Associação boletos eletrônicos

O processo de associação inicia com a importação do arquivo eletrônico que possui os boletos que a empresa tem contra o seu CNPJ. Este arquivo contém todas as informações relativas ao boleto, conforme o layout padrão FEBRABAN 240 posições V10.1 de 15/07/2016. É necessário baixar o arquivo do layout.

Clique no botão Importar arquivo e selecione o arquivo desejado. Nesta etapa, o sistema realiza a leitura dos campos e gera as "Pendências DDA", para que sejam associadas aos títulos e processadas posteriormente. Portanto, a importação apenas realiza a leitura dos dados recebidos no arquivo (banco, lote, informações da empresa e do boleto (segmentos G e H - item 3.2.3 – Boleto de Pagamento Eletrônico (Captura de Títulos em Cobrança) do layout FEBRABAN)) e os armazena.

Somente os seguintes tipos de movimentos de remessa são lidos pelo sistema:

• 01 - Entrada de títulos;
• 02 - Pedido de baixa;
• 06 - Alteração de vencimento;
• 09 - Protestar;
• 31 - Alteração de outros dados.

Após a leitura de todos os dados do arquivo, são realizadas validações dos boletos importados:

• Caso o arquivo não possua o padrão CNAB240, um log do erro é gerado e o processo é finalizado;
• Se o boleto já estiver importado por outro processo, ele não será importado novamente e uma mensagem de log é gerada. Nesse caso, este boleto não será importado, porém, os demais boletos que ainda não foram serão processados.

Depois que as validações são efetivadas, os boletos se tornam "Pendências DDA".

Nesta etapa você deve realizar algumas parametrizações com o objetivo de limitar o número de pendências apresentadas para o processo de associação dos títulos com os boletos eletrônicos.

Utilize os campos de filtro para isso:

• Empresa e Filial: as pendências são filtradas de acordo com CNPJ das empresas e filiais informadas.
• Vencimento inicial e Vencimento final: de acordo com as datas informadas para o vencimento, as pendências são exibidas. Ou seja, são filtradas as pendências como data menor que o vencimento final e com data maior do que o vencimento inicial.
• Fornecedores: para apresentar os fornecedores, este campo utiliza como base as informações registradas nos campos Vencimento inicial e Vencimento final, ou seja, na busca das pendências não associadas serão apresentados somente os fornecedores que estão compreendidos no período entre a data de vencimento inicial e a data de vencimento final.
• Incluir na busca títulos acima do Vencimento das pendências: quando esta opção é marcada, caso a pesquisa não encontre nenhum título para a associação, é realizada uma busca dos títulos do mesmo fornecedor da pendência com datas de vencimento maiores que a data final do período informado para a associação. Na tela de 3 - Associação ao invés de apresentar uma mensagem informando que não existe nenhum título associado para o código de barras do boleto em questão, será apresentada uma mensagem informando que foram encontrados títulos na busca fora do período e uma listagem dos títulos encontrados. Esta opção se aplica somente para movimento de remessa do tipo 01 - Entrada de títulos, porque é o único tipo de pesquisa que envolve datas.

No momento da busca dos títulos para a associação das pendências, as parametrizações da filial também serão consideradas. Caso a filial selecionada não possua parametrização, a busca dos títulos será feita utilizando uma parametrização padrão.

O processo de associação das pendências visa encontrar os títulos na base de dados que são compatíveis com as pendências/boletos eletrônicos previamente importados, considerando as parametrizações selecionadas anteriormente e também as parametrizações da filial.

Os seguintes passos são feitos na busca pelos títulos:

• Busca das pendências;
• Validação de consistências;
• Busca do título a pagar de forma automática;
• Busca do título a pagar de forma manual;
• Associação/Desassociação de forma manual;
• Efetivação das associações.

