Segmentos > Back Office > Nota Fiscal Substituta

Nota Fiscal Substituta

Após autorizada, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) não pode mais ser alterada. Porém, dependendo da necessidade, uma nota fiscal eletrônica pode ser cancelada ou substituída.

De forma geral, uma nota fiscal eletrônica será substituída quando houver a necessidade de complementação ou correção de dados, o que torna comum que a nova nota fiscal seja gerada com base na nota fiscal substituída e alguns itens sejam alterados (complementos/correções).

No caso específico de uma substituição, a nota substituída é cancelada automaticamente pela prefeitura quando a sua nota fiscal substituta for autorizada.

Nota Fiscal Substituta no ERP

Há duas maneiras de gerar uma nota fiscal substituta no ERP:

  1. através da opção Via nota de saída da tela Preparação da Nota Fiscal de Saída (F140PRE). Por meio desta opção, o ERP cria apenas uma cópia da nota fiscal original. A nova nota fiscal pode ser alterada livremente. No entanto, essa rotina não cria qualquer vínculo entre as duas notas fiscais;
  2. para que o ERP gere no .XML as informações da NFS-e que estão sendo substituídas, é obrigatório fazer o vínculo da NFS-e que está sendo substituída através do botão NF Substituída da tela Notas Fiscais de Origem (F140GNF). Utilizando esse botão é exibida a tela Composição/Substituição de Notas Fiscais (F140REN) para seleção da nota fiscal que será referenciada como relacionada a uma nota fiscal. A nota fiscal referenciada será a nota fiscal que estiver selecionada na tela F140GNF.

Observação

Fluxo de substituição

Considerando o exemplo de substituição acima, o fluxo de processo da nota fiscal substituta e da nota fiscal substituída será o seguinte, quando existir integração entre o ERP e o Documentos Eletrônicos (eDocs):

Fluxo da nota fiscal 27 que posteriormente será substituída:

  1. a nota fiscal 27 é digitada e emitida no ERP;
  2. o ERP gera o arquivo XML da nota fiscal 27;
  3. o eDocs integra a nota fiscal de número 27;
  4. o eDocs envia a nota fiscal 27 para a prefeitura do município;
  5. a prefeitura autoriza a nota fiscal 27;
  6. o eDocs verifica a autorização da nota fiscal 27;
  7. o eDocs informa ao sistema ERP sobre a atualização do status da nota fiscal 27 para 3 - Autorizada;
  8. o ERP recebe do eDocs a atualização de status da nota fiscal 27 para 3 - Autorizada;
  9. o ERP realiza as consistências. Nestas consistências, podem ocorrer problemas no retorno caso tenham títulos baixados, integração com tributos e contabilidade;
  10. o ERP processa a autorização da nota fiscal.

Fluxo da nota fiscal 28 substituta:

  1. a nota fiscal 28 é digitada no ERP ou é gerada com base na nota fiscal de número 27 (nota a ser substituída);
  2. cria o relacionamento de substituição entre a nota fiscal 27 e a nota fiscal 28;
  3. a nota fiscal 28 é emitida no ERP;
  4. o ERP gera o arquivo XML da nota fiscal 28, contendo a tag de substituição;
  5. o eDocs integra a nota fiscal de número 28;
  6. o eDocs envia a nota fiscal 28 para a prefeitura do município;
  7. o sistema da prefeitura do município processa a nota fiscal 28 e identifica por meio da tag de substituição presente no arquivo XML, que a nota fiscal 28 indica a substituição da nota fiscal 27;
  8. o sistema da prefeitura do município autoriza a nota fiscal 28 e cancela a nota fiscal 27. A autorização da nota substituta não garante que a nota substituída foi cancelada. A prefeitura pode autorizar a nota substituta e não cancelar a substituída;
  9. o sistema eDocs verifica a autorização da nota fiscal 28;
  10. o eDocs informa o ERP sobre a atualização do status da nota fiscal 28 para 3 - Autorizada;
  11. o ERP recebe do eDocs a atualização de status da nota fiscal 28 para 3 - Autorizada;
  12. o ERP realiza as consistências. Nestas consistências, podem ocorrer problemas no retorno caso tenham títulos baixados, integração com tributos e contabilidade;;
  13. o ERP processa a autorização da nota fiscal;
  14. o eDocs verifica o status da nota fiscal 27;
  15. o eDocs informa o ERP sobre a atualização do status da nota fiscal 27 para 9 - Cancelada;
  16. o ERP recebe do eDocs a atualização de status da nota fiscal 27 para 9 - Cancelada;
  17. o ERP realiza as consistências;
  18. o ERP processa o cancelamento da nota fiscal.

Observação

Se a nota fiscal foi gerada a partir de um pedido, no momento de gerar a NF substituta não será possível vincular o pedido original, pois o mesmo estará na situação 4 - Liquidado por estar vinculado à NF de origem. Nesses casos, se quiser vincular a NF substituta a um pedido, faça a duplicação dele através da tela F120DPE e utilize o pedido duplicado para gerar uma nova NF.

Configuração

No campo Integração NFS-e, da guia Documentos Eletrônicos na tela Parâmetros da Filial para Vendas (F070FVE), é informada a forma como de integração das notas fiscais eletrônicas de serviço, podendo ser Automática ou Manual.

Quando o retorno esteja parametrizado como manual, o cancelamento da nota substituída deve ser executado manualmente, após verificar se a nota foi realmente cancelada na prefeitura do município. A autorização e cancelamento manual são realizados por meio da tela F140CAN.

Caso esteja parametrizado para retorno automático, o cancelamento da nota substituída no ERP ocorre por meio de uma chamada do sistema Documentos Eletrônicos, através do web service com.senior.g5.co.int.eletronicos.documentos. Após a atualização por parte do Documentos Eletrônicos, a nota fiscal substituída fica com a situação 9 – Cancelada.

Este artigo ajudou você?