Registrar empresas, sucursales, centros de costos, puestos y empleos.

Haciacompañías,sucursales ,centro de coste, posiciones Espuesto de trabajo Se utilizan para filtrar las invitaciones enviadas. Esta información no está integrada con el sistema de nómina.

Estas inscripciones se realizan en los siguientes lugares:

• > Cadastros > Empresas
• > Cadastros > Filiais
• > Cadastros > Áreas
• > Cadastros > Centro de custo
• > Cadastros > Cargos
• > Cadastros > Posto de trabalho

Cuando alguno de estos registros esté en uso durante la preadmisión, ya no podrá eliminarse.

Al enviar la invitación, en el modelo de invitación y en preadmisión, solo se aceptarán registros con el estatus igual aActivo.

El campoCódigo El nombre de la sucursal se utiliza como identificación única de la sucursal. Por ejemplo: en los casos en que ya exista un registro de sucursal en otro sistema, se debe ingresar el mismo código en este campo para que se pueda identificar la sucursal.

Registrarse asesoramiento profesional

TúConsejo profesional Está compuesto denombre y elacrónimo de consejos y órganos de profesiones reguladas.

Esta información permite al empleado completar su registro profesional al recibir la invitación pre-empleo.

Este registro se realiza en la siguiente ubicación:

• > Cadastros > Conselhos profissionais

Por defecto, rellenando el campoRegistro profesional será opcional en el sistema.

É possível torná-lo obrigatório e solicitar a inclusão de uma cópia do registro na pré-admissão. Esta configuración se realiza en:

• > Modelos de convite > Configurações > guia Colaborador > Documentos > Registro profissional

Registrar nacionalidades

Hacianacionalidades Está compuesto decódigo, nombre Estipo de las posibles nacionalidades de los empleados.

Esta información permite al empleado rellenar su nacionalidad al recibir la invitación de preingreso.

Este registro se realiza en la siguiente ubicación:

• > Cadastros > Nacionalidade

ohcódigo de nacionalidad Se utiliza como identificación única. Por ejemplo: en los casos en que exista una nacionalidad registrada en otro sistema, se puede ingresar aquí el mismo código, para que se identifique esa nacionalidad.

ohtipo de nacionalidad puede serbrasileño oOtro, sirviendo para identificar si la persona es extranjera.

Registrar religiones

Haciareligiones Está compuesto decódigo y eldescripción de las posibles religiones de los empleados.

Esta información permite al empleado ingresar su religión al recibir la invitación de preadmisión.

Este registro se realiza en la siguiente ubicación:

• > Cadastros > Religiões

ohcódigo de religión Se utiliza como identificación única. Por ejemplo: en los casos en que exista una religión registrada en otro sistema, puedes ingresar aquí el mismo código, para que esa religión quede identificada.

Registrar niveles educativos

Túgrados de educación Está compuesto decódigo Esnombre los posibles niveles de educación de los empleados.

Esta información permite al empleado completar su nivel educativo al recibir la invitación de preadmisión.

Este registro se realiza en la siguiente ubicación:

• > Cadastros > Graus de instrução

ohcódigo de grado de educación Se utiliza como identificación única. Por ejemplo: en los casos en que exista un título de educación registrado en otro sistema, se puede ingresar aquí el mismo código, para que se identifique ese título.

Registrar bancos

Túbancos Está compuesto denúmero Es nombre de posibles bancos de empleados.

Esta información le permite al empleado completar la institución bancaria de su preferencia al momento de recibir la invitación de preingreso.

Este registro se realiza en la siguiente ubicación:

• > Cadastros > Banco

ohnúmero de banco Corresponde al código oficial de la institución en el Banco Central.

Registrar etnias

RR.HH. puede agregar etnias al sistema para que puedan usarse en la preadmisión. Las etnias se componen deNombre,Tipo de etnia,Código EsSituación, donde todos estos campos son obligatorios. Las etnias creadas se enumeran en la pantalla de lista y se pueden buscar en la pantalla de filtro.

Esta información le permite al Empleado ingresar su origen étnico preferido al recibir la invitación previa a la admisión.

Este registro se realiza en la siguiente ubicación:

• > Cadastros > Etnias

Acerca de los términos de consentimiento: qué son y para qué sirven

Con elLey General de Protección de Datos (LGPD) vigente en Brasil, los datos de los nuevos empleados deben ser protegidos. Estos datos sólo podrán ser utilizados si, para dicho uso, es posible atribuirle alguna de las bases jurídicas descritas por la LGPD. Una de las bases legales previstas por la legislación para el tratamiento de datos personales en Brasil es laconsentir del individuo.

Entonces eltérminos de consentimiento Son textos que se presentan a los nuevos empleados cuando acceden a la invitación de preadmisión. El formulario de consentimiento lo elabora la propia empresa, ya que le corresponde definir las finalidades para las que tratará los datos del nuevo empleado.

