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Convite para visitantes
O Gestão de Portarias permite que sejam enviados convites para um ou mais visitantes, através de e-mail, durante o agendamento de uma visita. Existe a possibilidade de integração com um chatbot, que obtém as informações da pessoa e apresenta os termos de consentimento, de forma automatizada.
Ao informar o endereço de e-mail da pessoa convidada, um e-mail será enviado para este endereço, com as informações referentes à visita: nome da portaria, data e hora da visita e um link para acesso ao bot.
Após clicar neste link, ao iniciar a interação com o bot, a pessoa poderá ler os termos de consentimento de uso de dados e aceitá-los ou recusá-los. É preciso aceitar os termos para conceder as informações necessárias para o registro da visita: um documento (dentre as opções informadas pelo bot) e o nome completo. O sistema irá verificar através do documento se a pessoa já está registrada no sistema. Caso não esteja, um novo cadastro será criado.
Após o cadastro da pessoa ser confirmado, ela será registrada como um visitante e poderá fazer o check-in na portaria informada.
O que você pode fazer:
Criar e configurar o bot para utilização
O bot deve ser previamente criado no Bot Factory da Plataforma seguindo o modelo disponibilizado. Caso se deseje que o bot seja utilizado através do WhatsApp, um provedor homologado deve ser contratado e o número fornecido por esse provedor deve ser associado ao bot criado.
- Abra a tela Senior X > Tecnologia > Administração > Gerenciamento de aplicações;
- Crie uma aplicação com Geração de tokens "Gerar um token diferente para cada sessão da aplicação";
- Verifique a Chave de acesso e o secret dessa aplicação, que serão utilizados posteriormente no bot;
- Abra a tela Senior X > Bot Factory;
- Clique no botão Novo;
- Selecione o modelo "Ronda Convite para Visitante";
- Depois de criado, selecione o bot "Ronda Convite para Visitante" e clique em Configurar;
- Na guia Resposta do Bot, preencha os campos abaixo para cada assunto (conforme informações vistas no passo 3):
- accessKey: chave de acesso da aplicação;
- secret: secret da aplicação;
- tenant: nome do tenant.
Importante
A aplicação deve estar associada a um papel da Senior X que tenha liberadas as permissões da atividade SAMSenior - Bot de convite para visitante.
Observação
Não altere os demais parâmetros para não afetar o funcionamento adequado do fluxo de interações.
Para mais informações sobre a criação de bots, acesse a documentação do Bot Factory.
Realizar as configurações necessárias no sistema
Para utilizar o recurso de convite para visitantes, são necessárias as seguintes configurações:
- No cadastro de portarias, no campo Link para Bot, informe um número de WhatsApp ou página web onde o bot pode ser acessado. Esse link é obrigatório e será enviado por e-mail para o visitante convidado;
- No cadastro de tipos de visita, marque a opção Permite autocadastro de visitante;
- Ainda nesta tela, cadastre um procedimento do tipo "Possui termo de consentimento" com um termo de consentimento associado;
- No cadastro de agendamento de visita, no item Convites, informe o endereço de e-mail dos visitantes que receberão o convite. Na lista de agendamentos, estes e-mails podem ser vistos na coluna Convites;
- Efetue o cadastro deste agendamento. Quando ele for finalizado, um e-mail será enviado para cada endereço informado nos convites, com um link para acessar o bot.
Com isso, na lista de visitantes da tela de recepção, a guia Convites mostra o status de cada convite. Além disso, nos detalhes do agendamento, esta guia Convites mostra a lista de convidados e a guia Visitantes indica se eles confirmaram seus dados pelo bot.
Envio de credenciais para visitantes pelo chatbot
O chatbot pode criar uma credencial de acesso para visitantes, desde que algumas condições sejam atendidas:
- O cadastro de tipos de visita do agendamento em questão deve ter o campo Permite entrega de credencial no autocadastro marcado;
- O cadastro da portaria do agendamento deve possui a tecnologia do tipo "Código de barras" cadastrada;
- O convite deve ter sido aceito e o cadastro dos dados pessoais do visitante deve estar finalizado;
- A pessoa visitante não deve possuir nenhum procedimento obrigatório a ser feito na data inicial da visita.
A credencial será no formato QR Code. Ela será mostrada no bot após a confirmação do convite e também enviada para o e-mail do visitante.
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