Documentos mensais

No Gestão de Terceiros, os documentos são utilizados para garantir a conformidade trabalhista, fiscal e operacional das empresas prestadoras e de seus colaboradores terceirizados. Entre esses documentos, os Documentos Mensais representam as exigências periódicas que devem ser enviadas regularmente pelas prestadoras para comprovar o cumprimento de suas obrigações legais.

Entre os documentos mensais mais comuns estão os comprovantes de recolhimento de INSS e FGTS, as folhas de pagamento, os recibos de férias, os comprovantes de benefícios, as guias trabalhistas complementares, além de notas fiscais, certidões e relatórios operacionais e/ou de Saúde e Segurança do Trabalho, conforme definido pelas regras de exigência da contratante.

Além das exigências mensais, o módulo também contempla outros tipos de documentos, como os documentos admissionais e demissionais do colaborador terceiro (vinculados ao Contrato de Trabalho) e documentos pontuais associados ao Contrato de Prestação de Serviços. Esses documentos não fazem parte do fluxo mensal, mas integram o conjunto geral de conformidade do módulo.

Cadastros básicos necessários

As requisições de documentos são organizadas por competência, ou seja, um período de mês e ano. Isso pode ser configurado na tela de competências, acessível em Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Terceiros > Competências.

Além disso, os documentos mensais que são exigidos em cada competência devem ser definidos na tela de configuração de exigência, localizada em Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Terceiros > Configuração de Exigência.

As competências necessárias para o lançamento de documentos mensais são criadas pelo sistema uma vez por mês, caso não existam. Elas são criadas retroativamente em relação ao mês atual. Cada competência é gerada somente quando há um vínculo aprovado. Tal vínculo precisa possuir validade vigente durante o mês da competência que está sendo gerada.

Exemplo

Um vínculo é registrado com data inicial sendo 10/02/2025 e data final sendo 10/10/2025.

No dia 01/03/2025, o sistema gera a competência equivalente ao mês anterior (10/02/2025).

Processos utilizando o BPM

As rotinas de envio e aprovação de documentos mensais fazem uso do BPM como intermédio entre o Revisor de dados de contrato e os outros papéis.

Primeiramente, deve-se configurar o fluxo de aprovação no BPM para suportar as operações esperadas nessas rotinas - por exemplo, enviar uma solicitação para aprovação ou publicar comentários que serão vistos por outras pessoas na operação. Para informações sobre como o fluxo deve ser configurado para utilização de documentos mensais, veja a página do fluxo de aprovação. No caso das competências, o fluxo usado é o mesmo que foi definido na tela de empresas terceiras.

O modelo básico de interações entre os papéis envolvidos nesses processos é o seguinte:

1. No BPM, o Revisor de dados de contrato vê a pendência de uma competência. A guia Formulário apresenta, apenas para consulta, as informações dessa pendência: dados da empresa, um identificador da competência, a sua data e a pasta onde os documentos são armazenados no GED. O nome do diretório segue o formato "Empresas/Nome da empresa/Documentos Mensais/Ano-Mes";
2. Na guia Histórico e Observações, ele digita um comentário e clica em Criar para registrá-lo;
3. No Ronda Senior X, o Responsável por contrato pode então ver os comentários e atualizações do BPM. Isso é feito pelo botão Comentários da tela de Competências. No painel que esse botão abre, pode-se ver também informações como o identificador da pendência, o responsável atual, o status da requisição, a data de criação do processo e a data de início;
4. O Responsável responde o comentário digitando suas observações na caixa de texto e clicando em Criar para publicar suas anotações;
5. Essas anotações se tornarão visíveis para o Revisor no BPM, que pode então respondê-las novamente. A comunicação é efetuada dessa forma entre o Revisor e o Responsável por Contrato;
6. No BPM, na guia Revisão de Documentos, o Revisor pode verificar todos esses dados e aprovar (definindo o campo Enviar para como "Prosseguir") ou reprovar (definindo o campo Enviar para como "Solicitar ajustes") clicando no botão Enviar após definir esse campo;
7. Se for enviado para ajustes, pode-se deixar observações para o documento indicando porque ele foi rejeitado e o que deve ser alterado. Isso é efetuado clicando no botão Comentários ou acessando a guia Histórico e Observações;
8. Quando todos os ajustes forem realizados, e a pendência for aprovada, a solicitação é finalizada. O status da etapa de aprovação muda pra "Aprovado". A partir desse momento, a pendência não é mais mostrada no BPM, assim como seus comentários, pois esse sistema somente mostra solicitações em aberto.

O usuário pode excluir solicitações geradas utilizando a própria tela do BPM. Para isso, esse usuário precisa possuir permissão de Administrador e acessar o menu Senior X > Central de Tarefas. Na seção Gestão, pode-se expandir uma solicitação para acessar as opções Excluir e Cancelar.

