Portaria

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de portarias > Portaria, e em seguida clique em Adicionar;
2. Preencha os campos obrigatórios:
   • O Nome da portaria e seu Local físico;
   • A Validade da credencial provisória em dias, ou seja, o período de validade do crachá provisório entregue a uma pessoa na portaria em questão. Após o período definido, o crachá irá expirar e não concederá mais acesso aos locais;
   • A Validade da visita agendada em horas, que corresponde ao período em que a credencial estará válida para uso;
   • O Controle de limite de visitas, que controla agendamentos e quantidade de visitas realizadas semanalmente, por meio da seleção de uma das seguintes opções:
     • "Bloqueia": impede a conclusão do agendamento e da visita, caso o número de visitas semanal da pessoa tenha excedido o seu limite;
     • "Alerta": notifica, na conclusão do agendamento ou da visita, que o visitante excedeu o limite semanal de visitas;
     • "Sem limite": quando selecionada essa opção, não há impedimento para a conclusão do agendamento e da visita.

     Importante

     • A exibição de opções de alguns campos se restringe ao que foi configurado nas abrangências cadastradas nos papéis da Senior X;
     • Caso o tipo de visita selecionado tenha os campos Permite autocadastro de visitante e Permite acesso ao portal do visitante habilitados, será obrigatório informar a Portaria. Isso é necessário para a geração do convite para o visitante.

3. Após preencher os campos obrigatórios, é possível informar:
   • Validade da foto do colaborador em dias: período para atualização da foto do colaborador. Caso a validade informada seja zero, a foto não terá validade e a credencial não poderá ser entregue;
   • Tolerância no agendamento em minutos: informe a tolerância para atraso ou adiantamento para recepcionamento de um visitante a partir do horário de início indicado no agendamento;
   • Validade da foto do visitante em dias: período para atualização da foto do visitante;
   • Limite mensal de credenciais provisórias: número limite de credenciais provisórias que um colaborador pode solicitar no mês;
   • Portaria ativa: habilita a portaria para ser utilizada no agendamento de visitas;

   Observação

   Para ativar uma portaria, o sistema verifica o licenciamento do módulo, que controla a quantidade de portarias ativas.

   Ao integrar uma portaria do Ronda Senior para o Ronda senior X, também é verificado o licenciamento do módulo. Caso o número de portarias ativas tenha atingido o limite, serão configuradas como portarias inativas no Ronda senior X.

   • Relatório: associa à portaria relatórios criados previamente. Para mais detalhes, consulte o item "Vincular uma etiqueta para uso na portaria" desta documentação;
   • Utiliza credencial: marque essa opção para indicar que serão utilizados dispositivos de acesso na portaria. Nesse caso, o quadro Detalhes da Portaria fica habilitado para cadastramento da tecnologia utilizada no credenciamento. Caso esteja desmarcada, será possível o acesso sem credencial;
   • Limite de dias com visita por semana: informe a quantidade limite de dias de visita de uma pessoa na semana. A cada nova semana, iniciada no domingo e finalizada no sábado, o número de visitas é zerado e a contagem recomeça. Se o visitante tiver mais de uma visita no mesmo dia, só será contado como uma visita;
   • Link para bot: se for utilizado convite de visitantes através de chatbot, informe um número de WhatsApp ou página web onde o bot pode ser acessado. Esse link será enviado por e-mail para o visitante convidado;
4. Habilite o campo Portaria ativa e clique em Salvar.

Importante

O campo Integrado com GAS é bloqueado e será automaticamente habilitado caso exista integração com a solução Ronda Senior. Nos cadastros integrados, informações como nome e local físico, provenientes do Ronda Senior, não podem ser alteradas. Todas as outras informações podem ser alteradas pelo Ronda senior X.

Após o cadastro da portaria, suas informações podem ser alteradas ou excluídas, por meio da localização do cadastro desejado através do filtro, selecionando o registro e clicando no botão Editar ou Excluir.

É possível criar um e-mail customizado com os dados do agendamento que o visitante receberá. Para isso:

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de portarias > Portaria;
2. Selecione a portaria que receberá o visitante e clique em Editar;
3. Em Detalhes da portaria, na guia Template de e-mail do visitante, clique em Adicionar;
4. Selecione o arquivo de template do e-mail de agendamento e clique em Abrir. Só é permitido escolher arquivos com a extensão .html. Os arquivos poderão conter os parâmetros listados a seguir e, para que eles funcionem corretamente, é imprescindível que sejam inseridos no HTML exatamente como estão exibidos nesta lista:

Parâmetro		Descrição
Cabeçalho	%%dateTimeLabel%%	Título para os campos Data e Hora
	%%emailTitle%%	Título do corpo do e-mail
	%%templateLobby%%	Título para o campo Portaria
	%%templateVisitor%%	Título para o campo Nome do visitante
	%%templateVisited%%	Título para o campo Nome do visitado
	%%templateSchedulingTitle%%	Título para o campo Motivo da visita
	%%templateVisitType%%	Título para o campo Tipo de visita
	%%templateVisitorLocator%%	Título para o campo Código localizador
	%%templateQRCode%%	Título para o campo QR Code
Valores	%%message%%	Corpo da mensagem
	%%dateTime%%	Data e hora do agendamento
	%%schedulingTitle%%	Valor do campo Motivo do agendamento
	%%visitType%%	Valor do campo Tipo da visita
	%%visitorName%%	Valor do campo Nome do visitante
	%%visitedName%%	Valor do campo Nome do visitado
	%%lobbyName%%	Valor do campo Portaria
	%%visitorLocator%%	Valor do campo Código localizador
	<img src="data:image/png;base64,%%QRCode%%"/>	Tag para exibir a imagem do QR Code

Esse processo também pode ser realizado imediatamente após o cadastro da portaria, pois a guia Template de e-mail do visitante encontra-se na mesma tela.

Se nenhum template for configurado, o envio de e-mail utilizará um template padrão.

É possível personalizar o template de envio dos e-mails que contém o QRCode das credenciais de visitante. Isso é feito na tela de detalhes da portaria, seguindo esses passos:

1. Acesse a tela de downloads em Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Downloads;
2. Clique no botão Baixar ao lado do item Modelo de template para e-mail de credencial QR Code do visitante para baixar o arquivo "qrcode-credential-to-visitor.html";
3. Abra o arquivo com um editor de texto (Bloco de Notas, por exemplo) e edite-o como desejar, seguindo o padrão de código HTML e CSS;

4. Quando terminar de personalizar o arquivo, salve-o;
5. Para cadastrar o template customizado no sistema, abra a tela Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portarias;
6. Selecione a portaria desejada e clique no botão Editar;
7. Na seção Detalhes da Portaria, abra a guia Template de E-mail de Credencial QR Code para Visitante. Em seguida, clique no botão Adicionar;
8. Selecione o arquivo customizado anteriormente e clique em Abrir. Com isso, o item Template de e-mail de credencial QR Code para visitante customizado será mostrado na tela, indicando que o cadastro do template foi realizado nessa portaria.

Com isso, quando uma entrega de credencial da tecnologia Barras for feita para um visitante, se a opção Enviar a credencial por e-mail estiver ativada na Recepção de Visitantes, um e-mail será enviado para o visitante com o conteúdo no formato que foi customizado.

Somente um template pode ser cadastrado por portaria. Para alterar o template de uma portaria, siga os procedimentos até o passo 7. Se já houver um template cadastrado, a guia Template de E-mail de Credencial QR Code para Visitante irá mostrá-lo. Clique no botão Alterar ao lado dele e selecione o arquivo HTML desejado.

As etiquetas cadastradas poderão ser impressas tanto pela recepção como por meio de um terminal de autoatendimento.

1. Na Senior X, acesse Tecnologia > Customização > Relatórios > Novo relatório;
2. Preencha os campos solicitados;
3. Em Arquivo, faça o upload do relatório criado previamente. Uma lista de parâmetros definidos dentro do arquivo de relatório será exibida na seção Informações do Arquivo > Parâmetros;
4. Selecione o parâmetro desejado, vá à coluna Serviço para Pesquisa e clique em Adicionar/+;
5. Escolha o domínio ou o serviço de destino que será responsável por retornar a lista de valores para o parâmetro em questão (poderá ser utilizado qualquer domínio/serviço existente);
6. Escolha a primitiva que será utilizada para retornar os valores. Apenas serão exibidas as primitivas que retornam os valores no formato correto. Desse modo, todas sintaticamente são válidas, sendo necessário escolher a que possui a semântica correta, por exemplo, uma que retorne a lista de empresas de fato, e não a lista de produtos;
7. Clique em Confirmar e em seguida em Salvar;

   Importante

   Os parâmetros para a criação desse relatório estão mencionados na lista abaixo. O usuário poderá informar quantos parâmetros achar necessário dentre essas opções e deve escrever o nome em inglês dos parâmetros exatamente como citado, caso contrário, o relatório não funcionará.

   Os itens listados abaixo estão disponíveis para entrega de credencial provisória e agendamento:

   • end_date (data final);
   • end_hour (hora final);
   • lobby (portaria);
   • visitor (visitante);
   • credential (credencial).

   Os itens listados abaixo estão disponíveis somente para agendamento:

   • motivation (motivo da visita);
   • visit_type (tipo da visita);
   • start_date (data inicial);
   • start_hour (hora inicial);
   • visited (pessoa visitada).
8. Então, na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança > Gestão de portarias > Portaria;
9. Selecione uma portaria e clique em Editar;
10. No campo Relatório, selecione o relatório criado e clique em Salvar.