Al solicitar la aceptación de este término, la empresa asegura que los nuevos empleados conocen las condiciones inherentes al proceso de preadmisión, qué esperar del mismo y cómo se utilizarán los datos ingresados durante el proceso.

Después de definir los términos, los nuevos empleados deberán aceptarlos antes de comenzar a completar la invitación, lo que genera más seguridad para todas las partes involucradas.

Cómo registrar los términos de consentimiento

El registro de los términos de consentimiento se realiza en la siguiente ubicación:

• > Cadastros > Termo de consentimento

Los términos de consentimiento registrados aquí están disponibles para serasociado con plantillas de invitación. Por tanto, es posible tener un único término para todos los modelos de invitación, o crear términos específicos para diferentes modelos.

Utilice las plantillas de invitación predeterminadas

Las plantillas de invitación son plantillas con información predefinida, que facilitan el envío de invitaciones a nuevos empleados.

O sistema da traz modelos padrão que atendem a três tipos de contratos:

• Empleado (colaborador)
• Aprendiz
• Aprendiz

Estos modelos se pueden encontrar en:

• > Modelos de convite

Nos modelos padrão, é preciso configurar apenas os campos referentes à identidade da empresa. Están disponibles en la pestañaDisposición y por defecto empiezan en blanco:Remitente, Logo de la compañía Es Logotipo circular de la empresa..

Registrar plantillas de invitación personalizadas

El registro de modelos de invitación le permite crear modelos personalizados, con configuraciones diferentes a las de las invitaciones estándar.

Cómo registrar una plantilla de invitación

1. Acesse o menu > Modelos de convite e clique em Cadastrar modelo.
2. Preencha os dados iniciais:
   • Nome do modelo: dê um nome que facilite a identificação do modelo. Tenga en cuenta que no es posible guardar una plantilla de invitación con el mismo nombre que otra ya guardada.
   • Período de conferência pelo RH: corresponde a quantos dias o RH tem para preparar tudo até o início do colaborador.
     Entenda como funciona o período de conferência pelo RH

     O campo Período de conferência pelo RH determina duas coisas:

     • o tempo que o colaborador tem para preencher o convite antes que ele expire
     • o tempo que o RH tem depois do preenchimento do convite até a data de início do colaborador, incluindo o dia da admissão

     Como é calculado o período de conferência pelo RH

     Imagine este cenário de exemplo:

     • Data de envio do convite: 10/10/2021
     • Data de admissão: 20/10/2021 (data em que o colaborador inicia na empresa)
     • Período de conferência pelo RH: 3 dias

     Aqui o RH tem no mínimo três dias para preparar a chegada do colaborador, incluindo o dia da admissão.

     

     Quanto antes o colaborador preencher o convite, maior será o período de conferência pelo RH.

     En el ejemplo anterior, si el empleado no completa la invitación antes del 18/10/2021, esta invitación serávenció.

     Atenção

     • Se o prazo for configurado de forma que a data de expiração seja anterior à data atual, o convite irá expirar no mesmo dia (data atual);
     • O campo Prazo para preenchimento (em dias) pode ser preenchido com o valor 0 (zero): Nesse caso, o candidato terá até 23:59 do dia da admissão para preencher as informações.

     Fecha límite para enviar invitaciones el día de la admisión.

     Si la invitación esenviado el mismo día de la admisión, seguirá siendo válido hasta23:59 el mismo día del envío. Después de eso, la invitación habrá caducado.

     Por exemplo:

     • Data de envio do convite: 20/10/2021
     • Data de admissão: 20/10/2021

     Neste cenário, o convite permanecerá válido até as 23:59 do dia 20/10/2021. En el dia siguiente (21/10), la invitación habrá caducado.

     

     Prazo para convites reenviados após expiração

     Se um convite que está expirado for reenviado, ele permanecerá válido até as 23:59 do mesmo dia do reenvio. Después de eso, la invitación volverá a caducar.

     Por exemplo:

     • Data de envio do convite: 10/10/2021
     • Data de admissão: 20/10/2021
     • Período de conferência pelo RH: 4 dias

     Neste cenário, o convite expirou no dia 17/10/2021 (devido ao período de conferência pelo RH de quatro dias).

     Si la invitación se reenvía el día18/10/2021, seguirá siendo válido hasta23:59 de este día. No dia seguinte (19/10), o convite estará expirado novamente.

