Recepção de visitantes

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Visitantes, para consultar as visitas previstas, sendo possível filtrar por portaria, por data ou por visitantes:
   • para consultar um agendamento de uma determinada portaria, selecione a portaria e a data das visitas a serem consultadas;
   • para consultar um agendamento por visitante, digite o nome ou o documento da pessoa no campo de busca de visitantes.
2. Após localizar o agendamento, clique em Detalhar.

Para adicionar um visitado a uma vista:

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Visitantes;
2. Em Lista de visitantes, na guia Previstas, localize o visitante e clique em Detalhar;
3. Para adicionar um visitado, em Lista de participantes, na guia Visitados, localize o Nome do visitado. Pra isso, clique no ícone da lupa, localize o nome desejado, clique em Selecionar e, em seguida, em Adicionar. Ou faça a pesquisa digitando o nome desejado diretamente no campo Nome do visitado e clique em Adicionar. Pode-se incluir mais de uma pessoa para auxiliar na recepção do visitante, caso a pessoa visitada não esteja disponível no momento;
4. Ainda na guia Visitados, são apresentadas as seguintes colunas:
• Visitados: traz o nome do visitado, sua foto e e-mail;
• Área/Cargo: esta coluna exibirá a área e o cargo da pessoa. É importante ressaltar que a área corresponde à Estrutura Organizacional do tipo Organograma, portanto, as informações ali exibidas serão aquelas cadastradas na tela Estrutura organizacional (Cadastro Gerais > Pessoas);
• Telefone e Celular;
• Última localização: mostra o último local ao que pessoa teve acesso, seguido de data e hora. Caso a pessoa não esteja na empresa, essa coluna mostrará a pessoa como Ausente.

Para remover um visitado, basta clicar no botão Excluir na coluna Ação.

Para realizar a consulta de visitados, siga os passos 1 e 2.

Para adicionar ou remover visitantes de uma visita:

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Visitantes;
2. Em Lista de visitantes, na guia Previstas, localize o visitante e clique em Detalhar;
3. Na Lista de participantes, na guia Visitantes, clique em Adicionar;
4. Informe os dados do visitante preenchendo os campos obrigatórios: Tipo de documento, Documento, Nome. Se o tipo de visita estiver com Autoatendimento ativado ou possuir Procedimento do tipo Consentimento, o campo E-mail é obrigatório; caso contrário, se torna opcional. Os campos Telefone e Empresa também são opcionais e podem ser preenchidos se desejado;
5. Se preferir, clique no botão Anexar documento. Ele irá mostrar as seções Dados do documento do visitante e Imagens, na parte inferior da tela. Para mais informações sobre elas, veja os passos 7 e 8;
6. Caso o visitante esteja utilizando o estacionamento da empresa, em Dados do veículo do visitante, preencha os campos Placa, Marca, Modelo e Cor.

Se necessário, será possível desfazer a associação de um visitante com um veículo, por meio do botão Remover veículo ou apagando todos os dados do veículo. Para voltar atrás e realizar essa associação novamente, aguarde um minuto;

Observação

Veículos de uso livre ou de uso comum não podem ser associados a visitantes, somente os de uso particular.

Os veículos de uso particular, por sua vez, não podem ser associados a mais de uma pessoa. Quando inserido um veículo que já está associado a uma pessoa, uma mensagem de erro será exibida.

7. Caso você tenha clicado no botão Anexar documento, preencha os campos referentes ao documento do visitante: Data de emissão do documento, sua Data de vencimento, o Órgão emissor e o Estado onde foi emitido. Estes campos são opcionais;
8. Você tem também a opção de enviar as Imagens frontal e/ou traseira do documento. Para fazer isso, clique nos botões na parte inferior das áreas correspondentes às imagens: o primeiro botão permite capturar uma foto do documento através de câmera, e o segundo botão é para envio de um arquivo existente. Além disso indique, na caixa de opções abaixo da imagem, se ela corresponde à frente ou ao verso;

Observações

• Os formatos de imagens suportados para envio são JPG, JPEG e PNG e o tamanho máximo da imagem é 5 MB.
• Ao efetuar upload de uma imagem, ela precisa estar com a orientação retrato.
• Caso uma imagem seja enviada incorretamente, na orientação paisagem ou o lado errado (frente/verso) tenha sido informado, basta removê-la clicando no botão Excluir imagem. Ele fica disponível após finalizar o cadastro do visitante nos botões mencionados no passo 9. Em seguida, efetue uma nova captura/envio.
9. Clique em Adicionar para encerrar o cadastro ou em Adicionar e cadastrar outro visitante para cadastrar outros visitantes com mais agilidade.

