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Gestão de Eventos
O processo de gestão de eventos permite programar e definir os eventos da organização, tais como: treinamentos, workshops, reuniões, congressos, palestras, entre outros.
Por utilizar o processo de Pessoas, a gestão de eventos permite registrar a realização dos eventos direcionados a empregados, clientes, fornecedores e demais stakeholders envolvidos com a organização. Isso permite controlar aspectos como frequência, avaliações dos participantes e alocação dos recursos necessários, por exemplo.
Esses eventos podem ser associados a cursos de aperfeiçoamento, assim gerando registro no histórico de aperfeiçoamento do colaborador/pessoa. Mas os eventos também podem ser registrados sem vínculos com cursos.
Os eventos associados a cursos de aperfeiçoamento são aqueles destinados ao aperfeiçoamento profissional, ou seja, não são cursos com fins acadêmicos, mas que visam a melhoria do desempenho do colaborador na sua ocupação, e que complementam a sua formação.
São exemplos de cursos de aperfeiçoamento: matemática financeira, idiomas, CIPA, enfermagem, comunicação, trabalho em altura, segurança de alimentos.
O módulo Treinamento e Desenvolvimento (TR) permite o lançamento de eventos de diversas modalidades de treinamento, como:
- Interno: realizado na própria empresa, com instrutores ou multiplicadores internos.
- Externo: realizado por empresa ou profissional externo, seja um treinamento aberto (onde profissionais de várias empresas participam) ou fechado (somente com colaboradores da sua empresa).
- À distância: realizado remotamente, na modalidade EAD.
eSocial
Para o cumprimento das obrigações legais do eSocial, a empresa deve prestar informações acerca da participação do empregado em treinamentos previstos nas Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho, considerando que a participação nesse tipo de treinamento também comprova a aptidão do profissional para o exercício da sua função.
Desta forma, o módulo TR permite identificar quais são esses treinamentos, para que no envio dos eventos ao eSocial o sistema tenha os dados necessários para a prestação das informações.
Outros objetivos do processo
- Gerenciar as salas de treinamentos internas disponibilizadas na empresa, permitindo ainda cadastrar recursos instrucionais e verificação da ocupação.
- Definir eventos de treinamento realizados e a realizar, por meio do cadastro de instrutores, participantes, horários, apuração de notas e frequência.
- Aplicar avaliações de treinamento para cada turma, tais como: avaliações de eficácia, reação e aprendizagem.
- Caso tenha adquirido a versão web do módulo de Treinamento (TR Web), as avaliações poderão ser disponibilizadas na internet. Isto permite que os participantes realizem as avaliações e as notas sejam integradas automaticamente, conferindo mais agilidade na manutenção dos eventos por parte do time de Treinamento e Desenvolvimento (T&D).
Importante
Não é possível controlar turmas modulares e fazer a gestão de orçamento no processo de gestão de eventos. Caso esses controles sejam necessários, isso deve ser feito pelo processo de gestão de turmas.
Fluxo do Processo
Definições gerais do módulo
As definições gerais do módulo determinam como o módulo de Treinamento e Desenvolvimento será utilizado, aplicando configurações para as empresas cadastradas na base de dados.
Para habilitar o uso do processo de Gestão de Eventos no módulo Treinamento e Desenvolvimento é necessário configurar o parâmetro Administração de Eventos em Diversos > Assinalamentos (FR000ASS), guia Cadastro. Ao implantar este processo recomenda-se parametrizar com a opção "1 – Em implantação", assim, os menus do processo de Gestão de Turmas continuarão ativos no sistema, e será possível realizar as parametrizações e cadastros da Gestão de Eventos.
O processo de Gestão de Eventos tem como pré-requisito a rotina de Pessoas, que também deve ser habilitada em Diversos > Assinalamentos (FR000ASS), na guia Pessoas.
Para utilizar a Gestão de Eventos, apenas habilitar esta rotina não é suficiente, sendo necessário também ter os cadastros de Pessoas gerados para os colaboradores e demais pessoas que serão informadas como participantes ou instrutores dos eventos, como por exemplo: terceiros, parceiros, dependentes e candidatos. Outras pessoas poderão ser cadastradas manualmente nesta rotina.
Importante
É necessário avaliar os impactos do uso da rotina de Pessoas também em outras rotinas do sistema. Para mais informações a respeito da rotina de Pessoas, consulte a documentação do processo.
