • Por Fase: 1º semestre, 2º semestre, 3º semestre, etc. - definido em: Auxílio > Custos Formação > Por Fase Formação (FR127FCU)
  • Por Curso: 2º grau, Administração de Empresas, Ciências da Computação, Economia, outros - definido em: Auxílio > Custos Formação > Por Curso Formação (FR127CCU)

  É possível reembolsar um percentual ou um valor mensal do custo do curso.

  Também é permitido indicar um valor de teto para o reembolso do auxílio educação. O reembolso pode ser diferenciado dentro de um mesmo curso, conforme o item de custo.

  O reembolso pode se basear em um percentual sobre faixas de salário e ser diferenciado de acordo com a fase do curso.

  Exemplo:

  Este é um exemplo de como definir os critérios de subsídio por nível de formação:

  1. Em Auxílio > Custos Formação > Por Nível Formação (FR127NCU), informe o nível correspondente à formação que deve receber o reembolso, a entidade de ensino e a competência de início de vigência da política.
  2. Na guia Itens faça as definições dos itens de custo e dos respectivos subsídios que serão aplicados. Inicie pela grade Custos, informando todos os itens de custo aos quais devem ser aplicados os reembolsos, como por exemplo: matrícula e mensalidade.
     

     Nota

     Os itens de custo indicados nesta tela devem estar previamente cadastrados em Tabelas > Cursos > Itens Custo (FR130TCU).

  3. Na grade Subsídios, para cada item de custo indicado, defina um destes tipos de subsídio:
     • "P – Percentual": é aplicado um percentual sobre o valor da despesa
     • "V – Valor": valor fixo de reembolso
     • "F – Faixa": respeita as faixas definidas na grade Faixas
  4. Caso o subsídio tenha limite (teto) ele também deve ser informado. O teto pode ser em "P – Percentual" ou "V – Valor".
  5. Se o cálculo do subsídio envolve um percentual sobre o salário do colaborador, preencha os campos Indicador e % Salário.
  6. Se o subsídio for calculado utilizando faixas de valores (tipo "F – Faixa"), defina-as na grade Faixas, assim como seus respectivos percentuais.
• Cursos de Aperfeiçoamento: a definição dos custos e subsídios aplicados pela empresa pode ser parametrizada das seguintes formas e nos seguintes locais:
  • Geral: percentual ou valor único válido para qualquer curso - definido em: Auxílio > Custos Aperfeiçoamento > Geral (FR128GCU)
  • Por Assunto: cursos técnicos, cursos de idiomas, etc. - definido em: Auxílio > Custos Aperfeiçoamento > Por Assunto (FR128ACU)
  • Por Curso de Aperfeiçoamento: Inglês, Técnicas de Redação, Vendas, Técnicas Comerciais, etc. - definido em: Auxílio > Custos Aperfeiçoamento > Por Curso Aperfeiçoamento (FR128CCU)
  Exemplo:

  Este é um exemplo de como definir os critérios de subsídio por assunto:

  1. Em Auxílio > Custos Formação > Por Assunto (FR128ACU), informe o assunto que agrupa os cursos que devem receber o reembolso, a entidade de ensino e a competência de início de vigência da política.
  2. Na guia Itens faça as definições dos itens de custo e dos respectivos subsídios que serão aplicados. Inicie pela grade Custos, informando todos os itens de custo aos quais devem ser aplicados os reembolsos, como por exemplo: mensalidade e material didático.
     

     Nota

     Os itens de custo indicados nesta tela devem estar previamente cadastrados em Tabelas > Cursos > Itens Custo (FR130TCU).

  3. Na grade Subsídios, para cada item de custo indicado, defina um destes tipos de subsídio:
     • "P – Percentual": é aplicado um percentual sobre o valor da despesa
     • "V – Valor": valor fixo de reembolso
     • "F – Faixa": respeita as faixas definidas na grade Faixas
  4. Caso o subsídio tenha limite (teto) ele também deve ser informado. O teto pode ser em "P – Percentual" ou "V – Valor".
  5. Se o cálculo do subsídio envolve um percentual sobre o salário do colaborador, preencha os campos Indicador e % Salário.
  6. Se o subsídio for calculado utilizando faixas de valores (tipo "F – Faixa"), defina-as na grade Faixas, assim como seus respectivos percentuais.
• Reembolso Específico: quando é necessário um tratamento para uma situação especial definida pela empresa, é possível cadastrar uma política específica e indicá-la diretamente no auxílio educação de um colaborador.
  Como cadastrar reembolsos específicos:

  1. Acesse a tela de cadastro em Auxílio > Custos Reembolso Específico > Cadastro (FR128RES).
  2. No campo Utilização, selecione a opção que representa qual será a aplicação do reembolso deste benefício.
  3. Acesse Auxílio > Custos Reembolso Específico > Custos (FR128ECU) e faça a definição dos itens de custo e respectivos subsídios que serão aplicados. Informe o código do reembolso específico e a competência de início de vigência da política.
  4. Na grade Custos informe todos os itens de custo aos quais serão aplicados os reembolsos, como por exemplo: valor de inscrição.
     