     

3. Luego, realice todas las configuraciones del modelo en el panel de Configuración. Vea a continuación el detalle de estas definiciones:

Empleado

Los campos configurados en la pestañacolaborador Se utilizan para enviar correos electrónicos, SMS y WhatsApp y para el proceso de registro del nuevo empleado:

• Disposición: personalización de la invitación con la imagen de la empresa que se presentará en el correo electrónico y en todas las pantallas de registro previo a la admisión de nuevos empleados.
• Datos personales: configuración de los campos que se mostrarán en las pantallas de registro previo a la admisión de nuevos empleados.
• Documentos: configuración de los documentos que serán necesarios para el contrato del trabajador. Os campos serão apresentados nas telas do cadastro de pré-admissão dos novos colaboradores.
  
  Si se configura que el nuevo colaborador debe adjuntar imágenes de documentos, el sistema solo aceptará archivos en los formatosGIF,PNG,JPEG Es PDF y con un tamaño de hasta2MB (excepto las imágenes que ya estarán comprimidas cuando se carguen y por lo tanto no tienen limitaciones de tamaño).
• Registro familiar: configuración de qué información sobre los dependientes del nuevo empleado desea solicitar RRHH.
• Otros: Permite al profesional de RRHH crearmeros que contieneCampos Personalizados, para recopilar datos adicionales que no están presentes en la invitación estándar, tales como: información sobre beneficios; Certificados de cursos y formación. Os agrupadores criados nesta guia podem ser renomeados, deixando o convite ainda mais personalizado.
  
  Tenga en cuenta que para utilizar campos personalizados, deben serregistrado en la plataforma X senior por alguien que tiene acceso de administrador del sistema.
  
  Você pode reordenar os campos customizados que criou, para que eles apareçam na ordem que você quiser. Simplemente arrástrelos y suéltelos en la plantilla de invitación. No entanto, não é possível reordenar os campos nativos (padrão) da .
• Calificación de registro: configuración de las siglas de los Consejos y otros órganos de profesiones reguladas, para que el empleado registre la matrícula profesional al recibir la invitación previa a la admisión.
• Padrões: define os padrões de formatação dos textos preenchidos pelo colaborador ao responder o convite. Estes padrões definem a formatação que o sistema deve aplicar ao conteúdo, garantindo que os dados sejam apresentados de maneira uniforme. Estes são os critérios que podem ser configurados:
  • Letras maiúsculas: transforma todos os dados preenchidos em letras maiúsculas (exemplo: "João da Silva" ficará "JOÃO DA SILVA").
  • Sem caractere especial: transforma todos os caracteres especiais em caracteres comuns (exemplo: "João da Silva" ficará "Joao da Silva").
  • Primeira letra maiúscula: transforma a primeira letra em maiúscula e todas as demais em minúsculas (exemplo: "joão da silva" ficará "João da silva").
  • Primeira letra de cada palavra maiúscula: faz com que a primeira letra de cada palavra fique maiúscula e as seguintes fiquem minúsculas (exemplo: "joão da silva" ficará "João Da Silva").

  Por padrão, as configurações acima ficam desabilitadas. Para usá-las, você precisa habilitá-las nas configurações do modelo de convite.

Campos afectados por la definición de Estándares

Al activar cualquiera de los estándares de formato, los siguientes campos se personalizarán según la configuración:

• Datos personales
  • Nombre completo
  • ¿Cómo prefieres que te llamen?
  • nombre de la madre
  • Nombre del Padre
  • nombre social
  • Endereço completo (bairro, logradouro, complemento)
    
• Dependientes
  • Nombre completo
  • nombre de la madre
• Documentos
  • Organismo emisor (documentos varios)
• Privacidade: nesta seção você pode:
  • selecionar um dos termos de consentimento previamente cadastrados e o associar ao modelo de convite;
  • digitar um endereço de e-mail da sua empresa, especificamente destinado para tratar assuntos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Esta dirección de correo electrónico se mostrará a los nuevos contribuyentes, junto con el formulario de consentimiento. Si la empresa cuenta con una persona que esadministrador de datosSegún la LGPD, el responsable del tratamiento tiene la función de actuar como canal de comunicación entre la empresa, los interesados y la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD)., debes completar la dirección de correo electrónico de esa persona.

  Al aceptar los términos de consentimiento, los candidatos reciben una copia del documento por correo electrónico, a la dirección de contacto registrada en la invitación.

  HR también puede tener prueba de aceptación y pu

  edeconsultar en preadmisiones los términos que aceptaron los nuevos empleados, así como la fecha y hora.

Contrato

Los campos configurados en la pestañaContrato Estos son valores utilizados por RR.HH. a la hora de contratar a un nuevo empleado.

Si se utiliza una plantilla de invitación estándar, los datos ya estarán registrados de antemano. Si el modelo de invitación es nuevo, los datos deberán registrarse manualmente.

enviando la invitación

Os campos da guia Envio do convite correspondem às informações que serão de preenchimento obrigatório pelo RH no momento de envio do convite.