Após alterar o parâmetro Administração de Eventos, conforme descrito anteriormente, será habilitado o menu Treinamento > Definições Gerais (FR000DTR). Neste menu, faça as seguintes parametrizações gerais para o processo de Gestão de Eventos:
- Na guia Gerais, defina se será permitido ao usuário concluir os eventos que estiverem na situação "Em definição". Caso contrário, apenas será permitido concluir eventos que estiverem na situação "Em andamento".
Também é possível definir como será apresentado o nome do coordenador do evento, se será utilizado o nome de usuário ou nome completo do usuário, conforme cadastrado no Sistema de Gerenciamento de Usuários (SGU). - Com relação à lista de espera, defina se os participantes confirmados para o evento devem ser excluídos da lista de espera, e se a lista de espera deve ser carregada automaticamente ao acessar o cadastro do evento, ou se o usuário deverá utilizar o botão Carregar Lista de Espera.
- Defina se a lista de divulgação deve ser carregada automaticamente ao acessar o cadastro do evento, ou se usuário deverá utilizar o botão Carregar Lista de Divulgação.
- Nos campos Nome/Modelo Participante preencha um nome e selecione um modelo de relatório que será executado através de um botão de atalho na tela de Avaliação dos Participantes do Evento.
- Nos campos Nome/Modelo/Regra atribua até quatro botões de atalho para a tela Definir Eventos, que poderão executar um modelo de relatório ou regra.
- Na guia Avaliação defina se deseja apresentar mensagem ao usuário quando a situação do participante for alterada para "Desistente" ou "Reprovado".
- Indique como será apresentado o formulário da avaliação de reação na versão web do módulo (TR Web). Por exemplo:
- Se as perguntas devem ser agrupadas por assunto
- Se os pesos devem ser exibidos
- Se as opções de notas/conceitos devem ser exibidas em formato de lista
- Configure se o código das perguntas e respostas das avaliações de reação e eficácia devem ser mostrados no formulário no TR Web, e se as avaliações de eficácia e reação vencidas devem ser disponibilizadas ou não para o usuário responder.
- No parâmetro Delegar Avaliação determine se o sistema permite delegar outro avaliador para as avaliações de eficácia. No campo Recalcula Carga pode-se indicar se o sistema deve atualizar a carga horária no histórico do participante ao gravar a sua avaliação no evento.
- Indique se a frequência dos participantes deve ser apurada ao consistir o participante ou o evento. Também é possível informar uma pergunta a ser realizada antes das perguntas previstas no questionário de avaliação de eficácia, perguntando se o avaliado considerou o treinamento eficaz. Além disso, é possível disponibilizar botões de atalho para executar relatórios nativos do sistema ou customizados na tela de Avaliação dos Participantes do Evento.
Cadastrar tabelas de Treinamento
O cadastro das tabelas define como as informações de cursos e eventos serão tratadas no sistema. Portanto o cadastro das tabelas requer uma organização prévia desses dados.
Quando há integração com demais módulos da Senior, é importante definir quais serão os profissionais responsáveis pela manutenção destes dados. Essa definição será um dos fatores de sucesso da implantação, tendo em vista que essa organização permitirá a gestão das informações de maneira mais simples e organizada.
Os dados de cursos de aperfeiçoamento e de formação devem ser normalizados durante o cadastro (ou importação). A normalização dos cadastros:
- evita informações duplicadas ou redundantes;
- mantém a organização dos grupos de requisitos dos cursos ao vinculá-los nos históricos dos colaboradores e candidatos;
- melhora a gestão das equivalências de cursos e formações.
Para os processos de avaliação dos eventos é possível cadastrar uma tabela de notas e questionários para composição das avaliações de reação, eficácia e aprendizagem.
Veja a seguir como cadastrar no sistema as principais tabelas usadas pelo módulo de Treinamento e Desenvolvimento:
Cadastrar assuntos de cursos
Inicie pelo cadastro dos assuntos de cursos, em Tabelas > Cursos > Assuntos (FR128ASS). Os assuntos podem ser utilizados para agrupar vários cursos, classificá-los ou para definir áreas de ensino. Os itens cadastrados nesta tela são utilizados por cursos de aperfeiçoamento e de formação.
Estas são algumas particularidades sobre esse cadastro:
- Cursos de idiomas: quando o assunto for relacionado a cursos de idiomas é necessário informar "S - Sim" no campo Idioma, caso contrário, basta informar "N - Não". Caso informe "S - Sim", ao lançar históricos de cursos de aperfeiçoamento para os colaboradores da empresa ou para candidatos externos, sendo estes cursos vinculados a este assunto, serão habilitados outros três campos para preenchimento: Leitura, Escrita e Conversação. Isso permite indicar o grau de conhecimento nestes três itens.
