En contabilidad, las empresas elaboran una división de los montos gastados con el fin de obtener información sobre costos y gastos, identificando el valor de la mano de obra en los distintos centros de costos (también conocidos como centros de resultado) de la empresa.
De esta forma, los empleados deben ser asignados al centro de costo al que pertenecen, de acuerdo a sucorreo. Así, gastos y ingresos pueden ser apuradas por centro de costo. Para las organizaciones es importante saber cuánto costó la mano de obra (salarios) en cada área, pero no cuánto tenían de salario neto a recibir, ni cuánto descuento de farmacia o mercado tenían.
La nómina debe informar la contabilidad de los montos pagados y descontados en cada competencia, así como generar los montos deprovisiones de vacaciones y salario 13 concargos, valores de GPS y FGTS.
Definiciones contables esenciales
Las definiciones contables deben estar directamente vinculadas al plan de cuentas y el proceso con el que contabilidad quiere recibir los montos relacionados con elnómina de sueldos (mensuales, anticipos, 13 anticipados, 13 completos y hojas adicionales),recibos de vacaciones, recibos de terminación,provisiones ,impuestos y pagos de personas físicas y jurídicas.
El área contable de la empresa cuenta con un plan de cuentas, el cual contiene la información necesaria para la parametrización en el módulo de Administración de Personal. Esto incluye, por ejemplo: si la contabilidad debe realizarse por centro de costos o departamento de la empresa; si la organización tiene un plan de cuentas específico para un vínculo o grupo de personas en particular; si hay reparto gerencial; las cuentas están separadas por la naturaleza de los gastos; se utiliza la partida doble (dos débitos y dos créditos por contabilización). El módulo de Administración de Personal aborda todas estas cuestiones a través de parametrizaciones nativas.
El sistema de Senior utiliza el concepto de Código de Entradas Contables (CLC). El CLC es el código que vincula el evento (estado financiero/provisión/cargos de parte de la empresa) y la cuenta del libro mayor, permitiendo que varios eventos con el mismo CLC automáticamente también tengan la misma cuenta del libro mayor, facilitando el mantenimiento diario de la creación de eventos contables. /rutina.
El siguiente diagrama ejemplifica un uso del CLC:
El primer paso es entender cómo la empresa maneja su contabilidad, para luego determinar, en Administración de Personal, las señales necesarias para lograr el mejor resultado. Para ello, es necesario tener a la mano el plan de cuentas y el listado de normas contables históricas.
Guiados por el contador de la organización:
- Realice un levantamiento de los centros de costos o ubicaciones del organigrama que servirán para la división contable de los valores.
- Determinar si habrá divisiones dentro de un centro de costos a partir de la naturaleza del gasto/contabilidad.
- Verifique si la empresa utilizará el prorrateo laboral y/o el prorrateo gerencial.
- Evaluar el plan de cuentas de la organización.
- Verifique si se requerirán lotes agrupados de la contabilidad de nómina o separados por proceso (terminación, vacaciones, persona física, jurídica).
Después de verificar todas las definiciones anteriores, el sistema está listo para iniciar el proceso de contabilidad, como se describe en los siguientes puntos.
Flujo del Proceso
Lo que usted puede hacer:
El proceso contable en Gestión de Personas se desarrolla de la siguiente manera:
- Los CLC pueden ser del tipo "D - Débito" (que se asociará con eventos de ganancias/ventajas) o "C - Crédito" (asociado con eventos de descuento).
- Los CLC que estén asociados a eventos del tipo "Otros", es decir, eventos que transitan la nómina (FGTS/PIS, por ejemplo), deben tener dos CLC: uno como débito y otro como crédito.
- CLC preconfigurados: Gestión de Personas proporciona CLC pre-registrados, que no estarán asociados a eventos, para el manejo de la siguiente información:
- Valor Cargos Empresa Parte: INSS, FGTS, PIS, Terceros (Sesi, Senai, etc);
- Monto Provisión Vacacional y 13 Salarios: Monto Provisión Mes, Ajuste, Cargos;
- Valor de Terceros (RPA), Personas Jurídicas, Transferencias.
Estos CLC se registran entre los códigos 1201 y 1800 (donde la contrapartida es su código más 100, si lo hubiere). Ejemplo: CLC 1250 y 1350 - INSS de Empresa).
En el registro CLC, indicar los códigos históricos estándar que se utilizarán en los asientos contables (ejemplo: Asiento de Salario).
Se recomienda crear CLC considerando lanzamientos para un solo jugador, debido a las siguientes ventajas:
- Reducción del número de CLC: al crear un nuevo CLC con entrada única, su contraparte ya estará creada (ejemplo: neto de hojas). En el caso de partida doble, cada nuevo CLC debe crearse por pares, uno para débito y otro para crédito).
- Mantenimiento de eventos: Cuando se crea un nuevo evento sin un CLC, su identificación es más rápida, ya que los totales de débito/crédito seguramente resultarán en diferencias.
En Gestión de personas, las cuentas contables se pueden definir de la siguiente manera:
- T - Total: determina que un CLC puede tener una cuenta de mayor por empresa o sucursal. Este tipo se usa principalmente en eventos de descuento, donde no se requieren cuentas contables separadas.
- C - Centro de Costo: significa que un CLC puede tener una cuenta de mayor diferente por centro de costo/naturaleza de gasto. Este tipo se usa típicamente en eventos de ganancias, donde la empresa necesita calcularlos en detalle.
- I - Individuo: indica que un CLC puede tener una cuenta contable diferente por empleado. Este tipo se utiliza excepcionalmente, cuando la empresa necesita identificar cuentas contables por persona. Práctica utilizada en casos excepcionales de cuentas de directores/directores, por ejemplo.
En el concepto de sistema Senior's, los lotes contables pueden generarse en forma agrupada (el modelo más común utilizado en sociedades anónimas), o individualmente por tipo de hoja o parciales.
En el proceso individual, esta separación normalmente se debe a los periodos en los que se debe enviar la información a contabilidad, es decir, la hoja se puede enviar mensualmente y las demás rutinas se deben enviar semanalmente. Podemos generar lotes separados en:
- Hoja mensual;
- Vacación;
- Terminación;
- Pagos de Terceros (Individuos);
- Pagos por Servicios Tomados (Persona Jurídica).
Se realiza la verificación de los valores generados para validarlos antes de generar el archivo de texto a enviar a contabilidad. Con esto se garantiza que todos los eventos fueron generados con sus respectivos valores y que tienen las cuentas correctas informadas. La consulta se puede realizar de dos formas:
- A través de la pantalla del sistema: por conferencia puntual por empleado, y cambios de valores generados por contabilidad.
- de los informesculos > Contabilidad > Lista: enumera todos los montos de todos los empleados, terceros y pagos legales, contabilizados en un período o solo para ciertas opciones (nómina mensual, vacaciones, entre otros). Estos modelos listan la información de cualquier competencia, permitiendo ordenarlos por centro de costo, ubicación, prorrateo o naturaleza del gasto, por ejemplo.
Después de generar y verificar los valores contables, debe generar un archivo en formato de texto que contenga todos los datos contables.
En el sistema, este archivo es concebido durante lageneracion contable, a través de la propia pantalla de ejecución. Una vez generado, el archivo debe estar disponible para la contabilidad a través de los propios recursos internos de la empresa, como correos electrónicos o directorios compartidos.
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