El comportamiento predeterminado es que completar los campos a continuación esopcional, pero puedes optar por configurarlos como obligatorios:

• CPF
• Empresa
• Filial
• Tipo de contrato
• Cargo
• Área

Añadir textos orientativos

Textos orientativos Estos son consejos que puedes agregar en los campos de las plantillas de invitación personalizadas. Estos consejos aparecen junto al campo al completar la invitación.

Utilice los textos orientativos para proporcionar información adicional a los nuevos empleados sobre cómo completar los datos solicitados durante el proceso previo al empleo.

Para agregar textos de orientación, siga estos pasos:

1. Acesse o modelo do convite no menu:  > Modelos de convite
2. Selecciona la plantilla de invitación que deseas editar.
3. Vaya a la pestaña Colaborador en la sección de configuración de invitación.
4. Activa la banderaTexto de orientación junto al nombre del campo que necesita orientación para completarse. Esto habilitará un campo adicional donde podrá completar el texto de orientación.

Administrar plantillas de invitación

Na solução é possível visualizar e gerenciar todos os modelos de convite cadastrados.

Esto se hace en la siguiente ubicación:

• > > > Modelos de convite

Tipificación

Mediante el botón es posible activar la mecanografía de determinados documentos, junto con la validación OCR. Cuando habilita esta funcionalidad en una plantilla de invitación específica, se escribirán todos los documentos vinculados a las admisiones de esa plantilla, siempre que sea compatible. En elresumen de admisión, se mostrará el estado de escritura.

Documentos válidos para el modelo de clasificación:

• Licencia de conducir
• CNH Digital
• Prueba de registro CPF
• Número y serie CTPS
• Calificación Civil CTPS
• Certificado Civil
• RG
• Título de elector
• título electrónico

Acciones disponibles para modelos.

• Para editar: después de editar, la información se cambia y no se genera ningún historial para consulta.
• Inactivar: las invitaciones inactivas permanecen en la base de datos para poder utilizar su diseño en procesos en curso y también para consultar procesos finalizados, pero no es posible enviar una nueva invitación con un modelo que haya sido inactivo.
• Activar: Las invitaciones activas se pueden enviar en cualquier momento.
• Borrar: Esta opción sólo estará permitida para modelos de invitación que nunca hayan sido enviados. Aquellos que ya han sido utilizados, incluso en procesos que ya han concluido, sólo se pueden desactivar.
• Duplicar: Duplica una plantilla de invitación existente. La acción de duplicación facilita la operación al permitirle editar la copia de una plantilla de invitación según la información de la plantilla original.

enviar las invitaciones - envío individual

Depois de cadastrar os modelos de convite, eles podem ser enviados para novos colaboradores. O envio pode ser feito individualmente ou em lote.

enviando la invitaciónindividual se realiza en el siguiente lugar:

• > > > Pré-admissões > botão Enviar convites

El campoNuevo documento de empleado Corresponde al CPF y, dependiendo de la configuración que se realice para el mismo, será obligatorio. ohCorreo electrónico o elTeléfono móvil también debe ser informado. É apresentada uma lista de países ao inserir o número de telefone do futuro colaborador — possibilitando, assim, o correto preenchimento do campo, que já exibirá o DDI adequado.

Tan pronto como se envía la invitación, el nuevo empleado recibe un correo electrónico, SMS o mensaje de WhatsApp con el enlace para iniciar el registro de preadmisión. O conteúdo enviado no convite fica registrado para consulta no ícone de mensagem da tela de Pré-admissões.

Una vez enviada la invitación, elPeríodo de conferencia por RR.HH. que fue definido enregistro de modelo determinará cuántos días tiene el empleado para completarlo y cuánto tiempo tiene RR.HH. para preparar todo hasta el día de la admisión.

No es posible enviar la invitación a personas que tengan un proceso de preadmisiónen proceso o venció.

Demonstração: como enviar convites pelo WhatsApp

Token de seguridad

O sistema da exigirá um código de segurança (token) dos novos colaboradores que receberem o link do convite de pré-admissão. Estos colaboradores deberán ingresar el código para validar el enlace antes de completarlo.

Al requerir un código de seguridad único garantizamos la identidad y legitimidad de los datos. De esta manera, hacemos el proceso más seguro para los candidatos y nuevos empleados que se incorporan a la empresa.

Vea un ejemplo en la práctica:

URL enviada en la invitación

O convite enviado pela inclui um link para o preenchimento dos dados. El sistema acorta automáticamente la URL del enlace de invitación.

La URL acortada contiene un código generado aleatoriamente y tiene el siguiente formato:https://snr.li/<código aleatorio>

Integração com o

Se você tem o módulo implantado, você pode enviar o convite para novos colaboradores diretamente neste módulo.

Suficientehabilitar el parámetro de envío de invitación en la configuración del módulo de reclutamiento. Com isso, assim que o candidato for aprovado para a vaga, o convite de pré-admissão da será enviado automaticamente.