- Cursos relacionados à SST: preencha "S - Sim" no campo SST quando o assunto é relacionado a cursos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST). Nesse caso será necessário preencher o campo Código eSocial, na tela de cadastro dos Cursos de Aperfeiçoamento (FR128CUA).
Cadastrar recursos instrucionais
Os recursos instrucionais são itens necessários aos eventos e salas, como por exemplo: quadro branco, flip chart, projetor, computador, apagador, pincel atômico, DVD, televisor, calculadoras. Cadastre esses recursos em Tabelas > Cursos > Recursos Instrucionais (FR140REI).
Cadastrar tipos de realização
Os tipos de realização representam os formatos que serão utilizados para os cursos de aperfeiçoamento, por exemplo: interno, externo aberto, externo fechado, e-learning. Cadastre os tipos de realização em Tabelas > Cursos > Tipos de Realização (FR140REA).
No campo Formato Treinamento deve ser indicado o formato do treinamento utilizado.
Possíveis formatos:
- "1 – Presencial": como o nome diz, está relacionado a treinamentos que ocorrem com a presença dos participantes em um espaço físico.
- "2 – E-Learning Síncrono": nesse formato há colaboração síncrona entre alunos e professores, através de chat ou videoconferência, por exemplo. Nessa modalidade as pessoas estão colaborando umas com as outras em tempo real.
- "3 – E-Learning Assíncrono": formato usado quando não há colaboração on-line em tempo real. Pode ou não existir a figura do instrutor/mediador. Nessa modalidade constam os fóruns, e-mails e videoaulas.
- "4 – Misto (Blended)": o formato do treinamento pode mesclar as modalidades presencial e EAD, ou semipresencial.
Cadastrar perguntas das avaliações de reação
A avaliação de reação é um questionário composto por diversas perguntas, que podem ser separadas por assunto. Cada pergunta deve ser cadastrada como um item de avaliação, em Tabelas > Cursos > Itens de Avaliação (FR140NTR), informando o tipo "C – Nota Curso/Evento".
Os itens de avaliação também devem ser usados para cadastrar as notas que serão atribuídas durante as avaliações de aprendizagem que são aplicadas pelo instrutor ou facilitador. Podem ser direcionadas aos participantes do treinamento ou aos aspectos avaliados em sala de aula, como por exemplo a participação do colaborador durante o treinamento. Estes itens também são cadastrados na tela Itens de Avaliação (FR140NTR), mas informando o tipo "P - Nota Participante".
Cada item de avaliação (do curso ou do participante) pode ter um dos seguintes tipos de resposta:
- "0 – Ambas": no item de nota aparecerá o campo para informar a nota e um campo para digitar um texto.
- "1 – Quantitativa": no item de nota aparecerá somente o campo para informar a nota.
- "2 – Subjetiva": no item de nota aparecerá somente o campo para informar o texto da resposta subjetiva.
Cadastrar notas de avaliação
No menu Tabelas > Cursos > Notas avaliação (FR201TBN) você deve cadastrar as tabelas de notas que serão utilizadas nas avaliações de reação e aprendizagem.
Cadastrar questionários para avaliação de eficácia
Em Treinamento > Eventos > Avaliações do evento > Avaliação de Eficácia > Questionário (FR136TES) cadastre o questionário da avaliação de eficácia, informando a data a partir da qual ele é válido. Podem ser cadastrados diferentes questionários, se houver necessidade, pois para cada categoria de evento será indicado o respectivo questionário.
Na guia Perguntas devem ser cadastradas as perguntas para o questionário, e se estas forem objetivas devem ser cadastradas também as respectivas alternativas de resposta.
Cadastrar cursos de aperfeiçoamento
Os cursos de aperfeiçoamento são cadastrados em Tabelas > Cursos > Cursos Aperfeiçoamento (FR128CUA). Nessa tela inclua todos os cursos que serão utilizados pelo processo de gestão de eventos, ou que necessitam de registro no histórico do colaborador/pessoa.
Os cursos cadastrados nesta tela são utilizados em todas as rotinas do módulo de Treinamento e Desenvolvimento e em algumas rotinas de outros módulos, como Cargos e Salários, Recrutamento e Seleção e Segurança e Medicina.
- Para iniciar o cadastro de um novo curso, clique no botão Novo Curso no rodapé da tela, informe os nomes completo e reduzido do curso, e selecione o respectivo assunto.
- Se o curso possui validade para quem o realiza, informe a sua validade em meses para que seja possível verificar se o curso do colaborador está válido ou vencido. Neste caso, é possível indicar o respectivo curso de reciclagem.