Embora não estejam visíveis na tela, existem situações que identificam as pendências de associação durante todo o processo. São elas:

• 0 - A associar: situação inicial da pendência após importação do arquivo;
• 1 - Aguardando efetivação: esta situação indica que a pendência encontrou um possível título para vínculo, porém, não está efetivado;
• 2 - Aguardando associação – múltiplo: situação utilizada quando a pendência encontra um ou mais possíveis títulos, porém, ainda não estão efetivados;
• 3 – Efetivado : esta situação indica que a associação entre uma pendência e um título foi efetivada;
• 4 - Aguardando alteração: situação utilizada quando a pendência é de um tipo diferente da entrada de títulos (01) e encontrou um título, porém, ainda não está efetivado. Ou seja, os tipos de remessa considerados são "02 - pedido de baixa, 06 - atualização de vencimento, 09 - protesto" ou "31 - alteração de outros dados";
• 5 – Alterado: situação utilizada quando a associação de uma pendência, que é de um tipo diferente da entrada de títulos (01), e um título é efetivada. Ou seja, os tipos de remessa considerados são "02 - pedido de baixa, 06 - atualização de vencimento, 09 - protesto" ou "31 - alteração de outros dados";
• 6 – Erro: esta situação indica que a pendência apresenta alguma inconsistência, o que simboliza um erro para o sistema (falta de cadastros, informações inválidas, etc.);
• 7 – Desassociados: esta situação indica quando a pendência foi desassociada manualmente e o sistema realizou o reprocesso da pendência, visando voltar à sua situação anterior.

Estes são os tipos de associação realizados via regra e de forma automática pelo sistema (origens da associação):

• Automática sem tolerância: associação efetuada automaticamente sem considerar nenhuma tolerância de valor ou dias de vencimento.
• Automática com tolerância: associação efetuada automaticamente considerando a tolerância de valor ou dias de vencimento dos parâmetros da filial.
• Automática por raiz CNPJ do fornecedor: associação efetuada automaticamente considerando a opção Buscar por raiz CNPJ do fornecedor dos parâmetros da filial.
• Automática por raiz CNPJ do fornecedor com tolerância: associação efetuada automaticamente considerando a opção Buscar por raiz CNPJ do fornecedor e também a tolerância de valor ou dias de vencimento dos parâmetros da filial.
• Automática por outra filial: associação efetuada automaticamente considerando o campo Outras filiais dos parâmetros da filial.
• Manual: associação realizada manualmente pelo usuário.

Além dos parâmetros da filial, período inicial e final informados, a busca das pendências também considera como filtro a situação de associação da pendência, onde são pesquisadas as pendências que não apresentam as situações "Efetivado", "Alterado", "Aguardando efetivação" ou "Aguardando alteração".

Após a busca das pendências, cada uma delas é validada, de acordo com as seguintes consistências:

• Fornecedor inexistente: inconsistência gerada caso nenhum fornecedor for encontrado para o CPF/CNPJ do fornecedor registrado na pendência.
• Filial inexistente: inconsistência gerada caso nenhuma filial for encontrada para o CPF/CNPJ da filial registrada na pendência.
• Pendência já associada: inconsistência gerada quando um título é encontrado na base de dados e já possui o código de barras da pendência vinculado.

Estas validações incluem a situação "Erro" na pendência e não possibilitam o vínculo manual da pendência com outro título.

Como funciona a busca pelos títulos a pagar de forma automática?

A busca pelos títulos a pagar de cada pendência de movimentos de remessa igual a "01 - Entrada de títulos" funciona da seguinte maneira:

• 1ª tentativa: a busca de títulos é feita considerando o CNPJ de fornecedor, valor e vencimento originais. Desta forma, são buscados os títulos que apresentam o mesmo CNPJ do fornecedor, valor e vencimento da pendência. A busca é realizada somente para os títulos a pagar em aberto e efetivos. Porém, se para a filial da pendência há uma parametrização indicando que existe Buscar títulos previstos para associação, a busca se estende para os títulos abertos e previstos.
  • Também nesta busca, se a opção Associar pendência de múltiplos títulos das parametrizações estiver marcada, caso for encontrado mais de um título para o boleto eletrônico, esse boleto será associado ao primeiro título encontrado. Se a opção estiver desmarcada, o boleto eletrônico fica com a situação "Aguardando associação- múltiplo".
• 2ª tentativa: a busca de títulos é feita considerando a raiz do CNPJ do fornecedor, caso a opção Buscar por raiz CNPJ do fornecedor estiver parametrizada para a filial. Desta forma, são buscados os títulos que apresentam a mesma raiz de CNPJ do fornecedor, valor e vencimento originais do boleto eletrônico.
  • Também nesta busca, se a opção Associar pendência de múltiplos títulos das parametrizações estiver marcada, caso for encontrado mais de um título para o boleto eletrônico, esse boleto será associado ao primeiro título encontrado. Se a opção estiver desmarcada, o boleto eletrônico fica com a situação "Aguardando associação- múltiplo".
• 3ª tentativa: na busca dos títulos a pagar, caso o parâmetro da filial Considerar valor líquido para associaçãoestiver selecionado, o sistema considera como referência o valor líquido do título a pagar ((valor aberto + juros negociados + multas negociadas + outros negociados) - (descontos negociados)) para tentar realizar a associação com o valor considerado do boleto (conforme parametrização Considerar no valor da pendência).
• 4ª tentativa: a busca de títulos é feita considerando as tolerâncias. Ou seja, são buscados os títulos que apresentam o mesmo CNPJ do fornecedor, o valor aberto com mais ou menos a tolerância de valor e o vencimento original com mais ou menos a tolerância de dias parametrizadas para a filial.
• 5ª tentativa: a busca de títulos é realizada considerando a raiz do CNPJ, como também as tolerâncias de valor e dias de vencimento. Desta forma, são buscados os títulos que apresentam um fornecedor que possui a mesma raiz do CNPJ do fornecedor da pendência, o valor aberto com mais ou menos a tolerância de valor e o vencimento original com mais ou menos a tolerância de dias do boleto eletrônico, de acordo com as parametrizadas para a filial.
• 6ª tentativa: caso na parametrização da filial o campo Quais outras filiais serão consideradas na busca dos títulos estiver informado, as tentativas anteriores para a busca de títulos são realizadas para as filiais indicadas (da mesma empresa).
• 7ª tentativa: se nenhum título for encontrado nas tentativas anteriores, caso a opção Gerar títulos previstos estiver selecionada nas parametrizadas para a filial, títulos previstos são gerados de acordo com as informações dos campos Tipo título, Portador, Carteira e Transação de entrada previsão.

Após as buscas, são realizadas consistências:

• Nenhum título localizado: quando nenhum título for localizado utilizando as tentativas acima, a pendência fica com a situação "0 - A associar", para que ela possa ser utilizada novamente em outro processo.
• Mais de um título localizado: quando mais de um título for localizado em uma das tentativas acima, a pendência fica coma situação "2 - Aguardando associação – múltiplo", para que ela possa ser associada a um dos dois ou mais títulos encontrados.
• Títulos contabilizados não podem ser alterados, havendo esta consistência na busca dos títulos. Pode-se consultar se os títulos estão contabilizados ou não através da tela Consulta de Movimentos de Títulos do Contas a Pagar (F502CMT), no Gestão Empresarial | ERP.

Para as pendências com movimentos de remessas dos tipos "02 - pedido de baixa, 06 - atualização de vencimento, 09 - protesto" ou "31 - alteração de outros dados", a busca pelos títulos a pagar é feita de acordo com as seguintes tentativas:

• 1ª tentativa: busca o título que possui o código de barras igual ao da pendência.
  • Também nessa busca, se a opção ''Associar pendência de múltiplos títulos das parametrizações'' estiver marcada, caso for encontrado mais de um título para o boleto eletrônico, esse boleto será associado ao primeiro título encontrado. Se a opção estiver desmarcada, o boleto eletrônico ficará com a situação "Aguardando associação - múltiplo".
• 2ª tentativa: se a busca anterior não encontrar nenhum título, uma nova busca é feita pela comparação do campo Documento do título.
  • Também nesta busca, se a opção ''Associar pendência de múltiplos títulos das parametrizações'' estiver marcada, caso for encontrado mais de um título para o boleto eletrônico, esse boleto será associado ao primeiro título encontrado. Se a opção estiver desmarcada, o boleto eletrônico fica com a situação "Aguardando associação - múltiplo".
• 3ª tentativa: caso não encontre nenhum título, o sistema realiza consistências.

Ao encontrar um título, verifica-se há baixa:

• Se houver baixa e o movimento de remessa da pendência for diferente de "02 - Pedido de baixa", há consistência;
• Caso houver baixa e o movimento de remessa da pendência for igual a "02- Pedido de baixa", o processamento da associação é feito;
• Se não houver baixa e o movimento de remessa da pendência for diferente de "02 - Pedido de baixa", o processamento da associação é feito;
• Caso não houver baixa e o movimento de remessa da pendência for igual a "02 - Pedido de baixa", o processamento da associação é feito.