Para saber como habilitar o parâmetro e configurar a integração entre a , consulte a documentação de integração.

Enviar las invitaciones - envío por lotes

Depois de cadastrar os modelos de convite, eles podem ser enviados para novos colaboradores. O envio pode ser feito individualmente ou em lote.

Enviar invitacionesen lote Esto se realiza importando archivos en la pantalla de preadmisión.

Enviar invitaciones por lotes

1. Acesse a tela de importação no menu:  > Pré-admissões > botão Enviar convites em lote.
2. clickea enEnviar invitaciones por lotes.
3. Descargue el archivo de diseño de importación. O arquivo do leiaute contém a estrutura de dados esperada pelo sistema da .
   • O link para download do arquivo está localizado na própria tela de importação, numa mensagem que aparece no topo da tela.
4. Abra el archivo de diseño y complete las columnas con datos previos a la admisión.
   • Todos os dados precisam ser preenchidos no arquivo para que ele seja importado com sucesso.
   • Cada arquivo de importação pode ter no máximo 200 registros.
5. Regrese a la pantalla de importación. clickea enSeleccione Archivo y selecciona el fichero que has rellenado con los datos de preadmisión.
6. Espere a que se procese el archivo y verifique los datos que se muestran en la pantalla.
7. clickea enMandar para iniciar la importación. Se le notificará cuando se complete el proceso de importación.

Corregir registros no válidos al importar

Si el sistema identifica algún registro no válido en el archivo de importación, el estado del registro aparecerá comoPreadmisión no válida. Los registros no válidos deben corregirse y volverse a importar.

Para corregir un registro no válido, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el botónDescargar hoja de cálculo para corrección, ubicado en la parte inferior de la pantalla.
   • Este botão é exibido somente se o arquivo de importação tiver algum registro inválido.
   • Ao clicar no botão, o sistema iniciará o download de um arquivo de diagnóstico da importação.
2. Abra el archivo de diagnóstico y verifique la columna.Estado. Indicará por qué el registro no es válido.
3. Cree un nuevo archivo de importación que contenga los registros que tuvieron errores y realice los ajustes necesarios.
4. Importe el nuevo archivo con los registros corregidos.

Agregue y administre campos personalizados en plantillas de invitación

Si los campos nativos del sistema no son suficientes para el proceso de preadmisión, RR.HH. puede agregarCampos Personalizados para solicitar más información a nuevos colaboradores: estos campos se pueden agregar a las plantillas de invitación, junto con los campos nativos, al crear o editar plantillas.

Cómo agregar campos personalizados a la plantilla de invitación

1. Na tela de cadastro do modelo, clique em Adicionar no grupo de informações onde o campo customizado será adicionado.
   Por exemplo, nas informações de telefones:
   
   
   
   Al hacer clic en el botón, la pantalla de registro de campos personalizados, en la plataforma Senior X, se abrirá en una nueva pestaña.
2. Nessa tela de campos customizados, cadastre os campos que você quer incluir no modelo de convite. Caso não saiba como cadastrá-los, veja esta documentação de apoio:
   • Cómo registrar campos personalizados para el
   .
3. Regrese a la pantalla de registro del modelo y vea los nuevos campos que se crearon. La columna Estado identifica qué campos son nativos y cuáles son personalizados.
   
   
4. Para cada campo, elija si estará habilitado (visible) en la invitación y si su finalización es obligatoria. De forma predeterminada, los nuevos campos personalizados estarán habilitados y serán opcionales .

Cómo agregar entidades personalizadas para agrupar campos personalizados

1. En la pantalla de registro del modelo, acceda a la pestaña Otros.
2. Haga clic en el icono y cambie el nombre de los meros con los nombres que desee darle a cada conjunto de campos.
3. Expanda el agrupador y haga clic en Agregar para agregar campos personalizados.

Gestionar preadmisiones

La gestión de preingresos tiene dos etapas:

1. Envío de invitaciones : utilizando las plantillas de invitación, RR.HH. envía la admisión previa al nuevo empleado.
2. Completar invitaciones : es el registro que realiza el nuevo empleado, quien completa los datos solicitados en la invitación.

Para consultar y enviar preadmisiones visitar:

• > Preadmisiones

En la pantalla de Preadmisiones la solución permite:

• monitorear el estado de todas las preadmisiones;
• consultar detalles;
• monitorear el envío de invitaciones;
• contactar al nuevo empleado vía SMS o WhatsApp;
• ver el formulario de consentimiento que se envió con cada invitación;
• entre otras acciones.

También es posible programar notificaciones vía correo electrónico y SMS para recordar al nuevo empleado que tiene el estado En Progreso que complete el llenado de los datos de preingreso.