- Informe a carga horária do curso, e, caso seja necessário controlar a frequência e/ou média dos participantes do evento, indique a frequência e/ou a média mínima para que o participante seja aprovado.
- Para emitir o certificado dos participantes do evento, informe se ele é por "A – Aproveitamento" ou "P – Participação".
- Se deseja aplicar avaliação de eficácia para o curso, preencha os campos de questionário da avaliação de eficácia e os prazos padrões para aplicação da avaliação. Informe se há uma meta para a avaliação de eficácia, ou seja, um percentual de 0 a 100 que indica qual percentual mínimo dos avaliadores devem avaliar o evento como eficaz para que o evento, como um todo, seja considerado eficaz.
- Se for aplicada uma avaliação de reação para o curso, também pode ser informado o prazo, em dias, para que a avaliação seja respondida pelo participante do evento.
- Selecione o formato de realização do curso e o respectivo período de realização. São disponibilizados campos para descrever o conteúdo do curso, seu objetivo, metodologia e público alvo. O conteúdo, quando informado, é impresso no verso do certificado.
- Se o curso deve ser inativado (ou seja, não será mais utilizado nas rotinas do módulo de Treinamento e Desenvolvimento), informe a data de expiração.
Após cadastrar o curso, podem ser informados os respectivos pré-requisitos de formação, aperfeiçoamento e exames, quando houver.
Também é possível vincular os recursos instrucionais necessários e itens para avaliação do curso e dos participantes.
Cadastrar cursos de formação
Os cursos de formação que serão registrados nos históricos dos colaboradores ou candidatos devem ser cadastrados em Tabelas > Cursos > Cursos Formação (FR127CUF). Após informar os nomes completo e reduzido do curso, indique o respectivo assunto e nível de formação.
A sequência vem do cadastro de fases dos cursos de formação, que é realizado em Tabelas > Cursos > Fases (FR127FAS). O cadastro de fases permite indicar a quantidade de fases de um curso, e também é utilizado para a atualização do grau de instrução do colaborador.
Cadastrar entidades de ensino ou treinamento
No menu Empresas > Outras Empresas > Cadastro (FR032OEM) são cadastradas as entidades de ensino, treinamento ou eventos, que posteriormente serão informadas ao cadastrar os históricos de cursos de aperfeiçoamento e formação dos colaboradores, e nos eventos.
Para que uma empresa cadastrada como Outra Empresa seja identificada como uma entidade de ensino, após cadastrar os seus dados básicos na guia Cadastro, acesse a guia Tipos de Uso e indique um dos seguintes usos:
- 03 – Entidades de ensino
- 12 – Escolas de educação infantil
- 14 – Entidades de ensino – Nível superior
- 16 – Entidades de ensino – Nível médio
Controlar salas de treinamento
O controle de salas consiste em cadastrar as salas para eventos existentes na empresa e alocar vagas disponíveis, identificando seus formatos (auditório, sala de aula, sala EAD, etc.).
Ao alocar eventos nas salas, o sistema pode verificar a ocupação permitida e quantidade de vagas disponíveis.
Veja como fazer:
- O primeiro passo é cadastrar os tipos de salas, em Treinamento > Salas > Tipos Sala (FR140TSL). Nessa tela podem ser cadastrados tantos tipos de sala quanto forem necessários. Exemplos: laboratório de treinamento, sala de reuniões, auditório.
- Para fazer o controle da quantidade de lugares disponíveis em cada sala, cadastre os tipos de disposição das salas, em Treinamento > Salas > Tipos Disposição Lugares (FR140DIS). Os tipos de disposição servem para indicar como os lugares disponíveis na sala (mesas e cadeiras) podem ser dispostos ou organizados, para cada tipo de treinamento ou evento. Exemplos: sala de aula, forma de U, em círculo.
- Em seguida, cada uma das salas deve ser cadastrada, para que seja possível realizar o controle da sua ocupação. Este cadastro deve ser feito no menu Treinamento > Salas > Cadastro (FR140SLA). Nesta tela é possível indicar o tipo e a localização da sala, além de informações a respeito da sua identificação. Informe também a capacidade de ocupação da sala, conforme os diversos tipos de disposição de lugares, bem como os recursos instrucionais disponíveis na sala.
Definir itens de cursos
Nesta etapa são definidos itens complementares aos cursos, como os tipos de instrutores (internos ou externos) e de coffee break oferecidos nos treinamentos da empresa. Esses itens complementares serão usados pelo processo de gestão de eventos.