Como funciona a busca pelos títulos a pagar de forma manual?

Este processo possibilita a busca de títulos de forma manual, nas situações em que nenhum título foi localizado para a pendência ou em que o título encontrado não está de acordo com a pendência.

Nesta etapa você pode escolher pela busca diferenciada, com as seguintes opções:

• Fornecedor e vencimento: a busca é realizada considerando o CNPJ do fornecedor e o vencimento da pendência;
• Fornecedor e valor: a busca é feita considerando o CNPJ do fornecedor e o valor considerado da pendência;
• Fornecedor, vencimento e valor: a busca é realizada considerando o CNPJ do fornecedor, o vencimento e o valor considerado da pendência.

Após encontrar o título desejado, ele é exibido na listagem de títulos para associação manual. Para isso, basta selecionar a pendência e clicar em Associar no título a pagar.

Desconto do título a pagar em associações com pendências de entrada ou atualização de dados

1. Caso a pendência possua o tipo de desconto igual a 1 - desconto por valor ou 2 - desconto por percentual, e este valor estiver informado na pendência, o título a pagar é atualizado e o campo referente à data do desconto ficará em branco;
2. Caso a pendência não possua algum dos descontos citados anteriormente, mas possua a data de desconto, o valor da data de desconto do título a pagar será atualizado, e os campos de valor e percentual serão atualizados com 0 (zero);
3. O abatimento de valores e o desconto são itens que, caso presentes, farão o valor total da pendência ser reduzido antes que uma tentativa de associação com títulos seja efetuada. Ele é utilizado tanto na associação automática, quanto na manual, independentemente se o formato de busca é com tolerância ou sem.

Associação ou desassociação manual

Este processo possibilita associar ou desassociar um título de uma pendência. Esta funcionalidade pode ser utilizada nas seguintes situações:

• Associação: caso a pendência possua mais de um título para vínculo ou você pesquisou por outro título no processo de busca manual, a associação dos dois deve ser feita manualmente. Para isso, basta selecionar a pendência e clicar em Associar no título a pagar.
  É possível consultar os títulos associados na tela Consulta de títulos associados DDA.

• Desassociação: caso a pendência tenha encontrado um título através da busca automática, porém a associação não deve ser feita, como também se há algum erro, você pode Desassociar a pendência e o título. Neste caso, a prévia da associação entre a pendência e o título é desfeita e a pendência é reprocessada, voltando à sua situação anterior. Após o reprocessamento, a pendência fica com a situação "Reprocessado".
  As consistências abaixo são realizadas no processo de desassociação:
  • Sequência de estorno: um título a pagar pode ter sido vinculado com várias pendências de movimento de remessa diferentes. Por exemplo: para o título A, pode ter sido associada a pendência X, sendo uma Entrada de título (movimento de remessa 01); a pendência Y, sendo uma Atualização dos dados (movimento de remessa 31); e uma terceira pendência Z, sendo um Pedido de Baixa (movimento de remessa 02). A sequência de entradas foi: X > Y > Z. Portanto, é validado se o estorno ocorre de maneira inversa à entrada das pendências. Sendo assim, não é possível estornar a pendência Y sem antes ser estornada a pendência Z. A sequência de estorno ficaria Z > Y > X.
  • Estorno de títulos já baixados: não é possível estornar pendências em que o título a pagar já está com baixa. Para isso, é necessário realizar o estorno da baixa para depois estornar a pendência.
    
  Após as consistências terem sido validadas, é efetuado o processo de estorno:
  • Os seguintes campos do título a pagar voltam aos valores originais, que tinham antes de a pendência ter sido vinculada: valor original, vencimento original, vencimento prorrogado, provável pagamento, juros ao dia, data de desconto, valor de desconto ou percentual de desconto, percentual da multa, valores de outros negociados e outros descontos, a situação do título, código de barras e número do documento.
  • A pendência volta para a situação "A Associar".
  • É removido o vínculo entre a pendência e o título a pagar.
  • Caso a pendência seja de Pedido de baixa, o código de barras do título é atualizado para o código de barras anterior ao do pedido de baixa.
    