Para cada preingreso con estado de Leído el comportamiento será:

• Cuando tenga un correo electrónico y un número de teléfono proporcionados y solo esté habilitada la opción SMS , envíe a SMS y correo electrónico ;
• Cuando tengas un correo electrónico y un número de teléfono proporcionados y solo esté habilitada la opción de WhatsApp , o no esté seleccionada ninguna opción, envía solo por correo electrónico ;
• Cuando no tengas un correo electrónico y solo tengas un número de teléfono, envía solo por SMS .

Vea a continuación qué encontrar en cada elemento en pantalla:

Guías de pantalla previa a la admisión

• Todo : agrupa todas las situaciones.
• En curso : muestra invitaciones que tienen un porcentaje de registro mayor que cero.
• En validación : presenta las invitaciones que hay con RR.HH. para validar la información registrada.
• Admitidos y Finalizados : presenta los procesos de invitación que ya han sido validados y finalizados por RR.HH. en el .
  • Las preadmisiones que finalizan el proceso en el están en la pestaña Terminado .
  • Preadmisiones que proceden al proceso de admisión, en sistemas como y el , se encuentran en la pestaña Admitidos .
• En admisión : presenta las situaciones de Admisión Pendiente y Admisión Iniciada , según el avance del proceso en la pantalla Procesos de preadmisión de Onboarding ( FRGERONB ) módulo . También puede mostrar el estado de Admisión Pendiente , si hay integración con el módulo. .
• Bajo firma : presenta las preadmisiones de los empleados que tienen documentos pendientes de firma electrónica y los que ya firmaron, respectivamente. Puede descargar todos los documentos cargados, firmados o sin firmar. Para ello basta con acceder a la pestaña Documentos enviados en los datos de preadmisión.

Columnas de la pantalla de preadmisión

Excepto las columnas Mensajes y Acciones , el usuario tiene la flexibilidad de reorganizar las demás según sus preferencias: en la esquina superior derecha del área de Preadmisiones, hay un elemento que le permite seleccionar qué columnas se mostrarán en la pantalla. Además, también es posible cambiar el orden en el que se muestran, arrastrándolas a diferentes posiciones manteniendo clic en el nombre de la columna y moviéndola a la ubicación deseada.

• Nuevo colaborador : muestra el correo electrónico del nuevo colaborador. En el caso de nuevos empleados que fueron invitados vía SMS o WhatsApp y no cuentan con correo electrónico, presentar también su número de celular.
• Registro : muestra el porcentaje de avance del registro del nuevo empleado. El porcentaje de alta se calcula cada vez que el nuevo empleado guarda una sección de información, utilizando la siguiente fórmula:
  
  [ número de campos obligatorios completados en todas las secciones ] * 100 / [ número total de campos obligatorios en todas las secciones ].
  Ejemplo

  Total de campos obligatorios en Datos Personales = 13

  Total de campos obligatorios en Documentos = 17

  Total campos obligatorios del proceso de preadmisión = 30 (suma)

  Total de campos obligatorios completados = 13

  • Percentual total de preenchimento: 13 * 100 / 30 = 43%

• Término: muestra el número de días que quedan para completar la invitación.
• Admisión: muestra la fecha de alta del nuevo empleado, informada en la pantalla Enviar invitaciones.
• Situação: apresenta a situação dos convites e do processo de pré-admissão, conforme:
  • Envio pendente: foi solicitado o envio do convite para o serviço de e-mail da plataforma e está aguardando o envio ser efetivado (normalmente, após a solicitação o envio é concluído entre 1 a 5 segundos);
  • Erro ao enviar e-mail: houve um impedimento no envio do e-mail (Exemplo: o e-mail informado é inválido);
    • Para identificar la causa del problema al enviar el correo electrónico, consulte el registro de errores en el siguiente menú superior de la Plataforma X: Tecnología > Administración > Auditoría > Vista de registro de correo electrónico.
  • No leído : la invitación fue enviada por RR.HH., pero el nuevo empleado aún no ha accedido por primera vez al enlace del proceso de registro.
  • Leer : el nuevo empleado accedió al enlace al menos una vez, independientemente de si comenzó a completarlo o no.
  • Caducado : el plazo para cumplimentarlo ha finalizado y el nuevo empleado no ha terminado de cumplimentarlo.
    Rutina programada para cambiar el estado de la invitación a Caducada EL le permite programar una rutina que valida diariamente la fecha y hora de vencimiento de las invitaciones enviadas y, en el momento adecuado, cambia el estado de la invitación a Caducada .

    Se inicia automáticamente desde la pantalla de programación, ubicada en:

    • Tecnología > Personalización > Horarios > Dominio HCM > Servicio de Onboarding > Calendario de vencimiento previo a la admisión

    Para personalizar esta rutina, debes crear un nuevo horario usando los mismos parámetros que el Horario de vencimiento de pre admisión , pero con la fecha y hora que deseas usar.

