Assinatura eletrônica de documentos - Admissão Digital

A assinatura eletrônica permite que você cadastre modelos de documentos e os envie para novos colaboradores junto com o convite da pré-admissão.

Características da funcionalidade

Processo totalmente digital

• Todas as etapas acontecem dentro do sistema da Admissão Digital

Gestão dos documentos admissionais facilitada

• Envie documentos existentes em PDF ou crie seus próprios modelos para os documentos admissionais que precisam de assinatura
• Os modelos viram templates que você cria só uma vez e usa em todas as admissões - basta substituir pelos dados de cada novo colaborador

Controle completo do processo de assinatura

• Colete as assinaturas do colaborador e da empregadora eletronicamente
• Saiba quais documentos já foram assinados e quais ainda estão pendentes

Etapas da admissão digital na Admissão Digital com assinatura eletrônica

Cadastrar, editar ou excluir modelos de documentos 

X O cadastro de modelos é totalmente opcional. Se você já tem documentos externos em PDF, pode enviá-los diretamente para assinatura.

Para saber mais sobre o anexo de documentos externos, veja a documentação sobre como enviar documentos para assinatura.

Os modelos de documentos são os layouts de documentos usados frequentemente na admissão. Estes modelos ficam disponíveis para a pessoa responsável pela admissão, que pode enviá-los aos novos colaboradores e coletar a assinatura eletrônica.

Você precisa criar os modelos somente uma vez - depois eles servem como templates usados em cada admissão, apenas substituindo pelos dados de cada novo colaborador.

Os modelos são gerenciados pela tela Modelos de documentos para assinatura eletrônica:

Menu: Admissão Digital > Assinatura Eletrônica

Como preencher um modelo de documento

• Nome — escolha um nome que facilite a identificação do modelo.
  • Prefira nomes como: Contrato de trabalho para estagiários
  • Não use nomes genéricos como: Novo modelo
• Situação — indique se o modelo está Ativo ou Inativo. Somente os modelos marcados como ativos aparecem na lista de documentos que podem ser selecionados para envio.
• Conteúdo — redija o conteúdo do contrato. Você pode usar os campos automáticos para preencher alguns dados do colaborador automaticamente.
• Modelo de convite (Opcional) — escolha um modelo de convite para associar ao documento.
  

O que acontece ao associar um documento a um modelo de convite?

O documento é habilitado por padrão:

Na hora de enviar a pré-admissão para um colaborador, se esse documento estiver associado ao convite utilizado, ele já vai estar habilitado por padrão:

Não se preocupe: os modelos que não forem associados ao convite ainda podem ser habilitados manualmente, na mesma tela, antes de enviar para assinatura.

Alerta de campos não obrigatórios

Ao associar um modelo de documento a um modelo de convite, o sistema alerta sobre campos que foram selecionados, mas não são obrigatórios para o colaborador.

Isto ajuda o RH a identificar quais informações precisam de atenção especial, para garantir que sejam preenchidas.

Saiba mais sobre os campos automáticos

Os campos automáticos são objetos que você pode selecionar e inserir no corpo do documento:

Eles servem para indicar espaços reservados no texto. Quando você enviar o documento para um colaborador assinar, os campos serão substituídos automaticamente pelos dados dele:

Importante

• Para que os campos automáticos funcionem, certifique-se de que todos os campos inseridos no modelo sejam preenchidos quando enviar o convite. Uma maneira de garantir isso é configurando o preenchimento desses campos como obrigatório no modelo do convite;
• Campos personalizados (customizados) também podem ser inseridos como automáticos.É possível configurá-los como obrigatórios no convite.

Enviar documentos para um colaborador assinar

Depois de enviar os convites da pré-admissão, você pode enviar os documentos para assinatura. O envio é feito a partir da tela de Pré-admissõesAdmissão digital > Pré-admissões para os colaboradores que concluíram as etapas da pré-admissão, ou seja, que estão listados na guia Admitidas.

Para acessar a tela de envio de documentos, clique em Ações e selecione a opção Enviar documentos para assinatura:

Menu: Admissão Digital > Pré-admissões > guia Admitidas

Depois que os documentos são enviados, as pré-admissões passam pelas guias seguintes - Em assinatura e Assinadas.

Ao enviar vários documentos para um mesmo colaborador, eles são agrupados em envelopes. Assim, ao receber a documentação, o colaborador pode assinar o envelope ao invés de cada documento individualmente.

