Controle de documentos

1. Acesse Qualidade > Gestão da Qualidade SGQ > Controle de Documentos > Cadastro (F100DOC);
2. Informe no campo Área Revisão a área responsável do SGQ que revisou o documento antes da homologação.
3. No campo Tipo Revisão é possível informar os seguintes valores:
   • "N - Numérico (padrão)" para o sistema ira sugerir automaticamente os valores no campo Revisão Atual da guia Históricos.
   • "A - Alfanumérico" para informar manualmente valores de revisões alfanuméricos no campo Revisão Atual da guia Históricos.
4. Informe a data de Validade para o documento;
5. No campo Prox. Rev.: será apresentada a data da próxima revisão do documento.
6. Caso seja necessário, é possível incluir campos de usuário utilizando o botão Person.
7. Se o campo Solicitar Aprovação estiver marcado quando as informações forem processadas, a rotina irá inativar o documento sendo necessária a aprovação a partir da tela Controle de Aprovação (F100APR).
8. Na guia Observações é possível inserir informações complementares sobre o documento, tais como Observação do Documento, o Local de Arquivamento do Documento e o Local de Arquivamento do Modelo.
9. Informe na guia Atalhos o local de arquivamento dos documentos (servidor, diretório, etc.), caso eles estejam disponíveis para consulta no computador utilizado. Ao clicar no botão Abrir o arquivo será consultado pelo sistema.
10. Informe na guia Históricos os registros das revisões dos respectivos documentos. É necessário informar sempre a data e o número da revisão nesta tela.
11. Na guia Cópias Físicas deve ser informado o caminho/local das cópias dos documentos que foram criados.
12. Informe na guia Documentos Relacionados todos os documentos que possuem relação com o documento em questão dentro do SGQ. Estas informações servirão para detalhar os procedimentos, isto é, definir um padrão da empresa, descrevendo de que forma será executado este procedimento e estarão relacionados a diversos processos dentro da empresa.
13. No campo Código Documento não devem ser utilizados caracteres especiais na composição do código, tais como Aspas dupla ("A"), aspas simples ('A'), percentual (A%), espaços (A A), pontos (A.A), ou qualquer outro símbolo ou sinal. A utilização destes caracteres provoca erro de sintaxe nos SQL's executados prejudicando o funcionamento normal das rotinas.
14. Na guia Controle de Aprovação é possível aprovar ou reprovar os documentos para análise.

Rotina destinada para definição de quais documentos serão aprovados ou reprovados.

1. Acesse Qualidade > Gestão da Qualidade SGQ > Controle de Documentos > Controle de Aprovação (F100APR). Essa tela somente poderá ser acessada se o campo Aprova Docto. SGQ, da tela Parâmetros de Usuários para Qualidade (F099UQL), estiver marcado como "S - Sim";
2. Selecione os registros apresentados na tela que serão aprovados;
3. Altere as informações da coluna Sit. Apr. para "A - Aprovado";
4. Clique no botão Processar para gravar as informações.
5. Nesse momento:
   • Os documentos que receberam a situação de aprovação A - Aprovado, terão seu cadastro alterado, mudando a situação para A - Ativo e a situação da aprovação para A - Aprovado.
   • Os documentos que receberam a situação de aprovação R - Reprovado ficarão com a situação I - Inativo e a situação de aprovação R - Reprovado.

Rotina destinada para a consulta de documentos cadastrados na Gestão de Qualidade.

Para consultar todos os documentos cadastrados na tela Controle de Documentos (F100DOC), acesse Qualidade > Gestão da Qualidade SGQ > Controle de Documentos > Consulta (F100CDQ).