     Nota

     Os itens de custo indicados nesta tela devem estar previamente cadastrados em Tabelas > Cursos > Itens Custo (FR130TCU).

  5. Na grade Subsídios, para cada item de custo indicado, defina um destes tipos de subsídio:
     • "P – Percentual": é aplicado um percentual sobre o valor da despesa
     • "V – Valor": valor fixo de reembolso
     • "F – Faixa": respeita as faixas definidas na grade Faixas
  6. Caso o subsídio tenha limite (teto) ele também deve ser informado. O teto pode ser em "P – Percentual" ou "V – Valor".
  7. Se o cálculo do subsídio envolve um percentual sobre o salário do colaborador, preencha os campos Indicador e % Salário.
  8. Se o subsídio for calculado utilizando faixas de valores (tipo "F – Faixa"), defina-as na grade Faixas, assim como seus respectivos percentuais.

Consiste em cadastrar os colaboradores que solicitam o auxílio educação. Se for política da empresa, os solicitantes deverão passar por um processo de aprovação antes que passem a receber efetivamente o auxílio escolar.

O processo de aprovação de auxílio educação não aplica um conceito de workflow do BPM Senior. Permite apenas indicar os solicitantes e os aprovadores, e alterar manualmente o fluxo da aprovação.

Ao cadastrar a solicitação o sistema verifica se o colaborador já possui um auxílio aprovado ou outra solicitação para o mesmo curso com períodos conflitantes com os da solicitação ao auxílio em questão:

• caso encontre e se tratar da mesma entidade de ensino, irá impedir o cadastramento da nova solicitação;
• caso contrário irá apenas emitir um alerta.

O uso de solicitações não é obrigatório. Se a empresa não quiser usar esta verificação, é possível incluir o auxílio diretamente para o colaborador.

Para utilizar a rotina de solicitação de auxílio:

1. Acesse o menu Auxílio > Solicitante (FR166SOL).
2. Informe o colaborador solicitante, a data da inscrição, e os dados do curso de aperfeiçoamento ou formação para o qual está se candidatando para receber o auxílio. A situação do colaborador deve permanecer como "C – Candidato".
3. Se desejar, informe as competências de início e término de validade do auxílio do solicitante.
4. Caso seja indicado "S – Sim" no campo Curso Já Iniciado, serão exigidas as informações de início e fim do curso. Neste caso o sistema atualizará automaticamente o histórico de cursos do colaborador com estas informações.

Permite que o gestor ou profissional de RH cadastre as aprovações das solicitações (etapa anterior). Essa aprovação pode ser feita de maneira individual ou coletiva.

O sistema permite registrar uma solicitação com as seguintes situações:

• C - Candidato: situação inicial de uma solicitação, quando há apenas o cadastramento da solicitação.
• J - Em Julgamento: indicado pelo gestor ou RH que a solicitação está em análise.
• A - Aprovado: indicado pelo gestor ou RH que a solicitação foi aprovada.
• R - Rejeitada:  indicado pelo gestor ou RH que a solicitação foi rejeitada.

Cabe destacar mais uma vez que não existe uma solução nativa de fluxo de envio de e-mails (workflow) em relação ao processo de solicitação e aprovação de auxílio educação. O sistema trata somente o registro e controle das informações.

Caso tenham sido cadastradas solicitações de auxílio, ao acessar o menu Auxílio > Aprovar Solicitante (FRAPRSOL) é possível analisar e aprovar essas solicitações:

1. Acesse Auxílio > Aprovar Solicitante (FRAPRSOL) e informe os filtros desejados (por exemplo: o período do auxílio ou período de inscrição, e a situação da solicitação: Candidatos, Em Julgamento ou Rejeitados).
2. Se desejar, clique no botão Seleção para informar filtros adicionais de abrangência, como cursos de formação ou aperfeiçoamento. Ao clicar no botão Mostrar são apresentadas as solicitações conforme os filtros informados.
3. Se necessário, é possível alterar a situação da solicitação e as datas de início e fim do auxílio.
4. Por fim, clique no botão Confirmar.

As solicitações aprovadas geram automaticamente um registro de auxílio educação para o colaborador, no menu Auxílio > Auxílio (FR166AUX).