O que você pode fazer na tela de envio de documentos

• Habilitar os documentos que quer enviar para assinatura
• Ver uma prévia dos documentos e validar o conteúdo
• Corrigir informações do documento antes de enviar
• Selecionar documentos externos para enviar — são aceitos somente arquivos no formato .PDF
• Adicionar os assinantes do documento — você pode adicionar quantos assinantes quiser e ao menos dois são obrigatórios (colaborador e empregador)
• Solicitar que os assinantes compartilhem a geolocalização no momento da assinatura, garantindo ainda mais segurança para o processo

Como o colaborador vê e assina o documento recebido

Quando você clica em Enviar para Assinatura, acontece o seguinte:

1. O novo colaborador recebe um e-mail contendo o link para o site do serviço de assinatura eletrônica da Senior:
   
   
2. Nesse site, o colaborador deve clicar em Assinar documento. Com isso, um novo e-mail será enviado contendo um token (código de segurança):
   
   
3. O colaborador informa o token no link da assinatura e clica em Assinar documento novamente.
   
   E pronto! Assim o documento já está assinado eletronicamente.
   
   

Ver a lista de documentos assinados e com assinatura pendente

Os documentos que foram enviados para os colaboradores podem ser acompanhados a partir da tela de Pré-admissõesAdmissão digital > Pré-admissões.

Para acompanhar a situação de documentos enviados, siga esses passos:

1. Acesse as guias Em assinatura ou Assinado da tela de Pré-admissõesAdmissão digital > Pré-admissões.
2. Clique no registro que você quer abrir, ou clique em Ações e depois em Detalhes.
3. Acesse a seção Documentos enviados na barra lateral para ver a lista de documentos que foram enviados. Neste local você pode:
   • Conferir a lista de documentos que foram enviados naquela pré-admissão
   • Acompanhar o andamento das assinaturas de cada documento individualmente
   • Acompanhar os assinantes e identificar quais estão com a assinatura pendente
   • Reenviar o documento para os assinantes que estiverem com a assinatura pendente

Cancelar o envio de um documento

Depois de enviar um documento para assinatura, você ainda pode cancelar o envio, desde que ele esteja com o status Processando ou Em assinatura.

Para cancelar o envio, siga os passos abaixo:

1. Acesse a guia Em assinatura ou Assinado da tela de Pré-admissõesAdmissão digital > Pré-admissões.
2. Ao lado de uma pré-admissão, clique em Ações e depois em Detalhes.
3. Escolha a opção Documentos enviados na barra lateral. Você vai ver a lista de documentos que foram enviados, onde é possível cancelar o envio.

Reenviar a notificação para assinar os documentos

Você pode reenviar a notificação de assinatura dos documentos, desde que eles estejam com o status Em assinatura.

Isso pode ser útil quando o RH quer lembrar o novo colaborador de assinar um documento que ainda está pendente, por exemplo.

Para reenviar a notificação, faça o seguinte:

1. Acesse a guia Em assinatura ou Assinado da tela de Pré-admissõesAdmissão digital > Pré-admissões.
2. Ao lado de uma pré-admissão, clique em Ações e depois em Detalhes.
3. Escolha a opção Documentos enviados na barra lateral. Você vai ver a lista de documentos que foram enviados, onde é possível reenviar a solicitação.

GED + SIGN da Senior

Quando você clica em Enviar para Assinatura no sistema da Admissão Digital, o documento é convertido para o formato .PDF.

Depois, o documento é encaminhado para assinatura do novo colaborador usando um serviço do GED — a solução da Senior que permite gerenciar documentos de forma eletrônica. Este sistema, por sua vez, usa os serviços do SIGN da Senior para viabilizar a assinatura eletrônica dos documentos.

Toda a operação é controlada internamente pelo sistema da Admissão Digital. Não é necessário adquirir o GED, o SIGN ou qualquer outra solução adicional para usar a assinatura eletrônica.

Mas, se você tiver acesso ao sistema GED da Senior, ele também poderá ser usado para consultar os documentos em todos os estágios da validação. Dentro do GED, esses documentos estarão organizados dentro de uma pasta com o nome da HCM/Admissão Digital.

Perguntas frequentes (FAQ)

Há algum custo adicional para implantar a assinatura eletrônica?