    Para obtener más información sobre la programación de tareas, consulte la documentación en el manual de la plataforma X senior .

  • En validación : el nuevo empleado ha completado y enviado todos los datos obligatorios. La información está siendo evaluada por el sector de RRHH.
  • Retirado : el nuevo empleado optó por retirarse.
  • Completado : RR.HH. ya ha validado todos los datos y:
    • Se hizo clic en Finalizar , cuando no está integrado con el módulo. ); o
    • Se hizo clic en Admitir , cuando esté integrado con el módulo. ).
  • Inactivo : RR.HH. canceló el preingreso por , cuando hay integración con el módulo .

Indicador de mensajes vía SMS y WhatsApp

La pantalla de preadmisión también cuenta con las siguientes columnas:

• icono de mensaje : permite la comunicación entre RRHH y el nuevo empleado. RR.HH. siempre estará representado por el remitente de la plantilla de invitación al proceso y no por el usuario que ha iniciado sesión actualmente. Para los nuevos empleados que recibieron la invitación por correo electrónico, también se enviará un correo electrónico con cada mensaje nuevo. Para los nuevos empleados que lo recibieron por SMS, el mensaje también se enviará por SMS. A los nuevos empleados que recibieron la invitación por ambas vías, el mensaje se les enviará por correo electrónico y SMS, simultáneamente.
  
  Este icono también muestra el contenido enviado en el cuerpo del correo electrónico, con la fecha y hora de la invitación. Este contenido no se considera en el valor del número de mensajes nuevos. Muestra la cantidad de mensajes no leídos por RR.HH., con un valor máximo de 99 mensajes.
  
• icono de whatsapp : Al hacer clic en este botón, la versión web de WhatsApp Web se abre en una nueva pestaña. De esta manera, RR.HH. puede enviar mensajes directamente al nuevo empleado.
  

  Aviso

  Para que el ícono de WhatsApp esté habilitado en la pantalla, se debe registrar el número de celular del empleado al momento del preingreso.

Acciones disponibles en la pantalla de Preadmisión

Al hacer clic en Acciones junto a una preadmisión, puede:

• Detalle : abre la pantalla Detalles de preadmisión y permite a RR.HH. validar la información proporcionada por el nuevo empleado. Permite consultar los campos de registro de preingreso del nuevo empleado siempre que el porcentaje cambie con nueva información. También es posible consultar las fechas y tipos de movimientos ocurridos en el proceso de preadmisión del candidato, incluyendo cambios en el estado del proceso y el envío de mensajes. Esta información se muestra a través de una línea de tiempo.
  
• Caducar : obliga a que la invitación enviada caduque y la cambia a la fecha actual. Cuando la invitación caduca, se bloquea para el nuevo empleado y no puede registrarse más. Esta opción está deshabilitada cuando la invitación se está validando con RR.HH. o ya ha caducado.
• Reenviar : reenvía el correo electrónico, SMS o mensaje de WhatsApp referente a la invitación. Esta opción solo está disponible cuando el estado de la invitación es diferente a Finalizada . Tenga en cuenta también que, cuando se accede a la pantalla Enviar invitaciones a través del botón Reenviar , no es posible cambiar el tipo de invitación y el nombre del nuevo colaborador, ni agregar más invitaciones para otros nuevos colaboradores.
• Retirar candidato : utilice esta opción para registrar el retiro del candidato. Luego de seleccionarlo, será posible informar el motivo del retiro.
• Rehabilitar candidato : esta acción se utiliza para revertir el retiro y rehabilitar al candidato en preadmisión. Después de seleccionarlo, podrás ingresar el motivo.
• Descargar archivos : descarga todos los archivos adjuntos previos a la admisión a la vez. Esto facilita la descarga de archivos adjuntos cuando la preadmisión tiene muchos archivos.
  • Las extensiones de archivo aceptadas por el sistema. son: PDF , PNG , JPEG , JPG , DOC , DOCX y XLSX .
• Descarga de archivos en un solo PDF : descarga todos los archivos adjuntos de preadmisión (extensiones JPG , JPEG , TIF , TIFF , GIF , BMP , PNG y JFIF ) de forma unificada, generando un único archivo PDF con todos los documentos. Al hacer clic en el botón, comienza la generación del archivo PDF en un proceso en segundo plano, que al final devuelve una notificación a través de la plataforma con el enlace al archivo generado. La notificación con el expediente tiene una validez de 7 días.

  Importante

  • Cuando los documentos tengan extensiones distintas a las mencionadas, se descargarán por separado dentro de un archivo .ZIP ;
  • Recomendamos que, para evitar recortes o imágenes al revés, los candidatos envíen los archivos adjuntos en orientación de lectura: ya que, durante la unificación de los archivos adjuntos de preadmisión en un solo PDF, las imágenes en modo horizontal se rotan para permanecer en el mismo formato vertical.

