Portal de Visitantes

O Portal de Visitantes permite que um pré-cadastro seja feito a partir do recebimento de um convite via e-mail, dessa forma possibilitando o cadastro da pessoa convidada e da sua foto.

Pré-requisitos para utilização

No cadastro de portarias, o campo Link para bot da portaria utilizada é opcional para o uso do Portal de Visitantes, mas obrigatório para o uso do chatbot.

No cadastro de tipos de visita, os campos Permite autocadastro de visitante e Permite acesso ao portal do visitante do tipo utilizado precisam estar marcados para que os e-mails com os convites sejam enviados. Esses e-mails contém também o link para que o usuário acesse o Portal de Visitantes.

Além disso, por questões da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o tipo de visita acima precisa conter um procedimento com o Tipo de procedimento definido como "Possui termo de consentimento". Esse procedimento precisa também possuir um consentimento com um termo publicado.

Utilização do Portal

Ao agendar uma visita, certifique-se que o tipo dela possui as opções Permite autocadastro de visitante e Permite acesso ao portal do visitante marcadas. Então, depois de cadastrar os dados desse agendamento e da pessoa visitada, informe o E-mail do visitante na seção Convites ao invés de cadastrá-lo no sistema. Dessa forma o próprio visitante fará seu cadastro através do Portal.

O visitante deve abrir o convite recebido por e-mail, acessar o Portal através do link no convite e informar o Código localizador descrito nesse e-mail. Em seguida, o visitante deve ler e aceitar o termo de consentimento. Se for recusado, o sistema impede o cadastro e volta para a tela do código localizador.

Com o termo aceito, o sistema apresenta a tela com as informações da visita: o tipo de visita, o colaborador que receberá a pessoa na visita, a data e hora, a portaria onde a visita ocorrerá e se o agendamento possui algum tipo de tolerância. O visitante deve então informar o Tipo do documento (apenas os tipos que estão definidos como Documento obrigatório), o seu Número, o Nome completo e opcionalmente, o seu Telefone.

Para capturar ou fazer o upload de imagens de seus documentos na tela Informações:

1. Após preencher dados primários, clique em Próximo no canto inferior direito para ser direcionado à segunda etapa;
2. É possível fazer captura na hora ou upload da imagem:
• Caso opte por carregar as fotos, clique no ícone de upload. O explorador de arquivos será aberto para que as imagens sejam selecionadas;
• Para captar a imagem do documento, clique no ícone de câmera e habilite o uso da câmera em seu dispositivo. Após tirar a foto, recorte e ajuste da forma que desejar. A imagem será carregada e as informações adicionais do documento estarão visíveis;
3. Confira todos os dados e clique em Próximo para a etapa de confirmação da visita. Clique em Confirmar presença para que todos os dados sejam salvos.

Com isso, essas informações já estarão pré-cadastradas também na tela de Agendamento de visitantes, ao criar um novo agendamento. E na tela Recepção será possível conferir se a pessoa que está fazendo check-in é mesma que está no documento.

Para adicionar uma foto utilizando a webcam, o visitante pode clicar no ícone de câmera. Recomenda-se seguir as orientações para cadastro de fotos, para facilitar a identificação. Algumas dessas recomendações são mostradas na tela de captura. Se ao invés disso o visitante desejar fazer upload de uma foto já existente, basta clicar no ícone com a seta para cima.

Para finalizar o cadastro, basta clicar em Confirmar presença. O Portal mostrará uma mensagem confirmando que os procedimentos de cadastro estão concluídos. Se o mesmo usuário efetuar login novamente no Portal, será levado diretamente para essa tela de confirmação.

Para indicar que não irá participar de um agendamento, o visitante pode recusar um convite clicando no botão Declinar. Uma tela será mostrada com o campo Mensagem, permitindo digitar opcionalmente o motivo do não comparecimento, que será enviado à pessoa visitada. Ao clicar no botão Declinar dessa tela, o convite é considerado cancelado e um e-mail é enviado à pessoa visitada.

Entrega de credenciais para visitante pelo Portal de Visitantes

O Portal de Visitantes pode criar credenciais de acesso para visitantes, desde que algumas condições sejam atendidas:

• O cadastro de tipo de visita do agendamento em questão deve ter o campo Permite entrega de credencial no autocadastro marcado;
• O cadastro da portaria do agendamento deve possui a tecnologia do tipo "Código de barras" cadastrada;
• O convite deve ter sido aceito e o cadastro dos dados pessoais do visitante deve estar finalizado;
• A pessoa visitante não deve possuir nenhum procedimento de entrada obrigatório a ser feito na data inicial da visita.

A credencial será no formato QR Code. Ela poderá ser exibida na tela após a confirmação do convite e também será enviada para o e-mail do visitante.

Credencial Facial

O Portal de Visitantes possui a funcionalidade de criar credencial facial. Para utilizá-la, é necessário marcar os campos Permite acesso ao portal do visitante, Permite autocadastro de visitante, além dos campos Permite entrega de credencial no autocadastro e Criar credencial facial no tipo de visita para que a credencial facial seja gerada na confirmação do convite.

Ao acessar o portal, aceite os termos de consentimento, caso não possua foto, um alerta sobre a obrigatoriedade da foto para a operação aparecerá.

Selecionando a forma de captura da foto clicando no ícone de câmera, serão apresentadas as recomendações da foto, para se ter o sucesso no credenciamento facial. Recomenda-se seguir as orientações para cadastro de fotos, para facilitar a identificação. Clique em Ok, entendi para ter sua imagem registrada.

Confirmando a presença, a credencial de acesso é gerada junto à credencial facial e um e-mail é enviado com a credencial QR Code e com uma mensagem indicando que o acesso pode ser feito também com biometria facial.

Se for necessário alterar ou cancelar o convite ou o agendamento, a credencial facial criada será finalizada juntamente com a credencial de crachá. Na alteração do convite, as credenciais serão geradas quando a presença for novamente confirmada pelo convidado.