Efetivação das associações

Após realizar as associações entre as pendências e os títulos, é necessário efetivar estas associações.

A efetivação da associação ocorre automaticamente para aquelas que estão com as situações "Aguardando efetivação" e "Aguardando alteração", desde que a associação tenha sido feita via regra e o campo Efetivar associação por regra esteja preenchido com o tipo da pendência nas parametrizações para a filial.

Se a associação foi feita de forma manual, apenas o usuário com papel configurado para efetivar pode realizar esta ação. Neste caso, é necessário selecionar a associação e clicar em Efetivar.

Exportação de títulos

As informações das associações realizadas podem ser exportadas por arquivo (nas extensões XLS e XLSX) nas telas de Consulta de títulos associados DDA e Consulta de pendências não associadas.

Exclusão de títulos

Quando algum título for excluído via integração, e possuir associação com o DDA, essa associação será removida automaticamente. A exclusão de títulos pode ser realizada na tela de Consulta de pendências não associadas.

Entrada de títulos e alteração de outros dados

Na entrada de títulos, os seguintes dados são alterados:

Campo no título a pagar	Campo equivalente na pendência (boleto)	Regra
Vencimento prorrogado	Vencimento	-
Provável pagamento	Vencimento	-
Código de barras	Código de barras	-
Número do documento	Número do documento	-
Juros ao dia	Juros	-
Data de desconto	Data de desconto	-
Valor original	Valor	Caso a origem do título for uma nota fiscal de compra, é verificado se há diferença entre o valor da pendência e o valor do título. Havendo diferença, esta é a regra: Valor da pendência é maior: a diferença é inserida no campo Outros negociados do título; Valor da pendência é menor: a diferença é inserida no campo Outros descontos do título. Caso contrário, o campo do título a pagar é atualizado.
Vencimento original	Vencimento	Caso a origem do título for uma nota fiscal de compra, a data de vencimento não é atualizada. Caso contrário, o campo do título a pagar é atualizado normalmente.
Valor de desconto/Percentual desconto	Valor do desconto	Caso o tipo do desconto recebido no leiaute do arquivo for do tipo "Valor" (1, 3 ou 4), o valor do desconto é salvo no campo Valor desconto do título, caso contrário, é salvo no campo Percentual desconto.
Percentual da multa	Valor da multa	Caso o tipo da multa recebido no leiaute do arquivo for do tipo "Valor fixo" (1), o sistema faz a conversão para o valor do percentual que o valor da multa representa, com base no valor da pendência. Caso contrário, nenhum tratamento será feito.

Ao final do processo, a situação da pendência será "Associada".

Pedido de baixa

Quando efetivada uma pendência de pedido de baixa, o sistema desvincula o boleto que estava vinculado anteriormente para não ocorrer pagamento incorreto. Assim, o título é liberado para ser vinculado a um novo boleto.

Alteração de vencimento

Na alteração de vencimento, os campos Vencimento prorrogado e Provável pagamento do título são atualizados conforme a nova data de vencimento da pendência. Ao final do processo de associação, a situação da pendência será definida como Alterado.

Quanto ao parâmetro Vencimento Fixo: quando este estiver marcado e a ocorrência da remessa for igual a 06 – Alteração de vencimento, os campos Vencimento prorrogado e Provável pagamento não serão atualizados conforme o vencimento da pendência. Nessa situação, apenas o código de barras será atualizado no título no ERP XT.

Protesto

No protesto, a situação do título é atualizada para "Aberto protesto". No final do processo de associação a situação da pendência será Alterado.

Hierarquia das ocorrências

As ocorrências seguem a seguinte hierarquia de associação:

1. Entrada de títulos
2. Alteração de vencimento e alteração de outros dados
3. Protesto
4. Pedido de baixa

Dessa forma, primeiro serão associadas todas as ocorrências de entrada de títulos, depois as de alteração de vencimento e de outros dados, em seguida as de protesto e, por último, os pedidos de baixa.

Caso no mesmo arquivo exista mais de uma ocorrência para o mesmo título, a associação deve obedecer a hierarquia acima. Assim, os registros ficarão consistentes na observação do título no ERP XT.