Esta etapa ocorre ao fazer o registro efetivo do histórico de auxílio educação concedido aos colaboradores da empresa. Esse histórico pode ser gerado de duas formas, conforme explicado anteriormente:

1. via solicitação e aprovação
2. por meio de cadastro diretamente para o colaborador

Depois disso é necessário manter os cadastros dos auxílios no sistema, de acordo com a política da empresa. Por exemplo: ao cadastrar o auxílio para um colaborador é necessário definir uma data de término para o período de concessão do benefício. Caso esse período seja prorrogado, as datas deverão ser alteradas. Da mesma forma, se um colaborador deixar de receber o auxílio educação, é preciso encerrá-lo no sistema.

A manutenção dos auxílios é feita da seguinte maneira:

1. Acesse o menu Auxílio > Auxílio (FR166AUX) e selecione o colaborador auxiliado.
   

   Nota

   Caso não seja utilizada a rotina de solicitação de auxílio, os colaboradores auxiliados devem ser cadastrados diretamente nesta tela.

2. Indique a competência de início de validade do respectivo auxílio. A partir desta competência o colaborador pode começar a receber o reembolso na folha de pagamento.
3. Informe os dados do curso de formação ou aperfeiçoamento para o qual o colaborador deve receber o auxílio, bem como a entidade de ensino. Com base nessas informações, o sistema identifica qual o tipo de subsídio correspondente.
4. Informe a competência de término do auxílio, conforme a política da empresa. Essa informação é obrigatória, e a competência poderá ser prorrogada posteriormente, caso haja necessidade.
5. Indique a situação deste auxílio do colaborador. Se for um novo cadastro, indique que o auxílio está em andamento e a data de inscrição no auxílio. Se por algum motivo o colaborador deixar de receber o auxílio, deve ser alterada a situação e informada a data de desativação, para que ele não receba mais os reembolsos.
6. Se for indicado que o curso já foi iniciado, informe as respectivas datas de início e término. Com estas informações o sistema atualiza automaticamente o histórico de cursos do colaborador.

Caso o colaborador utilize os itens de custo específicos, esse parâmetro deverá ser indicado em cada auxílio educação, do contrário, serão aplicadas as políticas gerais, por curso de formação ou aperfeiçoamento.

Também é preciso lançar mensalmente os comprovantes de pagamentos em educação que foram efetuados pelos colaboradores. Com base nisso o sistema efetuará ou não o reembolso deste auxílio em folha de pagamento. Estes lançamentos são realizados no menu Auxílio > Despesas Auxílio > Lançar (FR166LAN). É necessário informar o colaborador e a competência da despesa. Serão carregados na tela os dados do curso e de todos os itens de custo, conforme a política definida para o auxílio educação.

Ao informar o valor da despesa, o reembolso será calculado automaticamente, conforme os critérios definidos na política. Poderão ser informadas ainda: a data de entrega do comprovante de pagamento da despesa e a competência em que o reembolso deverá ser integrado na folha de pagamento.

Consiste na integração dos eventos de subsídio do reembolso dos colaboradores, para o Administração de Pessoal, se existir a integração com este módulo.

Para que a integração ocorra é necessário lançar os comprovantes dos colaboradores mensalmente no sistema. Se houver valores para a competência cadastrada, eles serão integrados na folha de pagamento, através do processo de lançamentos variáveis.

Para efetuar a integração, faça o seguinte procedimento antes do fechamento da folha de pagamento de cada mês:

1. Acesse o menu Auxílio > Integrar Folha Pagamento > Integração (FRINTFOL).
2. No campo Duplos selecione a opção do que deve ser feito caso o sistema encontre lançamentos duplicados para os colaboradores. Por padrão é sugerida a opção "C – Considera Último", que sobrepõe lançamentos anteriores.
3. Informe a competência da folha de pagamento em que os reembolsos serão integrados. Para isso, o cálculo de folha mensal correspondente deve estar definido no módulo Administração de Pessoal.
4. Clique em Processar para executar a integração dos valores dos reembolsos para o módulo Administração de Pessoal.

Depois de processar a integração com a folha de pagamento, os lançamentos por colaborador podem ser consultados através da tela em Auxílio > Integrar Folha Pagamento > Manutenção (FRLANMNT). Os lançamentos que constam aqui serão considerados quando o cálculo da folha for processado no módulo Administração de Pessoal.

Estes são os principais modelos disponibilizados pela Senior para emitir relatórios referentes ao processo de auxílio educação:

• Relação dos Solicitantes de Auxílio
  • Auxílio > Listar > Modelo 02.

• Relação Resumida de Auxiliados por Curso
  • Auxílio > Listar > Modelo 06.

• Relação Pagamentos Efetuados por Auxiliados
  • Auxílio > Listar > Modelo 10.

• Relação de Auxiliados sem Pagamento
  • Auxílio > Listar > Modelo 11.