Veja como cadastrar cada item de curso:
- Em Treinamento > Cursos > Coffee Break (FR133CBK) é possível cadastrar tipos de coffee break, com os itens que fazem parte do café a ser oferecido aos participantes dos cursos.
- Os instrutores dos treinamentos podem ser cadastrados como pessoas ou como colaboradores. Para fazer esta definição é necessário acessar o menu Diversos > Assinalamentos (FR000ASS), e na guia Pessoas configurar o parâmetro Instrutores de Curso.
- Após definir a origem dos instrutores, em Treinamento > Cursos > Tipos de Instrutores (FR128TIN) é possível cadastrar os tipos de instrutores que serão utilizados nos eventos. Tendo a pessoa ou colaborador cadastrado, é necessário identificá-lo como instrutor, através do cadastro de instrutores, em Treinamento > Cursos > Instrutores (FR128INS) (colaborador) ou (FR128INP) (pessoa), e relacionar os cursos que o instrutor está apto a ministrar.
Gerenciar eventos
Um evento pode ser definido no sistema para:
- registrar treinamentos que já foram realizados
- programar um treinamento futuro
- cadastrar um evento com participantes internos e/ou externos
O cadastro do evento usa todas as definições feitas nos passos anteriores deste processo, destacando-se:
- Definição da categoria do evento, que compreende parametrizações gerais, tais como: se o evento irá gerar histórico, avaliações de reação/eficácia e controles de frequência.
- A indicação de um curso de aperfeiçoamento.
- Identificação do código do evento.
- Indicação de como será feito o controle de apuração da frequência dos participantes, carga horária, percentuais mínimos de frequência e notas.
- Período de realização do evento, que permite checar se há sobreposição de informações.
- Definição de quais avaliações serão aplicadas (eficácia ou reação) e se é necessário disponibilizá-las no módulo TR Web.
- Indicação dos instrutores do treinamento, os testes que serão aplicados e notas, recursos instrucionais e tipos de coffee break.
- Para o cadastro dos participantes podem ser usados diversos filtros, listas de espera ou indicações manuais (inclusão, alteração e exclusão).
- Anexo de documentos (.PDF e .DOC, por exemplo), informações de público alvo e informações gerais do curso.
- Avaliação do evento, aplicando as notas e apurando a frequência, aprovações e reprovações.
Cadastrar as categorias dos eventos
O primeiro cadastro que deve ser feito é o das categorias de eventos, que é uma forma de agrupar eventos que possuem características similares. No cadastro da categoria é possível definir uma configuração padrão, que pode ser aplicada para todos os eventos que sejam relacionados a essa categoria.
Exemplos:
- Eventos de treinamento possuem avaliação de reação, de eficácia e do participante e geram histórico de curso de aperfeiçoamento.
- Workshops não exigem avaliação de participantes, embora possam ter avaliação de reação.
- Reuniões não possuem avaliação ou instrutor, apenas controlam a ocupação do local e a agenda dos participantes.
- Para definir as categorias de eventos, acesse o menu Treinamento > Eventos > Categorias de Evento (FR233CAT) e informe o código e a descrição que identificam a categoria.
- Na guia Gerais, informe se os eventos relacionados a essa categoria devem gerar histórico de aperfeiçoamento para os participantes.
- Caso sejam gerados históricos de aperfeiçoamento, indique qual a origem das informações que são sugeridas ao cadastrar um evento dessa categoria:
- "1 – Curso": sugere as informações de acordo com o curso informado no cadastro do evento
- "2 – Categoria": sugere as informações de acordo com as definições que estão sendo cadastradas no cadastro de categoria
- Indique se a categoria permite avaliação de reação e avaliação de eficácia. Se no campo Sugerir Informações foi indicada a opção "2 – Categoria", também será possível indicar os prazos para a realização das avaliações, o questionário de avaliação de eficácia e a meta da avaliação de eficácia. Caso contrário serão utilizadas as informações do cadastro do curso de aperfeiçoamento.
- Parametrize se a categoria permite a avaliação dos participantes. Se no campo Sugerir Informações foi indicada a opção "2 – Categoria", também será possível informar a média e a frequência mínima exigidas do participante, como será o controle de frequência e o critério de reprovação. Caso contrário serão utilizadas as informações do cadastro do curso de aperfeiçoamento. Ao final, configure se o evento deve exigir instrutor para cada horário.
- Se no campo Sugerir Informações foi indicada a opção "2 – Categoria", na guia Notas informe os itens de avaliação do evento, que compõem a avaliação de reação dos eventos relacionados à categoria, e os itens de avaliação dos participantes desses eventos. Esses itens de avaliação devem estar previamente cadastrados em Tabelas > Cursos > Itens de Avaliação (FR140NTR). Quando é utilizada a opção "1 – Curso", esses itens são buscados do cadastro do curso de aperfeiçoamento.