Importante

Ao informar um cadastro de visitante que esteja bloqueado, uma mensagem será apresentada comunicando a situação. Nesse caso, siga os procedimentos descritos na mensagem de bloqueio.

10. Ainda na guia Visitantes, são apresentadas as seguintes colunas:
• Visitantes: traz o nome do visitante, sua foto e e-mail;
• Documento: exibe o documento cadastrado;
• Contato: traz o telefone informado pelo visitante;
• Procedimentos: exibe os procedimentos pendentes para o visitante, assim como um ícone indicando se são de entrada ou saída. Para mais detalhes, clique no link sobre a palavra "procedimento" e você será redirecionado para a tela Procedimentos da visita;
• Status: mostra o status do visitante:
  • Quando o visitante possui visita agendada, o seu status será Aguardando check-in e ao clicar sobre ele, o status mudará para Entregar credencial. Após a entrega da credencia, o status muda para Aguardando check-out;
  • Quando o visitante não possui visita agendada (a visita é cadastrada na tela de recepção), o seu status será Entregar credencial. Após a entrega da credencial, o status muda para Aguardando check-out.
• Ações:
  • Realizar check-out: ação que permite encerrar a visita;
  • Procedimentos: para visitas que exijam a realização de procedimentos, essa opção permite realizá-los;
  • Atualizar dados do visitante: possibilita a edição dos dados do visitante;
  • Entregar credencial: quando existem procedimentos na visita, essa ação só ficará disponível após realizá-los. Ao clicar na opção de entrega de credencial, caso a foto do visitante esteja expirada, será solicitada a captura de uma nova foto. Se o campo Cria credencial facial do tipo de visita selecionado estiver ativado, o sistema irá validar a compatibilidade com reconhecimento facial para esta foto e uma credencial facial será criada, além da credencial de cartão.
  • Realizar check-in: disponível para visitantes com agendamento, essa ação permite iniciar a visita;
  • Não comparecerá: essa ação, também disponível para visita agendada, permite indicar o não comparecimento do visitante;
  • Remover: só ficará disponível para visitante que ainda não tenha feito o check-in.

Nas telas de Recepção e Agendamento de Visitantes, é possível adicionar visitantes através de lotes, utilizando arquivos com as informações.

1.  Abra a tela onde deseja fazer o cadastro de visitantes em lote:
   1. Para a tela de Recepção: na Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção. Na lista de visitantes, clique no botão Adicionar e na guia Visitantes, clique no botão Adicionar em lote;
   2. Para a tela de Agendamentos de Visitantes: na Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Agendamentos de visitantes. Na lista de visitas, clique no botão Adicionar e na seção Visitantes, clique no botão Adicionar em lote;
2. A tela Adicionar Visitantes será aberta. Para baixar o modelo de arquivo, clique em Download da lista modelo na parte inferior da tela;
3. Caso já tenha o arquivo preenchido com as informações dos colaboradores, clique em Anexar arquivos;

   Importante

   Os nomes dos títulos das colunas do arquivo .CSV devem seguir a mesma ordem estabelecida na lista modelo. O preenchimento das informações em algumas colunas deve seguir as seguintes regras:

   • Escolha um dos tipos de documentos já cadastrados através do manu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Cadastros Gerais > Tipos de documentos. Por exemplo: cadastre a opção CPF, na tela citada anteriormente, e informe essa mesma opção na coluna Tipo de documento do arquivo .CSV;
   • Caso o número do documento contenha zeros à esquerda, se o arquivo CSV for aberto pelo Excel, esse programa irá remover esses zeros. Isso fará com que o número do documento seja adicionado incorretamente no sistema. Então, caso use o Excel, configure-o para manter os zeros à esquerda antes da importação;
   • Informe o e-mail completo;
   • O valor preenchido na coluna Telefone pode conter máscara. Por exemplo: (99) 99999-9999 ou 99999999999;
   • Escolha uma das empresas já cadastradas ou cadastre uma nova;
   • Se optar por preencher a coluna Placa do veículo do visitante, as colunas Marca, Modelo, Cor e Tipo de uso se tornarão obrigatórias. Se a placa do veículo já estiver cadastrada no sistema, os outros campos serão preenchidos automaticamente.
4. Verifique as informações importadas, garantindo que os valores de cada campo estão preenchidos corretamente;
5. Após verificar que está correto, clique no botão Salvar.

