Agendamentos de visitantes

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Agendamentos de visitantes e clique no botão Adicionar;
2. Obrigatoriamente, preencha os campos Motivo da visita, Tipo da visita, Data da chegada, Hora da chegada, Data da saída e Hora da saída. O sistema preencherá automaticamente o campo Hora de saída com um valor que corresponda a uma hora a mais do valor descrito no campo Hora chegada, porém ele poderá ser editado conforme a necessidade;

Observação

Caso o Tipo de visita possua procedimento com um termo de consentimento, esse termo será enviado ao e-mail do visitante no momento em que o agendamento for salvo.

3. Opcionalmente, informe o Local e a Portaria, e clique em Avançar;

Importante

• A exibição de opções de alguns campos se restringe ao que foi configurado nas abrangências cadastradas nos papéis da Senior X;
• Caso o tipo de visita selecionado tenha os campos Permite autocadastro de visitante e Permite acesso ao portal do visitante habilitados, será obrigatório informar a Portaria. Isso é necessário para a geração do convite para o visitante.
4. Informe uma ou mais pessoas para receber os visitantes. Para localizar o nome do visitado, digite-o no campo Nome do Visitado e em seguida em Adicionar, ou clique no botão da lupa, selecione um visitado, clique em Selecionar e em Adicionar. A pessoa selecionada deverá ter ao menos um papel ativo no período do agendamento, e o papel deverá estar configurado para receber visita;
   • Alternativamente, o próprio visitado pode efetuar seu cadastro através do Portal de Visitantes. Isso é feito através de um convite enviado por e-mail, com link de acesso. Para mais informações e detalhes da configuração, veja o item 9 mais adiante e também a página do Portal de Visitantes;
5. Clique em Avançar;

Importante

Ao informar um cadastro de visitante que esteja bloqueado, uma mensagem será apresentada comunicando a situação. Caso isso ocorra, siga os procedimentos descritos na mensagem de bloqueio.

6. Informe os dados do visitante preenchendo os campos obrigatórios: Tipo de documento, Documento, Nome. Se o tipo de visita estiver com Autoatendimento ativado ou possuir Procedimento do tipo Consentimento, o campo E-mail é obrigatório; caso contrário, se torna opcional. Os campos Telefone e Empresa também são opcionais e podem ser preenchidos se desejado;
7. Pode-se opcionalmente clicar no ícone de câmera para adicionar uma foto ao cadastro do visitante. Caso isto seja feito, se o campo Criar credencial facial do tipo de visita selecionado estiver ativado, o sistema irá validar a compatibilidade com reconhecimento facial para esta foto;
8. Caso o visitante esteja utilizando o estacionamento da empresa, em Dados do veículo do visitante, preencha os campos Placa, Marca, Modelo e Cor;
9. Caso deseje enviar um convite por e-mail para um visitante, permitindo que a obtenção de informações e o aceite dos termos de consentimento seja feito via chatbot, preencha o seu endereço de E-mail na guia Convites. Ao finalizar o cadastro deste agendamento, um e-mail será enviado para cada endereço informado, com um link para que o visitante acesse o chatbot e efetue os procedimentos necessários. O convite por e-mail pode também ser utilizado para cadastro no Portal de Visitantes, vide item 4 acima.

Se necessário, será possível desfazer a associação de um visitante com um veículo, por meio do botão Remover veículo ou apagando todos os dados do veículo. Para voltar atrás e realizar essa associação novamente, aguarde um minuto;

Observação

Veículos de uso livre ou de uso comum não podem ser associados a visitantes, somente os de uso particular.

Os veículos de uso particular, por sua vez, não podem ser associados a mais de uma pessoa. Quando inserido um veículo que já está associado a uma pessoa, uma mensagem de erro será exibida.