Cadastrar e fazer definições dos eventos
Após o cadastro das categorias, você poderá cadastrar os eventos e fazer suas principais definições:
- Acesse o menu Treinamento > Eventos > Definir Eventos (FR234EVN) e informe o código ou nome que identifica o evento e a respectiva categoria. Quando a categoria gera histórico de aperfeiçoamento, é obrigatório informar o curso relacionado ao evento.
- Informe o período de realização do evento e o respectivo período para inscrições, se houver.
Nota
Alguns campos serão sugeridos automaticamente pelo sistema com base nas definições do cadastro do curso.
- Informe o coordenador do evento e a entidade de ensino ou fornecedora do evento, quando houver, e a quantidade de vagas disponíveis para o evento. O sistema não permitirá informar mais participantes do que a quantidade de vagas definida.
- Informe se o evento deve ser divulgado para todos ou apenas para um grupo específico, por meio da lista de divulgação.
- Indique se é permitido divulgar o evento na versão web do módulo (TR Web).
- No campo Permite Inscrição defina a restrição que deve ser aplicada na tela de Manutenção de Participantes do Evento:
- "0 – Ambos (Participante e Lista de Espera)": o sistema deve permitir que o usuário inclua, altere ou exclua tanto participantes como colaboradores da lista de espera. Inclusive deve permitir transferir colaboradores da lista de espera para a de participantes
- "1 – Somente Lista de Espera": o sistema não deve permitir incluir participantes diretamente no evento, somente pela lista de espera
- "2 – Somente Participante": o sistema não deve permitir utilizar a lista de espera, ou seja, não deve permitir incluir, alterar ou excluir colaboradores da lista de espera. Neste caso deve permitir incluir, alterar ou excluir somente participantes
Notas
- O botão Cancelar altera a situação do evento para "Cancelado", e permite ao usuário informar a data e o motivo do cancelamento do evento.
- Por meio do botão Reativar é possível reativar um evento cancelado, alterando a sua situação para "Em andamento".
- O botão Provisório altera a situação do evento para "Em definição".
- Caso o evento seja confirmado, deve ser utilizado o botão Confirmar, que altera a sua situação para "Em andamento".
- Na guia Informações do Evento informe o conteúdo programático, o objetivo do evento, a sua metodologia e público alvo. Se houver um curso relacionado ao evento, essas informações serão sugeridas conforme o cadastro do curso de aperfeiçoamento.
- Na guia Programação insira os dias e horários previstos para o evento, bem como as salas que serão alocadas. Utilizando o botão Novo é possível gerar essas informações com padrão de recorrência diário, semanal ou mensal. O sistema irá gerar uma série com vários horários, de acordo com as definições informadas na tela de Horários recorrentes. Para cada horário é obrigatório informar o(s) respectivo(s) instrutor(es), e opcionalmente podem ser indicados os recursos instrucionais utilizados e coffee break.
- Na guia Participantes insira os participantes matriculados no evento. É possível realizar um lançamento manual dos participantes, digitando o código da pessoa. Com o botão Selecionar Pessoas é possível pesquisar pessoas, colaboradores, dependentes ou candidatos, e ainda criar um filtro avançado para seleção dos participantes para o evento.
Ao incluir um participante em um evento o sistema faz uma série de consistências, tais como:- Pré-requisitos: se o curso tiver pré-requisitos definidos (formação, aperfeiçoamento, exames) o sistema verifica se o participante atende o pré-requisito e em caso negativo emite um alerta.
- Histórico: quando o participante já fez o curso em questão e não está vencido.
- Afastamentos: quando o colaborador está afastado ou demitido no período do evento.
- Na definição do evento também é possível gerenciar uma lista de espera. Para incluir colaboradores na lista de espera, lance-os manualmente diretamente no campo Lista de Espera.
Através do botão Transferir Participantes é possível transferir participantes do evento em questão para a lista de participantes ou de espera de outro evento.
Também é possível realizar a manutenção dos participantes e da lista de espera do evento através da tela de Manutenção de Participantes, em Treinamento > Eventos > Manutenção de Participantes (FR234EVN). - Quando o evento estiver configurado para divulgar utilizando uma lista de divulgação, será possível acessar a guia Lista de Divulgação, onde é possível inserir manualmente as pessoas nessa lista, ou utilizar o botão Seleção para definir uma abrangência. Assim, ao clicar no botão Mostrar a lista de divulgação é carregada de acordo com a seleção efetuada.