Para executar o procedimento:

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Visitantes;
2. Em Lista de visitantes, na guia Previstas, localize o visitante e clique em Detalhar;
3. Em Lista de participantes, na guia Visitantes, clique sobre o link da palavra "pendência" ou clique em Ações > Procedimentos. Os procedimentos serão mostrados na tela, de acordo com a Direção preenchida no seu cadastro: procedimentos de entrada são listados durante o check-in e os de saída, durante o check-out;
4. Para cada procedimento que se deseja executar, na coluna Ação, clique em Realizar:
   1. Se o procedimento exigir coleta de informação, obrigatoriamente preencha os detalhes do procedimento na janela que se abrirá;
   2. Caso existam procedimentos obrigatórios associados à visita, o sistema bloqueará a entrega da credencial (durante a entrada) ou o check-out (durante a saída) até que eles sejam realizados;
   3. Ao verificar procedimentos durante a entrega de credencial do autocadastro, somente os procedimentos de entrada são verificados.

Observação

Se o procedimento foi cadastrado como obrigatório na tela Procedimento e a opção Coleta informação tiver sido selecionada, no momento de realizar esse procedimento na recepção, ao clicar em Realizar, será preciso preencher o campo Detalhes, exibido na tela que se abre, com informações relativas ao procedimento (como número de documentos, laudos ou outras observações pertinentes) para dar continuidade ao processo.

Se o procedimento tiver sido cadastrado como obrigatório e opção Não coleta informação tiver sido selecionada, será possível clicar em Realizar sem necessidade de preencher nenhum detalhe.

Caso o procedimento tenha sido cadastrado como obrigatório e a opção Possui termo de consentimento tenha sido selecionada, será apresentada uma mensagem com opções de acordo com o que foi configurado na tela Consentimento. Para mais informações sobre essas configurações, consulte a documentação Consentimento.

1. Com a chegada do visitante à portaria, na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Visitantes;
2. Clique na opção Aguardando check-in para registrar a chegada do visitante no sistema;
3. Em Lista de visitantes, na guia Previstas, localize o visitante e clique em Detalhar;
4. Em Lista de participantes, na guia Visitantes, na coluna Status, clique no link sobre o status do visitante;

Importante

• Caso o tipo de visita esteja configurado para enviar e-mail ao visitado, ele será notificado da chegada do visitante por e-mail com informações do agendamento.
• Se o visitante possuir em seu cadastro uma visita em andamento, o sistema não permitirá que ele faça um novo check-in até que seja efetuado o check-out na visita anterior.
5. Caso existam procedimentos obrigatórios, o sistema bloqueará o acesso até que eles sejam executados. Verifique se há pendências no campo Procedimentos e realize-os clicando sobre o link da palavra "pendência", ou clique em Ações > Procedimentos;
6. Ainda em Ações, é possível escolher a opção Entregar de credencial antecipada. No entanto, a credencial só terá acesso liberado no dia e hora previstos para início da visita e não poderá ser entregue caso o visitante tenha procedimentos de entrada obrigatórios. A entrega deve ser feita antes de realizar o check-in da pessoa, que ficará com o status "Aguardando check-in com credencial". Logo, quando fizer o acesso em algum dispositivo de entrada, o status será atualizado para "Aguardando check-out";
7. Para liberar o acesso do visitante, no campo Status, clique em Entregar credencial;

Importante

Ao clicar no botão Entregar credencial, o sistema realizará duas verificações relacionadas aos papeis ativos e/ou suspensos cadastrados ao Ronda senior X:

1. Caso o visitante possua um papel ativo, o sistema apresentará um mensagem de alerta: "Pessoa possui papel. Deseja continuar?". Caso selecionado a opção Não, o sistema não seguirá com a entrega da credencial.
2. Caso o visitante possua um papel suspenso, o sistema apresentará a mensagem de alerta: "Pessoa possui papel suspenso. Deseja continuar?". Caso selecionado a opção Não, o sistema não seguirá com a entrega da credencial.

Em ambas verificações, ao selecionar a opção Sim após a mensagem de alerta, o sistema seguirá com o fluxo para a entrega de credencial.

Caso o visitante não possua nenhum papel ativo sincronizado com o Ronda senior X, não haverá alteração da movimentação deste fluxo.

8. Na tela Entregar Credencial, se a tecnologia da credencial for Barras, é possível gerar o número da credencial. Ao clicar em Gerar número da credencial (botão à direita do campo Número), o sistema irá gerar um valor e inseri-lo no campo Número;
9. Preencha os campos Validade de credencial e Hora para estabelecer o prazo válido da credencial;

Caso a tecnologia da credencial seja Barras e o visitante possua um endereço de e-mail cadastrado, é possível marcar o campo Enviar a credencial por e-mail. Com esse campo selecionado, ao gerar a credencial, o sistema irá enviar um e-mail para o visitante contendo o QR Code da credencial de acesso;

