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Gestão de lotes contábeis
Um lote contábil e seus lançamentos podem ter origem manual, através da tela Controladoria > Gestão de contabilidade > Lançamentos contábeis, ou integrado por sistemas terceiros e/ou módulos do sistema.
Todo lote e lançamento quando incluído manualmente ou integrado, recebe a situação A contabilizar. Lançamentos contáveis nessa situação não são computados nos saldos contábeis e também não são apresentados nos demonstrativos como por exemplo: Diário, Razão, Balancete e outros.
Para que eles que eles sejam considerados nos saldos e demonstrativos é necessário realizar a contabilização desses lançamentos.
Contabilizar lote
A contabilização do lote é a ação que a empresa executa para que seus lançamentos contábeis apareçam nas composições de saldos e demonstrativos. Para contabilizar um lote:
- Acesse a tela Controladoria > Gestão de contabilidade > Gestão de lotes contábeis e localize o lote através dos filtros disponíveis;
- Selecione um ou mais lotes e clique em Contabilizar;
Observação
Para fazer a contabilização de um lote, ele deve estar com a situação A contabilizar e os valores do lote, do débito e do crédito devem ser iguais.
- Quando um lote e seus respectivos lançamentos são processados, o sistema atualiza o saldo das contas contábeis, centros de custos e auxiliares envolvidas.
Ações
Reverter lote contabilizado
Reverter um lote já contabilizado é uma ação realizada quando é necessário reabrir um lote contábil manual para ajustar os lançamentos e depois processar a contabilização novamente. Ou nos casos de lotes integrados é possível reverter para depois excluir o lote e reintegrar, mas nesse caso é mais rápido excluir o lote com o status contabilizado.
Quando os lotes estão na situação Contabilizado e é feita a ação de reverter, a situação do lote é alterada para A Contabilizar, permitindo excluir ou re-contabilizar o lote.
Além de voltar o status do lotes/lançamentos para A contabilizar, na tela de lançamento contábil (Controladoria > Gestão de contabilidade > Lançamentos contábeis) é permitido editar/excluir lançamentos de lotes de origem manual e consultar lotes/lançamentos integrados.
Quando um lote é revertido, os valores de seus lançamentos são removidos do saldo das contas contábeis, centros de custos e auxiliares.
Excluir lote
A exclusão do lote contábil ocorre quando é necessário ajustar alguma informação na contabilidade.
Quando um lançamento contábil é excluído, os lançamentos não são exibidos na tela de listagem de lançamento (Controladoria > Gestão de contabilidade > Lançamentos contábeis), e o lote permanece sendo apresentado com a situação Excluído.
Observação
Quando o lote excluído estiver com o status Contabilizado, os valores de seus lançamentos são removidos do saldo das contas contábeis, centros de custos e auxiliares.
Gerar apuração de resultados
Esta ação tem como objetivo gerar lotes com os lançamentos para zeramento das contas de receitas e despesas do plano de contas. Saiba mais!
Importar lançamentos
É possível importar lançamentos contábeis para o sistema a partir de um arquivo .csv. Para isso, na tela Controladoria > Gestão de contabilidade > Lotes contábeis clique em Ações e em Importar lançamentos. Preencha os campos e anexe o arquivo .csv clicando em Anexar arquivo. O arquivo, bem como as instruções para seu preenchimento, estão disponíveis na página importar arquivos, item Lançamentos contábeis.
Integrar/reprocessar lançamentos já contabilizados
A ação de integrar ou reprocessar lançamentos contabilizados é utilizada para corrigir registros com o status Processando ou Erro, impedindo a conclusão da integração. O envio dos lançamentos ocorre em lotes de 100 registros por payload, o que reduz o tempo de processamento e melhora o desempenho da integração com o XT. Esse procedimento também permite reprocessar os lançamentos necessários de forma mais ágil.
Saldo Inicial Contábil
O saldo inicial é composto pela soma dos montantes disponíveis nas contas da empresa durante a transição entre períodos contábeis ou no momento em que ela inicia suas atividades.
Durante a transição de um sistema para outro, é essencial incluir os saldos contábeis, geralmente nas contas patrimoniais, para obter os valores de saldo inicial necessários para relatórios e consultas. Portanto, é preciso importar esses saldos:
- Somente das contas contábeis;
- Das contas contábeis com saldo por centro de custo;
- Das contas contábeis com saldo por conta auxiliar.
Importante
- Ao implantar o saldo inicial das contas contábeis, é fundamental primeiro identificar a data limite ou data de encerramento do exercício;
- Com a data definida, o contador deve realizar um levantamento das contas contábeis analíticas e determinar os saldos finais do período especificado;
- É necessário considerar o modelo do plano contábil do novo sistema e realizar o DE/PARA das contas antigas com as novas contas, juntamente com seus saldos correspondentes.
Como realizar a importação do saldo inicial contábil?
1. Download da planilha
- Acesse o portal de documentação da Senior e faça o download da planilha;
- Preencha a planilha com todas as contas contábeis, contas auxiliares e centro de custos de acordo com as orientações da documentação.
Detalhes do preenchimento
O saldo deve ser apurado e informado com base na data de encerramento, considerando as diferentes categorias, como empresa, filial, contas contábeis, contas contábeis com contas auxiliares e contas contábeis com centros de custo.
Exemplo
- Considerando que o encerramento do exercício ocorreu em 31/12/XXX1;
- a implantação do novo sistema será em 01/01/XXX2;
- Os saldos iniciais a serem considerados serão os saldos em 31/12/XXX1.
2. Importar a planilha dos saldos iniciais
- Utilize a opção Importar arquivos em Cadastros > Ferramentas > Importar Carga Inicial;
- Selecione o caminho onde consta a planilha;
- Após a importação bem-sucedida da planilha, o sistema criará um lote denominado "Saldo Inicial".
3. Contabilizar lote do saldo inicial
- Em Controladoria > Gestão de contabilidade > Lotes contábeis, aplique o filtro Tipo de lote igual a Saldo Inicial;
- Verifique o lote contábil do saldo inicial e todos os lançamentos contábeis importados;
- Cada lançamento contábil representa um saldo inicial para a respectiva conta contábil;
- Realize a conferência dos lançamentos, valores e demais informações;
- Selecione o lote e utilize o botão Contabilizar.
Desta forma, o lote e seus lançamentos serão contabilizados e considerados nos relatórios contábeis da empresa.
Importante
Nenhum lote contábil pode ser contabilizado antes da contabilização do lote de saldo inicial.
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