• Regreso a fase de convalidación : devuelve un preingreso que se completa a la situación de convalidación. Esta opción se puede utilizar cuando ocurre algún imprevisto con la preadmisión una vez finalizada la misma, que requiere ajustar alguna información.
• Enviar documentos para firma : permite enviar documentos de admisión para que el empleado los firme electrónicamente . Esta acción sólo está disponible para preadmisiones que ya hayan superado la fase de validación.
• Inactivar preingreso : Inactivar preingreso significa indicar que se encuentra suspendido, temporal o permanentemente. Normalmente, RR.HH. utiliza esta opción cuando una persona se ha retirado de un puesto durante el proceso previo a la contratación.
  
  La opción de inactivar solo está disponible para preingresos que se encuentren en las fases de Suscripción y Suscrito (pestañas).   Las preadmisiones inactivas ya no aparecen en estas pestañas, pero siguen disponibles para su consulta en la pestaña Todos . De ser necesario, un preingreso inactivo podrá reactivarse en cualquier momento.

Botones disponibles en Preadmisión

• Editar : permite editar todos los datos proporcionados por el nuevo empleado, antes de finalizar la preadmisión. Los campos de datos personales como nombre, correo electrónico y teléfono quedan registrados al enviar la invitación. Sin embargo, al editarlos en la pantalla de detalles de preadmisión, no se modificarán en la invitación enviada.
• Finalizar : guarda el registro de finalización de preadmisión y la continuación del proceso de admisión debe realizarse por un sistema externo o por el módulo de Mayor. Una vez completado el proceso de preadmisión, RR.HH. puede ver los detalles, pero no puede editar la información.
• Admitir : finaliza el proceso en la solución. . Una vez finalizado, no se permitirán cambios.
  
  Tanto los datos recogidos del nuevo empleado como la parametrización de los datos del contrato están integrados con el módulo en modo borrador. Esto ocurre porque el no recoge todos los datos obligatorios para realizar la admisión.

Validar la información proporcionada por el nuevo empleado.

Cada vez que el nuevo empleado guarda la información de registro, RR.HH. puede ver simultáneamente esta información en la pantalla Detalles de preadmisión y puede editar toda la información antes de finalizar.

Al guardar la validación se registra la fecha, hora y responsable de la validación y se pueden consultar al acceder nuevamente a la pantalla.

Los detalles de preadmisión se pueden encontrar en la siguiente ubicación:

• > Pre-ingresos > Botón Acciones > Opción Detalle

La información disponible en las pestañas de Datos personales , Documentos y Fichero familiar se configura en:

• > Plantillas de invitación

La pestaña Contrato contiene la información registrada para el modelo de invitación, pero esta se puede cambiar en cualquier momento durante la preadmisión. Al cambiar cualquier información del nuevo empleado solo se actualiza la preadmisión, no se cambia el modelo de invitación.

La columna Validado de la pestaña Archivo familiar tiene como objetivo presentar lo que RR.HH. ya ha verificado. Si el dependiente aún no está validado, es necesario hacer clic en Acciones > Detalles y, luego de verificar la información, habilitar el botón Validado al final de la pantalla.

RR.HH. también puede eliminar y editar información dependiente registrada por el nuevo empleado.

Notificaciones

Cuando un candidato termina de completar los datos de preadmisión, se notifica a la persona de RRHH de dos maneras:

• A través de : aparece una notificación en la campana ( ) desde , notificando que el candidato envió el formulario de preadmisión cumplimentado. De esta manera, RR.HH. conoce y puede continuar el proceso. La persona que recibe esta notificación es siempre la última persona de RRHH que envió (o reenvió) la preadmisión al candidato.
  
  
• En la pantalla de Preadmisiones: un indicador ( ) se mostrará en la pestaña En validación cuando una preadmisión cambie a este estado y la pestaña no esté seleccionada. Es decir, cuando el candidato llenó y envió los datos de preadmisión, la pantalla indicará a RR.HH. que tiene nuevos ingresos para validar.
  
  

Después de que RR.HH. valide la admisión, se notificará al candidato, por correo electrónico , que la admisión ha sido validada y que RR.HH. se comunicará con él para continuar con el proceso. Si no se proporciona ningún correo electrónico para el candidato, el aviso se enviará por SMS . Si ambos existen, el aviso será únicamente vía correo electrónico (no SMS).

Enviar documentos de admisión para firma electrónica.

Luego de realizar la preadmisión, podrás enviar los documentos de admisión para que el empleado los firme electrónicamente.

Simplemente acceda a la pestaña Admitidos , haga clic en Acciones y seleccione la opción Enviar documentos para firma :

Para conocer más sobre la firma electrónica de , acceda a la documentación completa de funcionalidades .