10. Clique em Adicionar para encerrar o cadastro ou em Adicionar e cadastrar outro visitante para cadastrar com mais agilidade outros visitantes;
11. Clique em Salvar para concluir o agendamento;
12. Caso existam recursos associados ao tipo de visita informado, estes poderão ser adicionados ao evento. Para isso, ao lado do nome do visitante cadastrado, clique em Detalhar e, na Lista de Participantes, guia Recursos, clique em Adicionar recursos. Preencha os campos e clique em Salvar.

Quando um agendamento for criado ou editado, o visitado receberá um e-mail informando os detalhes da visita, caso isso tenha sido configurado no Tipo de Visita.

Ao cadastrar um agendamento, os visitantes receberão um e-mail com os dados da visita, quando o cadastro for realizado pelo agendador.

Nas telas de Recepção e Agendamento de Visitantes, é possível adicionar visitantes através de lotes, utilizando arquivos com as informações.

1.  Abra a tela onde deseja fazer o cadastro de visitantes em lote:
   1. Para a tela de Recepção: na Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Recepção. Na lista de visitantes, clique no botão Adicionar e na guia Visitantes, clique no botão Adicionar em lote;
   2. Para a tela de Agendamentos de Visitantes: na Senior X, abra o menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Agendamentos de visitantes. Na lista de visitas, clique no botão Adicionar e na seção Visitantes, clique no botão Adicionar em lote;
2. A tela Adicionar Visitantes será aberta. Para baixar o modelo de arquivo, clique em Download da lista modelo na parte inferior da tela;
3. Caso já tenha o arquivo preenchido com as informações dos colaboradores, clique em Anexar arquivos;

   Importante

   Os nomes dos títulos das colunas do arquivo .CSV devem seguir a mesma ordem estabelecida na lista modelo. O preenchimento das informações em algumas colunas deve seguir as seguintes regras:

   • Escolha um dos tipos de documentos já cadastrados através do manu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Cadastros Gerais > Tipos de documentos. Por exemplo: cadastre a opção CPF, na tela citada anteriormente, e informe essa mesma opção na coluna Tipo de documento do arquivo .CSV;
   • Caso o número do documento contenha zeros à esquerda, se o arquivo CSV for aberto pelo Excel, esse programa irá remover esses zeros. Isso fará com que o número do documento seja adicionado incorretamente no sistema. Então, caso use o Excel, configure-o para manter os zeros à esquerda antes da importação;
   • Informe o e-mail completo;
   • O valor preenchido na coluna Telefone pode conter máscara. Por exemplo: (99) 99999-9999 ou 99999999999;
   • Escolha uma das empresas já cadastradas ou cadastre uma nova;
   • Se optar por preencher a coluna Placa do veículo do visitante, as colunas Marca, Modelo, Cor e Tipo de uso se tornarão obrigatórias. Se a placa do veículo já estiver cadastrada no sistema, os outros campos serão preenchidos automaticamente.
4. Verifique as informações importadas, garantindo que os valores de cada campo estão preenchidos corretamente;
5. Após verificar que está correto, clique no botão Salvar.

Para excluir um convite que já foi enviado para os convidados e enviar uma mensagem de cancelamento a eles:

1. Na Senior X, acesse Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Portarias > Portaria de Pessoas > Agendamentos de visitantes;
2. Na tela de agendamentos, na lista de visitas, localize a visita desejada e clique no botão Detalhar no lado direito dela;
3. Na tela de editar agendamento, na seção Lista de participantes, abra a guia Convites;
4. No campo E-mail, clique no X ao lado direito dos endereços de e-mail de cada convite que deseja excluir;
5. Uma tela de confirmação será mostrada, contendo o campo Mensagem. Nele, uma mensagem de cancelamento pode ser opcionalmente digitada para ser enviada aos convidados;
6. Clique em Excluir para apagar o convite. Um e-mail de cancelamento será enviado à pessoa convidada, contendo uma mensagem padrão e também a mensagem de cancelamento, caso ela tenha sido informada no passo 5.
   1. Pode-se também clicar no botão Excluir todos dessa tela para eliminar todos os convites do agendamento.