Gestão de lotes contábeis

Um lote contábil e seus lançamentos podem ter origem manual, através da tela Controladoria > Gestão de contabilidade > Lançamentos contábeis, ou integrado por sistemas terceiros e/ou módulos do sistema.

Todo lote e lançamento quando incluído manualmente ou integrado, recebe a situação A contabilizar. Lançamentos contáveis nessa situação não são computados nos saldos contábeis e também não são apresentados nos demonstrativos como por exemplo: Diário, Razão, Balancete e outros.

Para que eles que eles sejam considerados nos saldos e demonstrativos é necessário realizar a contabilização desses lançamentos.

Contabilizando um lote

A contabilização do lote é a ação que a empresa executa para que seus lançamentos contábeis apareçam nas composições de saldos e demonstrativos. Para contabilizar um lote:

1. Acesse a tela Controladoria > Gestão de contabilidade > Gestão de lotes contábeis e localize o lote através dos filtros disponíveis;
2. Selecione um ou mais lotes e clique em Contabilizar;

   Observação

   Para fazer a contabilização de um lote, ele deve estar com a situação A contabilizar e os valores do lote, do débito e do crédito devem ser iguais.

3. Quando um lote e seus respectivos lançamentos são processados, o sistema atualiza o saldo das contas contábeis, centros de custos e auxiliares envolvidas.

Reverter de lote contabilizado

Reverter um lote já contabilizado é uma ação realizada quando é necessário reabrir um lote contábil manual para ajustar os lançamentos e depois processar a contabilização novamente. Ou nos casos de lotes integrados é possível reverter para depois excluir o lote e reintegrar, mas nesse caso é mais rápido excluir o lote com o status contabilizado.

Quando os lotes estão na situação Contabilizado e é feita a ação de reverter, a situação do lote é alterada para A Contabilizar, permitindo excluir ou re-contabilizar o lote.

Além de voltar o status do lotes/lançamentos para A contabilizar, na tela de lançamento contábil (Controladoria > Gestão de contabilidade > Lançamentos contábeis) é permitido editar/excluir lançamentos de lotes de origem manual e consultar lotes/lançamentos integrados.

Quando um lote é revertido, os valores de seus lançamentos são removidos do saldo das contas contábeis, centros de custos e auxiliares.

Gerar apuração de resultados

Esta ação tem como objetivo gerar lotes com os lançamentos para zeramento das contas de receitas e despesas do plano de contas. Saiba mais!

Importar lançamentos

É possível importar lançamentos contábeis para o sistema a partir de um arquivo .csv. Para isso, na tela Controladoria > Gestão de contabilidade > Lotes contábeis clique em Ações e em Importar lançamentos. Preencha os campos e anexe o arquivo .csv clicando em Anexar arquivo. O arquivo, bem como as instruções para seu preenchimento, estão disponíveis na página importar arquivos, item Lançamentos contábeis.

Exclusão de lote

A exclusão do lote contábil ocorre quando é necessário ajustar alguma informação na contabilidade.

Quando um lançamento contábil é excluído, os lançamentos não são exibidos na tela de listagem de lançamento (Controladoria > Gestão de contabilidade > Lançamentos contábeis), e o lote permanece sendo apresentado com a situação Excluído.

Saldo Inicial Contábil

O saldo inicial é composto pela soma dos montantes disponíveis nas contas da empresa durante a transição entre períodos contábeis ou no momento em que ela inicia suas atividades.

Durante a transição de um sistema para outro, é essencial incluir os saldos contábeis, geralmente nas contas patrimoniais, para obter os valores de saldo inicial necessários para relatórios e consultas. Portanto, é preciso importar esses saldos:

• Somente das contas contábeis;
• Das contas contábeis com saldo por centro de custo;
• Das contas contábeis com saldo por conta auxiliar.

Como realizar a importação do saldo inicial contábil?

1. Download da planilha

1. Acesse o portal de documentação da Senior e faça o download da planilha;
2. Preencha a planilha com todas as contas contábeis, contas auxiliares e centro de custos de acordo com as orientações da documentação.

Detalhes do preenchimento

O saldo deve ser apurado e informado com base na data de encerramento, considerando as diferentes categorias, como empresa, filial, contas contábeis, contas contábeis com contas auxiliares e contas contábeis com centros de custo.

Exemplo

• Considerando que o encerramento do exercício ocorreu em 31/12/XXX1;
• a implantação do novo sistema será em 01/01/XXX2;
• Os saldos iniciais a serem considerados serão os saldos em 31/12/XXX1.

2. Importar a planilha dos saldos iniciais

1. Utilize a opção Importar arquivos em Cadastros > Ferramentas > Importar Carga Inicial;
2. Selecione o caminho onde consta a planilha;
3. Após a importação bem-sucedida da planilha, o sistema criará um lote denominado "Saldo Inicial".

3. Contabilizar lote do saldo inicial

1. Em Controladoria > Gestão de contabilidade > Lotes contábeis, aplique o filtro Tipo de lote igual a Saldo Inicial;
2. Verifique o lote contábil do saldo inicial e todos os lançamentos contábeis importados;
3. Cada lançamento contábil representa um saldo inicial para a respectiva conta contábil;
4. Realize a conferência dos lançamentos, valores e demais informações;
5. Selecione o lote e utilize o botão Contabilizar.

Desta forma, o lote e seus lançamentos serão contabilizados e considerados nos relatórios contábeis da empresa.

Importante

Nenhum lote contábil pode ser contabilizado antes da contabilização do lote de saldo inicial.