Insira neste local as pessoas para as quais deseja divulgar o evento. Essa divulgação poderá ser customizada por meio de um relatório ou no TR Web. - Se deseja anexar arquivos, acesse a guia Documentos. Os anexos são dispostos em forma de lista, contendo seu nome e uma breve descrição. Na direita da tela há um painel que permite a pré-visualização do arquivo anexado. Para que um arquivo seja anexado, é necessário que o campo Data ou o campo Descrição seja preenchido.
- Na guia Avaliação o sistema agrupa todas as informações referentes às avaliações do evento, seja do participante, do evento (reação) ou da percepção de atingimento dos objetivos do líder (eficácia). Nesta guia, informe se a avaliação de reação será aplicada por meio do TR Web, e qual será o período da avaliação de reação e se a avaliação de reação deve ser anônima.
Os dados dessa guia serão sugeridos automaticamente pelo sistema, conforme configuração feita no campo Sugerir Informações do cadastro da categoria do evento. As informações sugeridas podem ser alteradas manualmente ou utilizando os botões Buscar do curso ou Buscar da categoria.
Realizar avaliações
Após as etapas de definição e encerramento dos eventos, podem ser realizadas as avaliações com os participantes, conforme a categoria do evento (pode ser aplicado ou não).
O modelo das avaliações pode ser de reação, eficácia ou aprendizagem, detalhados a seguir:
- Avaliação de reação: a avaliação de reação é um instrumento utilizado para medir a satisfação dos participantes de um treinamento. Com ela é possível conhecer a percepção dos participantes com relação ao conteúdo que foi abordado e sua relevância para o seu desenvolvimento pessoal e/ou profissional. Também é medida a satisfação com relação ao instrutor/facilitador, e a sua experiência de aprendizagem de uma forma geral.
Para que seja possível aplicar a avaliação de reação ao término do evento, é necessário definir os itens (perguntas) e vinculá-los aos cursos ou categoria do evento. - Avaliação de eficácia: a avaliação de eficácia permite avaliar o aumento da produtividade e do desempenho do colaborador após participar de um treinamento. Ou seja, seus objetivos são comprovar a eficácia do treinamento no dia a dia do colaborador no trabalho e monitorar os resultados obtidos com a aplicação do treinamento.
A avaliação de eficácia normalmente é aplicada a longo prazo após o término do treinamento, e é respondida pelo gestor do colaborador participante.
Para utilizar a avaliação de eficácia é necessário elaborar um questionário com as perguntas definidas pela empresa, e vincular este questionário aos cursos ou categorias de eventos que terão a aplicação deste tipo de avaliação. - Avaliação de aprendizagem: o objetivo da avaliação de aprendizagem (ou avaliação de participantes) é identificar se o treinamento gerou aprendizado, ou seja, se o conteúdo foi compreendido e absorvido pelos participantes. Esta avaliação pode ser feita através da aplicação de um teste escrito ou prático, por exemplo, ou até mesmo um estudo de caso.
Para que seja possível aplicar a avaliação dos participantes ao término do evento, é necessário definir os itens (perguntas) e vinculá-los aos cursos ou categoria do evento.
Para otimizar o processo de respostas e dar agilidade ao time de T&D, pode ser usado o módulo TR Web (caso adquirido) ou a inclusão dos valores manualmente, a partir de respostas em formulários impressos.
As telas para gerar as avaliações dos eventos estão disponíveis no menu Treinamento > Eventos > Avaliações do evento.
Veja como usá-las para gerar as avaliações:
Fazer a manutenção das avaliações de reação do evento
As avaliações de reação podem ser respondidas pelos participantes dos eventos por meio da versão web do módulo (TR Web), acessando o menu Evento > Avaliação de Reação. Se o TR Web não for usado, o formulário da avaliação de reação pode ser impresso e entregue aos participantes.
Na tela de Manutenção das Avaliações de Reação (FR234ARE) o usuário coordenador do evento pode:
- consultar e fazer a manutenção das avaliações de reação do evento (caso sejam respondidas pelos participantes por meio do TR Web)
- lançar as respostas dos participantes (caso tenha aplicado uma avaliação de reação impressa)
Nesta tela, selecione o evento para que os participantes e respectivas avaliações sejam apresentados.
Se for necessário reiniciar as avaliações de reação que foram geradas automaticamente pelo sistema, use o botão Reação.
Observações
- O sistema não permite fazer a manutenção de avaliações de reação para eventos que estão com a situação "Em definição".