10. Com a credencial entregue, o status do visitante será atualizado para Aguardando check-out;
11. Caso a Portaria selecionada na visita tenha selecionado um Modelo de Etiqueta, será exibido o botão Gerar e Imprimir. Clicando nesse botão, a credencial será gerada e irá abrir uma aba no navegador com a visualização da etiqueta, possibilitando também a impressão da mesma;

    Observações

    • O botão Gerar e imprimir só aparecerá quando a Portaria selecionar o modelo de etiqueta;

    • Caso o usuário tenha marcado a opção Enviar a credencial por e-mail, a credencial pode ser enviada clicando no botão Gerar ou clicando em Gerar e imprimir.
12. Com a saída do visitante, basta clicar em Aguardando check-out para encerrar a visita.

Adicione credencias provisórias para os colaboradores da empresa:

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Credenciais provisórias > seção Credenciais provisórias ativas e clique no botão Adicionar;
2. No campo Pesquise por nome ou documento, digite o nome ou número do documento do colaborador ou utilize o ícone de lupa, localizado à direita deste campo para localizá-lo;
3. Selecione a Tecnologia do crachá e digite seu Número ou clique no botão Ler número da credencial. Se a portaria selecionada possuir mais de um tipo de tecnologia de credencial cadastrada (são três, no máximo: barras, proximidade ou Smart Card), será possível atribuir mais de uma tecnologia a uma mesma pessoa;

Observação

Para utilizar o botão Ler número da credencial, é necessário que o SeniorReaders esteja rodando e que a leitora esteja conectada.

Então, basta aproximar o cartão da leitora e o número da credencial do colaborador aparecerá no campo Número.

4. Selecione a Validade desta credencial, informando data e hora;
5. Caso haja uma portaria cadastrada, selecione a Portaria em que a credencial será utilizada;
6. Clique em Adicionar.

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Credenciais provisórias;
2. Localize a pessoa na seção Credenciais provisórias ativas ou utilize os filtros (Nome, Número, Tecnologia do crachá e Data de validade);
3. Na seção Credenciais provisórias ativas, clique no botão Ações correspondente ao nome do colaborador cuja credencial terá sua validade alterada e depois clique em Detalhar;
4. No campo Validade, realize a alteração e clique em Salvar.

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > guia Credenciais provisórias;
2. Localize a pessoa na seção Credenciais provisórias ativas ou utilize os filtros (Nome, Número, Tecnologia do crachá e Data de validade);
3. Na seção Credenciais provisórias ativas, clique no botão Ações correspondente ao nome do colaborador cuja credencial será finalizada e depois clique em Finalizar credencial ou clique em Detalhar e em seguida Finalizar credencial.

Para adicionar um agendamento sem cadastramento prévio:

1. Clique no botão Adicionar;
2. Preencha os campos Tipo da visita, Data da saída, Hora da saída e Portaria. O campo Portaria é preenchido automaticamente com base na última informação salva no navegador, mesma informação utilizada no campo Local Físico. Já os campos Data da saída e Hora da saída recebem sugestões automáticas conforme o valor definido no campo Validade da visita agendada em horas. Todos os campos podem ser ajustados manualmente;
3. Na guia Visitados, informe a pessoa que irá receber o visitante;
4. Na guia Visitantes, clique no botão Adicionar e informe os dados do visitante, conferindo se não existem informações a serem atualizadas;
5. Com os dados preenchidos, clique novamente em Adicionar para encerrar o cadastro ou em Adicionar e cadastrar outro visitante para dar continuidade no processo de cadastramento. Após o visitante cadastrado, sua situação será atualizada para "check-in realizado";
6. Finalize o agendamento da visita clicando em Salvar.

Importante

• A exibição de opções de alguns campos se restringe ao que foi configurado nas abrangências cadastradas nos papéis da Senior X;
• Caso o tipo de visita selecionado tenha os campos Permite autocadastro de visitante e Permite acesso ao portal do visitante habilitados, será obrigatório informar a Portaria. Isso é necessário para a geração do convite para o visitante.

Biometrias podem ser cadastradas diretamente no módulo Gestão de Portarias. Para realizar esse cadastro:

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção > clique no nome da pessoa, para visualizar as informações do visitante;
2. Clique em Entregar Credencial e em seguida escolha a opção Biometria;
3. Em Captura de Biometria, escolha o fabricante desejado e clique em Captura;
4. Em seguida, posicione os dedos 3 vezes conforme as instruções mostradas na tela.

Para visualizar as informações da biometria cadastrada, basta ir em Credenciais, localizada na mesma tela Detalhes da pessoa.

Além desse cadastro, é possível fazer a integração de biometrias entre o Ronda Senior e o Ronda Senior X.