Configuração de Exigência de Documentos Mensais

As exigências são registros que representam quais documentos devem ser enviados pela empresa em uma certa competência. Para cadastrar uma exigência, siga esses passos:

1. Na seção Documentos Mensais Exigidos, clique no botão Adicionar;
2. O painel Dados da Exigência se abrirá à direita da tela. No campo Documento, selecione o tipo de documento que deverá ser fornecido. Esse tipo precisa estar cadastrado na tela de Tipos de Documentos;
3. Preencha a Data de Início da Exigência e, opcionalmente, a Data Final da Exigência. As datas envolvendo exigências de documentos para competências consideram apenas o mês e o ano, por isso não é possível selecionar um dia específico;
4. Ative a opção Documento Obrigatório se ele precisar ser enviado obrigatoriamente. Caso o documento seja opcional, deixe a opção desativada;
5. Para finalizar o cadastro, clique no botão Salvar.

Ao criar uma exigência, se o documento dela for definido como obrigatório e a Data de Início da Exigência for anterior à data atual, as competências anteriores que possuírem essa exigência recebem o status "Aguardando ajustes". Se ele for definido como opcional, o status da competência não é alterado.

Além disso, sempre que uma exigência é criada com Data de Início da Exigência anterior à data atual (independente da obrigatoriedade do documento), as competências passadas são geradas automaticamente, caso não existam. O sistema também verificará se existe pelo menos um vínculo aprovado, cuja vigência esteja no mês das competências geradas ao criar essa exigência. Dessa forma, as competências são geradas somente com vínculos aprovados. Caso não haja nenhum, a competência não será gerada.

Por fim, sempre que uma exigência é criada, um e-mail notificando isso é enviado para a pessoa responsável.

Se uma exigência de documentos já está cadastrada, o mesmo painel dentro dessa tela permite alterá-la.

1. Na seção Documentos Mensais Exigidos, clique no botão Editar (ícone ) que fica na coluna Ações, à direita de uma exigência listada;
2. O painel Dados da Exigência se abrirá à direita da tela. Modifique os campos desse painel conforme for necessário. Para mais detalhes sobre os campos, verifique o processo "Adicionar uma exigência de documentos";
3. Para confirmar a edição, clique no botão Salvar.

Não é possível editar o documento de uma exigência caso exista alguma competência gerada que possua aquele documento cadastrado.

Ao alterar a Data de Início da Exigência para uma data anterior à atual, as competências passadas são geradas automaticamente, caso não existam. Caso a exigência seja obrigatória, as competências passadas existentes terão seu status alterado para "Aguardando ajustes". O sistema também verificará se existe pelo menos um vínculo aprovado, cuja vigência esteja no mês das competências geradas ao criar essa exigência. Dessa forma, as competências são geradas somente com vínculos aprovados. Caso não haja nenhum, a competência não será gerada.

Se uma exigência é alterada de opcional para obrigatória, as competências passadas recebem o status "Aguardando ajustes" caso o documento da exigência ainda não esteja cadastrado, ou se estiver cadastrado mas sem arquivo anexo. Isso ocorre porque, se uma exigência se tornar obrigatória, os documentos exigidos vão precisar ser adicionados. Uma janela pedirá para confirmar a alteração nessas condições.

Por fim, sempre que uma exigência é alterada, um e-mail notificando isso é enviado para a pessoa responsável.

Os dados de uma exigência já cadastrada podem ser apagados de várias maneiras. Todas elas são executadas na seção Documentos Mensais Exigidos, da página de Configuração de Exigência:

• Clique no botão Excluir (ícone ) que fica na coluna Ações, à direita de uma exigência listada. Uma janela pedirá para confirmar a eliminação, clique em Sim;
• Clique no botão Editar (ícone ) da coluna Ações, à direita de uma exigência listada. No painel Dados da Exigência, clique no botão Excluir. Uma janela pedirá para confirmar a eliminação, clique em Sim;
• Para apagar vários itens simultaneamente, selecione mais de uma exigência utilizando a caixa de seleção à esquerda dos itens listados. A opção Excluir se tornará disponível acima da lista. Clique nela e, na pergunta de confirmação, clique em Sim. Dessa forma, as exigências podem ser excluídas em lote.