- É possível excluir ou reiniciar as avaliações de reação mesmo que o evento esteja com a situação "Completo" e as avaliações estejam concluídas.
Gerar e fazer a manutenção das avaliações de eficácia do evento
Após a conclusão do evento, a tela Geração das Avaliações de Eficácia (FRGEREFI) permite gerar as avaliações de eficácia dos eventos, para que sejam respondidas pelos líderes ou avaliadores dos participantes, por meio do TR Web.
Selecione o evento e defina um avaliador para cada participante. É possível informar o avaliador manualmente para cada avaliado, ou sugerir o avaliador por:
- local: o avaliador é sugerido conforme o chefe do local de cada avaliado, considerando o local definido na inscrição do participante, tendo como base o Cadastro de Chefias (FR080SUB).
- posto de trabalho: o avaliador é sugerido de acordo com a hierarquia de postos, considerando o posto imediatamente acima do avaliado.
Ao clicar em Alterar as avaliações de eficácia são geradas com os respectivos avaliadores sugeridos.
Se deseja consultar e fazer a manutenção das avaliações de eficácia do evento, clique no botão Avaliação. Com isso será apresentada a tela de Manutenção de Avaliações de Eficácia (FR234AVA).
O avaliador do participante que concluiu o treinamento deve acessar a opção Evento > Avaliação de Eficácia do TR Web, onde ficam disponíveis todas as avaliações de eficácia sob sua responsabilidade.
Caso não seja utilizado o módulo TR Web, o formulário de avaliação de eficácia pode ser impresso e entregue ao avaliador para responder. Posteriormente as suas respostas podem ser lançadas na tela do menu Treinamento > Eventos > Avaliações do evento > Avaliação de Eficácia > Manutenção da Avaliação de Eficácia (FR234AVA).
Fazer a manutenção das avaliações de participantes do evento
No menu Treinamento > Eventos > Avaliações do evento > Manutenção das Avaliações de Participantes (FRAVAPEV) é possível realizar as seguintes operações:
- Controlar a frequência dos participantes
- Lançar as notas para os participantes
- Consistir os participantes
Veja como fazer cada uma dessas ações:
O controle da frequência dos participantes é realizado para apurar o percentual de frequência individual no evento. Para fazer esse controle vá para a guia Frequência, para marcar a presença dos participantes no evento e em seguida fazer a apuração.
Quando no evento foram definidos itens de avaliação do participante, através da guia Notas é possível atribuir notas aos participantes, para calcular a sua média para a avaliação de aprendizagem.
Após apurar a média e/ou a frequência dos participantes é possível consisti-los para que o sistema atribua automaticamente a situação de cada participante. A situação pode ser:
- 2 – Completo
- 3 – Desistente
- 5 – Reprovado Média
- 6 – Reprovado Frequência
Ao utilizar o botão Consistir (Evento), a situação dos participantes do evento é atribuída automaticamente de acordo com os critérios de média mínima e percentual de frequência mínima.
Importante
Os participantes podem ser consistidos somente pelo usuário coordenador do evento.
Se deseja alterar a situação do participante no evento, o motivo de interrupção e o certificado, clique no botão Atribuir.
Para acessar a tela de Avaliação de Reação do Evento (FR234ARE), clique em Avaliação.
TR Web
O módulo TR Web (caso tenha sido adquirido) permite descentralizar o lançamento e aplicação dos seguintes processos do módulo Treinamento e Desenvolvimento:
- Avaliação de reação: permite que os colaboradores respondam avaliações de reações de treinamentos que tiveram sua participação
- Avaliação de eficácia: permite que os colaboradores respondam avaliações de eficácia de treinamentos que tiveram participação dos seus liderados
- Consultas e emissão de relatórios: é possível liberar consultas a eventos e emissão de relatórios pelo próprio colaborador.
Emitir relatórios
Estes são os principais modelos e consultas disponibilizados pela Senior para emitir relatórios referentes ao processo de gestão de eventos:
- Certificado de participação do evento
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 02 (frente e verso)
- Calendário de eventos
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 03
- Formulário de avaliação de eficácia
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 04
- Resultado da avaliação de eficácia
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 05
- Coleta de presença dos participantes
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 08
- Convocação para evento
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 09
- Coletar avaliação de reação
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 10
- Resultado da avaliação de reação
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 011
- Convite para evento
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 12
- Registro de notas e frequência dos participantes
- Treinamento > Eventos > Listar > Modelo 13
- TR Web
- Avaliação de Eficácia
- Avaliação de Reação
- Avaliação de Eficácia
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