Status das pendências

O status de uma pendência indica em que situação ela se encontra no presente momento, dependendo do que foi efetuado nela e o que falta efetuar. Esse status é alterado dependendo do andamento das operações e mostrado na tela de Competências, nas colunas Documentação (para representar a situação das documentações de uma competência) e Etapa de Aprovação (para indicar a situação da pendência no fluxo do BPM). Os status que uma pendência/documentação podem ter e as circunstâncias que alteram eles estão detalhados a seguir:

Uma solicitação do BPM pode ser excluída ou cancelada. Em ambos os casos, a entidade vinculada à solicitação tem seu status alterado para "Cadastro em andamento". Uma competência, além de ter o seu próprio status, possui também status da documentação - o qual nesse caso é alterado para "Possui pendência(s)". Os documentos relacionados a essa competência também recebem o status "Cadastro em andamento".

Quando um evento de solicitar ajustes é enviado pelo BPM, a competência em questão terá seu status alterado para "Aguardando ajustes" e o status da documentação dela irá mudar para "Possui pendência(s)". Esse funcionamento é similar ao dos terceiros, contratos e empresa terceiras no Gestão de Terceiros. Ressaltamos que os documentos da competência não terão os status alterados automaticamente; essa responsabilidade é do Revisor, que deve aprovar ou reprovar os documentos individualmente.

Se uma exigência for criada com data anterior à atual, as solicitações no seu intervalo terão o status alterado para "Aguardando ajustes" e o status da sua documentação se torna "Possui pendência(s)". Se houver algum documento cadastrado para a competência, seu status muda para "Cadastro em andamento". Caso a competência possua alguma solicitação em aberto no BPM dentro do intervalo de tempo da nova exigência, essa solicitação é cancelada para que não haja pendências em aberto e para que os registros pendentes de competências passadas sejam visíveis ao usuário.

Configurações diversas

Permissões necessárias

Para acessar as telas e efetuar operações relacionadas às rotinas de documentos mensais, o usuário precisa possuir certas permissões. Mais detalhes sobre como efetuar essa configuração, assim como o nome das permissões, podem ser vistos na página de permissões. Os itens relacionados possuem nome iniciando com "Documentos Mensais" e se encontram nas seções "Configurar permissões de menu" e "Configurar permissões de tela".

Campos customizados

Para utilizar campos customizados nas telas de documentos mensais, veja a documentação de criação de campos customizados.

Envio de e-mails com pendências

A rotina de documentos mensais inclui o envio automático de e-mails para informar as empresas terceiras sobre pendências relacionadas aos documentos das suas competências.

Cada empresa terceira recebe um e-mail relatando os documentos obrigatórios não cadastrados e os documentos cadastrados sem anexo, para todas as suas competências, tanto a atual quanto as passadas. Elas são listadas da mais recente à mais antiga. O nome da empresa contratante e o tenant também são informados, para auxiliar o usuário a entender onde tratar tais pendências.

O envio desses e-mails deve ser configurado pelo usuário; caso contrário nenhuma competência será gerada. Para configurar:

1. Na Senior X, acesse o menu Tecnologia > Customização > Agendamentos;
2. Pesquise pelo domínio sam e, dentro dele, localize o serviço third;
3. Clique no botão Criar agendamento;
4. No campo Nome do agendamento, preencha um nome para identificá-lo. Sugestão: "Geração automática de competências";
5. No item Situação, deixe a opção "Ativo" selecionada;
6. No campo Funcionalidade, selecione o item "sendPendingMonthlyDocumentsEmail";
7. Para o campo Parâmetro de entrada, selecione a opção "JSON";
8. Preencha o campo Entrada apenas com chaves vazias: "{}" (sem as aspas);
9. Na seção Execução, defina a data e horário de início, a frequência em que os e-mails serão enviados e quando esse processo deixa de executar;
10. Clique no botão Salvar. Não há necessidade de preencher nenhum outro campo.

Geração automatizada de competências

Assim como os e-mails de pendências mencionados acima, a geração das pendências relacionadas a documentos mensais não é definida por padrão. Para que a geração aconteça de forma automática, ela deve ser configurada pelo usuário. Para isso, siga estes passos:

1. Na Senior X, acesse o menu Tecnologia > Customização > Agendamentos;
2. Pesquise pelo domínio sam e, dentro dele, localize o serviço third;
3. Clique no botão Criar agendamento;
4. No campo Nome do agendamento, preencha um nome para identificá-lo. Sugestão: "Geração automática de competências";
5. No item Situação, deixe a opção "Ativo" selecionada;
6. No campo Funcionalidade, selecione o item "generateThirdPartyCompetence";
7. Para o campo Parâmetro de entrada, selecione a opção "JSON";
8. Preencha o campo Entrada apenas com chaves vazias: "{}" (sem as aspas);
9. Na seção Execução, defina a data e horário de início, a frequência em que as competências serão geradas e quando esse processo deixa de executar;
10. Clique no botão Salvar. Não há necessidade de preencher nenhum outro campo.