Não. A funcionalidade da assinatura eletrônica já está liberada na plataforma da Admissão Digital para você, nosso cliente. SEM CUSTO ADICIONAL. (Esta condição não se aplica a clientes de natureza pública. Recomendamos que solicite uma simulação de valores ao seu Executivo de Conta ou através do canal Senior.)

É necessário comprar o GED ou o SIGN para ter a funcionalidade de assinatura eletrônica da Admissão Digital?

Não. O armazenamento de documentos no GED da plataforma senior X é gratuito em até 2 GB por mês, por isso, não será necessário adquiri-lo para utilizar a funcionalidade de assinatura eletrônica da Admissão Digital. (Esta condição não se aplica a clientes de natureza pública. Recomendamos que solicite uma simulação de valores ao seu Executivo de Conta ou através do canal Senior.)

Recomendamos a compra do GED no caso das empresas que precisam de um serviço de armazenamento de documentos na Cloud, moderno e seguro.

Principalmente voltado para utilização da assinatura eletrônica de documentos em outros processos internos ou externos da empresa, por exemplo: contratos de serviços com fornecedoras externos, envio de contratos para clientes, uso jurídico interno, uso entre áreas, etc.

Como a Admissão Digital (em parceria com o SIGN) comprova a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Para garantir os critérios estabelecidos pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que o signatário é ele mesmo e que a Admissão Digital possui uma assinatura eletrônica segura, nossa tecnologia registra e comprova através de nomes, endereços de IP, e-mails, geolocalização, horários das assinaturas e métodos de autenticação dos usuários. Isso faz com que a assinatura eletrônica seja tão segura quanto uma assinatura em papel.

Você tem mais dúvidas sobre validade jurídica? Leia a documentação completa sobre a plataforma do SIGN e a funcionalidade de assinatura eletrônica.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

É considerado uma assinatura eletrônica todo som, símbolo ou processo eletrônico anexado a um contrato, que é executado por uma pessoa com a intenção de assinar um registro.

Exemplos: Token, Digital, SMS e Voz, Geolocalização, Usuário + Senha, código de segurança, assinatura no papel digitalizada, assinatura digital, assinaturas de e-mail, aceite digital, etc.

Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica no qual usa-se uma criptografia para associar o documento assinado ao usuário que assinou. É preciso ter um certificado digital homologado por uma instituição oficial. Essa opção de assinatura, além de garantir a autenticidade dos assinantes, ainda garante que o documento não será alterado após o acordo entre as partes ter sido firmado.

O cadastro de modelos de documentos é obrigatório?

A funcionalidade traz também a opção de fazer upload de qualquer documento externo em PDF, sendo assim, o cadastro de modelos de documentos não é obrigatório.

Quais tipos de documentos externos posso enviar?

Caso você opte por não utilizar os modelos de documentos internos, mas sim o envio de documentos externos via upload, a plataforma da Admissão Digital permite o envio de documentos apenas em formato PDF.

Como funciona a assinatura eletrônica do lado do colaborador?

Depois de receber um e-mail com o(s) documento(s) para assinar, o colaborador e as testemunhas (caso existam), clicam no botão Assinar documentos, visualizam o envelope de documentos existentes e clicam para realizar a assinatura. Após isso, o assinante receberá um token por e-mail, digitará o token na plataforma de assinatura eletrônica e concluirá o processo de assinatura.

O armazenamento dos documentos assinados fica na Admissão Digital ou no GED da plataforma senior X?

O documento será armazenado no GED, mas o RH também conseguirá visualizar os documento via Admissão Digital.

O armazenamento de documentos assinados é por tempo ilimitado?

Sim, o armazenamento de documentos assinados é por tempo ilimitado.

Após a assinatura eletrônica, os assinantes recebem a sua cópia do documento?

Sim, após os assinantes do envelope de documentos terem realizado a assinatura eletrônica, todos receberão uma cópia dos documentos assinados por e-mail.

Após já ter enviado documentos para assinatura, consigo enviar novos documentos?

Sim, mesmo após enviar um envelope de documentos e todos esses terem sido assinados, basta acessar a pré-admissão — que provavelmente já estará no status Assinada — e enviar novos documentos para assinatura eletrônica.

É possível alterar o texto do documento depois de enviar para assinatura eletrônica?

Não, após enviar um documento para assinatura eletrônica, este é alterado para PDF e não é possível alterar o texto do documento. O que pode ser feito nestes casos é cancelar o envio do envelope de documentos e enviar novamente o documento com o texto desejado.